Gerenciamento de Conteúdo Corporativo 101

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A informação é, nas palavras de Peter Sondergaard, vice-presidente sênior da Gartner Research, “o petróleo do século 21, e a análise é o motor de combustão”. Embora a informação seja de fato essencial para o funcionamento do mundo de hoje, a atual era de “sobrecarga de informação” (um termo cunhado na década de 1970 por Alvin Toffler em seu livro, Future Shock) trouxe consigo problemas de gerenciamento de conteúdo. Em nenhum lugar os problemas de gerenciamento de conteúdo são vistos melhor do que nos arquivos de conteúdo de grandes empresas.

O ECM ou Enterprise Content Management oferece uma solução para o grande problema do gerenciamento de conteúdo nas empresas. O conceito, introduzido pelo Associação para a Gestão da Informação e da Imagem (AIIM) em 2001, agora cresceu para abranger estratégias, ferramentas, processos e habilidades que uma empresa precisa para gerenciar todos os seus ativos de informação ao longo de seu ciclo de vida.

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Gerenciamento de conteúdo corporativo – o básico.

Todas as empresas têm necessidades diversas e exclusivas de gerenciamento de conteúdo para fornecer acesso fácil e sistemático a dados operacionais para todas as partes interessadas no negócio. À medida que uma empresa cresce em tamanho, também aumenta sua base de informações relacionadas a detalhes de produtos, estoque, contas a receber/a pagar, clientes, pesquisa e desenvolvimento, finanças, instalações, ativos e recursos humanos. O conteúdo informativo de uma empresa era tradicionalmente documentos em papel, como faturas, currículos e contratos, mas agora cresceu para incluir arquivos de áudio e vídeo, conteúdo da web, conteúdo de mídia social, interações por e-mail e muito mais. arquivos de vídeo e áudio, postagens de mídia social, e-mail, conteúdo da web e muito mais. O gerenciamento de um conteúdo tão vasto pode se tornar difícil para uma organização.

An AIIM A pesquisa mostrou que o tempo médio geral gasto gerenciando informações e pesquisando é 45 minutos, que é aproximadamente 8% da jornada de trabalho. Pior ainda, a IDC relata que os funcionários não conseguem encontrar as informações que estão procurando 46% do tempo, e até 2.5 horas são gastas todos os dias procurando informações. Tais inconvenientes, além de afetar o moral do trabalhador, também afetam a produtividade de uma empresa. De acordo com o relatório da IDC acima, as empresas da Fortune 500 perdem, em média, US$ 60-85 bilhões apenas em custos diretos, e ainda mais em custos de oportunidade, por perda de tempo na busca de informações.

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A solução para o problema acima? Enterprise Content Management (ECM).

ECM é um termo abrangente que abrange a tecnologia, a estratégia e o método usados no gerenciamento do conteúdo informativo de uma organização. Dado que na linguagem empresarial, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de dados e gerenciamento de informações são abordagens fortemente correlacionadas, usaremos as palavras informação, dados e conteúdo de forma intercambiável em relação ao sistema de arquivamento digital de uma empresa.

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A evolução do ECM

As empresas sempre buscaram desenvolver abordagens estratégicas para gerenciar o conteúdo operacional para que todos os participantes e stakeholders estejam equipados com as informações e dados necessários para operar e tomar decisões. O gerenciamento eficiente do conteúdo de uma empresa permite o gerenciamento eficiente de tarefas, o que resulta em economia de tempo e melhor geração de receita. As ferramentas para o gerenciamento de conteúdo de uma empresa evoluíram nas últimas duas décadas, desde compartilhamentos de arquivos de rede até soluções emergentes de ECM aprimoradas por IA

O compartilhamento de arquivos em rede foi a primeira ferramenta para o armazenamento de informações e incluiu mídia de armazenamento removível, servidores centralizados em redes de computadores, documentos com hiperlinks baseados na World Wide Web e redes distribuídas ponto a ponto. Embora os compartilhamentos de arquivos fossem fáceis de adotar, eles falhavam além de um tamanho crítico de dados e eram notoriamente inseguros e os dados podiam ficar desorganizados.

A abordagem Enterprise Content Management (ECM) de próxima geração introduzida pelo Gartner serviu para superar as limitações do compartilhamento de arquivos de rede. Esses sistemas ECM incorporados a subprodutos como Alfresco e OpenText, compõem um banco de dados mestre que armazena dados em vários formatos (Word, Excel, PDF, imagens, etc.). Embora as soluções de ECM mais antigas permitam a segurança dos dados e uma certa quantidade de organização de conteúdo, elas não atendem a necessidades emergentes, como compartilhamento e sincronização global de arquivos, comunicação em grupo, colaboração em equipe etc., que vão além da simples coleta de documentos e acesso a dados e envolvem sistemas interativos.

Nos últimos anos, tecnologias de IA, como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural e mineração de dados, resultaram em sistemas ECM mais inteligentes que fornecem aos usuários finais novos recursos, como recuperação inteligente de informações, recursos de chatbot e automação de processos robóticos. Um exemplo de recuperação inteligente de informações usando ECM inteligente é o Projeto Cortex que analisa diferentes tipos de conteúdo de várias fontes dentro de uma empresa e o organiza em tópicos compartilhados, como projetos, produtos, processos e clientes, para criar uma rede de conhecimento para os usuários acessarem como parte de seus resultados de pesquisa.

O que é a solução de gerenciamento de conteúdo empresarial?

O Enterprise Content Management foi originalmente projetado para gerenciar o conteúdo transacional de uma empresa, que, por sua vez, estava relacionado aos resultados acionáveis da empresa. A organização menor poderia gerenciar o conteúdo simplesmente usando formas de comunicação tradicionais, como e-mail, telefones e arquivos e pastas físicos, mas esses sistemas de gerenciamento de conteúdo arcaicos impedem que o negócio seja dimensionado e expandido.

Com o tempo, no entanto, as soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo cresceram para abranger a totalidade dos ativos de informação da organização. Juntamente com o armazenamento de documentos, os sistemas modernos de gerenciamento de conteúdo corporativo vêm com recursos abrangentes, como acesso controlado a arquivos, extração de dados para usos finais específicos, análises incorporadas e outros recursos que permitem a automação de processos de negócios, como gerenciamento de contratos e ferramentas de colaboração. Na verdade, as soluções de ECM podem se tornar parte do gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo de uma organização e se sobrepor ao gerenciamento de registros e ao gerenciamento de processos de negócios para ajudar a reduzir o risco operacional, aumentar a eficiência e permitir maior lucratividade.

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Os elementos do gerenciamento de conteúdo corporativo

As soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial compreendem quatro elementos essenciais

O funcionamento do gerenciamento de conteúdo corporativo

O Enterprise Content Management habilita os seguintes recursos para melhores operações de negócios:

Arquivamento simplificado de informações que ajuda no acesso rápido e na recuperação de dados relevantes nos momentos apropriados.
Eliminação de dados físicos (papelada) e desordem associada ao arquivamento de documentos físicos, ajudando assim com melhor gerenciamento de documentos e armazenamento de longo prazo.
Estruturação de dados personalizada em função das necessidades e competências do negócio, para permitir o cruzamento, estabelecimento de contexto e transparência da documentação em toda a empresa.

Uma solução de ECM eficiente engloba as seguintes tarefas:

Digitalização de conteúdo

As ferramentas de automação podem combinar uma ou mais das seguintes funcionalidades para vários níveis de gerenciamento de conteúdo: captura de dados, classificação de dados, controle de versão e recursos de rastreamento de auditoria com recursos de segurança, pesquisa, indexação e administração. Nos últimos tempos, isso cresceu para abranger o Rich Media Management, orientado para o gerenciamento de conteúdo não textual, como fotografias, clipes de áudio e coleções de vídeo, que auxiliam nas funções e operações de streaming e transcodificação.

Integração e interface

As ferramentas de gerenciamento de conteúdo corporativo permitem a interface entre vários processos automatizados de gerenciamento de processos de negócios (BPM) e podem ser conectadas a metadados, aprovações automatizadas de documentos e fluxo de trabalho semi ou totalmente automatizado. Algumas funcionalidades comuns que devem ser integradas são e-mails, ferramentas de produtividade como processadores de texto e planilhas, sistemas de negócios como CRM e ERP e sistemas existentes específicos para departamentos como RH, finanças e jurídico. A solução de ECM deve ser compatível com os aplicativos de software existentes em uso para funções de rotina, como edição de documentos, armazenamento de arquivos de dados, pesquisa e fabricação de registros eletrônicos e ferramentas de preservação. ferramentas principais.

Colaboração segura

O Enterprise Content Management assumiu uma importância muito maior no mundo COVID do que antes devido à difusão do trabalho remoto que exigiu o compartilhamento e a colaboração de conteúdo por cabos e satélites de fibra óptica. As melhores ferramentas de gerenciamento de conteúdo corporativo aproveitam o poder de tecnologias como permissões de acesso granular, criptografia de documentos e controle de versão para permitir a colaboração segura entre as partes interessadas e a preservação da segurança dos dados.

Análise e recuperação de conteúdo

As soluções de ECM estão equipadas com recursos que permitem que os usuários recuperem informações específicas de dentro de uma organização. O conteúdo geralmente está espalhado pela empresa em vários sistemas, muitas vezes desconectados. Uma boa solução de gerenciamento de conteúdo corporativo deve unir os silos de informações e trazer a eles uma plataforma comum que seja passível de recuperação de dados fácil e metódica. A análise inteligente de diferentes tipos de conteúdo para extrair informações relevantes pode agregar valor ao conteúdo e fornecer insights acionáveis para processos de tomada de decisão.

Gestão de Registos

As políticas e regulamentos legais da empresa podem exigir a retenção de documentos específicos por períodos de tempo predeterminados e também podem ter regras sobre descarte. Os recursos de gerenciamento de registros do ECM podem ajudar a garantir a imutabilidade do conteúdo e permitir a conformidade ao controlar e aplicar cronogramas de retenção. Nos tempos modernos, o gerenciamento de registros também inclui o Gerenciamento de Conteúdo do Site.

Armazenamento de conteúdo

A localização do conteúdo digital – em servidores locais versus na nuvem – é uma parte importante das soluções de Enterprise Content Management. Em ambos os casos, a segurança e a conformidade são essenciais para o armazenamento de conteúdo. A governança de informações de armazenamento inclui a localização do armazenamento, rede, segurança, arquitetura do data center, conexões em trânsito, redundância integrada e restrições de acesso à replicação de dados.

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Benefícios dos sistemas ECM

Coerência de operação: Um bom sistema de ECM pode reunir o conteúdo díspar de uma organização em uma única plataforma, trazendo coerência de dados e tarefas.
Economia de tempo e tempos de resposta mais rápidos: A economia de tempo proporcionada pela
O gerenciamento automatizado de dados pode ser desfeito se não houver um processo abrangente para integrá-los ao guarda-chuva de trabalho maior de uma organização. As ligações perfeitas entre as várias tarefas oferecidas pelo sistema Enterprise Content Management podem ajudar a evitar tais atrasos e gargalos nas operações diárias da empresa.
Poupança de custos: Os processos de negócios manuais, especialmente aqueles que coordenam o conteúdo de vários departamentos e filiais de uma organização, exigem um capital humano considerável. Os sistemas ECM podem ajudar a eliminar o trabalho manual envolvido em muitas operações de gerenciamento de conteúdo.
Benefícios ambientais: Os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial digital podem eliminar o papel das atividades diárias da empresa. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ das empresas não só economiza o meio ambiente e elimina a confusão de papéis no escritório, mas também aumenta a produtividade em mais de 50%.
Redução de erros: Ter uma plataforma comum onde todo o conteúdo individual da empresa pode ser acessado e a coerência dos dados evita erros comuns quando o conteúdo é distribuído indiscriminadamente pela empresa.
Preservando o capital humano: ECMs podem eliminar o envolvimento humano em atividades mundanas e repetitivas. Ele pode liberar funcionários envolvidos em tarefas como entrada de dados ou interação de primeiro nível com o cliente dessas tarefas demoradas.
Transparência: As soluções de gerenciamento de conteúdo EEnterprise podem centralizar dados e aumentar a transparência em todos os setores, ao mesmo tempo em que integram logicamente as funcionalidades de negócios espalhadas por toda a organização. Também estabelece medidas de segurança e rastreabilidade das informações, o que garante um melhor cumprimento das regulamentações pertinentes.
Prontidão para auditoria: O ECM não só permite a padronização das operações, mas também garante a manutenção dos registros de todas as etapas de um processo de negócio, criando assim uma trilha de auditoria.
Tomada de decisão: Reconhecer e priorizar o conteúdo de toda a empresa pode ser um desafio, especialmente quando há muitos parâmetros que afetam o funcionamento da empresa. Os recursos de IA das soluções modernas de gerenciamento de conteúdo corporativo podem ajudar em previsões rápidas com base em dados e histórico, o que pode ajudar nas decisões em nível de gerenciamento.
Expansão: À medida que a base de clientes e o portfólio operacional se expandem, o gerenciamento de conteúdo díspar pode se tornar difícil e levar a mais desafios de gerenciamento. Os sistemas ECM permitem a racionalização de todo o conteúdo de negócios, permitindo assim que o negócio seja dimensionado.
Os ECMs garantem a conformidade com regulamentos e padrões internos e externos, regendo direta ou indiretamente a gestão da informação da empresa.

Exemplos de soluções de gerenciamento de conteúdo empresarial

Assistência médica: O setor de saúde funciona com conteúdo. Há conteúdo relacionado ao gerenciamento de dados do paciente, gerenciamento de equipe de saúde, manutenção de infraestrutura, controle de qualidade, cobrança etc. plataforma ajudaria na melhor eficiência de todo o sistema de saúde. Além disso, também pode garantir a conformidade com os regulamentos e aumentar a confiabilidade entre o público.

Cadeia de mantimentos: em nenhum outro momento da história recente a interrupção da cadeia de suprimentos foi mais séria do que durante a pandemia. As soluções de ECM em gerenciamento de estoque, aquisição, programação e transporte de informações podem ajudar a prever atrasos e, assim, criar e acionar etapas de contingência para evitar interrupções em grande escala.

Finanças e contabilidade: As vantagens das soluções de Enterprise Content Management para os aspectos financeiros das operações de uma empresa não podem ser exageradas. O Departamento de Contas a Pagar, por exemplo, fornece suporte financeiro, administrativo e administrativo ao processo de compra de uma empresa e lida com uma montanha de conteúdo em suas operações diárias. O conteúdo, especialmente o conteúdo financeiro, do departamento de AP deve integrar perfeitamente as várias funções do processo de aquisição ao pagamento que abrange gerenciamento de pedidos de compra, gerenciamento/comunicação de fornecedores, gerenciamento de faturas, rastreamento de produtos e pagamento. O Enterprise Content Management em operações de AP, como gerenciamento de faturas e gerenciamento de pedidos de compra, pode ajudar a organizar o processo de compras nas empresas.

A Indústria do Varejo: O ECM pode melhorar a eficiência dos processos de front-end, como geração de conteúdo de mídia social direcionada, gerenciamento de clientes, etc., e também integrá-lo a processos de back-end, como gerenciamento de estoque, processo de aquisição ao pagamento, e tarefas de expedição. O Enterprise Content Management também pode analisar padrões operacionais e comportamento do cliente e usar as informações para uma tomada de decisão precisa que aumenta a receita e a lucratividade.

Os itens acima são apenas alguns exemplos de áreas que a ECM se beneficiaria. O setor de educação se beneficiaria especialmente das soluções de ECM porque as operações educacionais são orientadas por conteúdo. Agências e departamentos governamentais também se beneficiariam das soluções de ECM e o gerenciamento digital de conteúdo facilitaria e aceleraria o processo de governança, beneficiando assim os países.

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Implementação de soluções de ECM

As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo não são sistemas plug-and-play e devem ser personalizadas para uma empresa. A implementação de um sistema de ECM deve implicar a identificação clara das necessidades da organização, o tipo de cultura organizacional, o tipo de dados e o ERP e outros sistemas com os quais o ECM deve ser integrado. AIIM, uma associação dedicada ao setor de gerenciamento de informações, recomenda uma avaliação completa dos seguintes aspectos antes de implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial:

Conceito de Operações
Estrutura de Governança da Informação
Requisitos de negócios e de sistema
Esquema de Classificação,
Interface do usuário e ambiente,
Infraestrutura de TI,
Lançamento, e
Suporte pós-implementação.

Estes são agrupados de acordo com os seguintes requisitos:

A avaliação dos requisitos organizacionais deve incluir

Avaliação da infraestrutura tecnológica existente e prontidão.
Considerações de gerenciamento de mudanças imediatas e de longo prazo.
Níveis de segurança da informação e alinhamento com a conformidade regulatória são necessários.
Necessidades de taxonomia e metadados para classificação e recuperação de dados.
Gerenciamento e governança de registros.
Necessidades de capacidade de armazenamento – local versus nuvem
Estratégia de recuperação de desastres
Oportunidades de treinamento e potencial de atualização

Um plano detalhado de implantação e validação é um pré-requisito crítico para a implementação de soluções de ECM. Testes piloto podem ajudar a identificar e resolver gargalos relacionados ao processo antes que o Enterprise Content Management seja implantado na empresa. Padrões da indústria estão disponíveis para testar as principais funcionalidades, como manipulação de dados grandes ou vários tipos de entrada de dados, e pode-se buscar ajuda de profissionais para projetar e implementar soluções de ECM específicas para uma empresa.

Para obter os benefícios de uma solução ECM, as empresas devem envolver todas as partes interessadas na seleção do produto e fornecedor do Enterprise Content Management, no desenvolvimento do plano de implementação, na implantação do plano e no treinamento dos usuários. O roteiro de implementação do ECM deve conectar as necessidades de gerenciamento de informações, a cultura e os processos de negócios da organização.

Escolhendo uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial

Os fatores a serem considerados ao escolher uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo incluem:

Requisitos de hardware – A empresa possui a infraestrutura de tecnologia adequada para executar o software com eficiência?
Necessidade de hardware auxiliar, como almofadas de assinatura, scanners, etc.
Recursos incluídos no software, como,
Criação fácil de documentos
Notificações eletrônicas, revisões, aprovações
Logs de atividade de fluxo de trabalho para fins de auditoria
Conversão de rotinas ad-hoc em procedimentos repetíveis
Custo do software e sua manutenção.
Disponibilidade de ajuda de parcelamento do fabricante.
Disponibilidade e custo de suporte técnico.
Opções de armazenamento e backup de dados.
Necessidade de treinamento de pessoal para utilização do sistema.
Nível de integração com produtos de software existentes.

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Nanonets como parte de sua solução de gerenciamento de conteúdo empresarial

O Nanonets é um software de OCR que pode fazer parte da solução ECM maior porque aproveita os recursos de IA e ML para extrair automaticamente dados não estruturados/estruturados de documentos PDF, imagens e arquivos digitalizados.

A inteligência cognitiva orientada por IA dos Nanonets permite o manuseio de tipos de documentos semiestruturados e até invisíveis, melhorando ao longo do tempo. O algoritmo Nanonets e os modelos OCR aprendem continuamente. Eles podem ser treinados ou retreinados várias vezes e são muito personalizáveis.

A API Nanonets fornece alta velocidade e grande precisão na extração de dados de itens de linha e aciona a automação para gerenciamento de itens de linha. A saída pode ser personalizada, para extrair apenas tabelas específicas ou entradas de dados de interesse.

A versatilidade das Nanonets decorre de sua capacidade de realizar as seguintes tarefas:

Detecção precisa da estrutura da tabela de um item de linha contendo documentos como formulários.
Todas as entradas de itens de linha que estão presentes nos formulários como nome, produto, preço, soma total, descontos, etc.
Os dados podem ser extraídos como saída JSON que pode permitir a criação de aplicativos e plataformas personalizados.
Ao mesmo tempo que oferece uma excelente API e documentação para desenvolvedores, o software também é ideal para organizações sem uma equipe interna de desenvolvedores.

Essa versatilidade permite o uso de Nanonets em uma variedade de funções e departamentos dentro de uma organização – contas a pagar, RH, gerenciamento de estoque, etc. Isso o torna um sistema ideal para ser integrado a uma configuração de gerenciamento de conteúdo corporativo.

Fatores adicionais que tornam os Nanonets uma boa adição às soluções de ECM são:

É uma ferramenta verdadeiramente sem código
Fácil integração de Nanonets com a maioria dos softwares de CRM, ERP, serviços de conteúdo ou RPA.
Não é necessário pós-processamento: Nanonets OCR pode reconhecer texto manuscrito, imagens de texto em vários idiomas ao mesmo tempo, imagens com baixa resolução, imagens com fontes novas ou cursivas e tamanhos variados, imagens com texto sombreado, texto inclinado, texto não estruturado aleatório, ruído de imagem, imagens borradas e muito mais .
Trabalha com dados personalizados por meio do uso de dados personalizados para treinamento de modelos de OCR.
Reconhecimento de múltiplas entradas: Nanonets OCR pode reconhecer texto manuscrito, imagens de texto em vários idiomas ao mesmo tempo, imagens com baixa resolução, imagens com fontes novas ou cursivas e tamanhos variados, imagens com texto sombreado, texto inclinado, texto não estruturado aleatório, ruído de imagem, imagens borradas e múltiplos idiomas
Independência de formatos: Nanonets não está vinculado ao modelo de documentos. Você pode capturar dados cognitivamente em tabelas ou itens de linha ou em qualquer outro formato.

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Os avanços nas tecnologias de nuvem, dispositivos móveis, IA e análises aumentaram o escopo das soluções de gerenciamento de conteúdo. As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo podem aumentar a produtividade entre os usuários finais, criando uma cultura integrada na qual o conteúdo de negócios é capturado, armazenado, processado e utilizado para aumentar a eficiência de toda a empresa.

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Nanoredes API OCR e OCR online tem muitos interessantes casos de uso tIsso pode otimizar o desempenho do seu negócio, economizar custos e impulsionar o crescimento. Descobrir como os casos de uso da Nanonets podem se aplicar ao seu produto.

Carimbo de hora: 2 de Junho de 2022

Carimbo de hora: 8 Agosto , 2022

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