Tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento do ciclo de vida do contrato

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Tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento do ciclo de vida do contrato

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Espera-se que o mercado global de gestão do ciclo de vida de contratos valha US$ 845 milhões em 2022, aumentando para aproximadamente US$ 3 bilhões até 2032, com um CAGR de 13.5% durante o período de previsão.

Mas o que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato? E por que você precisa deles?

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é o processo de criação, modificação e monitoramento do contrato antes do cancelamento ou expiração. O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é crucial para que as empresas permaneçam em conformidade e protejam seus interesses.

Se você for uma grande empresa, poderá contratar um departamento jurídico interno. A maioria das empresas de médio e pequeno porte não tem esse luxo e, portanto, depende de escritórios de advocacia para todas (ou pelo menos parte) de suas necessidades jurídicas.

O relacionamento é importante. Também é complexo, com vários termos, cláusulas e processos. O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é a chave para esse tipo de relacionamento.

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Qual é o ciclo de vida do contrato?

Algo entre 55% e 70% das organizações NÃO possuem sistemas eficazes de gestão de contratos. E isso se torna complicado porque todas as grandes empresas têm milhares de contratos a qualquer momento.

Dado que os contratos são tão predominantes e as grandes organizações não os abordam de forma eficiente, a gestão do ciclo de vida dos contratos é útil.

O Ciclo de Vida do Contrato é o processo que começa com o contato do cliente com uma agência e termina com a entrega do produto final pela agência. Normalmente inclui as seguintes etapas:

Marketing e Vendas
Negociações Pré-Contrato
Preparação do Contrato
Execução do Contrato
Gestão contínua de contratos

O que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato?

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato descreve os processos necessários para gerenciar os contratos do início ao fim. A gestão do ciclo de vida dos contratos visa garantir que os contratos sejam geridos de forma eficiente e eficaz ao longo dos seus ciclos de vida.

Os contratos podem ser categorizados por duração, complexidade e importância. Por exemplo, um contrato de fornecimento simples com um baixo risco de litígio pode ser processado de forma diferente de um contrato complexo com um elevado potencial de litígio.

Os gestores de contratos devem considerar estes fatores ao desenvolver fluxos de trabalho para cada tipo de contrato em uso.

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Por que o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é importante?

Os acordos são a base de todas as relações comerciais. Eles definem as funções e responsabilidades de cada parte e garantem que todos saibam o que esperar dos seus homólogos.

A empresa média da Fortune 2000 tem cerca de 20,000 – 40,000 contratos ativos a qualquer momento
Empresas perdem 9.2% de seus resultados financeiros através de uma gestão de contratos ineficaz
Até 2023, 40% das equipes de I&O usarão automação aumentada por IA em grandes empresas, resultando em maior produtividade de TI com maior agilidade e escalabilidade

Os contratos não servem apenas para garantir que você não seja enganado ou enganado. O objetivo também é proteger os interesses da sua empresa e garantir que todos os envolvidos entendam o que se espera deles.

No entanto, existem muitos outros motivos pelos quais o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é importante para os resultados financeiros da sua empresa. Aqui estão alguns deles:

Economize tempo

Se você puder economizar tempo no ciclo de vida de seus contratos, poderá economizar dinheiro. É simples assim. Quanto mais tempo você economiza, mais dinheiro você ganha.

Evite penalidades caras e reduza riscos

Quando você tem uma solução de gerenciamento do ciclo de vida do contrato implementada, pode evitar ou reduzir penalidades. Em alguns casos, essas penalidades podem ser bastante caras e até ameaçar a estabilidade financeira da sua empresa. No entanto, tudo isso pode ser evitado com a solução de CRM certa implementada.

Você pode garantir que seus contratos estejam atualizados e em conformidade com as regulamentações atuais usando um sistema que monitora as mudanças nas leis e nos padrões ao longo do tempo.

Além disso, também irá ajudá-lo a gerenciar vários tipos diferentes de contratos simultaneamente quando necessário – permitindo monitorar facilmente todas as partes do seu negócio de uma só vez, sem ter que analisar cada documento separadamente (o que pode levar horas!).

Minimizar responsabilidades

Os contratos são muitas vezes a base para ações judiciais, mas um contrato bem gerido pode ajudar a evitar ações judiciais e reduzir os custos legais, se necessário.

Um contrato bem gerido também pode ajudá-lo a reduzir o seu risco jurídico, compreendendo claramente o que é esperado de ambos os lados, reduzindo a probabilidade de surgirem disputas.

Melhore a visibilidade e a transparência

O Contract Lifecycle Management (CLM) é um processo para garantir que os contratos sejam gerenciados de forma eficiente, resultando em maior visibilidade e transparência dos contratos. O CLM ajuda você a melhorar o gerenciamento de contratos, fornecendo os seguintes benefícios:

Melhora a comunicação entre as partes interessadas.
Aumenta a velocidade com que você pode responder às mudanças.
Garante que todas as informações relevantes sejam incluídas em contratos novos ou atualizados (como termos e condições).

Aumente a conformidade contratual

A conformidade contratual é importante para garantir que seu negócio esteja protegido e muitas vezes é uma prioridade para as organizações. A conformidade é importante para manter um local de trabalho saudável e seguro, proteger a imagem da sua marca e manter uma boa reputação.

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Principais etapas no processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM)?

O processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato é uma série de etapas seguidas para garantir a execução bem-sucedida dos contratos. Essas etapas podem ser divididas em sete fases:

Elaboração do Contrato

O contrato é a primeira etapa do processo e é importante ter certeza de que você está esclarecendo todos os fatos. O contrato deve ser escrito, assinado por ambas as partes e revisado por um consultor jurídico para garantir que contém todos os detalhes necessários. Também é uma boa ideia que a gerência analise seu contrato antes de enviá-lo para revisão por outros departamentos.

Isso garante que não haja erros ou informações faltantes em seu contrato, para que você não tenha surpresas ou atrasos ao tentar fazer negócios com outra pessoa.

Negociando o acordo

A negociação é uma parte importante do processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. O processo de negociação pode ser unilateral, portanto, você deve estar sempre disposto a desistir se achar que os termos não são adequados para sua empresa.

Se um contrato proposto parecer injusto ou irracional, não hesite em dizer não e começar tudo de novo com outra empresa. Além de negociar com outras empresas, é fundamental que sua equipe se comunique de forma eficaz e trabalhe em conjunto durante todo o processo.

Para negociar com sucesso um novo acordo, todos precisam confiar uns nos outros e trabalhar juntos como uma equipe.

Colaborando no Contrato

Agora você está em um ponto em que possui um contrato sólido e está pronto para iniciar o processo de implementação. É aqui que a colaboração se torna ainda mais importante. Os benefícios da colaboração incluem:

Uma melhor compreensão de como sua organização opera.
Comunicação aprimorada.
Melhores decisões.
Soluções mais eficazes quando surgem problemas.

Aprovando o Contrato

O contrato é aprovado pelo conselho de administração. Em algumas empresas, todos os membros têm de assinar o contrato antes que este possa avançar com outras etapas do seu ciclo de vida.

Em outras empresas, a aprovação é dada por um ou mais executivos seniores aos quais foi delegada autoridade de assinatura sobre determinados contratos.

Em ambos os casos, o documento do contrato precisa de ser revisto e aprovado por alguém com autoridade suficiente nesta fase.

Execução e Assinatura do Contrato

A próxima etapa no ciclo de vida do contrato é executar e assinar o contrato. Isso envolve finalizar os detalhes, como quem assina, onde são assinados, quando são assinados e outros detalhes.

O contrato pode então ser utilizado para fins de monitoramento para que você saiba se tudo está indo bem no relacionamento da sua empresa com outra parte, medindo o cumprimento dos termos específicos descritos no contrato.

Acompanhamento e gerenciamento do contrato

O processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato é um componente crítico de qualquer negócio. Pode ser complexo e assustador, mas as etapas abaixo ajudarão você a começar.

Monitore o contrato para garantir que ele esteja sendo seguido: Esta etapa garante que sua organização cumpra todos os termos do contrato. Você também deve garantir que as partes internas, como contabilidade ou jurídica, não interfiram nos prazos ou na flexibilidade das negociações, colocando exigências injustificadas a cada parte envolvida no acordo contratual.
Monitore o contrato para garantir a conformidade: Esta etapa exige que você, como executivo ou gerente de uma organização, verifique se os funcionários estão cumprindo ou não o que concordaram em seus contratos em relação às métricas de desempenho, prazos e outros detalhes descritos nesses acordos. Você também pode garantir que esses indivíduos não estejam violando nenhuma regra estabelecida pelas leis federais, como políticas antidiscriminação e leis trabalhistas (por exemplo).
Monitore o contrato para medidas de execução: Esta etapa envolve verificar regularmente se há alguma violação de contrato por parte de alguma das partes; não deve haver qualquer hesitação ao aplicar penalidades contra os infratores, uma vez que isso pode levar a consequências graves no futuro se não for controlado (por exemplo, ações judiciais).

Arquivando o Contrato

Arquivar um contrato significa removê-lo permanentemente do uso ativo. Isto é importante porque os contratos ficam desatualizados e precisam ser removidos com o passar do tempo.

Por exemplo, se tiver um acordo com outra entidade que não tenha qualquer potencial de alteração ou renovação, então o arquivamento deste contrato faria sentido porque não é necessário permanecer em uso ativo.

O arquivamento também pode ser usado ao mover contratos de uma jurisdição legal para outra onde existam regulamentações diferentes sobre por quanto tempo os documentos devem ser mantidos antes de serem descartados (ou “excluídos”). O arquivamento envolve:

Determinar se um documento precisa ser arquivado com base em sua finalidade.
Revise os termos do seu contrato com outra entidade ou indivíduo.
Escolher quais etapas devem ser executadas a seguir.

Os benefícios incluem a economia de espaço de armazenamento e, ao mesmo tempo, a redução da exposição ao risco, diminuindo as oportunidades de acesso não autorizado devido ao armazenamento on-line de informações desatualizadas por mais tempo do que o necessário, aumentando os riscos de responsabilidade ao longo do tempo.

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O que é um aplicativo CLM?

Um aplicativo CLM é um programa de software que executa as atividades específicas de uma implementação CLM. O software pode ser uma solução de código aberto ou proprietária, mas deve ser capaz de realizar todas as tarefas relevantes descritas no Plano de Implementação do CLM.

Muitas empresas usam aplicativos CLM porque permitem agilizar suas operações e aumentar a produtividade. Por exemplo, muitos pacotes de software estão disponíveis que permitem rastrear seus leads de vendas.

Se você tiver um negócio baseado na web, poderá acompanhar quantas pessoas visitam seu site de diferentes fontes e quais páginas elas visualizam em cada visita. Você pode até armazenar seus dados de contato em um banco de dados para contatá-los mais tarde, se necessário.

Ele permite que você gerencie seus processos de negócios com mais eficiência. Se você está procurando uma solução para gerenciar o ciclo de vida do cliente, existem vários aplicativos disponíveis para você escolher.

Você pode usá-los para grandes ou pequenas empresas e eles o ajudarão a obter melhores resultados com menos esforço. A seguir estão alguns dos aplicativos CLM mais populares:

Nuvem de vendas Salesforce
Software de gerenciamento de relacionamento com o cliente SugarCRM
OracleSiebelCRM
Plataforma de rede social Salesforce Chatter

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Setores e equipes internas envolvidas no CLM

O CLM é uma grande área de foco para muitas indústrias e equipes internas. Como tal, a lista de indústrias e equipes internas envolvidas no CLM é bastante grande, incluindo, mas não se limitando ao seguinte:

As indústrias envolvidas no CLM incluem:
Indústria automobilística
indústria química
Indústria de bens de consumo (CPG)
Indústria de energia
Indústria de alimentos e bebidas (A&B)
Setor de saúde
Indústria de lazer, hospitalidade e entretenimento (LH&E)
Indústria de transformação
Indústria de petróleo e gás (O&G)

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Como selecionar um software CLM?

Escolher o software CLM certo é uma tarefa difícil. O mercado oferece uma grande variedade de soluções, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens. Para fazer a escolha certa, você deve considerar vários fatores, como:

Defina seus objetivos e requisitos

Se você não tiver uma ideia clara do que deseja do seu software CLM, será difícil medir o sucesso da sua implementação. Portanto, antes de olharmos para quaisquer ferramentas ou tecnologias específicas, vamos considerar por que você deveria investir em um sistema CLM em primeiro lugar.

Por que as empresas optam por investir em um sistema CLM? A razão mais importante é que eles querem melhorar a experiência do cliente. Isso pode significar muitas coisas: melhor retenção de clientes, índices de satisfação mais altos e mais referências são razões válidas para adotar essa tecnologia.

Se isso não é algo que você almeja (e muitas empresas não o são), então vale a pena considerar se investir tempo e dinheiro em outra coisa pode ter mais impacto do que gastá-lo em um novo sistema de CRM caro que não funciona. corresponder às necessidades ou objetivos da sua empresa.

Considere as opções de implantação

Ao escolher um software CLM, você deve considerar as opções de implantação. Isso inclui local, nuvem ou híbrido.

No local é a opção mais segura, mas requer um investimento inicial caro em equipamentos, servidores e manutenção. Como há menos partes móveis em uma solução local, ela é mais fácil de manter do que suas contrapartes híbridas ou em nuvem. Ele também oferece maior controle sobre seus dados, pois eles são armazenados em seus servidores, em vez de serem compartilhados com terceiros.

As soluções em nuvem são normalmente mais baratas porque não exigem nenhum investimento inicial, como compras de hardware. Em vez disso, os provedores hospedam toda a infraestrutura necessária em suas instalações para que os usuários possam acessá-las remotamente por meio de aplicativos (apps) baseados em navegador.

As soluções em nuvem são, portanto, mais flexíveis porque podem escalar rapidamente dependendo dos níveis de demanda, mas isso também significa que pode haver menos controle sobre como você gerencia certos aspectos de seus processos de fluxo de trabalho, como painéis de relatórios etc.

Comparar fornecedores

Você deve comparar fornecedores com base em seus requisitos específicos.

Você vai querer ter certeza de que o fornecedor escolhido tem um bom histórico e referências de outros clientes e clientes dispostos a compartilhar suas experiências.

Além disso, é importante observar modelos de preços, modelos de licenciamento e roteiros de produtos ao comparar fornecedores de CLM.

Foco na facilidade de uso

Ao analisar o software CLM, um dos fatores mais importantes que você deve considerar é a facilidade de uso. As melhores soluções de CLM são intuitivas e simples, permitindo que os usuários naveguem em seus painéis e relatórios com facilidade.

Quando chega a hora de treinar novos membros da equipe ou integrar novos clientes, um sistema bem projetado pode tornar esse processo muito mais fácil do que um desatualizado.

Para escolher uma solução eficaz para o seu negócio, procure opções que apresentem:

Uma interface de usuário (UI) clara

Sua equipe não deve precisar de treinamento especial para entender como eles podem usar melhor o software quando embarcarem com você. Se houver muitos elementos ou camadas confusas envolvidas na navegação pelo painel e pelos relatórios em um determinado conjunto de ferramentas, você pode considerar outra opção.

Navegação intuitiva

A UI também deve ser projetada para fornecer acesso fácil entre diferentes áreas de funcionalidade dentro da(s) plataforma(s) do seu software. Dessa forma, todos saberão onde tudo está localizado o tempo todo, para que não percam tempo procurando quando precisarem de algo rapidamente durante os procedimentos normais do fluxo de trabalho.

Procure um fornecedor que forneça suporte e treinamento contínuos

Você deve procurar um fornecedor para fornecer suporte e treinamento contínuos. Você quer uma empresa que esteja ao seu lado após a venda e garanta que seu software esteja funcionando conforme projetado. Se uma empresa não oferece isso, procure outra!

Conclusão

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) não é mais simplesmente uma necessidade, mas agora é benéfico. Isso não apenas aumentará a visibilidade do portfólio de contratos da sua organização, mas também agregará valor ao seu negócio em geral.

A implementação do CLM permite que sua empresa pare de gerenciar contratos e comece a gerenciar o ciclo de vida do contrato, o que melhora a eficiência e a eficácia em toda a organização.

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Carimbo de hora: 16 de Junho de 2022

Carimbo de hora: 3 de abril, 2024

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