Relatório FINRA 2024: Conclusões sobre manutenção de registros

A Autoridade Reguladora da Indústria Financeira (FINRA) divulgou recentemente seu relatório anual
relatório de supervisão regulatória para 2024. Isto foi partilhado para fornecer às empresas informações e observações importantes das operações recentes do regulador, com o objetivo de melhorar a transparência e fortalecer os programas de conformidade para empresas no setor financeiro.   

Juntamente com os focos tópicos em torno do uso da inteligência artificial e da mudança no estado da segurança cibernética, os requisitos de manutenção de registros também continuam a evoluir junto com a tecnologia moderna. Abaixo, veremos as principais conclusões sobre manutenção de registros. 

Comunicações fora do canal 

O relatório indica que a FINRA utiliza uma abordagem baseada no risco para analisar a forma como as empresas gerem as comunicações relacionadas com os negócios. Reconhece que, com plataformas e dispositivos fora do canal, existe claramente um risco muito maior de que os registos não sejam mantidos. É feita referência a
as multas da SEC administradas em todo o setor de 2021 a 2023, onde de fato não estavam. 

Embora as comunicações fora do canal possam ocorrer em qualquer ferramenta que não tenha sido aprovada para uso comercial (plataformas de e-mail e mensagens instantâneas, por exemplo), a correspondência móvel representa, sem dúvida, uma proporção significativa, em grande parte devido à sua conveniência de uso, imediatismo e disponibilidade. fora do horário de trabalho. 

No relatório, pergunta-se às empresas se a sua política de comunicação eletrónica inclui… 

• Procedimentos para manter, preservar e monitorar toda a correspondência relacionada aos negócios da equipe, inclusive aquelas por meio de métodos fora do canal. 

• Processos para monitorar novos canais disponíveis aos clientes. 

Em vez de simplesmente esperar que os funcionários sigam o protocolo, o elemento de vigilância é agora mais pronunciado e espera-se que as equipes de conformidade façam o trabalho de detetive para compreender o cenário e garantir que a conduta dos funcionários seja honesta. A FINRA recomenda diretamente que as empresas fiscalizem… 

• Se os canais aprovados estão subutilizados, o que significa que alternativas estão sendo utilizadas. 

• Seus canais aprovados, para 'indícios de comunicações que ocorrem fora do canal', ou seja, referências a outras conversas em domínios não sancionados.  

O último ponto poderia vir na forma de cadeias de e-mail que copiam um endereço de e-mail de um domínio fora do canal, ou sugestões de que os destinatários deveriam interagir em outro lugar, longe do escrutínio. 

As empresas também são solicitadas a considerar quais medidas corretivas/disciplinares estão em vigor para consultores que se tornam desonestos e violam a política. Tradicionalmente, as empresas pagam o preço pela má conduta dos funcionários e, por isso, a FINRA incentiva o estabelecimento de dissuasões para os indivíduos. 

Comunicações voltadas ao público 

Como a regra de marketing da SEC,
Regra FINRA 2210 (Comunicações com o Público) abrange comunicações electrónicas e, portanto, os websites e canais de redes sociais são mantidos no mesmo padrão que brochuras escritas, anúncios televisivos e, na verdade, e-mails. 

A FINRA lembra às empresas a sua obrigação de apresentar informações precisas, equilibradas e não enganosas; compartilhando os riscos associados de um produto/serviço juntamente com seus benefícios, por exemplo. Isto está significativamente relacionado com os desenvolvimentos em torno do uso de IA para fins de criação de conteúdo. 

Inteligência artificial 

A FINRA classifica explicitamente a IA como um “risco emergente”, recomendando que as empresas considerem o seu impacto generalizado e as consequências regulamentares da sua implantação. 

Quando você quebrar o
maneiras pelas quais os profissionais de marketing podem aproveitar o ChatGPT, por exemplo, fica claro o quão eficaz a ferramenta se tornou. Ele não apenas pode redigir postagens em mídias sociais e textos de sites, mas também otimizá-los com base em SEO, palavras-chave de tendência ou outras métricas relevantes. Isso economiza uma quantidade incrível de trabalho para os profissionais de marketing e atrairá forças de trabalho sobrecarregadas que precisam de uma tábua de salvação. 

Infelizmente, essas equipes podem não estar equipadas para verificar minuciosamente os resultados gerados, o que é especialmente problemático no contexto de

'alucinações' do chatbot. Sem as verificações e alterações corretas, o tom de voz e a clareza das mensagens de uma marca podem ser comprometidos. Mais preocupante ainda, o mesmo pode acontecer com a sua legitimidade factual. 

A SEC já
clarificado que os próprios consultores são responsáveis ​​quando surgem problemas após as ferramentas de IA serem utilizadas para recomendações de investimento. A FINRA compartilha muitas das mesmas incertezas. Com um

podcast dissecando o relatório de 2024, Ornella Bergeron, vice-presidente sênior de supervisão de membros da FINRA, disse que, apesar das eficiências operacionais proporcionadas pelos desenvolvimentos em IA, existem preocupações. 

“Embora estas ferramentas possam apresentar oportunidades realmente promissoras, o seu desenvolvimento levantou preocupações sobre questões como precisão, privacidade, preconceito e propriedade intelectual. 

“Até agora, as empresas estão a ser muito cautelosas e ponderadas ao considerar a utilização de ferramentas de IA e antes de implementar novas tecnologias”, disse Bergeron. “Portanto, embora no relatório deste ano não houvesse muito na seção de IA por meio de funções ou observações específicas, este é provavelmente um tópico sobre o qual veremos muito mais no futuro.” 

Em resumo: uma mudança para a vigilância 

As comunicações fora dos canais e dirigidas ao público já estão na agenda regulatória há algum tempo, e o relatório de 2024 da FINRA reitera estas preocupações.  

Ao fornecer perguntas investigativas para as empresas se perguntarem, ajudará a destacar as inadequações e os pontos cegos que levaram, em primeiro lugar, às deficiências de manutenção de registros em todo o setor. E ao prescrever procedimentos para descobrir e erradicar a utilização de canais não autorizados, o regulador demonstrou um desejo genuíno de pôr fim a esta situação ou de que as empresas encontrem novas formas de lidar com a situação de forma compatível. 

Os provedores de arquivamento de comunicações agora podem capturar e registrar dados nas plataformas tradicionais “fora do canal” (WhatsApp, WeChat, Telegram). Eles também são cada vez mais desenvolvidos para enfrentar a peça do quebra-cabeça da vigilância; aplicando políticas de léxico para sinalizar palavras específicas, por exemplo. Isto eliminaria a necessidade de proibições irrealistas de plataformas e garantiria que a atividade ilícita fosse rapidamente descoberta. 

Embora grande parte do conteúdo do relatório pareça familiar, a FINRA também mostrou que está atenta aos novos desenvolvimentos e, particularmente, à carnificina latente que a inteligência artificial pode trazer aos procedimentos. Num mundo onde os algoritmos podem seguir um prompt, mas podem declarar algumas ficções no processo, a responsabilidade digital é de suma importância. A FINRA, como a maioria dos reguladores, está agindo com cautela.

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• Fonte: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs