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O acesso a dados relevantes pode dar a qualquer organização uma vantagem competitiva. No entanto, a era da informação também aumentou os dados digitais gerados com uma estimativa de 2.5 quintilhões de bytes de dados sendo produzidos todos os dias. Os formatos de dados produzidos também estão evoluindo com os avanços tecnológicos. As organizações são pressionadas a processar esse volume de dados diversos e encaminhá-los para os canais necessários. É aí que entra a captura inteligente de dados.
A captura inteligente de dados tornou a aquisição e o processamento de todos os dados que chegam a uma organização muito mais fáceis e simplificados. É também o primeiro passo para a criação de um processo de negócios verdadeiramente automatizado.
Aqui está uma olhada no que exatamente a captura inteligente abrange e como ela pode ajudá-lo a melhorar sua eficiência organizacional.
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O que é captura inteligente de dados?
A captura inteligente de dados envolve o uso de ferramentas digitais para ler e capturar automaticamente informações críticas de fontes de dados recebidas. Usando várias ferramentas de captura de dados, você pode extrair informações relevantes de documentos impressos ou manuscritos, bem como documentos eletrônicos.
A captura inteligente utiliza ferramentas como reconhecimento óptico de caracteres para tornar o processo de extração de dados quase instantâneo sem qualquer intervenção manual. Os algoritmos de aprendizado de máquina incorporados às ferramentas também permitem o desenvolvimento de inteligência artificial que pode melhorar a capacidade de processamento, precisão e velocidade ao longo do tempo.
As informações extraídas são então roteadas pelos canais apropriados, onde podem ser validadas e enviadas para usuários ou fluxos de trabalho relevantes.
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Como funciona a captura de dados inteligente
Um parceiro de captura de dados inteligente pode fornecer à sua organização uma variedade de soluções para escolher, dependendo da necessidade e escala de sua operação. Os dados extraídos serão então encaminhados através de canais predefinidos para que possam ser utilizados por outros softwares inteligentes de automação de processos de negócios.
Vários conjuntos de ferramentas capturam dados relevantes
Conjuntos de ferramentas que usam tecnologia como reconhecimento inteligente de dados, reconhecimento óptico de dados, reconhecimento de código de barras, etc., podem capturar dados de documentos e códigos impressos, eletrônicos ou mesmo manuscritos. O uso de vários conjuntos de ferramentas permite que processos inteligentes entendam o tipo de dados que estão sendo processados e o contexto em que são usados.
Por exemplo, os algoritmos de aprendizado de máquina de captura inteligente podem utilizar processos de linguagem natural para diferenciar corretamente entre dados baseados em imagem, baseados em texto ou híbridos. Com o tempo, o software pode aprender onde os dados relevantes podem ser encontrados em documentos com estrutura semelhante e economizar tempo de processamento.
Validação de dados com a autoridade certa
Uma vez concluído o processo de captura, os dados são validados para que quaisquer discrepâncias ou inconsistências possam ser tratadas na própria etapa de captura.
Roteamento de informações
As informações capturadas são roteadas automaticamente para os sistemas de leads relevantes sem a necessidade de entrada manual. O fluxo de trabalho é simplificado, pois todas as informações ingeridas são automaticamente classificadas e conectadas aos sistemas de gerenciamento de negócios e de conteúdo, em oposição aos sistemas tradicionais, onde o processo de integração é manual e, portanto, mais complexo.
Usando algoritmos de aprendizado de máquina para melhorar constantemente a precisão
O software pode aprender a definir e identificar diferentes formatos de novos dados usando algoritmos de aprendizado de máquina incorporados. As diretivas de extração incorporadas também podem aprender onde as informações críticas podem ser encontradas em diferentes tipos de documentos. O processo de aprendizagem irá, com o tempo, melhorar a precisão e a velocidade da captura inteligente.
Armazenamento de dados para reutilização
Os recursos de classificação inteligente do software de captura inteligente garantem que todos os dados recebidos sejam identificados e marcados adequadamente para que possam ser facilmente acessados no futuro.
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Quais são os benefícios da captura inteligente de dados
Como você pode ver, a captura inteligente de dados aumenta a eficiência do processo de captura e utilização de dados da sua organização desde o início. Ele faz isso extraindo dados em tempo real, enviando-os para os sistemas principais e disponibilizando informações relevantes para o usuário final quase instantaneamente.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais a captura inteligente pode beneficiar sua organização.
Elimina tarefas tediosas e demoradas
Tarefas manuais que consomem tempo sem agregar muito valor ao processo geral podem ser automatizadas usando captura inteligente. Isso liberará tempo para os funcionários se concentrarem em tarefas mais importantes e de alto valor.
Reduz custos indiretos
Os métodos tradicionais de ingestão e processamento de dados aumentam os custos operacionais e criam a necessidade de gastos com recursos humanos adicionais à medida que os dados recebidos aumentam. A impressão de dados para processamento e armazenamento aumenta os custos indiretos de uma organização. A digitalização de todos os dados recebidos, seja por e-mail, documentação física ou mesmo por meio de telefones celulares, ajuda a reduzir esses custos indiretos. Como menos recursos humanos estão entrando e verificando manualmente grandes conjuntos de dados, o tempo pode ser desviado para tarefas mais críticas, levando a um melhor crescimento organizacional sem gastos na obtenção de recursos humanos adicionais.
Ponto único de captura
A captura inteligente oferece um único ponto de captura onde a inteligência artificial pode aprender a identificar diferentes tipos de documentos e onde dados importantes podem ser encontrados neles. O processo torna-se contínuo e a eficiência de tais processos aumenta à medida que mais dados são processados.
Melhora a sinergia em toda a organização
À medida que mais e mais organizações mudam para um modelo de trabalho remoto, a captura inteligente ajuda a facilitar a interação dinâmica por meio de um conjunto de dados compartilhado sem a necessidade de estar na mesma localização geográfica. Tornando assim o talento remoto mais acessível e aumentando a sinergia entre várias equipes e departamentos.
A captura inteligente ajuda a facilitar a interação dinâmica por meio de um conjunto de dados compartilhado sem a necessidade de estar na mesma localização geográfica. Tornando assim o talento remoto mais acessível e aumentando a sinergia entre várias equipes e departamentos.
Segurança aprimorada
O roteamento de conteúdo permite que apenas os usuários autorizados a acessar dados específicos os visualizem e verifiquem. Ele protege contra violações de dados criptografando os dados recebidos e também contra a perda de dados registrando com segurança todos os dados que chegam à organização e armazenando-os em um só lugar. Isso permite que uma empresa cumpra os padrões de segurança e também garante aos clientes que todos os seus dados estão seguros. As trilhas de auditoria são totalmente transparentes e fáceis de acessar no futuro pelas autoridades competentes.
Torna a conformidade mais simples
A classificação e a definição sem erros dos dados de entrada permitem que o software de captura de dados inteligente forneça dados de melhor qualidade. Os dados também são vinculados a uma trilha de auditoria, garantindo que nenhuma política de conformidade seja violada em relação aos dados. A digitalização dos documentos melhora a segurança e permite o rastreamento sem complicações, facilitando a conformidade.
Solução de plataforma única
A captura inteligente permite que uma única plataforma dê suporte a usuários e processos de vários departamentos. O processo de captura, verificação e roteamento de dados é simplificado e a curva de aprendizado para diferentes softwares dentro da mesma organização é eliminada.
Maior Eficiência
A simplificação da captura de dados leva a uma ingestão mais rápida e sem erros de qualquer conteúdo usando a automação. Eliminar o erro humano do processo, ter um algoritmo de aprendizado de máquina constante configurado para tornar o processo mais suave e pronto para a evolução dos dados de entrada e permitir que os recursos humanos se concentrem em tarefas críticas em vez de manuais, melhora o nível geral de eficiência de a organização.
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Conclusão
A captura inteligente de dados permite que as organizações deem o primeiro passo certo para criar um melhor processo de gerenciamento de dados. É também um precursor para a criação de um processo geral de automação inteligente para o seu negócio.
Usando vários conjuntos de ferramentas, a captura inteligente lê e processa dados para extrair informações críticas e encaminhá-las para os sistemas principais. O aprendizado de máquina também ajuda o software inteligente de captura de dados a aprender a diferenciar entre diferentes tipos de dados e a classificar dados padrão e novos adequadamente, para que o processo se torne mais rápido e eficiente a longo prazo.
À medida que os dados estão se tornando o santo graal das vantagens competitivas para as organizações, o uso de sistemas inteligentes de captura de dados está se tornando cada vez mais essencial no mundo de hoje.
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