A reconciliação bancária é o processo de correspondência do livro-caixa da empresa com os extratos bancários. O objetivo é examinar minuciosamente cada transação e identificar quaisquer erros ou possíveis fraudes.
Os dois livros geralmente não coincidem devido a fatores como taxas bancárias, juros, cheques pendentes e depósitos em trânsito. Estas discrepâncias devem ser contabilizadas num extrato de reconciliação bancária para representar com precisão a posição financeira atual.
Neste blog apresentaremos alguns exemplos reais de extratos de conciliação bancária e ajudaremos a resolver os principais problemas enfrentados durante a conciliação bancária.
O que é um extrato de reconciliação bancária?
Um extrato de reconciliação bancária é um documento financeiro que compara o livro caixa da empresa com os extratos bancários para garantir precisão e consistência nos registros financeiros. Esse processo auxilia a empresa a monitorar e atualizar seus recursos, solucionando eventuais discrepâncias que possam surgir. Se forem identificadas inconsistências, elas deverão ser corrigidas ou devidamente explicadas.
O processo de reconciliação bancária investiga minuciosamente as causas das discrepâncias entre as duas contas. Várias razões contribuem para tais discrepâncias:
- Taxas bancarias – As contas bancárias podem incorrer em taxas de cheque especial, taxas de manutenção de conta ou outras penalidades que podem não ter sido marcadas no livro caixa da empresa. Alternativamente, quaisquer juros incorridos sobre o saldo bancário devem ser contabilizados no livro caixa.
- Cheques Pendentes – Os cheques emitidos para fornecedores podem não ser enviados, mas contabilizados no razão. Atrasos no processamento bancário também podem fazer com que os cheques não sejam refletidos no extrato até o final do período de registro.
- Atrasos no pagamento: Os pagamentos feitos por meio de ACH ou transferência bancária podem levar vários dias antes de chegarem ao banco. Isso pode resultar na falta da transação no extrato.
- Erro contábil/bancário: O banco ou o contador da empresa podem ter cometido um erro ao contabilizar uma transação. Exemplos comuns – são pagamentos perdidos, pagamentos duplos ou reembolsos.
Exemplos comuns de extratos de reconciliação bancária
Agora vejamos exemplos de extratos de reconciliação bancária reais e os tipos de problemas que você pode enfrentar:
Taxas bancarias
O saldo bancário da XYZ Corp em 31 de dezembro de 2023 é de US$ 10,000, enquanto o saldo do livro caixa é de US$ 10,300. A variação é atribuída a encargos bancários específicos. Vamos examinar as transações:
- Uma multa de US$ 200 foi incorrida devido a um cheque devolvido, registrado no extrato bancário, mas não no livro caixa.
- $ 300 foram cobrados como taxa anual de manutenção bancária, registrada no extrato bancário, mas não no livro caixa.
- Um dividendo de US$ 100 foi desembolsado da carteira de ações, registrado no extrato bancário, mas não no livro caixa.
- Um pagamento trimestral de juros de US$ 100 pelo banco, registrado no extrato bancário, mas não no livro caixa.
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
Saldo conforme extrato bancário |
$10,000 |
|
Adicionar: Penalidades |
$200 |
|
Taxa de manutenção |
$300 |
$500 |
Menos: Juros Bancários |
$100 |
|
Dividendo |
$100 |
$200 |
Saldo conforme livro caixa |
$10,300 |
Cheques pendentes – Saldo bancário > Saldo do caixa
A XYZ Corp tinha um saldo bancário de US$ 10,000 em 31 de dezembro de 2023, enquanto o saldo do livro caixa era de US$ 9,000. O menor saldo do caixa é atribuído aos cheques pendentes. Vamos examinar as transações:
- Dois cheques totalizando US$ 1,400 foram emitidos, mas ainda não foram processados. Esta transação é registrada no livro caixa, mas não no saldo bancário.
- Um pagamento recebido de US$ 400 de um cliente foi iniciado, mas ainda não foi liberado pelo banco. Esta transação é registrada no livro caixa, mas não no saldo bancário.
- Um pagamento trimestral de juros de $ 100 pelo banco está documentado no extrato bancário, mas não está incluído no livro caixa.
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
Saldo conforme extrato bancário |
$10,000 |
|
Adicionar: Cheques depositados |
$500 |
$500 |
Menos: Cheques pendentes |
$1,400 |
|
Juros Bancários |
$100 |
$1,500 |
Saldo conforme livro caixa |
$9,000 |
Atrasos no pagamento – Saldo caixa > Saldo bancário
A XYZ Corp tinha um saldo bancário de US$ 20,000 em 31 de dezembro de 2023. No entanto, o saldo do livro caixa é de US$ 18,000, refletindo um saldo mais alto devido a atrasos bancários em que certas transações não foram registradas até a data limite. Essas transações foram registradas em 3 de janeiro de 2024. Vamos explorar os detalhes:
- Dois cheques totalizando US$ 4,000 foram emitidos, mas ainda não foram processados. Estes são marcados no livro caixa, mas não refletidos no saldo bancário.
- Um pagamento recebido de US$ 2,000 por meio da ACH foi processado quatro dias após ter sido iniciado. Embora tenha sido marcado em 31 de dezembro no livro caixa, aparece no extrato bancário em 4 de janeiro.
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
Saldo conforme extrato bancário |
$18,000 |
|
Adicionar: Cheques pendentes |
$4,000 |
$4,000 |
Menos: Pagamento de entrada |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo conforme livro caixa |
$20,000 |
Erros contábeis
A XYZ Corp tinha um saldo bancário de US$ 20,000 em 31 de dezembro de 2023. No entanto, o saldo do livro caixa é de US$ 15,000. Após investigação, foram identificados erros no registro dos pagamentos pelo contador. Vamos examinar as transações:
- Um cheque de US$ 2,000 foi emitido, mas nunca foi registrado no livro caixa.
- Um pagamento de US$ 500 a um fornecedor foi registrado erroneamente duas vezes em datas diferentes, apesar de ter sido processado apenas uma vez.
- Um pagamento recebido de US$ 500 foi inserido erroneamente como US$ 5,000.
- Uma transação de US$ 1,000 não pôde ser processada e foi posteriormente reembolsada.
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
Saldo conforme extrato bancário |
$15,000 |
|
Adicionar: Pagamento de entrada incorreto |
$4,500 |
|
Verificação perdida |
$2,000 |
$6,500 |
Menos: Duplicar pagamento |
$500 |
|
Reembolso |
$1,000 |
$1,500 |
Saldo conforme livro caixa |
$20,000 |
Erros bancários
A XYZ Corp tinha um saldo bancário de US$ 10,000 em 31 de dezembro de 2023. No entanto, o saldo do livro caixa é de US$ 12,000. O saldo bancário é menor devido a alguns erros bancários:
- O pagamento do cliente de US$ 1000 não é refletido porque o cliente cometeu um erro com o número da conta.
- A transação bancária falhou e o reembolso de US$ 1000 não foi processado.
- O extrato bancário mostra um erro onde uma transação de entrada de US$ 1000 é contabilizada como US$ 3000.
- O banco perdeu ou extraviou seu cheque de $ 2000.
Erros bancários podem ser contestados com o banco e resolvidos. A reconciliação bancária é vital para descobrir tais erros em tempo hábil nas janelas de disputa!
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
---|---|---|
Saldo conforme extrato bancário |
$10,000 |
|
Adicionar: Pagamento de conta errado |
$1,000 |
|
Reembolso |
$1,000 |
|
Cheque perdido |
$2,000 |
$4,000 |
Menos: Erro de valor |
$2,000 |
$2,000 |
Saldo conforme livro caixa |
$12,000 |
Formato alternativo de reconciliação bancária
No método acima, contabilizamos diversas transações que criaram discrepâncias entre o livro caixa e o saldo bancário. Alternativamente, as empresas “ajustam” os livros para preparar um extrato bancário. Neste método:
Passo 1: Ajustar o saldo bancário
Os extratos bancários devem ser ajustados somando os depósitos pendentes (depósito em trânsito) e deduzindo os cheques emitidos pendentes (cheques pendentes). A lógica aqui é:
Saldo Bancário + Depósitos em Trânsito – Cheques Pendentes = Saldo Bancário Ajustado
Etapa 2: ajustar os livros caixa
O saldo do caixa precisa de ajuste para taxas de serviço bancário, juros acumulados e cheques rejeitados (cheques NSF). A lógica aqui é:
Saldo do Livro Caixa + Juros – Tarifas Bancárias – Cheques Rejeitados = Livro Caixa Ajustado
Nanoredes Estado de reconciliação bancária 31 de dezembro de 2023 |
||
Pormenores |
Montante individual |
Valor total |
Saldo conforme extrato bancário |
$10,000 |
|
Adicionar: Depósito em trânsito |
$2,000 |
|
Menos: Cheques Pendentes |
$1,000 |
$1,000 |
Saldo de caixa ajustado |
$11,000 |
|
Saldo conforme caderneta |
$12,000 |
|
Adicionar: Juros bancários ganhos |
$100 |
|
Menos: Pena Bancária |
$1,100 |
$1,000 |
Saldo Ajustado da Caderneta |
$11,000 |
Como agilizar a reconciliação bancária?
A reconciliação bancária é um processo tedioso com várias etapas manuais. Uma abordagem mais eficiente é adotar um software de conciliação bancária, que reduz erros manuais e melhora a organização e a economia de tempo por meio da automação.
As ferramentas de reconciliação bancária empregam principalmente dois métodos de reconciliação: Revisão de Documentos e Revisão Analítica. Na Revisão de Documentos, o software baseado em OCR extrai dados pertinentes de documentos e os apresenta no formato necessário. Ferramentas de automação como Nanonets vão um passo além, permitindo que os usuários definam regras para detectar anomalias, duplicatas e incompatibilidades. Se o software conseguir identificar discrepâncias, simplifica significativamente o processo de reconciliação em mais de 90%.
Automatize seu processamento de hipotecas, subscrição, detecção de fraudes, reconciliações bancárias ou processos contábeis com um fluxo de trabalho personalizado pronto para uso.
Nanonets simplifica e agiliza o processo de reconciliação de contas com sua solução de automação de fluxo de trabalho baseada em IA. Esta ferramenta automatiza várias etapas, minimizando o esforço manual e aumentando a eficiência em um fator de 10.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/how-to-solve-real-life-problems-of-bank-reconciliations-with-examples/
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