Samuel Goldwin disse a famosa frase: “Um contrato verbal não vale o papel em que está escrito”. Embora os contratos em papel continuem a ser utilizados agora, com a transformação digital de todos os espaços de trabalho, também podem não valer a pena o papel, e os contratos digitais poderão em breve tornar-se a única forma de contrato reconhecida e partilhada pelo local de negócios. Indo ainda mais longe, os contratos poderiam não só ser armazenados e partilhados digitalmente, mas também geridos por máquinas inteligentes, conduzindo assim a uma cultura de inteligência contratual.
O que é inteligência de contrato? Onde isso se enquadra no domínio da gestão de contratos? Quais são seus benefícios e desvantagens?
Definições: Contrato, gestão de contratos, análise de contratos e Inteligência de Contratos
Contato
A contract é um acordo entre dois ou mais participantes de uma atividade – seja ela empreendedora, social ou pessoal – que se unem e colaboram para atingir objetivos finais específicos que beneficiam a todos eles. Podem ser contratos de parceria, contratos de trabalho e contratos de aquisição/oferta/fusão, entre muitos outros no sector empresarial, contratos baseados em licenciamento no sector público, e contratos de casamento e outros contratos pessoais. Os contratos são obrigações legais e são executáveis por lei.
Os contratos fazem parte do domínio empresarial desde tempos imemoriais, com o registro mais antigo da lei contratual datando de Roma do século VI.
Gerenciamento de contratos
Um contrato é simplesmente uma coleção de palavras num papel, a menos que os seus termos sejam compreendidos, analisados e implementados. A criação de um contrato, a sua análise e execução, com efeito, gestão de contratos, é muitas vezes crucial para o desempenho operacional e financeiro de uma empresa.
Gestão de contratos é um termo abrangente que abrange a criação, análise, implementação e todos os outros aspectos de um contrato. A gestão de contratos não é uma tarefa fácil. Isto é especialmente verdadeiro para grandes empresas que trabalham com múltiplas partes interessadas e possuem uma gama de competências. A gestão de contratos nesses casos pode ser contestada por
- Grandes volumes de contratos e aditivos, que não são fáceis de rastrear manualmente
- Ausência de um repositório centralizado de contratos e acesso a todas as partes interessadas
- A linguagem, os termos e as cláusulas especializadas do contrato podem torná-los ininteligíveis para todas as partes interessadas
Mesmo as pequenas empresas com menos contratos requerem uma gestão eficiente dos contratos porque a sua ausência pode causar entre 5% e 40% do valor de um determinado negócio, de acordo com a Harvard Business Review. Tais perdas podem resultar de rescisão indesejada de contratos, ações legais contra violação, perda de prazos e datas importantes, multas regulatórias e ambiguidade nas funções e responsabilidades no contrato.
Análise de Contrato
Um aspecto significativo da gestão de contratos é a análise do contrato – uma avaliação completa e crítica do contrato para permitir a sua execução eficaz. A revisão e análise de contratos envolvem a verificação dos termos e condições do contrato, o cumprimento dos requisitos regulamentares, a sinalização de alterações provocadas pela nova legislação, a avaliação do risco corporativo em todo o conjunto de contratos e a verificação da redação do contrato para que não haja lacunas ou ambiguidade durante a implementação das cláusulas contratuais.
A análise de contrato era convencionalmente realizada manualmente e está repleta de armadilhas que serão discutidas na próxima seção.
Inteligência contratual.
Contract Intelligence é o uso de ferramentas de IA na análise de contratos. O poder das ferramentas de IA é usado para extrair ativos comerciais valiosos de contratos estáticos e pode proteger todas as partes interessadas de questões legais e riscos de violação de contrato, além de aumentar a produtividade.
Na verdade, Contract Intelligence é o uso de ferramentas de IA para realizar a tarefa crítica de análise de contratos, para evitar as armadilhas associadas à análise manual de contratos.
Armadilhas da análise manual de contratos
O exame e a compreensão dos principais termos e disposições dos contratos são fundamentais para evitar as conhecidas armadilhas da gestão de contratos. A análise manual de contratos enfrenta muitos desafios intransponíveis.
- Atrasos: a revisão manual do contrato é um processo que exige muito tempo e esforço. Freqüentemente, é necessária uma equipe jurídica, seja parte da empresa ou externa, para analisar os contratos antes da implementação. Os contratos geralmente têm muitas páginas e estão associados a várias seções, iterações, alterações, cláusulas e outros elementos legais. A análise cuidadosa de todos esses elementos pode levar dias ou até semanas até mesmo para o profissional jurídico mais competente. Além disso, os contratos não são do tipo único; portanto, cada contrato deve ser verificado meticulosamente, o que leva a atrasos excessivos. A Association Of Corporate Counsel (ACC) informou em 2018 que os departamentos jurídicos internos revisou uma média de 173 contratos por funcionário jurídico.
- Custo: Uma equipe jurídica custa dinheiro. A análise de contratos custa dinheiro. Comércio Mundial e Contratação estima que o custo médio de um contrato simples é $6.900, com custos acelerando significativamente com o tamanho e o escopo do contrato.
- Erros humanos: As análises manuais de contratos estão sujeitas a descuidos e erros humanos. Como um contrato geralmente envolve muitas partes interessadas e participantes, existe um alto risco de falhas de comunicação e erros relacionados. A falha de um analisador de contratos em detectar estes erros expõe a empresa e todos os participantes a riscos de repercussões legais, perda de receitas e relacionamentos danificados, tanto a nível pessoal como empresarial.
- Complexidade estrutural: Um contrato é geralmente caracterizado por jargões e formatos não estruturados ou estruturados de forma variável. Pode compreender várias seções, subseções, parágrafos, logotipos e um agregado de diferentes tipos de cláusulas, elementos, tabelas complexas e muito mais. O diabo, como se diz, está nos detalhes do contrato. Pode ser complicado para um analisador humano analisar todos esses elementos de forma crítica, especialmente quando limitado por prazos.
- Complexidades da versão: um contrato raramente é uma atividade do tipo “assine aqui, agora e estamos no caminho certo”. Mesmo durante a criação, é provável que haja variações e versões, e mesmo após a assinatura do contrato, poderá haver alterações e ajustes. A análise do contrato requer um acompanhamento meticuloso das versões, alterações e aditamentos, o que pode ser um pesadelo quando feito manualmente.
- Acompanhamento dos riscos do contrato: A análise do contrato deve identificar os riscos do contrato. É imperativo identificar e agir prontamente sobre os riscos para evitar perdas financeiras e incumprimentos, e isto pode ser difícil quando realizado manualmente.
Análise Inteligente de Contrato
Ferramentas de software especializadas têm sido usadas para análise de contratos há algumas décadas, mas esses sistemas padrão de análise de contratos servem apenas para extrair termos e cláusulas simples, como nomes das partes ou datas de rescisão. O advento da Inteligência Artificial na última década permitiu a automatização de todas as formas de atividades analíticas, incluindo a análise de contratos. A inteligência contratual utiliza capacidades de Inteligência Artificial (IA) para extrair, compreender e interpretar o significado das disposições de um contrato.
As ferramentas de Inteligência de Contratos permitem a extração fácil e precisa de todos os dados relevantes de um portfólio de contratos de uma maneira acessível a insights de desempenho e análises de risco, eliminando assim muitas das desvantagens mencionadas na seção anterior da análise manual de contratos.
Aplicações práticas de Inteligência de Contrato
A Inteligência de Contratos, embora amplamente vista na área de análise de contratos, pode idealmente ser usada em todo o protocolo de gestão de contratos:
- Extração e classificação de dados: O uso de processamento de linguagem natural (PNL) e extração de dados baseada em ML de contratos pode abranger pré-processamento de dados, extração automatizada de dados e levantamento de exceções, todos trabalhos repetitivos e mundanos quando feitos manualmente. A detecção inteligente de cláusulas pode permitir que outras entidades de gerenciamento de contratos acessem facilmente informações pertinentes, como cláusulas contratuais, na biblioteca de cláusulas pré-aprovadas de sua organização. As ferramentas de inteligência de contratos podem ser configuradas para atender às necessidades de gerenciamento de contratos da empresa.
- Criação de contratos: Com toda a extração e classificação de dados possíveis com o gerenciamento de contratos habilitado para IA, a criação de contratos também pode ser simplificada. As ferramentas de ML aprendem à medida que são usadas e podem usar as informações extraídas de contratos anteriores e criar uma estrutura de novos contratos que pode ser ajustada ainda mais por um ser humano informado.
- Segurança da informação: A inteligência contratual pode permitir que as organizações definam regras de acesso para vários níveis de dados e informações extraídos de contratos. Dada a natureza proprietária e muitas vezes secreta dos contratos e das letras miúdas, essa segurança da informação é crítica na gestão de contratos.
- Simplificação do fluxo de trabalho do contrato: Ferramentas de inteligência de contrato de última geração permitem a automação do fluxo de trabalho do contrato com verificações periódicas e redirecionamentos para aprovações, tratamento de exceções e comunicação automatizada entre todas as partes interessadas. Essas análises e notificações automatizadas de fluxo de trabalho podem ajudar na detecção precoce de gargalos e anomalias em seu processo de fluxo de trabalho, o que pode, por sua vez, reduzir o ciclo de vida do contrato e aumentar a eficiência do gerenciamento de contratos.
- Gestão inteligente de riscos: Ferramentas de IA podem ser usadas para fornecer gráficos intuitivos com os dados do contrato para fornecer mapeamento de riscos e recursos de classificação. As plataformas de IA podem criar matrizes de avaliação de risco que podem analisar padrões de probabilidade de risco e exposição ao risco. O conhecimento dos riscos pode ajudar no planejamento de correções de rumo e modificações de contratos. A gestão de riscos é um fator importante para a responsabilização contratual e as ferramentas de IA podem oferecer uma gama de funcionalidades inovadoras para uma melhor avaliação de riscos desde a fonte até o contrato.
As técnicas de ML e redes neurais podem permitir a compreensão de palavras-chave específicas de contratos. Por exemplo, eles podem ajudar a reconhecer
- Descrição de datas baseada em jargões (“no máximo quinze dias úteis após a demanda”) e valores (“iguais a cinco por cento (5%) do patrimônio líquido da AB, Inc”)
- frases especiais específicas do contrato que significam a mesma coisa, como “após a execução deste contrato” e “quando o contrato for assinado”. Ambas as frases têm o mesmo significado e são reconhecidas como tal pelas ferramentas de inteligência de contratos.
- semelhança semântica (mesmo que o texto seja diferente)
- disposições e cláusulas corretamente, mesmo em casos de formulação variada
Benefícios da inteligência contratual
De acordo com o Gartner, até 2024, a quantidade de esforço manual para o processo de revisão de contratos será reduzida em 50% do que é hoje devido à adoção de soluções de análise de contratos baseadas em IA. Isso é impulsionado pelos seguintes benefícios da Inteligência de Contrato
- Transparência: a análise automatizada de contratos permite a transparência em todo o portfólio de contratos da empresa, não apenas por meio da digitalização das informações e dos artefatos associados e do armazenamento deles em um repositório central, mas também permite análises por meio de ferramentas como redes neurais e aprendizado de máquina. Assim, a extração inteligente de obrigações, níveis de serviço e outras informações importantes, como marcos, resultados e KPIs, pode garantir que os resultados de negócios pretendidos sejam entregues.
- Mitigação de riscos: As ferramentas de ML na inteligência contratual permitem a identificação oportuna de erros, linguagem contratual incorreta e outros erros de redação, para que ações corretivas possam ser iniciadas sem demora.
- Otimização do processo de criação de contratos: as ferramentas de IA podem ser usadas para extrair informações de um portfólio existente de contratos, bem como dados de desempenho anteriores, fornecendo assim indicadores para cláusulas, termos e posições relevantes que funcionam com a competência da empresa. Tais insights auxiliam na elaboração de contratos futuros com melhor gestão de riscos.
- Melhor resposta a contingências: Um exemplo clássico de acontecimentos inesperados que perturbam os contratos é a recente pandemia de COVID, durante a qual as empresas tiveram de analisar e redesenhar o seu portfólio legado para identificar locais nos contratos que seriam afetados pela pandemia e pelos bloqueios associados. O uso de ferramentas de IA em todo o processo de contratação pode ajudar a lidar com esses eventos inesperados e a reorientar os contratos para atender às força maior da natureza.
- Melhores decisões de negócios: Boas decisões de negócios são baseadas em dados sólidos. O repositório de contratos pode ser usado como uma fonte de inteligência de negócios que pode ajudar na tomada de decisões estratégicas tanto durante a elaboração do contrato quanto durante a implementação. Esta funcionalidade é especialmente útil durante a renovação de contratos, onde a análise inteligente do contrato em relação aos dados de desempenho pode ajudar na decisão das cláusulas em contratos futuros.
Inteligência contratual na revisão de compliance
O uso de IA na gestão de contratos pode simplificar a conformidade regulatória:
- Garantir a conformidade regulatória requer examinar páginas de cláusulas, seções, obrigações, regulamentos, etc., uma tarefa que pode levar dias para as equipes jurídicas e de conformidade. O uso da automação baseada em IA pode ajudar a digitalizar os documentos do contrato, escolher palavras-chave, rastrear omissões e fornecer insights sobre as etapas a seguir.
- Os regulamentos e regras de conformidade são frequentemente atualizados e modificados. Combinar todos os contratos com as regras de conformidade atualizadas e modificadas pode ser um pesadelo de gestão. As ferramentas de IA podem ajudar a agrupar todos os contratos num único local e, em seguida, ajudar na análise automática dos contratos para encontrar áreas de incompatibilidade com os regulamentos atualizados, garantindo assim a conformidade total em todos os momentos.
- As ferramentas de IA na inteligência contratual também podem assumir o aspecto de comunicação da gestão de contratos, para que todas as partes interessadas sejam mantidas cientes dos regulamentos e dos factos de conformidade e de qualquer incompatibilidade entre os contratos e os requisitos regulamentares. Isto capacita todas as partes interessadas do contrato e proporciona trilhas de auditoria em todo o cenário regulatório.
- Tecnologias como análise avançada, aprendizado de máquina e aprendizado profundo podem identificar quaisquer discrepâncias na conformidade do contrato e nas obrigações de desempenho e sinalizar alertas imediatamente para que as etapas de retificação possam ser realizadas a tempo de evitar armadilhas regulatórias.
Limitações de plataformas de inteligência de contrato
Tal como acontece com qualquer processo melhorado pela tecnologia, a inteligência contratual não está isenta de limitações, muitas das quais podem ser superadas através de uma escolha criteriosa da plataforma de implementação.
- O primeiro impedimento ao uso de ferramentas de IA em qualquer processo é que sua implementação é cara e demorada. Qualquer nova tecnologia está inicialmente associada a estes problemas, mas com uma maior utilização, estes impedimentos podem ser ultrapassados até certo ponto. Quanto às despesas, a empresa é obrigada a realizar uma análise de custo-benefício para verificar se a plataforma de inteligência contratual teria de facto, a longo prazo, um ROI favorável.
- A implementação de qualquer nova tecnologia está associada a uma curva de aprendizagem. A inteligência contratual oferece funcionalidades complexas, o que é ao mesmo tempo um benefício e um prejuízo – benefício devido à melhoria óbvia do desempenho, mas dissuasor porque a implementação e utilização requerem um certo conjunto de competências especializadas que devem ser desenvolvidas. A incorporação de inteligência contratual numa empresa deve necessariamente incluir um elemento de formação, no qual as partes interessadas são formadas em vários níveis de especialização de acordo com o seu envolvimento no contrato.
- Um sentimento comum entre muitas pessoas é que, embora seja humano errar, é necessária uma máquina para estragar as coisas. Isto não precisa necessariamente ser verdade e surge do medo do desconhecido. A orientação de atitude e a formação dos funcionários podem ajudar a aumentar a confiança na tecnologia entre as partes interessadas no contrato.
- As funcionalidades da gestão de contratos baseada em IA devem ser proporcionais às necessidades de gestão da empresa. Uma empresa que lida apenas com contratos de trabalho precisa de uma plataforma de inteligência contratual mais simples, se comparada a uma empresa multinacional que lida com fusões, aquisições, vendas e ações, além de integração de funcionários.
Como escolher uma plataforma de inteligência de contratos?
Os fatores básicos que regem a escolha de uma solução de inteligência contratual são
- O nível de automação necessário: Os níveis de funcionalidades exigidos das práticas de gestão de contratos da empresa devem ser levados em consideração na escolha de uma plataforma de inteligência de contratos. Além das necessidades da empresa, a escolha da plataforma depende também da sua capacidade de se comprometer com esse nível de tecnologia e de se adequar à cultura de trabalho.
- Restrições orçamentais: Como mencionado anteriormente, a inteligência contratual implica a aquisição de tecnologia e conhecimentos especializados. Isto depende da quantidade de dinheiro disponível, que depende da escala do negócio, dos resultados financeiros e do potencial de investimento da empresa.
- Facilidade de uso: A implementação da inteligência contratual requer um certo envolvimento humano e, portanto, requer um conjunto de habilidades específicas. A necessidade de treinamento e suporte técnico deve ser atendida antes de escolher a ferramenta certa.
- O número de partes interessadas envolvidas e a hierarquia organizacional: A inteligência contratual permite melhor visibilidade para todas as partes interessadas, em níveis variados, dependendo dos níveis de participação das partes interessadas no contrato. Os contratos podem envolver aprovações e assinaturas, e a ferramenta de inteligência de contrato pode ser escolhida para executar tarefas como gerenciamento de fluxo de trabalho, roteamento de aprovações, etc.
- Integração com outros sistemas utilizados na empresa: Embora a inteligência contratual possa ser uma entidade autônoma, ela também pode ser integrada a um sistema maior. hiperautomação sistema de uma organização. A necessidade e a utilidade da hiperautomação no período presente ou futuro devem ser avaliadas antes de escolher a ferramenta de inteligência contratual. Em caso de integração futura, a ferramenta deverá ser compatível com o sistema maior de automação de processos de negócios.
- Configuração do repositório: mecanismos de inteligência de contratos digitalizam todo o portfólio de contratos legados. A empresa pode decidir onde os dados digitalizados serão armazenados e escolher uma plataforma que atenda a esse requisito.
- Extração profunda de dados: o Contract Intelligence pode ir além da simples extração de dados e permitir a categorização e análise de dados que fornecem insights sobre cláusulas, obrigações, níveis de serviço, tabelas de taxas e muito mais. Esta é uma funcionalidade que a maioria dos fluxos de trabalho de gerenciamento de contratos precisaria, e a escolha de uma plataforma deve verificar a disponibilidade desses recursos
Respostas a algumas perguntas frequentes sobre inteligência de contrato
O mecanismo de IA pode ler o contrato, comprometendo assim a confidencialidade e a segurança dos dados?
Esta questão surge da desconfiança geral nas máquinas. As ferramentas de IA são algoritmos que fazem previsões e análises com base em padrões de dados. Assim, embora a aprendizagem automática aprenda o que fazer, não consegue discerni-lo da mesma forma que os humanos. Portanto, a menos que haja um vilão maligno de Bond extraindo os dados do ML e ordenando que ele execute tarefas malignas, não há risco de motores de IA (ou caixas eletrônicos, como Sheldon medos) liderando o ataque da brigada de máquinas.
O Contract Intelligence pode extrair dados de maneira significativa?
Significativo para os humanos, sim. Com base em regras e no aprendizado da experiência, o mecanismo pode selecionar dados e informações e classificá-los de uma forma que seja significativa para o ser humano. Conforme respondido na pergunta anterior, as máquinas não encontram significado nos dados da mesma forma que os humanos. Pelo menos ainda.
As informações fornecidas pela Contract Intelligence são confiáveis?
A precisão do aprendizado de ML é bastante alta no início e melhora com o uso. Em qualquer caso, a gestão de contratos baseada em IA pode ser tão ou mais eficiente do que a gestão manual, com as vantagens adicionais de poupança de tempo e reorientação do esforço humano para atividades mais significativas.
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A inteligência contratual é uma nova abordagem à gestão de contratos que permite a análise dinâmica dos contratos no contexto da competência da empresa. As ferramentas de IA usadas na inteligência de contratos garantem a realização da intenção do contrato ao longo de seu ciclo de vida, ao mesmo tempo que fornecem insights de alto impacto em tempo real que ajudam na conformidade e no gerenciamento bem-sucedido de contratos. A inteligência contratual pode minimizar riscos e desencadear ações apropriadas com mudanças nas regulamentações e no ambiente de negócios. Ele pode aprender e crescer com a empresa, servindo assim como uma extensão orgânica de uma ferramenta de assistência que de outra forma seria inorgânica.
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