Como organizar contas? - 3 maneiras de rastrear contas facilmente

As contas são uma parte inevitável da vida. Seja você uma empresa, um freelancer ou um assalariado, você certamente terá contas. Com uma sobrecarga de contas, você certamente perderá e esquecerá algumas.

Eficiente gerenciamento de contas começa com uma melhor organização, para que você nunca perca uma conta importante. Mas como organizar as contas de forma eficiente? Como começar? E quais são as práticas recomendadas para rastrear contas com facilidade?

Discutiremos três maneiras de organizar suas contas para que você sempre as tenha à mão quando precisar delas.

---

Por que você precisa organizar as contas?

Quando você tem uma única pessoa lidando com um número menor de contas, é fácil de gerenciar. Mas, à medida que as contas aumentam, os erros estão prestes a acontecer. Aqui estão algumas razões pelas quais você deve levar a sério o gerenciamento de contas:

Perder a noção de datas de vencimento e valores: Manter o controle de várias contas, suas datas e valores é uma tarefa tediosa. E se você perder os pagamentos, poderá ter que pagar uma quantia extra.

Pontuações de crédito prejudiciais: Pagamentos de contas pontuais estão vinculados à sua pontuação de crédito. Um amassado aqui pode custar caro no futuro.

Manutenção de registros de pagamento: Para uma empresa, é crucial manter registros financeiros de pagamentos, faturas, contas e muito mais para permanecer em conformidade. Durante uma auditoria, você deve apresentar dados precisos e confiáveis. Contas em falta podem enviar um sinal errado e levar a auditorias mais intensas.

Orçamento ineficiente: As contas dão uma ideia sobre as tendências de despesas e ajudam você a ficar de olho no seu orçamento versus seus gastos. Deixar de gerenciar as contas pode levar à perda de controle do orçamento.  

Além disso, a organização de contas pode ajudá-lo a lidar com roubo de identidade, gerenciar registros financeiros e garantir o pagamento de contas em dia.

---

3 maneiras de organizar contas como um profissional!

Este blog discutirá essas três maneiras de organizar suas contas. Esses métodos são colocados em ordem crescente de precisão, eficiência e confiabilidade.

• Organizar contas manualmente
• Digitalizando contas e classificando-as na área de trabalho
• Automatizando a organização de contas com fluxos de trabalho automatizados

---

Organizar contas manualmente

Organizar as contas manualmente envolve o uso de pastas de papel e armários para categorizar as despesas. Por exemplo, você pode criar uma pasta denominada “Despesas de entretenimento” para armazenar todas as contas relacionadas a entretenimento, como jantares, passeios de equipe e muito mais.

Você pode seguir estas etapas para organizar contas manualmente:

• Classifique suas contas por data de vencimento e categorize as contas recebidas pela categoria de gastos.
• Crie um sistema de arquivamento para suas contas. Use pastas ou armários para cada tipo de categoria.
• Para acompanhar os pagamentos e datas de vencimento, use uma planilha em papel ou Excel e anote o valor da fatura, a data de vencimento, o status do pagamento e a categoria.
• Configure lembretes em seu dispositivo móvel para não esquecer os pagamentos de contas.
• Efetue os pagamentos no vencimento e atualize o status de pagamento de cada fatura.
• Armazene as contas pagas em um arquivo ou arquivo separado para manter sua planilha de controle de contas ativa gerenciável.
• Repita esse processo mensalmente para manter suas contas organizadas e sob controle.

Prós:

• É um método simples.
• Qualquer pessoa pode seguir estas etapas para manter as contas em um só lugar.

Contras:

• É necessário muito esforço manual.
• É um desafio identificar tendências de gastos.
• Os recibos podem ser perdidos ou danificados facilmente.

---

Digitalizar contas e classificá-las digitalmente

A digitalização de contas pode ajudar a reduzir o risco de danificá-las ou perdê-las. Siga estas etapas para organizar contas digitalmente:

• O primeiro passo é digitalizar as contas. Você pode tirar fotos de suas contas usando seu telefone.
• Você também pode usar um aplicativo de scanner de contas para extrair dados da conta e digitalizar as contas com eficiência.
• Carregue as imagens digitalizadas em sua área de trabalho.
• Crie pastas com base na categoria de gastos e carregue as contas nas pastas designadas.
• Use uma convenção de nomenclatura de arquivo para identificar rapidamente cada fatura, como o tipo e a data da fatura.
• Organize as faturas digitais em subpastas com base em categorias ou datas de vencimento.
• Você pode fazer isso em sua área de trabalho ou em um sistema online como Google Drive, Sharepoint ou mais.
• Agora, use uma planilha ou ferramentas de gerenciamento financeiro para acompanhar as datas de vencimento das contas, status de pagamento e valores.
• Configure lembretes automáticos para garantir o pagamento pontual das contas.
• Faça backup de suas contas digitais em um serviço de nuvem seguro para proteção contra perda de dados.

Prós:

• Mais fácil de categorizar e rastrear pagamentos e realizar análises financeiras.
• Armazenar contas digitalmente elimina o risco de perder ou danificar contas.

Contras:

• Armazenar informações financeiras digitalmente pode gerar preocupações sobre a segurança dos dados.
• Você precisa realizar todo o exercício para cada nova conta que chegar.
• Você deve criar vários backups para garantir que não perca os dados.  

---

Automatizando a organização de contas com fluxos de trabalho automatizados

Fluxos de trabalho automatizados são uma ótima maneira de eliminar tarefas manuais na organização de contas. A maioria das tarefas de organização de contas é baseada em regras, o que significa que podem ser codificadas facilmente.

Plataformas como Nanoredes pode ajudá-lo a automatizar a organização da fatura usando fluxos de trabalho sem código, classificadores de documentose armazenamento em nuvem seguro. Aqui está a aparência de um fluxo de trabalho de gerenciamento de contas automatizado em Nanonets:

• Uma fatura recebida será carregada automaticamente em Nanonets usando as opções de upload de documentos.

• A fatura é então encaminhada para o modelo OCR, onde são extraídos dados relevantes, como valor da fatura, data de vencimento, endereço de pagamento, condições de pagamento e muito mais.

• Agora várias coisas acontecem nas próximas etapas:

1. Os dados da fatura são formatados corretamente se tiverem algum erro. Por exemplo, formato de data, capitalização ou remoção de caracteres especiais.
2. Renomeie a conta com base no valor da conta, categoria de gastos e muito mais.
3. Com base nos dados da fatura, a fatura é categorizada nas categorias de gastos apropriadas.
4. Um fluxo de trabalho de aprovação é acionado em caso de erro, que envia as contas para você para uma revisão manual.
5. Você também pode combinar os dados da fatura com seu extrato bancário para garantir que não haja cobranças extras.

Prós:

• Processo confiável e livre de erros
• Cria trilhas de auditoria automaticamente.
• Sem risco de perder, danificar ou esquecer uma conta para pagar em dia.
• A automação economiza muito tempo, esforço e dinheiro.

Contras:

• Você terá que fazer um esforço único para configurar fluxos de trabalho. [Nossa equipe de especialistas pode ajudá-lo a configurar fluxos de trabalho.]

---

Por que usar Nanonets para organizar contas?

[Conteúdo incorporado]

Nanonets é um software de OCR baseado em AI com avançado sem código automação de fluxo de trabalho e plataforma global de pagamentos. Com Nanonets, você pode automatizar qualquer processo manual com fluxos de trabalho baseados em regras.

Nanonets ' Software OCR é um dos melhores do mercado. Pode extrair dados de qualquer documento; PDFs, imagens, documentos manuscritos, excel, word, etc com mais de 95% de precisão e 10 vezes mais rápido que o método manual.

Além disso, você pode usar Nanonets para extrair dados de documentos, classificar documentos, usar um banco de dados para verificar documentosexecutar enriquecimento de dados tarefas e exportar dados para diferentes formatos e bancos de dados.

As possibilidades são infinitas.

Aqui estão algumas razões para considerar os Nanonets:

• Carregue automaticamente documentos de várias fontes, como Gmail, Drive, SharePoint, desktop e muito mais.
• Classifique os documentos recebidos com um classificador de documentos.
• Excelente correspondência de documentos para fácil verificação de documento.
• Extraia dados de qualquer documento em <15 minutos
• Configure fluxos de trabalho personalizados para realizar o aprimoramento de dados, automação de aprovaçãoE muito mais.
• Armazenamento seguro de documentos e arquivamento de documentos.
• Integrações perfeitas para sincronizar dados com mais de 5000 softwares.
• Interface totalmente personalizável sem código.
• Assistência de migração gratuita.
• Teste grátis de 7 dias
• Gerente de sucesso do cliente dedicado.
• Controle de acesso baseado em função
• Suporte 24 × 7

Aqui está um vislumbre do que os Nanonets podem fazer e muito mais:

Mais de 30,000 usuários usam Nanonets para automatizar mais de 30 milhões de processos de documentos. Nanonets é a escolha perfeita para empresas que buscam otimizar seus processos documentais com uma plataforma robusta, segura e sem código.

Você tem um caso de uso específico em mente? Entre em contato com nossa equipe para que possamos ajudá-lo com seu caso de uso.

---

Leia mais:

• Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
• Platoblockchain. Inteligência Metaverso Web3. Conhecimento Ampliado. Acesse aqui.
• Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/