O processamento de faturas com IA não é mais um sonho de ficção científica, mas uma realidade presente que está remodelando a maneira como as empresas gerenciam seus negócios. contas a pagar (PA). A rápida evolução da inteligência artificial (IA) e do aprendizado de máquina (ML) está ampliando os limites do que é possível em automação comercial.
Desde a automação da extração de dados até a identificação de discrepâncias nas faturas, o processamento de faturas baseado em IA está tornando as operações mais suaves, rápidas e confiáveis. Você acaba com um processo simplificado e maior precisão e eficiência. Então, o que exatamente é o processamento de faturas baseado em IA e como ele funciona?
O que é o processamento de faturas baseado em IA?
A equipe AP fluxo de trabalho de processamento de faturas normalmente envolve captura e entrada manual de dados, acompanhamento de aprovações e processo de pagamento. Essa abordagem tradicional pode ser bastante demorada, propensa a erros e ineficiente. Imagine processar manualmente centenas ou até milhares de faturas todos os meses.
Entrar Processamento de faturas de IA. Aproveitando a capacidade da IA de aprender e se adaptar, essa abordagem automatiza todo o ciclo de processamento de faturas. Ao combinar aprendizado de máquina e reconhecimento óptico de caracteres, o processamento de faturas de IA pode extrair com precisão dados de vários formatos de faturas, preencher automaticamente ou validar as informações e enviá-las para seus aplicativos corporativos, reduzindo a necessidade de intervenção manual.
Além disso, toda vez que alguém intervém manualmente para corrigir um erro, a IA aprende com isso, melhorando seus recursos de reconhecimento de dados. Esse processo de aprendizado permite que a IA lide com vários formatos de fatura, minimizando a necessidade de intervenção manual.
Como funciona o processamento de faturas baseado em IA?
O processamento de faturas baseado em IA funciona por meio de uma combinação de tecnologias como Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) e Optical Character Recognition (OCR).
Vejamos as diferentes etapas do fluxo de trabalho em detalhes:
1. Captura da fatura: A IA digitaliza as faturas físicas ou digitais. Tudo o que você precisa fazer é carregar a fatura e a IA começa a funcionar. A tecnologia OCR converte diferentes formatos de fatura em dados que a IA pode processar.
2. Extração de dados: Depois que a fatura é capturada, a IA usa ML e NLP para extrair informações relevantes, como número da fatura, detalhes do fornecedor, data, valor total, detalhes do item de linha etc.
3. Validação de dados: Após a extração, a IA valida os dados comparando-os com os detalhes do pedido de compra no sistema. Esta etapa garante que não haja discrepância entre a fatura e os detalhes do pedido.
4. Intervenção manual e correção de erros: Se o AI detecta alguma discrepância que não consegue resolver, sinaliza a fatura para revisão manual. Como mencionado anteriormente, qualquer modificação manual ajuda a IA a aprender e melhorar sua precisão no futuro.
5. Via para aprovação: Após a validação dos dados e correção de erros, o AI encaminha a fatura para a pessoa ou equipe relevante para aprovação. Essa etapa ajuda a manter o controle e a transparência no processo.
6. Processamento de pagamento: Depois de aprovado, a IA encaminha para pagamentos com base nos prazos da fatura e nas regras de negócios, ajudando a evitar multas por atraso e mantendo um bom relacionamento com os fornecedores.
Como a incorporação de IA resolve desafios comuns no processamento de faturas?
Sejamos realistas, o processamento de faturas pode ser uma dor de cabeça. É uma prática comercial consagrada pelo tempo, mas tem seus desafios. Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, as ineficiências podem surgir, levando à frustração e perdas financeiras.
Problemas como pedidos de fornecedores atrasados devido a pagamentos atrasados, negação de crédito por inconsistências anteriores e horas perdidas corrigindo erros e buscando aprovações são muito comuns. Esses desafios podem sobrecarregar seus recursos e prejudicar fortemente suas margens de lucro.
Felizmente, a recente incorporação da IA no processamento de faturas ajudou as empresas a mitigar muitos desses problemas.
Problema 1: entrada de dados manual demorada
Extrair dados de faturas manualmente não é apenas trabalhoso, mas também demorado. Embora as faturas em papel exijam a entrada manual de dados, as faturas digitais, embora sejam um avanço, ainda exigem que alguém examine os dados e copie ou extraia as informações necessárias. E caso seu ERP não esteja integrado ao seu sistema de faturamento, sua equipe terá que inserir manualmente os dados em dois sistemas, dobrando o trabalho e aumentando a chance de erros.
Com a tecnologia OCR e IA, esse processo agora é automatizado. As faturas podem ser digitalizadas e os dados relevantes são capturados e inseridos no sistema. Isso reduz significativamente o tempo gasto na entrada de dados e permite que sua equipe de contas a pagar se concentre em tarefas mais estratégicas.
Problema 2: Alta taxa de erro na entrada manual de dados
A entrada manual de dados é propensa a erro humano. Mesmo a pessoa mais meticulosa pode cometer erros ao lidar com grandes volumes de dados. Esses erros podem levar a discrepâncias de pagamento, que podem causar problemas significativos no futuro, desde discrepâncias financeiras até relações tensas com fornecedores.
O processamento de faturas baseado em IA reduz drasticamente esses erros. Automatizar o processo de extração de dados usando ML e OCR elimina o erro humano na entrada de dados. Quaisquer discrepâncias são rapidamente sinalizadas para revisão, evitando que pequenos erros se tornem problemas maiores.
Problema 3: Atraso nas aprovações de faturas
Atrasos podem ocorrer por vários motivos - o aprovador pode estar ocupado, a fatura pode se perder em uma pilha de papelada, a fatura foi encaminhada para a pessoa errada ou pode haver discrepâncias na própria fatura que precisam ser resolvidas. Seu motivo pode ser justificado, mas o resultado é o mesmo - relacionamentos tensos com seus fornecedores, pedidos atrasados de fornecedores e possíveis multas por atraso.
O processamento de faturas baseado em IA agiliza o processo de aprovação. Cada nível de aprovação é mapeado no sistema, garantindo que a fatura chegue à pessoa certa no momento certo. As faturas não aprovadas podem ser rastreadas facilmente ou escaladas, se necessário. A IA também pode sinalizar discrepâncias para revisão antes de encaminhar a fatura para aprovação. E como o processamento de pagamentos está embutido no sistema de IA, o pagamento é processado imediatamente após a aprovação.
Problema 4: Falta de transparência e controle
Faturas em papel podem ser facilmente perdidas; mesmo os digitais podem ser perdidos no mar de arquivos. A falta de um repositório central para todas as faturas dificulta a manutenção de uma trilha de auditoria. Além disso, seria difícil implementar efetivamente a correspondência de 2 vias (ou mesmo a correspondência de 3 vias, se necessário). Essa falta de transparência e controle pode levar a problemas de fraude e conformidade.
A IA no processamento de faturas cria um sistema centralizado, facilitando o rastreamento das faturas em qualquer estágio. A implementação da correspondência de 2 ou 3 vias torna-se muito mais fácil e eficaz com uma trilha digital para cada fatura. A detecção de fraudes e discrepâncias torna-se significativamente mais simples com a IA, pois ela pode identificar rapidamente padrões e irregularidades nos dados. Também garante que todas as faturas sejam armazenadas de forma segura com informações de quem reviu e aprovou cada uma delas, aumentando a responsabilidade e o controle sobre o processo.
Problema 5: Dificuldade em lidar com faturas complexas
As faturas vêm em vários formatos, de imagens digitalizadas a PDFs, e nem todos os sistemas podem lidar com esses formatos com eficiência. Isso pode levar a atrasos no processamento ou até mesmo à perda de faturas, causando mais frustrações e possíveis perdas financeiras.
A IA pode extrair dados relevantes de imagens digitalizadas, PDFs e outros formatos digitais usando tecnologia OCR e processamento inteligente. A IA também pode aprender e se adaptar a diferentes layouts de fatura, idiomas, regulamentos comerciais e moedas. Esses recursos são úteis ao lidar com fornecedores internacionais ou ordens de compra complexas.
Problema 6: problemas de escalabilidade com negócios em crescimento
À medida que sua empresa cresce, suas transações e faturas também crescem. O processamento manual de faturas pode se tornar cada vez mais incontrolável com esse crescimento. Você terá que gastar mais tempo, contratar mais funcionários ou lidar com mais erros e ineficiências à medida que sua empresa cresce. Isso pode sobrecarregar significativamente seus recursos e prejudicar seus planos de crescimento.
Os sistemas de IA podem ser configurados para atender às suas crescentes necessidades sem exigir recursos humanos adicionais. Você pode facilmente integrar mais fornecedores, processar grandes volumes de faturas e lidar com transações complexas. A IA também pode aprender e se adaptar às suas necessidades de negócios em constante mudança, automatizando mais tarefas conforme necessário. Esteja você lidando com faturas únicas ou de várias linhas ou com o objetivo de expandir sua base de fornecedores, a IA pode aumentar ou diminuir conforme necessário.
Problema 7: Dificuldade em rastrear e gerenciar o fluxo de caixa
O processamento ineficaz de faturas pode levar a problemas de fluxo de caixa. Sem uma visão clara dos pagamentos recebidos e efetuados, pode ser um desafio gerenciar suas finanças com eficiência. Pagamentos atrasados, pagamentos perdidos ou mesmo pagamentos indevidos podem levar a perdas financeiras significativas.
O processamento de faturas baseado em IA oferece uma visão em tempo real do seu status financeiro. O sistema pode prever o fluxo de caixa com base nas faturas existentes e nos dados de pagamento, permitindo que você planeje seus fundos com mais eficiência. Ele também garante o processamento de pagamentos em tempo hábil, reduzindo o risco de taxas atrasadas ou pagamentos perdidos. A IA também pode sinalizar possíveis pagamentos em excesso, ajudando você a evitar custos desnecessários.
Problema 8: Falta de interoperabilidade
Nem todos os sistemas podem se comunicar uns com os outros de forma eficaz. Você pode ter um excelente sistema de faturamento, mas se ele não puder ser integrado ao seu software financeiro ou sistema ERP existente, poderá levar a ineficiências e silos de dados. Essa falta de interoperabilidade pode criar trabalho adicional, pois os dados precisam ser inseridos manualmente em vários sistemas.
Com a IA, você pode automatizar processos inteiros em diferentes sistemas. A IA pode se integrar ao seu software existente, permitindo transferência e sincronização de dados perfeitas. Essa interoperabilidade elimina silos de dados e reduz a carga de trabalho de sua equipe. Além disso, a IA está ativa 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que significa que continua processando faturas e sincronizando dados mesmo após o horário comercial, garantindo que suas operações funcionem sem problemas o tempo todo.
É crucial ter em mente que nem todos os sistemas de processamento de faturas com IA oferecem todos esses recursos. Você deve revisar cuidadosamente os recursos de cada sistema antes de fazer uma escolha.
Como o processamento de faturas baseado em IA da Nanonets pode ajudar
A Nanonets combina as tecnologias OCR e AI perfeitamente para automatizar o processamento de faturas. Você pode treinar rapidamente o sistema para reconhecer vários formatos de fatura, layouts e idiomas, tornando-o adequado para empresas de todos os tamanhos e setores.
empresa de manutenção de propriedades com sede na Nova Zelândia, Tapi, aproveitou o poder dos Nanonets para revolucionar sua eficiência operacional. Gerenciando mais de 110,000 propriedades, a Tapi enfrentou o desafio de um sistema de processamento de faturas lento e manual que impediu seu crescimento.
Usando Nanonets, eles capturaram sem esforço informações cruciais das faturas, que foram enviadas à Tapi para verificação e validação. O sistema provou ser confiável, com uma impressionante taxa de extração de dados de 94% e precisão de flexibilidade, permitindo uma integração de sistema rápida e contínua.
Os resultados foram surpreendentes. O processamento manual, que antes levava 6 horas, foi reduzido para apenas 12 segundos. Os custos operacionais associados à faturação caíram 70%, libertando recursos para outras áreas chave do negócio. O rápido retorno da fatura melhorou muito a experiência do cliente da Tapi, demonstrando o poder transformador da Solução de faturamento com inteligência artificial da Nanonets.
Veja como os Nanonets também podem ajudar sua empresa:
Captura de dados automatizada: Capture e extraia dados de PDFs, imagens, planilhas e outros formatos digitais com facilidade. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e acelerando o tempo de processamento.
Integração perfeita: Integre-se facilmente com seus sistemas de software existentes, como Xero, Sage, Planilhas Google, Gmail, Zapier e outros. Isso garante transferência de dados e interoperabilidade perfeitas, reduzindo os silos de dados e aumentando a eficiência operacional.
Escalabilidade: À medida que sua empresa cresce, os Nanonets podem ser dimensionados para atender às suas crescentes necessidades de processamento de faturas. Essa flexibilidade garante que você possa gerenciar faturas maiores sem recursos adicionais.
Processamento inteligente: Aproveite a IA para entender e processar faturas complexas, independentemente do layout, idioma ou moeda. O processamento inteligente de Nanonets pode se adaptar às mudanças nas necessidades de negócios, permitindo que você lide com mais fornecedores internacionais e fluxos de trabalho complicados.
Análise em tempo real: Acompanhe facilmente o status de suas faturas, monitore seu fluxo de caixa e tome decisões informadas com base em dados precisos.
Operações 24×7: Com Nanonets, o processamento de faturas não para após o horário comercial. A IA funciona XNUMX horas por dia, garantindo que suas faturas sejam processadas prontamente e que suas operações sejam executadas sem problemas.
Conformidade regulatória: Crie trilhas de auditoria automaticamente e garanta que todas as faturas estejam em conformidade com os padrões regulamentares. Esse recurso não apenas ajuda a manter a transparência, mas também facilita a conformidade.
Redução de custos: Reduza os custos operacionais automatizando tarefas manuais de processamento. Com um tempo de processamento significativamente mais rápido, você pode reduzir suas despesas gerais, resultando em resultados financeiros mais saudáveis.
Considerações finais
O processamento de faturas baseado em IA está capacitando empresas em todo o mundo. Ele permite que as equipes de AP mudem de funções reativas para proativas, concentrando-se mais em tarefas estratégicas do que na entrada de dados mundanos. Embora o custo inicial da implementação da IA possa parecer alto, suas economias de longo prazo e eficiências operacionais o tornam um investimento que vale a pena.
À medida que a IA continua a evoluir, seus recursos no processamento de faturas também. O futuro promete extração de dados mais precisa, integração perfeita de sistemas e automação intuitiva.
Lembre-se de que o sucesso da implementação da IA no processamento de faturas depende da escolha da solução certa que atenda às suas necessidades e objetivos de negócios. Reserve um tempo para analisar diferentes opções, entender seus prós e contras e tomar uma decisão informada.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/ai-invoice-processing/
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