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Os documentos são parte integrante das empresas há séculos. À medida que as organizações se expandem e os processos de negócios se tornam mais complexos, as necessidades de documentação de negócios se multiplicam e se tornam cada vez mais desafiadoras. A IA e suas tecnologias avançadas tornaram possível a automação de documentos, facilitando processos de documentação manual tediosos e complicados e impactando a maneira como as empresas gerenciam a documentação.
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O que é Automação de Documentos?
A automação de documentos comumente chamada de montagem de documentos envolve o uso de sistemas e tecnologias de software para produzir documentos eletrônicos com dependência humana mínima.
Dados e textos extraídos de diferentes fontes são usados como entradas para a criação de novos documentos. As regras são definidas na forma de modelos predefinidos que podem atuar como um guia para a criação de um documento final.
A automação de documentos pode ser:
Processamento de documentos
Cunhado como automação de processos documentais, envolve a identificação, extração e validação de informações relevantes de vários tipos de documentos e transformá-las em dados enriquecidos para o usuário final.
Geração de documentos
Isso envolve pegar informações existentes ou extraídas e usá-las como entradas para criar documentos que podem ser faturas, contratos, cartas comerciais, propostas e muito mais.
Importância da automação de documentos
A automação de documentos minimiza as tarefas repetitivas que reduzem o tempo e o esforço dos funcionários. A digitalização, extração de dados, classificação e armazenamento de dados de documentos são importantes para que qualquer empresa funcione de forma eficaz. A automação de documentos faz tudo isso e muito mais.
Ele pode eliminar inconsistências e simplificar o processamento de documentos usando modelos personalizados para reduzir o tempo gasto na documentação. Isso ajuda a organização a estabelecer um processo de documentação que cada funcionário pode seguir para tornar seu tempo e esforço produtivos.
A automação de documentos é crucial para economizar tempo e mão de obra, reduzir a manutenção de arquivos físicos e diminuir o risco de indisponibilidade e imprecisão de documentos. Além disso, também permite um fluxo de trabalho suave entre os departamentos e melhora a organização geral para gerenciar os processos de negócios com eficiência.
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Sobre o software de automação de documentos
O software de automação de documentos é uma ferramenta que usa tecnologias avançadas para ajudar as empresas a obter a automação de documentos com facilidade. Sua capacidade de integração com outras tecnologias, como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), Processamento de Linguagem Natural (NLP), Machine Learning (ML), etc., e sua capacidade de trabalhar com Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS) e outros softwares, o torna um ajuste ideal para muitas organizações.
Dependendo dos tipos de documentos com os quais as organizações trabalham, os requisitos de automação também podem variar muito. Enquanto algumas pequenas empresas exigem um software simples para lidar com documentos como contratos, cartas ou propostas, outras empresas, como escritórios de advocacia ou financeiras, podem precisar de soluções de automação que lidem com uma ampla variedade de documentos, desde documentos simples até documentos complexos que pode envolver cláusulas ou cálculos. Eles também podem 'montar' documentos associados como um único para aumentar o valor. Um exemplo é incluir uma apólice de seguro com empréstimos ou documentos referenciados, exposições, etc. em contratos legais.
Embora tais softwares possam ser projetados com uma gama de funcionalidades para atender qualquer organização, todas elas exercem o uso de templates para facilitar a criação e geração de documentos. Os modelos podem conter dados estáticos e dinâmicos que permitem alterações apropriadas no conteúdo para tornar os documentos propositais.
O software de automação de documentos ajuda a:
- Crie modelos que possam ser reutilizados, duplicados e editados de acordo com os requisitos da organização
- Reúna diferentes documentos que tenham dados preenchidos automaticamente de fontes relevantes
- Simplifique os fluxos de trabalho com um processo de criação de documentos mais fácil
- Aderir às normas de conformidade quando necessário e reduzir os riscos de violação
Como funciona a automação de documentos?
Os modelos predefinidos estão no centro da automação de documentos. As entradas de dados, incluindo texto preenchido de diferentes fontes, são inseridas em seções desses modelos para criar novos documentos. Os modelos podem conter uma série de elementos que incluem blocos de texto, tabelas, números, logotipos ou outras imagens.
A automação de documentos pode diferir no processamento e geração de documentos.
Processamento Automatizado de Documentos
Existem basicamente 3 etapas no processamento automatizado de documentos. Eles são:
Processo de
O primeiro passo para obter dados relevantes é extrair as informações necessárias de documentos que podem ser estruturados, semiestruturados ou não estruturados.
- Documentos estruturados – Obter as informações necessárias de documentos estruturados, como planilhas do Excel, pesquisas ou questionários, é bastante simples, pois a maioria das informações é organizada. O software de automação com a ajuda de recursos de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) pode extrair informações corretas mesmo se os documentos estiverem presentes como imagens e os preencher para uso.
- Documentos semiestruturados – Documentos como faturas ou pedidos de compra não possuem campos de dados definidos e, portanto, a extração torna-se um pouco difícil. O software de automação de documentos, nesses casos, usa uma combinação de OCR e DL (deep learning) para reuni-los e organizá-los em dados estruturados.
- Documentos não estruturados – Com muito poucos campos de dados estruturados, a extração de dados de documentos como contratos, memorandos, cartas, etc., pode ser cada vez mais complexa. Ainda assim, OCR e DL podem ser usados para obter os dados necessários, com foco maior em aspectos importantes que agregam valor ao processo de documentação.
Validação
A etapa seguinte para a extração é verificar a precisão e a qualidade dos dados de origem com base em regras de negócios, políticas internas e padrões de dados externos.
- Com regras de negócio – Verificar se não há duplicação de dados, como é comum em faturas, e se os dados adquiridos estão em sincronia com os requisitos do negócio
- Com políticas internas – Uma organização pode definir políticas ao validar dados. Isso inclui verificar se os dados extraídos estão de acordo com as diretrizes da empresa para obter e inserir informações em campos apropriados, como data, valor, etc.
- Com padrões de dados externos – A maioria dos documentos tem diretrizes padrão que precisam ser seguidas ao fazê-los e também se tornam uma parte importante do processo de validação. Por exemplo, as faturas podem diferir, mas têm campos comuns, como data da fatura, número da fatura, endereços do destinatário e do remetente, data de fornecimento, descrição das mercadorias e valor total.
Enriquecimento
O enriquecimento de dados refere-se ao processo de agregar valor às informações internas para tornar os dados existentes mais completos. Isso é feito principalmente usando fontes de dados externas. Isso pode ser feito por:
- Adicionando atributos com metadados para completar a documentação.
- Informações complementares para uma imagem mais completa. Exemplo: fornecer códigos postais ou CEP completos
Geração Automatizada de Documentos
As ferramentas de automação podem ajudar as organizações a obter os dados necessários e transformá-los em tipos de documentos necessários. O processo total pode ser simplificado, sem esforço e sem erros para gerar um número maior de documentos em um tempo de resposta menor.
O processo de geração de documentos é conforme detalhado abaixo:
Obtendo dados de entrada para mesclar com modelos
As ferramentas de automação primeiro extraem as informações necessárias de bancos de dados ou sistemas apropriados. Dados de exemplo, como nomes, números, endereços, etc.
Escolhendo o formato de saída desejado
Selecione os documentos onde a automação será necessária e efetiva. Esses documentos podem incluir contratos legais, faturas, ordens de serviço e comunicações de clientes, podendo envolver mais de um tipo de documento, com modelos específicos para cada um deles.
Converter dados para um formato específico
Assim que os dados de entrada estiverem prontos e o documento para geração automatizada for escolhido, as informações selecionadas estarão prontas para serem colocadas em modelos pré-desenhados. Isso pode envolver a transformação de dados de um tipo para outro. Exemplo de imagem para texto.
Verifique o conteúdo quanto a inconsistências ou modificações
Antes de gerar a saída final, os sistemas de automação de documentos verificam anomalias ou ajustes no conteúdo necessário. Um exemplo pode ser os caracteres de um campo que excedem os limites definidos. O software pode detectar essas inconsistências e fazer os ajustes necessários antes que o documento final esteja pronto.
Gere documentos
Quando o documento estiver pronto e pronto, o software gera o documento completo no formato desejado e o armazena em pastas, sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) ou sistemas de informações empresariais (EIM), etc., para uso futuro.
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Quem precisa de automação de documentos?
A automação de documentos é muito essencial para usuários que precisam criar ou gerar documentos com frequência para diversos fins. As indústrias que lidam com fluxos de trabalho complexos, interdependentes e com muitos documentos podem se beneficiar da automação de documentos.
Independentemente do setor, as soluções de automação de documentos visam reduzir a carga de trabalho e as atividades de administração e logística de uma organização. Isso ajuda a criar e compartilhar documentos que são altamente precisos, consistentes, compatíveis e são constantemente necessários para tornar os fluxos de trabalho de negócios suaves e eficazes.
A automação de documentos é necessária onde a produtividade é de importância primordial. Quando os funcionários estão livres de 'tempos de espera', isso permite que eles sejam mais produtivos. Qualquer usuário com permissões de acesso pode criar e gerar os documentos necessários, pois são digitalizados e ou utilizados os armazenados em bancos de dados centralizados para concluir tarefas rapidamente.
Enquanto pequenas empresas que exigem poucos documentos podem não se beneficiar do uso de um sofisticado sistema de automação de documentos, grandes organizações com vários departamentos usando vários documentos podem se beneficiar diretamente do uso de um software de automação de documentos adequado e personalizável.
Os vários benefícios da automação de documentos
As soluções de automação de documentos são um meio de resolver problemas enfrentados no processamento e geração de documentos. Com o número crescente de transações comerciais, muitas organizações podem se beneficiar ao aproveitar os recursos de software de automação de documentos para facilitar a criação de documentos. Os benefícios mais importantes são detalhados abaixo:
Criação mais rápida de documentos
O principal benefício da automação é que ela facilita as tarefas árduas de criar documentos a partir do zero. A automação de documentos ajuda a acelerar a criação/geração de documentos, economizando tempo valioso para os funcionários. A distribuição de documentos padrão é muito mais rápida e, mesmo que haja vários documentos que exijam várias cópias, o trabalho em massa é tratado com eficiência e rapidez pelo software de automação.
FÁCIL DE USAR
A automação pode ajudar a eliminar tempos de espera intermináveis para que especialistas venham e criem os documentos necessários. Os usuários podem usar os recursos do software de automação de documentos para criar ou gerar os documentos necessários com alta precisão em um instante. Isso reduz o desperdício de tempo e leva a um fechamento mais rápido de contratos, vendas, etc. com maior eficiência nos negócios.
Menor incidência de erros
A criação manual de documentos pode envolver copiar e colar ou os mais recentes podem ter inconsistências que exigem correção repetida e esforço humano exaustivo, causando atrasos desnecessários nos fluxos de trabalho. A automação pode ajudar a eliminar ou reduzir significativamente esses tipos de erros com precisão garantida. O uso de modelos predefinidos e tecnologias baseadas em IA que usam captura de dados, ajudam a obter as informações necessárias com facilidade e enviam alertas ao pessoal relevante em caso de dados ausentes.
Mantenha o padrão e a consistência
Documentos criados manualmente podem não ser consistentes em seu formato todas as vezes. Por exemplo, uma proposta de vendas criada por duas pessoas pode invariavelmente diferir em seus estilos. Isso pode ser confuso para as partes que o recebem e difícil de rastrear para a empresa. Com a automação, os modelos fornecem a estrutura e apenas alguns dados de entrada podem precisar ser alterados. Isso garante que qualquer tipo de documento, independentemente de quantas pessoas lidem com ele, seja sempre preciso e consistente.
Economia no custo
Despesas reduzidas são um benefício garantido que as organizações podem experimentar ao automatizar a criação/geração de documentos. Além de melhorar o controle organizacional, a automação pode reduzir significativamente as despesas gerais, como impressão de documentos, criação de armários de armazenamento para documentos físicos, etc. Os documentos digitalizados que são criados ou gerados podem ser armazenados em locais centralizados com todos os dados necessários, facilitando a economia de tempo e custo para as empresas.
Produtividade aprimorada
A geração de documentos, especialmente do mesmo tipo, é uma tarefa cansativa e repetitiva que pode esgotar o valioso tempo dos funcionários. Como a automação usa modelos e extrai dados de outros sistemas integrados com facilidade, ela reduz a carga de trabalho dos funcionários. Ao liberar tempo precioso, permite que eles evitem tarefas tão complicadas e de baixa qualificação e concentrem a atenção em tarefas mais importantes ou complexas com eficiência, levando a uma melhor satisfação no trabalho e níveis de produtividade aprimorados.
Aumenta a privacidade e a segurança
Os documentos em papel geralmente são armazenados em armários físicos ou arquivos propensos a danos. Os sistemas de automação possuem espaços de armazenamento digital integrados com permissões de acesso apropriadas para evitar a perda de documentos e aumentar a segurança dos dados. As soluções de automação com controles de segurança adicionais ajudam setores como serviços jurídicos ou saúde a proteger dados confidenciais contra violações e vazamentos. Isso ajuda as organizações a se adequarem à conformidade, evitar violações e manter a segurança de todos os documentos em um só lugar.
Melhora as relações comerciais e as experiências do cliente
Qualquer negócio prospera com bons relacionamentos, sejam internos, fornecedores ou clientes. A criação manual de documentos pode prejudicar a manutenção de bons relacionamentos se eles estiverem propensos a erros, atrasos e inconsistências. A automação facilita todos os itens acima. Facilita a criação/geração rápida e fácil de documentos e disponibiliza-os prontamente num local centralizado. Fechar processos de venda, aprovações automatizadas e assinar contratos digitais com assinaturas eletrônicas são possíveis com a automação de documentos. O acesso habilitado a documentos online torna a parceria com mais fornecedores e o contato com vários clientes mais fácil e seguro. A conveniência de acessar os documentos em qualquer lugar, a qualquer hora, aprimora os relacionamentos e contribui para experiências personalizadas do cliente.
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Desafios na implementação da automação de documentos
Embora a automação de documentos seja altamente benéfica, existem certos desafios que muitas organizações podem enfrentar na digitalização dos processos de documentação. Os comuns são detalhados abaixo:
Requisitos de planejamento e processos de documentação
Muitas vezes, o ponto de partida dos processos de automação é o mais difícil. Muito planejamento é essencial para selecionar o departamento ou o processo de negócios que precisa ser automatizado para que seja benéfico para a organização. O planejamento inclui a seleção de processos, o tempo que levará para introduzir/treinar o pessoal para usar e ajustar a automação de documentos e o custo que terá que ser incorrido para configurá-lo. Também significa escolher uma solução de automação que seja flexível, abrangente, personalizável e que possa ser integrada aos sistemas existentes.
Outra questão no planejamento é quantos processos precisam ser automatizados. Em uma grande organização, diferentes departamentos podem preferir que processos diferentes sejam automatizados. Embora as soluções de automação sejam capazes de lidar com vários processos, o tempo e o esforço necessários para isso serão monumentais. Além disso, se a automação for considerada inadequada ou ineficiente, a empresa será sobrecarregada com despesas adicionais. Priorizar processos e escolher a automação para um ou dois processos inicialmente e depois expandir gradualmente pode ajudar as organizações a evitar armadilhas e tornar a automação de documentos mais viável.
Compreender e aceitar a mudança
Introduzir alterações nos processos de documentação por meio da automação pode ser muito difícil se os departamentos ou funcionários relevantes se opuserem a isso. Os usuários que são novos no software de documentação podem não entender como essas soluções realmente funcionam ou podem estar relutantes em relação à ideia de automação.
Para documentar a automação alcançável, os líderes podem receber informações dos funcionários e primeiro acostumá-los com a ideia de usar a automação. A comunicação bidirecional, o envolvimento da alta gerência/chefes e a explicação de seus benefícios são algumas das maneiras de garantir a compreensão geral e a aceitação para manter a implementação suave da automação de documentos.
Teste e Implementação
A realidade entre planejar e implementar um software de automação pode ser muito diferente. Os cronogramas podem diferir, a coordenação entre equipes e partes externas pode ser inconsistente e quaisquer alterações nos processos planejados podem afetar os marcos da implementação real,
O estágio de teste ajudará a descartar lacunas e fazer modificações quando necessário para uma transição suave para a automação de documentos. Definir marcos adequados para atingir o estágio de ativação é essencial para tornar a implementação de soluções de automação de documentos eficaz.
Manutenção e melhorias
O software de automação também envolve melhorias à medida que a organização começa a se acostumar com ele. A adição de mais processos significa uma revisão aprofundada, fazendo refinamentos nos processos automatizados existentes e custos extras que podem ter que ser incorridos para aumentar as funcionalidades e manter a eficácia da solução.
Esse tipo de desafio é comum e pode envolver dificuldades iniciais para simplificar a solução, mas pode valer a pena obter uma automação de documentos mais suave que pode ajudar com um fluxo de trabalho mais suave e maior produtividade.
Segurança
Um dos principais desafios na implementação da automação de documentos críticos é garantir que eles estejam seguros e protegidos. Os documentos manuais são tratados individualmente. Embora possam estar propensos a erros humanos, sua segurança geralmente não é comprometida. Com a automação, as coisas podem ser totalmente diferentes.
As organizações que não optam por uma solução de automação de documentos conhecida podem correr o risco de perder documentos ou enfrentar problemas de conformidade. A maioria dos setores, como saúde, serviços jurídicos e serviços financeiros, lida com dados confidenciais que não podem ser comprometidos. O desafio está em escolher um sistema que tenha integração baseada em nuvem que possa impedir problemas de segurança, oferecer suporte ao compartilhamento seguro de documentos críticos e garantir a conformidade.
Documentos Adequados para Automação de Documentos
A automação de documentos pode ser adequada para uma infinidade de indústrias. Dependendo da natureza do trabalho, as necessidades de automação podem ser diferentes. Alguns dos documentos comuns exigidos com frequência por muitas empresas e que se encaixam perfeitamente na automação de documentos são:
- Cotações de vendas
- Acordos como acordos de confidencialidade (NDAs), acordos de serviço, acordos de empréstimo
- Contratos como contratos de fornecedores, contratos de trabalho
- Cartas como cartas de comunicação do cliente, faturas de cartas de oferta
- Faturas
- Diferentes tipos de relatórios
Além dos documentos generalizados, os documentos que podem ser automatizados podem variar entre os setores. Aqui está uma lista de alguns documentos, do setor, que podem ser automatizados para facilitar o gerenciamento.
Serviços legais
- Acordos de trabalho
- Documentos de secretaria da empresa
- Acordo de compra de ações
- Acordos regulatórios
- Acordos de testamentos e trusts
- Cartas de opinião jurídica
Assistência médica
- Prontuários médicos do paciente
- Planos de tratamento
- Prescrições
- Relatórios
- Quadro de Horários
Financeira
- Faturas
- Ordens de compra
- conhecimento de embarque
- Documentos de conformidade
Recursos Humanos (RH)
- Recibos de pagamento
- Cartas de oferta de funcionários
- Cartas de comunicação interna
- Manual do funcionário
bancos
- extratos bancários
- Cartas de boas-vindas
- Cartas de liquidação
- Acordos de empréstimo
- Lembretes antecipados
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Escolhendo uma ferramenta de automação de documentos
As soluções de automação de documentos são projetadas para agilizar os processos de negócios extraindo dados e usando-os para criar documentos, o que pode economizar tempo e esforço valiosos para esse departamento. No entanto, nem todas as soluções de automação são iguais. Portanto, um planejamento cuidadoso e uma pesquisa adequada com base nas necessidades do negócio podem ajudar na escolha do software certo.
As soluções de automação podem variar bastante em suas ofertas. Enquanto um software pode exigir conhecimentos técnicos, outro pode não suportar todos os tipos de documentos. Ainda outro pode ter muitos recursos que uma empresa pode nunca precisar.
Com tantas opções no mercado para escolher, selecionar a solução certa de automação de documentos pode ser assustador. Aqui estão algumas dicas para ter em mente ao escolher um bom software:
Facilidade de uso
Ao escolher qualquer software de automação, a primeira coisa a verificar é a sua facilidade de uso. Os usuários devem ser capazes de entender como funciona e usá-lo com eficiência, mesmo que não sejam tecnicamente fortes. Qualquer software que não simplifique o trabalho e de fato o complique mais seria um fracasso total.
O software de automação de documentos deve permitir a criação fácil de modelos, usar os existentes como estão e facilitar a navegação fácil por seus recursos para os usuários sem a necessidade de chamar especialistas.
A maioria dos fornecedores de soluções de automação de documentos ficaria feliz em oferecer uma versão de teste por períodos limitados para atrair clientes em potencial. Utilize-os para entender como o software pode atender às necessidades da empresa e dos funcionários para aumentar a eficiência na automação de documentos.
Integrações com sistemas de negócios existentes
Mesmo a melhor solução de automação de documentos pode ser inútil se não fornecer uma boa integração com os sistemas existentes que são usados por uma empresa.
Um bom software de automação possui recursos integrados para obter dados de várias fontes. Integração com sistemas de CRM, CMS, sistemas de armazenamento de arquivos, software de análise, software de processamento de pagamentos e software de comunicação são os mais procurados.
Um sistema de automação de documentos que facilita a integração fácil pode ajudar a capturar dados precisos de várias fontes para criar ou gerar documentos de valor. Verificar com o provedor sobre os recursos de um software para integrar e coletar dados de várias fontes pode ajudar as organizações a decidir sobre a utilidade de uma solução de automação.
Acessibilidade
Um dos recursos modernos que podem diferenciar um software de automação é sua acessibilidade. Hoje em dia, muitos representantes de uma empresa estão em movimento e exigem soluções que possam criar ou gerar documentos rapidamente para apresentar a potenciais clientes ou stakeholders.
Imagine um gerente de vendas que precisa criar propostas para fechar um negócio com um cliente interessado. O uso de uma solução de automação de documentos compatível com dispositivos móveis, tablets ou outros dispositivos torna possível preparar os documentos necessários e compartilhá-los em qualquer lugar.
Suportando diferentes formatos de documentos
Ao escolher uma solução de automação de documentos, é melhor verificar se o software suporta diferentes tipos de formatos de documentos, como arquivos de texto, arquivos de imagem, PDFs, documentos protegidos por senha, etc., que podem ser necessários em uma empresa.
O sistema selecionado também deve ser capaz de suportar diferentes automação de documentos, como em massa, interativa e sob demanda. A geração em massa de documentos envolve a produção de inúmeras quantidades de um ou mais tipos de documentos para fins comerciais específicos.
A automação interativa de documentos ocorre quando o software cria automaticamente um formulário com base em um modelo e, em seguida, cria um documento puxando dados do formulário para o modelo. Automação sob demanda, como o nome sugere, refere-se a um documento criado em resposta a uma 'demanda do usuário' quando as informações necessárias são enviadas.
Foco na segurança
As organizações precisam se preocupar com a segurança ao buscar uma solução de automação de documentos. Os documentos comerciais são exclusivos e devem ser protegidos contra roubo de dados para evitar vulnerabilidade e proteger os interesses comerciais. A montagem e o compartilhamento de documentos devem ser possíveis sem a preocupação de perder dados. Proteção por senha ou criptografia de ponta a ponta são alguns recursos que podem garantir a segurança dos dados. Embora as permissões de acesso possam funcionar a favor da proteção dos dados contra o uso indevido, elas não devem se tornar um obstáculo para manter fluxos de trabalho tranquilos.
Suporte ao cliente satisfatório
Como acontece com qualquer produto, os usuários de automação de documentos também se beneficiarão muito do bom suporte ao cliente do provedor. Classificações por comentários de usuários e suporte, mesmo durante o uso de versões de avaliação, podem fornecer informações sobre a maneira como uma empresa responde e oferece suporte aos usuários.
Ter mais de um canal de comunicação, incluindo e-mail, telefone, chat online, etc. pode ser mais eficaz quando você tem dúvidas ou falhas que precisam ser resolvidas rapidamente para evitar interrupções nos fluxos de trabalho dos negócios.
Quer automatizar tarefas manuais repetitivas? Economize tempo, esforço e dinheiro enquanto aumenta a eficiência!
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Automação de documentos com nanonets
Nanonets é um software de OCR baseado em IA que, juntamente com recursos de ML, pode ajudar na extração automatizada de dados estruturados e não estruturados de documentos PDF, arquivos digitalizados, imagens e muito mais. Comparado ao software OCR tradicional, o Nanonets é vantajoso, pois não há regras e modelos separados para cada tipo de documento.
O algoritmo de IA e os modelos de OCR usados em Nanonets aprendem continuamente com o tempo, facilitando o manuseio de tipos de documentos semiestruturados ou até mesmo invisíveis. Eles podem ser treinados várias vezes, podem ser personalizados para extrair dados para atender às necessidades de negócios específicas e são fáceis de executar sem a necessidade de uma equipe interna de desenvolvedores.
O uso de Nanonets pode trazer uma série de benefícios que incluem economia de custo, facilidade de uso, precisão e escalabilidade. Os benefícios mais exclusivos que diferenciam os Nanonets são:
- Sem necessidade de codificação
- Funciona perfeitamente com dados personalizados
- Algoritmos de aprendizado contínuo
- Não é necessário pós-processamento
- Lida com restrições de dados com facilidade
- Recursos multilíngues
- Saídas personalizadas
Evolução
A automação de documentos pode trazer uma infinidade de benefícios para empresas que dependem de papelada para suas operações. É uma solução eficaz para eliminar ineficiências, reduzir as cargas de trabalho manuais dos funcionários e permitir uma transição suave dos fluxos de trabalho. A automação de documentos com ferramentas baseadas em IA pode simplificar todo o processo de criação de documentos para otimizar a eficiência e a lucratividade dos negócios.
Perguntas Frequentes:
O que significa automatizar um documento?
A automação de um documento refere-se à extração de informações significativas de documentos não estruturados e/ou semiestruturados por uma ferramenta digital. A informação assim extraída de um documento é um formato organizado que pode ser posteriormente processado ou arquivado para a posteridade.
Você pode automatizar documentos do Word?
Em uma palavra – Sim! Os documentos podem estar na forma de documentos de processador de texto, como documentos do MS Word. A maioria das empresas exige os dados nos documentos para processamento posterior. Por exemplo, as empresas podem exigir os detalhes presentes em uma fatura baseada em Word para processamento posterior de pedidos online. A automação de documentos envolve o upload do documento para o software e a extração de informações relevantes para armazená-lo em um formato adequado para processamento posterior.
Como crio um documento de automação?
A automação de um documento envolve as seguintes etapas:
- Conversão do documento de sua forma impressa para uma versão digital da qual dados significativos podem ser extraídos.
- Distinguir os elementos do documento para identificar conteúdo significativo
- Classificação do documento por meio da análise do conteúdo identificado
- Extraindo o conteúdo relevante do documento
- Processamento posterior dos dados seja por meio de ferramentas de análise de dados para arquivamento para a posteridade.
O que é automação inteligente de documentos?
Quando a ferramenta digital que extrai dados significativos de um documento usa recursos de IA, como ML, a automação se torna "Automação Inteligente", sendo o próprio processo denominado Processamento Inteligente de Documentos (IDP). Ele combina extração de dados com gerenciamento e orquestração de arquivos e envolve não apenas a extração de dados, mas também funções de categorização, validação e armazenamento. Estas ferramentas que compõem o IDP podem funcionar de forma independente ou em sinergia para extrair dados não estruturados de vários tipos de documentos e convertê-los em informações estruturadas e significativas.
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Nanoredes API OCR e OCR online tem muitos interessantes casos de uso tIsso pode otimizar o desempenho do seu negócio, economizar custos e impulsionar o crescimento. Descobrir como os casos de uso da Nanonets podem se aplicar ao seu produto.
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