Como a automação robótica de processos no gerenciamento de e-mail pode impactar os educadores

A automação robótica de processos (RPA) permite que as pessoas parem de realizar certos tipos de tarefas repetitivas, muitas vezes executadas manualmente. Como muitas pessoas agora gastam um tempo precioso lidando com as necessidades de gerenciamento de e-mail, não é surpresa que eles tenham analisado como o RPA pode ajudar suas caixas de entrada. Aqui estão alguns exemplos de como isso poderia melhorar as operações no setor de educação e ajudar os professores que trabalham duro a liberar seu tempo.

Diminuindo as Tarefas de Digitação

Algumas ferramentas de RPA podem lidar com e-mails recebidos e enviados antes mesmo que os educadores os vejam. Ele elimina muito do trabalho ocupado que muitas vezes compreende grande parte de seus dias de trabalho típicos.

Essas soluções geralmente avaliam o conteúdo de um e-mail como o primeiro passo. Em seguida, eles criarão uma pontuação de confiança para o que o e-mail diz. Se o sistema RPA tiver alta confiança, ele enviará uma resposta sem a entrada de professores ou qualquer outra pessoa envolvida no gerenciamento de e-mail. Os educadores só se envolvem quando a ferramenta RPA tem pouca confiança no conteúdo do email e precisa de orientação.

Essas configurações são particularmente úteis quando os pais enviam e-mails fáceis de responder. Um educador pode configurar modelos específicos para uma ferramenta de RPA usar. Então, eles só precisam digitar respostas mais detalhadas quando o conteúdo de um e-mail for mais complexo.

Considere um exemplo em que os alunos enviam trabalhos de casa por e-mail. Um educador pode usar o RPA para confirmar o recebimento do trabalho ou sinalizar que um aluno esqueceu de incluir um anexo necessário.

O RPA também é valioso durante períodos como o início de um ano letivo, quando um educador pode precisar enviar e-mails de boas-vindas para dezenas de novos alunos e seus pais. Os professores ainda precisam adicionar toques pessoais à correspondência, mas podem eliminar ou reduzir parte do conteúdo de e-mail que deve estar em cada mensagem.

“O RPA pode enviar respostas por e-mail sem nenhuma entrada dos professores.” 

Economizando tempo durante tarefas essenciais

Muitos trabalhos de educadores apresentam elementos de repetição e individualização. O planejamento da aula é um excelente exemplo. Os professores geralmente seguem estruturas específicas para garantir que o conteúdo da aula atenda aos padrões estaduais ou nacionais. No entanto, eles também ajustarão os planos para cada aluno, dependendo dos pontos fortes e das necessidades do aluno.

Na Escócia, o Conselho Municipal de Aberdeen tornou-se o primeiro no país a usar RPA para criar planos de aula. Este aplicativo RPA causou mudanças positivas equivalente a contratar mais 14 professores porque economizou muito tempo.

Alguns planos de aula incluem até mesmo ensinar os alunos a enviar e-mails. Esse conteúdo é particularmente benéfico para alunos mais jovens ou pessoas que aprendem inglês como segunda língua.

Os e-mails são parte integrante da vida cotidiana de muitos, mas todos tiveram que aprender a enviá-los em algum momento. Imagine uma solução de RPA que possa ajudar os professores a criar planos de aula mais rapidamente e distribuir conteúdo temático diretamente nas caixas de entrada dos alunos.

“Um aplicativo de RPA usado na Escócia economizou tanto tempo que forneceu o equivalente à contratação de 14 novos educadores.” 

Garantir que os educadores vejam os e-mails por nível de prioridade

O e-mail é um método de comunicação conveniente, mas pode rapidamente se tornar esmagador. Isso porque a maioria das pessoas tem suas caixas de entrada configuradas para receber todos os e-mails assim que chegam. No entanto, uma prática recomendada para gerenciamento de e-mail é priorizar como e quando você lida com as mensagens. Você quase certamente encontrará alguns que precisam de atenção imediata e outros não exigem respostas.

O RPA pode funcionar em segundo plano para priorizar e-mails. Alguns sistemas aprendem com o tempo quais e-mails são mais ou menos importantes. As pessoas também podem ajustar as configurações para ver e-mails em lotes em horários predefinidos. Dessa forma, os usuários não são interrompidos sempre que uma nova mensagem chega.

Alguns sistemas RPA também aprendem a reconhecer palavras-chave específicas. Isso pode incluir “criança doente”, “dever de casa atrasado” ou “tarefa perdida”. Esses são todos os assuntos que podem precisar de atenção rápida de um professor.

Muitos educadores enfrentaram desafios extraordinários nos últimos anos e alguns estão agora lidando com o esgotamento como resultado. Uma questão é que muitas vezes eles passam muito tempo fazendo outras coisas além de ensinar. O RPA pode resolver esse problema, principalmente no que se refere ao gerenciamento de e-mail.

“Alguns sistemas de RPA podem priorizar e-mails e aprender ao longo do tempo, o que é mais ou menos importante.” 

Melhorando os tempos e procedimentos de processamento

Muitos sistemas educacionais usam o conteúdo de e-mail como um sistema de alerta antecipado. Por exemplo, certas frases podem indicar um aluno em risco ou com visões extremistas que podem colocar a si mesmo ou a outros em perigo.

No Reino Unido, o Departamento de Educação implantou uma ferramenta de RPA conhecida como Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data — ou ARNOLD. Antes de usar o ARNOLD, os trabalhadores manuseavam cerca de 120,000 e-mails do público a cada ano, colocando dados manualmente em um sistema. Isso levou um tempo significativo, exigindo que alguém lesse uma mensagem e a entendesse no contexto, depois a categorizasse antes que fosse para a pessoa certa.

Agora, a ARNOLD revisa cada e-mail, categoriza-o por nível de risco e realiza a entrada de dados necessária no sistema do departamento educacional. A ferramenta RPA examina centenas de variáveis ​​associadas a cada email para decidir como classificá-lo. Essa configuração eliminou a entrada manual de dados vinculada a e-mails recebidos.

Os membros da equipe dizem que essa mudança os ajudou a se concentrar na prestação de serviços e não na administração. Também torna mais fácil para eles identificar os e-mails que exigem a ação mais rápida, como aqueles sobre alunos em risco ou escolas com baixo desempenho.

A automação robótica de processos simplifica o gerenciamento de e-mail

Os educadores de hoje não podem evitar escrever e responder a e-mails. No entanto, como esses exemplos mostram, uma ferramenta robótica de automação de processos pode ajudá-los a economizar tempo e se envolver em trabalhos mais gratificantes e relevantes.

Alguns tomadores de decisão do departamento de educação hesitam em fazer as coisas de maneira diferente, especialmente se os novos processos exigirem recursos financeiros. Isso significa que os professores podem precisar falar especificamente sobre quanto tempo e energia eles gastam atualmente escrevendo e-mails e como o RPA seria um divisor de águas ao permitir que eles dediquem mais tempo ao que fazem de melhor.