Como construir um caso de negócios para automatizar sua fonte para pagar processos Parte 4 (Jussi Karjalainen)

Como construir um caso de negócios ascendente e orientado por valor para automatizar seus processos de origem até o pagamento que são aprovados. Parte 4. 

Meu último artigo abordou as etapas de importação para identificar a tecnologia certa e projetar um roteiro de transformação realista. Este artigo analisará o processo de construção do seu caso de negócios de um ponto de vista não financeiro. Minha próxima peça parecerá
nas finanças. É importante lembrar que um caso de negócio que se concentre exclusivamente em finanças de alto nível provavelmente não será aprovado e aprovado. Por outro lado, um business case que cubra todos os aspectos das mudanças propostas e
fornece uma avaliação de valor de baixo para cima é muito mais provável que o seja. Uma avaliação robusta também provavelmente o ajudará a conduzir o projeto de transformação durante a implementação.

Construindo seu caso de negócios

Neste ponto do processo, você saberá o que deseja fazer, com quem e em que prazo. A próxima etapa do processo é reunir tudo o que você sabe em um documento de caso de negócios e, em seguida, buscar a aprovação do seu investimento no projeto.
equipe executiva e/ou membros do conselho. Curiosamente, esta etapa é frequentemente vista como a parte mais estressante de todo o processo. Por onde você começa? Que documentação você precisa preparar? Como será recebido? Que perguntas extras seus executivos farão?
perguntar? Você tem uma história convincente o suficiente? As mudanças que você propôs serão aprovadas?

Apesar do foco e da importância de um documento de caso de negócios, normalmente é a etapa que fica simplificada demais e acaba sendo focada em números – em vez de ser a avaliação honesta que os executivos geralmente procuram. Seu caso de negócios não é uma planilha.
As finanças são um componente importante do business case, mas não são o único componente.

Seu caso de negócios precisa abordar três pontos abrangentes para ser aprovado e ajudá-lo a conduzir seu projeto de transformação:   

• Confie – seu o caso de negócios precisa ser robusto o suficiente para garantir que seus executivos confiem que você sabe do que está falando 
• Honestidade - deve ser uma avaliação honesta do projeto proposto. Definir os componentes que podem acelerar ou desacelerar o projeto e definir as premissas financeiras e de entrega do projeto que você fez 
• Governance – precisa de traçar um caminho claro com pontos robustos de monitorização e avaliação que garantam que o projecto cumpra as suas promessas. Ter um plano robusto que descreva as principais métricas de “transformação” que precisam ser alcançadas e o que
  ação corretiva pode ser aplicada. 

Seu caso de negócios precisa incluir os seguintes elementos: 

Uma avaliação de gerenciamento de mudanças 

Qualquer caso de negócios precisa incluir uma avaliação detalhada do impacto que seu projeto provavelmente terá em sua equipe. Você precisa delinear os “fatores pessoais” que irão apoiar a implementação do seu projeto, bem como impedi-la. Fazer isso
considere o seguinte: 

• Sua cultura e sistema de valores atuais 
• A capacidade de mudança da sua empresa, incluindo quantas mudanças já estão em andamento ou planejadas 
• Os estilos de liderança e distribuição de poder que existem em toda a organização 
• Percepções de projetos anteriores de transformação e mudança 
• A atitude da sua gerência média em relação às mudanças propostas, pois elas serão fundamentais para impulsionar a adoção pelo usuário final 
• O patrocínio executivo necessário para impulsionar a mudança em toda a organização 

Alinhe seu plano com objetivos estratégicos mais amplos 

Qualquer caso de negócio precisa traçar uma linha muito clara e óbvia entre o projeto proposto e um ou mais objetivos estratégicos da sua organização. Em seguida, vincule isso à transformação que as mudanças propostas proporcionarão. Isto é vital para ganhar
suporte executivo para o projeto e obtenção de aprovação para qualquer gasto. Isso precisa ser mais detalhado do que apenas 'X
alinha-se com o Objetivo Y em torno da transformação digital, pois é um projeto digital. Então, como você demonstra o nível de detalhe necessário? 

• Revise seus planos estratégicos corporativos e departamentais. Se não existirem, reúna-se com sua equipe executiva sênior e pergunte-lhes sobre suas principais prioridades estratégicas. 
• Em seguida, identifique os resultados específicos do seu projeto que apoiarão essas prioridades.
• Alinhe suas métricas de sucesso e o cronograma do seu projeto com o plano estratégico corporativo e/ou departamental mais amplo. 

Teste suas descobertas com algumas partes interessadas importantes para garantir que façam sentido – isso também ajuda a semear a ideia do seu projeto com essas partes interessadas.  

Enfrente o risco 

O risco é uma parte extremamente importante de qualquer processo de tomada de decisão de caso de negócio, por isso você precisa demonstrar que fez sua lição de casa e compreende os riscos associados ao seu projeto em três áreas principais: 

• Riscos do projeto – quais são os riscos envolvidos na entrega do projeto 
• Riscos de inação – quais são os riscos corporativos que o negócio continua enfrentando enquanto não realiza o projeto 
• Riscos de ROI – quais são os riscos de não alcançar o retorno esperado do investimento. 

Para cada um dos riscos, é necessário identificar a probabilidade, o impacto, a classificação do risco e a estratégia de mitigação e um proprietário. Os riscos do projeto devem ser derivados do processo de planejamento do projeto; geralmente são os riscos destacados no business case.
As áreas que normalmente passam despercebidas são os riscos de inação e os riscos de ROI. 

Risco de inação 

O risco de inação refere-se aos riscos corporativos muito reais que uma empresa enfrenta quando altera o seu processo de compras e contas a pagar. Toda empresa enfrenta esses riscos, a questão é saber quão elevados são esses riscos, com base nos sistemas
e processos que você já possui. Geralmente, existem 10 riscos corporativos nos processos de compras e contas a pagar de uma empresa, dos quais você precisa estar ciente: 

• Faturas fraudulentas – o risco de você pagar uma fatura que não deveria 
• Não conformidade do fornecedor – isso incorpora toda uma gama de riscos de não conformidade do lado do fornecedor em torno dos tipos de documentação/processos que você exige que eles mantenham. O risco aqui é você começar a trabalhar com um fornecedor que não tem o
  documentação exigida em vigor ou a documentação existente de um fornecedor caduca. Isso pode incluir conformidade com: 
  • Requisitos ambientais, sociais e de governança (ESG) 
  • Escravidão moderna 
  • Seguros 
  • Acreditação da indústria 
  • Avaliações da indústria  
• Faturas duplicadas – o risco de você pagar a mesma fatura duas vezes para um fornecedor. 
• Conformidade fiscal – o risco de você não conseguir cumprir as leis/declarações fiscais relevantes devido a problemas com seus dados ou processos. 
• Gastos independentes - o risco de que haja gastos corporativos não autorizados com bens/serviços. 
• Aprovação de gastos – o risco de você não conseguir demonstrar a aprovação de gastos corporativos para bens/serviços em conformidade com suas políticas e procedimentos financeiros. 
• Captura incorreta de dados da fatura – o risco de você capturar dados de fatura incorretamente, resultando em problemas relacionados a pagamentos de fornecedores  
• Conflito de interesses - o risco de que as decisões de gastos corporativos sejam tomadas sem uma avaliação clara do conflito de interesses (por exemplo, um contrato é concedido a um amigo de um funcionário ou outro interesse comercial). 
• Risco do ciclo de vida do contrato – este risco incorpora toda uma gama de riscos relacionados com contratos, incluindo áreas como: 
  • Termos contratuais desfavoráveis ​​e/ou potencialmente prejudiciais acordados sem uma avaliação de risco contratual adequada 
  • Documentação do contrato desaparecendo 
  • Aprovação de contratos por funcionários não autorizados 
  • Contratos chegando ao fim sem saber 
• Prejudicando relacionamentos com fornecedores – este risco está relacionado com questões que podem surgir no seu processo de aquisição até ao pagamento e que podem prejudicar a relação que tem com os seus fornecedores. Isso pode incluir fatores como: 
  • Pagamentos de faturas atrasados, atrasados ​​ou perdidos 
  • Alto custo de serviço devido a processos manuais de acompanhamento 
  • Pedidos perdidos ou incorretos devido a processos manuais de pedidos 
• Interrupção de negócios – esse risco está relacionado à possibilidade de que suas principais operações comerciais de aquisição para pagamento sejam interrompidas devido à saída de funcionários-chave que detêm conhecimentos essenciais de processos manuais. 

Risco no ROI

Se você conseguiu acompanhar o processo até este ponto, deverá ter uma ideia clara de como e quando o valor será entregue por meio do projeto proposto, tudo isso determinado por uma série de suposições. Os riscos no ROI são os riscos de
essas suposições não foram atendidas.

Por exemplo, se você calculou que a redução dos custos de processamento de faturas será impulsionada pela adoção de canais de faturamento mais automatizados pelos fornecedores, o que acontecerá se a adoção for mais lenta do que o esperado? Quais estratégias de mitigação você pode implementar
para garantir que as suposições estejam próximas da realidade?

Recomendo revisar todas as áreas de benefícios esperados:

• Benefícios do processo de faturamento
• Benefícios de processamento de PO
• Benefícios relacionados a aquisições
• Benefícios relacionados às pessoas
• Benefícios relacionados à eficiência

E depois realizar uma avaliação de risco com base nessas áreas para identificar a probabilidade, o impacto e uma estratégia de mitigação.

Na nossa experiência, articular aspectos não financeiros de um caso de negócio é um grande passo para construir confiança, demonstrar a sua experiência e preparar o seu executivo para o lado financeiro do caso de negócio. Em meu próximo artigo, analisarei como adicionar esses dados financeiros importantes
para o seu caso de negócios.