Lembra-se de quando um único recibo extraviado poderia inviabilizar todo o processo de relatório de despesas de uma empresa? Bem, esses dias já se foram. No mundo empresarial veloz de hoje, a eficiência do gerenciamento de despesas não é apenas algo bom de se ter, é algo obrigatório para uma empresa próspera. Aprovações simplificadas de despesas não são apenas uma questão de velocidade; tratam-se de negócios inteligentes.
Neste blog, mergulharemos profundamente no mundo das aprovações de despesas. Iremos guiá-lo através dos desafios complicados dos processos tradicionais de aprovação de despesas e revelar como adotar a eficiência pode ser uma virada de jogo para sua gestão financeira. Em última análise, exploraremos estratégias para agilizar suas aprovações de despesas e impulsionar o crescimento da sua empresa.
A importância de aprovações de despesas eficientes
Imagine um processo típico de aprovação de despesas: pilhas de recibos, trocas intermináveis de e-mails e muita espera.
Os métodos tradicionais são frequentemente repletos de ineficiências:
- documentos perdidos
- aprovações atrasadas
- falta de visibilidade dos gastos
Este processo lento não é apenas frustrante; está custando às empresas mais do que apenas tempo. Isso leva a reembolsos atrasados, funcionários insatisfeitos e, o pior de tudo, à falta de controle sobre os gastos da empresa.
Simplificando para o sucesso
Agora, vamos mudar para um processo simplificado de aprovação de despesas. Aqui, a eficiência é rei. Aprovações de despesas rápidas e eficientes significam rastreamento em tempo real, reembolsos rápidos e funcionários satisfeitos. Mas é mais do que apenas rostos felizes; trata-se de resultados financeiros. Aprovações de despesas eficientes proporcionam uma visão clara dos padrões de gastos da sua empresa, ajudando você a tomar decisões informadas. Você sabe para onde vai cada dólar, permitindo melhor gerenciamento orçamentário e planejamento financeiro. Por sua vez, isto contribui para o crescimento global da empresa, girando as engrenagens da roda dos negócios de forma mais rápida e eficaz.
Estudo de caso sobre automação de aprovação de despesas
Vamos explorar um exemplo da vida real.
Um estudo de caso sobre os benefícios da automação de relatórios de despesas vem da rede de lojas e oficinas de varejo de automóveis, ATU. Enfrentaram desafios significativos nos seus fluxos de trabalho financeiros devido à dependência de pagamentos em dinheiro e de processos de reconciliação manuais. Este sistema era ineficiente, especialmente tendo em conta a grande escala da ATU, com mais de 500 filiais e numerosas compras externas que exigiam muita documentação.
O CFO da ATU, Sebastian Jarankowski, destacou as ineficiências no seu antigo sistema, onde tinham de transportar faturas em papel por toda a Alemanha, causando enormes dificuldades burocráticas e de gestão. O ponto de viragem para a ATU foi a adoção do software de gestão de despesas Payhawk, que revolucionou as suas operações financeiras.
A implementação da solução Payhawk proporcionou à ATU visibilidade completa dos gastos da empresa e permitiu que a empresa aproveitasse controles de gastos integrados e aprovações automatizadas em várias etapas. Esta transformação permitiu à ATU tomar decisões de despesas mais informadas, reduzir significativamente os recursos atribuídos a tarefas manuais e obter poupanças substanciais através de reclamações de IVA.
Um resultado notável desta transformação digital foi a eliminação da necessidade de procurar recibos em papel. Conforme afirmado por Mathias Goetz, Gerente Sênior de Projetos da ATU, o novo processo exigia que os gerentes simplesmente tirassem uma foto de seus recibos e os carregassem no sistema financeiro automatizado. Esta alteração levou a uma recuperação impressionante de 2 milhões de euros da administração fiscal só no primeiro ano, um benefício financeiro significativo que teria sido perdido no âmbito do sistema anterior.
Leia o relatório completo do estudo de caso abaixo.
Estratégias-chave para simplificar aprovações de despesas
Exploraremos agora como configurar e automatizar seu processo de aprovação de despesas do zero. Vamos começar agora.
1. Priorizando Transparência e Responsabilidade
Cada transação, cada aprovação, deve ser clara como o dia. Para conseguir isso, estabeleça um sistema onde as aprovações e negações não sejam apenas comunicadas, mas explicadas. Incentive uma cultura onde questionar as despesas não seja um tabu, mas um sinal de boa governação. Escolha uma plataforma onde as aprovações sejam rastreadas e visíveis para as partes relevantes, para que haja uma trilha de auditoria clara. Este nível de transparência, em última análise, promove a responsabilização.
2. Criando a Política de Despesas
Pense na política de despesas da sua empresa como o livro de regras de um esporte. Se as regras não forem claras, o jogo vira um caos. Uma política de despesas abrangente e bem elaborada é a sua primeira linha de defesa contra uso indevido e confusão. Comece definindo o que é reembolsável e o que não é. Seja tão claro quanto o cristal – se um par de tênis não conta como despesa comercial, diga. Use uma linguagem simples, e não jurídica, para que todos, desde sua equipe de tecnologia até sua equipe de vendas, entendam. E comunicação? Não basta enviar por e-mail e esquecer. Faça discussões regulares, workshops e lembretes sobre essas políticas. Torne a compreensão da política de despesas tão comum quanto o café da manhã em seu escritório.
Você pode navegar pelo artigo abaixo para começar a criar uma política de despesas adequada às suas necessidades.
3. Escolha software para automação de aprovação de despesas
Vamos mergulhar no mundo da automação de despesas e explorar as soluções disponíveis. Imagine cada uma dessas soluções potenciais como um super-herói no universo da gestão financeira, cada uma com seus poderes únicos para transformar seus relatórios de despesas de uma dor de cabeça em uma brisa.
- Nanoredes: Nanonets é o garoto prodígio em tecnologia do bairro. Com sua tecnologia de OCR de ponta e processos baseados em IA, a Nanonets facilita o gerenciamento de despesas. Com sua interface de usuário intuitiva, integração perfeita com vários softwares de contabilidade e monitoramento de conformidade com políticas, Nanonets se destaca como uma solução holística. É como ter um assistente financeiro dedicado que domina todos os truques do livro – desde o rastreamento de recebimentos até a análise sofisticada de gastos.
- Expensify: Pense no Expensify como um amigo legal e intuitivo que sabe exatamente o que você precisa. Sua interface amigável faz com que o rastreamento de recibos e o gerenciamento de reembolsos pareçam um passeio no parque. Com compatibilidade com vários softwares de contabilidade, o Expensify não funciona bem apenas com outros; melhora o jogo de toda a equipe.
- Despesa Zoho: Zoho Expense é como o gênio multitarefa do grupo. Como parte do amplo conjunto do Zoho, ele traz o registro automatizado de despesas para a mesa, garantindo a conformidade com as políticas com facilidade. Sua integração perfeita com software de contabilidade é como ter um tradutor que fala fluentemente todos os idiomas financeiros.
- QuickBooks on-line: Imagine o QuickBooks Online como um versátil experiente. Não se trata apenas de uma contabilidade robusta; trata-se de trazer o rastreamento de despesas para o grupo. Com QuickBooks, você não está apenas gerenciando despesas; você está consolidando todo o seu universo financeiro em um só lugar. É como ter seu bolo e comê-lo também.
- Gastos: Spendesk é o moderno e maníaco por controle (no bom sentido) do gerenciamento de despesas. Ele oferece uma solução abrangente de gastos que coloca controle, visibilidade e automação na palma da sua mão. De cartões corporativos a pagamentos inesperados, a Spendesk tem tudo sob controle. É como ter um canivete financeiro suíço à sua disposição.
Cada uma dessas soluções traz algo único, transformando a difícil tarefa de gerenciamento de despesas em algo mais gerenciável, mais simplificado e, ouso dizer, mais agradável. Não se trata apenas de controlar as despesas; trata-se de adotar uma maneira mais inteligente de trabalhar com base na escolha de uma solução que atenda adequadamente às suas necessidades.
Fluxo de trabalho de aprovação de despesas
Vamos voltar no tempo e dar uma olhada no fluxo de trabalho tradicional e manual de aprovação de despesas, que lembra os dias em que tudo era feito manualmente.
- Reunindo Recibos: Os funcionários coletam recibos em papel para todas as despesas – desde corridas de táxi até jantares com clientes. É como manter um álbum de recortes, mas menos divertido e mais tedioso.
- Preenchendo relatórios de despesas: em seguida, preenchem relatórios de despesas manualmente ou em planilha. É demorado, como pagar seus impostos todos os meses.
- Envio para aprovação: Esses relatórios, repletos de recibos, são então enviados ao gerente ou à equipe financeira – geralmente em uma pasta física que é distribuída como uma batata quente.
- Revisão do gerente: o gerente analisa cada relatório, examinando cada item de linha. É como um trabalho de detetive, mas com mais números e menos entusiasmo.
- Dúvidas e Esclarecimentos: Havendo dúvidas, volta ao funcionário para esclarecimentos. Essas idas e vindas podem parecer um jogo interminável de pingue-pongue.
- Aprovação Final e Reembolso: Depois de aprovado, o relatório vai para a equipe financeira para processamento do reembolso. Isso pode levar dias ou semanas, dependendo da fila.
- Arquivamento e manutenção de registros: Por fim, todos esses documentos são arquivados para manutenção de registros, ocupando espaço físico e dificultando a recuperação.
Fluxo de trabalho simplificado com nanonets: a abordagem moderna
Agora, vamos avançar até hoje e reimaginar esse fluxo de trabalho com Nanonets, transformando um processo complicado em uma operação simplificada e eficiente.
- Captura automatizada de recibos: os funcionários tiram fotos de seus recibos. A tecnologia OCR da Nanonets captura e digitaliza instantaneamente os dados. Chega de acumular papel!
- Geração de relatórios de despesas sem esforço: o sistema preenche automaticamente os relatórios de despesas usando os dados capturados e os exporta para o software de sua preferência. É como mágica, com os números aparecendo onde deveriam, tudo limpo e organizado.
- Envio e Notificação Eletrônica: os funcionários enviam relatórios eletronicamente a partir do meio de sua escolha. Os gerentes recebem notificações instantâneas, avançando o processo na velocidade de um e-mail.
- Revisão rápida do gerente com assistência de IA: os gerentes analisam os relatórios com mais eficiência, auxiliados pela IA que sinaliza anomalias ou violações de políticas. É menos uma caça ao tesouro e mais uma verificação rápida.
- Consultas reduzidas e esclarecimentos em tempo real: Com dados mais claros e registros digitais, as consultas são reduzidas. Quaisquer esclarecimentos necessários são tratados rapidamente através do sistema, reduzindo drasticamente as idas e vindas.
- Aprovação Rápida e Reembolso Automatizado: Depois de aprovado, o sistema faz interface com sistemas de pagamento para reembolso rápido. Os funcionários recebem seu dinheiro de volta mais rápido e todos ficam mais felizes com isso.
- Arquivamento digital e recuperação fácil: todos os registros são armazenados digitalmente, facilitando o arquivamento e a recuperação tão facilmente quanto uma pesquisa no Google. Chega de vasculhar arquivos!
Ao implementar Nanonets, as empresas transformam seu fluxo de trabalho de aprovação de despesas de um processo lento e manual em um sistema rápido, automatizado e quase sem esforço. Não se trata apenas de acompanhar os tempos; trata-se de impulsionar o seu negócio para um futuro onde a eficiência é a norma e a produtividade dispara.
Superando desafios comuns
Quebrando o gelo
A mudança, especialmente em uma organização estabelecida, pode ser tão desafiadora quanto ensinar novos truques a um cachorro velho. Mas não é impossível. Ao introduzir novos processos ou tecnologias de aprovação de despesas, espere resistência. Para facilitar isso, envolva sua equipe no processo de seleção e implementação. Faça-os sentir que fazem parte da mudança, e não vítimas dela. Ofereça amplo treinamento e mostre os benefícios – não apenas para a empresa, mas também para eles. Um pouco de empatia e muita comunicação ajudam muito a transformar céticos em defensores.
Velocidade vs. Conformidade
Na corrida para agilizar as aprovações de despesas, a conformidade é o caminho que você deve seguir. Equilibrar velocidade com conformidade é como andar na corda bamba. Por um lado, você deseja tornar o processo mais rápido; por outro, você não pode se dar ao luxo de economizar legalmente. A chave é configurar sistemas que não sejam apenas eficientes, mas também inerentemente compatíveis. Use tecnologia que fique de olho nas atualizações regulatórias e as integre ao processo. Realize auditorias regulares e mantenha sua equipe treinada em questões de compliance. Não se trata apenas de ir rápido; trata-se de ir longe, sem tropeçar nas regulamentações.
A implementação destas estratégias não só irá agilizar o seu processo de aprovação de despesas, mas também construirá uma cultura de eficiência e responsabilidade. É uma jornada, mas com a abordagem certa, é uma jornada que pode transformar a espinha dorsal financeira da sua empresa.
Conclusão
Então aí está, um rápido passeio pelo mundo dinâmico do gerenciamento de despesas. Vimos os métodos desajeitados e demorados de antigamente e como eles se comparam aos processos elegantes e eficientes de hoje. É como comparar uma carruagem puxada por cavalos a um carro esportivo – ambos levam você aonde você precisa, mas um deles faz isso com muito mais estilo e velocidade.
Investigamos as transformações da vida real, como a jornada da ATU de um passado carregado de papel para um futuro digitalizado e simplificado, recuperando espantosos 2 milhões de euros no processo. São histórias como estas que nos mostram o impacto tangível da adoção de soluções modernas de gestão de despesas.
Nossa exploração das principais soluções do mercado, desde Nanonets com experiência em tecnologia até o intuitivo Expensify, o versátil Zoho Expense, o abrangente QuickBooks Online e o Spendesk centrado em controle, destacaram os variados sabores de inovação disponíveis para nós. Cada solução traz seu toque único para a mesa, mas é difícil ignorar o charme abrangente das Nanonets, combinando sutilmente o melhor de todos os mundos.
À medida que passamos do labirinto dos métodos tradicionais para os caminhos simplificados criados pela tecnologia moderna, fica claro que o futuro da gestão de despesas não consiste apenas em fazer as coisas mais rapidamente. Trata-se de fazê-los de forma mais inteligente, com mais transparência, responsabilidade e eficiência. Trata-se de capacitar nossas equipes, libertá-las do trabalho penoso dos processos manuais e fornecer-lhes as ferramentas para impulsionar nossos negócios.
Assim, ao encerrarmos, convido você a refletir sobre seu atual processo de gerenciamento de despesas. É uma relíquia do passado ou está prestes a impulsioná-lo para um futuro produtivo? Lembre-se, no mundo dos negócios, ficar parado não é uma opção. Abrace a mudança, aproveite a onda do avanço tecnológico e vamos orientar as nossas empresas em direção a um horizonte de eficiência e crescimento. O futuro é agora e é emocionante!
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/
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