Como identificar e prevenir fraudes de fornecedores

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Administrar um negócio envolve lidar com um grande número de riscos. Os riscos de fraude podem surgir do envolvimento com terceiros, como fornecedores ou até mesmo funcionários. Uma dessas fraudes desenfreadas associadas ao processo de contas a pagar é fraude do fornecedor.

A fraude do fornecedor pode ocorrer de uma ou várias fontes de maneira muito sofisticada. Se não for detectado, pode custar muito às empresas. Continue lendo para saber mais sobre fraudes de fornecedores, suas categorias e as formas de detectá-las e preveni-las.

Conteúdo

O que é fraude de fornecedor

Fraude de fornecedor refere-se a más práticas que podem ser cometidas para ganhos pessoais por um fornecedor, vários fornecedores ou um funcionário, no contas a pagar (AP) de uma empresa.

Em palavras simples, é um tipo de golpe que envolve falsificar as informações da conta de um fornecedor ou destinatário no AP para desviar pagamentos. As fraudes de pagamento podem ser cometidas por:

• Um ou vários funcionários
• Um ou vários fornecedores
• Colaboração entre fornecedores e funcionários
• Uma entidade externa que modifica as informações de pagamento de um fornecedor desconhecida por qualquer pessoa

Às vezes, a grande complexidade envolvida pode dificultar a detecção de fraudes de fornecedores e tornar as empresas vulneráveis ​​a grandes perdas.

Quem impacta

Normalmente, a fraude do fornecedor pode impactar de forma bastante severa as pequenas e médias empresas. Essas organizações correm um risco maior, pois tendem a não ter controles fortes ou pontos de verificação que possam rastrear e identificar tais fraudes.

Além disso, organizações menores que possuem equipes menores de funcionários dependem de uma equipe mínima para lidar com vários AP funções. Assim, um funcionário encarregado de receber faturas e autorizar pagamentos pode ser tentado a manipular os registros, o que, por sua vez, pode causar danos substanciais às finanças e à credibilidade de uma empresa.

Isso não significa que organizações maiores não estejam em risco. Mas com seus meios, capacidade e equipe relativamente maior, eles provavelmente implementarão um controle de risco robusto que pode reduzir a incidência de fraudes de fornecedores.

Organizações menores são mais suscetíveis a fraudes de fornecedores se não tiverem os meios e a capacidade de implementar processos e controles de rastreamento. Sem eles, pode ser difícil prevenir ou mitigar as várias categorias de fraude que podem ser cometidas em seu departamento de AP.

Categorias de fraude de fornecedores

A fraude do fornecedor pode variar muito na maneira como é realizada. Ele pode ser categorizado conforme detalhado abaixo:

• Fraude de cobrança: refere-se a manipulações de pagamento que são feitas de 2 maneiras pelos funcionários. Pode envolver um fornecedor falso ou fazer pagamentos duplicados usando a conta de um fornecedor real.
• Fornecedor fictício – Um funcionário com controle e acesso adequados configura uma conta de fornecedor falsa ou uma empresa de fachada, registra-a como fornecedora e faz pagamentos regulares a essa conta.
• Pagamentos duplicados – Um funcionário usa a conta de um fornecedor genuíno, manipula os registros de pagamento e inicia pagamentos duplos na fatura de um fornecedor. O pagamento extra é então transferido para a conta do funcionário.
• Controle de Manipulação: Esse tipo de fraude envolve um funcionário envolvido na falsificação ou modificação de informações no cheque de um fornecedor, para encaminhar pagamentos para uma conta bancária pessoal.
• Aceitando Subornos: Resultado de um entendimento entre um fornecedor e um funcionário, esse tipo de fraude envolve o funcionário recebendo remessas pessoais do fornecedor em troca de benefícios extras ou vendas.
• Faturamento em Excesso: Quando um fornecedor fatura a empresa por quantidades/preços excedentes ao que foi inicialmente acordado, isso é chamado de superfaturamento. Esse tipo de prática pode ser feito sozinho ou em conluio com um funcionário.
• Fixação de preços: Esse tipo de fraude acontece quando dois fornecedores colaboram para fixar preços acima do normal. O comprador/empresa é então obrigado a pagar preços mais elevados, independentemente do fornecedor. Os funcionários podem servir como fontes internas para os fornecedores obterem informações confidenciais sobre orçamentos.
• Manipulação de lances: Uma forma comum de cometer fraude, geralmente é feita por meio da colaboração entre 2 ou mais fornecedores e funcionários para obter o contrato de aquisição em favor do maior lance. O funcionário será devidamente compensado por incentivar e auxiliar na fraude.
• Fraude Cibernética: Provavelmente o tipo mais difícil de detectar, esses casos de fraude de fornecedores são realizados por pessoas desconhecidas e não autorizadas, sem conexão com a empresa ou com o fornecedor. Aqui, entidades externas podem manipular a conta de um fornecedor existente e desviar pagamentos para suas contas. Toda a transação é feita eletronicamente, o que dificulta ainda mais a detecção e a prevenção para as empresas.

Detecção e prevenção de fraudes de fornecedores

Detectar e prevenir fraudes de fornecedores não é fácil, mas factível. Depois de identificar as principais áreas em que há falta de controle, a implementação de controles e medidas mais fortes pode ajudar bastante na prevenção de casos de fraude de fornecedores. Vamos ver as várias maneiras pelas quais os controles podem ser implementados em uma organização para evitar fraudes de fornecedores.

Controles do fornecedor

Como a maioria dos casos de fraude de fornecedores envolve fornecedores, seguir certas precauções desde a seleção até o pagamento pode reduzir sua incidência. Aqui estão alguns controles em potencial:

• Acompanhamento de due diligence nos processos de cadastro de fornecedores. A atenção deve ser focada na verificação de detalhes do fornecedor, como endereços de correspondência, incluindo caixas postais, números de contato, números de identificação fiscal do fornecedor, pessoas de contato e contas bancárias.
• Manter um banco de dados de fornecedores centralizado com preferências definidas. Ter uma lista separada de fornecedores de alto risco pode ajudar a iniciar aprovações adicionais para compensação de pagamentos.
• Realizar uma revisão de fornecedores por meio de uma auditoria/fonte externa ou de um funcionário fora do departamento de fornecedores para uma avaliação imparcial.
• Verificar se o endereço de um fornecedor ou outras informações não correspondem às informações de nenhum funcionário ou são semelhantes a um fornecedor existente.
• Verificação periódica dos arquivos mestre do fornecedor para garantir que o volume de faturamento seja realista e que não haja inconsistências.

Medidas do funcionário

Embora denominado como fraude de fornecedor, muitas vezes é através da ajuda de um insider que a maioria das fraudes são orquestradas. Algumas medidas importantes para verificar o envolvimento dos funcionários em tais fraudes são:

• Realizar verificações completas de antecedentes ao contratar novos funcionários ou agências (quando terceirização de contas a pagar)
• Manter as informações financeiras privadas e restritas aos funcionários em níveis mais altos
• Organizações maiores podem segregar as funções dos funcionários em diferentes níveis para um melhor controle interno. Por isso,
• Uma pessoa encarregada de inserir os dados do fornecedor deve ser diferente daquela que aprova os fornecedores, pois isso pode eliminar a criação de fornecedores falsos
• Pessoal diferente deve lidar com o recebimento de bens ou serviços, processamento de pagamentos de faturas e autorização de aprovações de pagamentos
• As empresas menores podem alternar as funções dos funcionários no fornecedor/AP/Departamento de compras ou amarrar os gerentes para monitorar tarefas importantes que podem eliminar as chances de planejar uma fraude.

Usando métodos de correspondência de fatura

Correspondência de fatura é uma das maneiras eficazes que podem ser usadas por organizações de pequeno a grande porte para evitar a ocorrência comum de fraude de fornecedor.

Correspondência de fatura é um processo usado pelas empresas para verificar faturas de fornecedores em relação a outros documentos relevantes, como ordens de compra (PO), recebimentos de mercadorias, guias de inspeção e até mesmo contra contratos.

Essas verificações obrigatórias podem ajudar a verificar a autenticidade das faturas do fornecedor antes de serem aprovadas para pagamento. Correspondência de fatura/PO pode ser feito de diferentes maneiras.

• Correspondência bidirecional – É realizado combinando a fatura com o pedido (PO) original. Este processo verifica se os bens ou serviços listados na fatura correspondem aos que foram solicitados pela organização.
• Correspondência de três vias – Este processo envolve verificações duplas na fatura. A fatura é comparada primeiro com o ordem de compra e depois para o recebimento da mercadoria. Ajuda a verificar se os bens/serviços listados na fatura correspondem ao pedido e também foram entregues corretamente.
• Correspondência de quatro vias – O processo de correspondência mais elaborado exige a verificação da fatura em relação a 3 outros documentos, a saber, o PO, o recebimento de mercadorias e uma guia de inspeção. Este procedimento garante que os bens/serviços mencionados na fatura sejam recebidos de acordo com o pedido e também tenham sido inspecionados para verificar se estão corretos.
• Não-PO ou correspondência de contrato – Em situações em que as empresas não usam vários documentos, a fatura do fornecedor é comparada com o contrato para verificar se o preço e os serviços mencionados não divergem do próprio contrato.

Aplicando técnicas de mineração de dados

A mineração de dados é uma técnica moderna para analisar grandes quantidades de dados e descobrir padrões que auxiliam na análise de negócios e na tomada de decisões. Essa técnica é altamente precisa na detecção de fraudes e pode ser aproveitada para mitigar os casos de fraude de fornecedores.

Usando a análise de tendências, a mineração de dados pode detectar anomalias que podem indicar atividade fraudulenta. As organizações podem usar técnicas de mineração de dados para verificar padrões específicos que incluem:

• Pagamentos que se desviam do procedimento normal, inconsistências baixas em dólares e valores que são maximizados até o limite de aprovação
• Pagamentos duplicados na mesma data para o mesmo fornecedor ou número total de pagamentos que excedem o contrato
• Pagamentos feitos fora do horário comercial
• Desvios nas informações do fornecedor, como variação nos endereços de entrega e pagamento, uso do mesmo pedido de compra em faturas, números de fatura não sequenciais etc.

Outras medidas organizacionais

Além de medidas importantes, as empresas podem adotar outras medidas adequadas para manter a fraude do fornecedor sob controle. Algumas das viáveis ​​são:

• Configurando uma linha direta de fraude – Uma configuração de linha direta anônima pode ajudar os funcionários a relatar irregularidades sem se preocupar com as consequências. Isso cria uma atmosfera de vigilância e pode ajudar a organização a implementar medidas corretivas rapidamente.
• Apertar os controles internos – Uma organização deve garantir que os procedimentos de controle estejam em vigor e todos, desde a gerência até o nível de entrada, estejam cientes deles. Educar e atualizar os funcionários sobre fraudes de fornecedores pode ajudá-los a estar mais cientes dos riscos e consequências. A realização de avaliações periódicas de risco pode fornecer informações sobre brechas que precisam ser corrigidas para mitigar a fraude do fornecedor.
• Aprovações em duas camadas – As aprovações de fornecedores e de pagamento devem ser executadas por meio de um processo de aprovação em várias camadas. Isso pode garantir que a empresa obtenha fornecedores legítimos e que os pagamentos estejam sob melhor escrutínio com mais de um funcionário supervisionando o processo.

Conclusão

A fraude do fornecedor pode ter um alto preço em uma organização e custar caro. A prevenção de fraudes de fornecedores exige planejamento adequado, revisão e atualização das políticas da empresa em intervalos regulares. As medidas preventivas devem ser implementadas em uma abordagem multinível para mitigar a fraude e proteger as organizações de perdas graves no futuro.