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Uma guia de entrega é um documento formal que acompanha a entrega de mercadorias e é um registro do tipo e quantidade do item que está sendo entregue. Uma cópia da nota geralmente é devolvida ao vendedor como prova de entrega. Com a crescente digitalização do mercado, o gerenciamento automatizado de dados de boletos de entrega assumiu importância. Vamos ver como as ferramentas de OCR podem ajudar a extrair dados de boletos de entrega.
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A importância da carteira de entrega
A guia de remessa ou nota de entrega é semelhante à fatura, pois contém os detalhes do comprador, os detalhes do vendedor e o tipo de item que está sendo enviado. Difere da fatura por não ter nenhuma informação de preço (geralmente). Também chamada de 'nota de despacho' ou 'nota de recebimento de mercadorias', é emitida pelo vendedor, expedidor, transportador ou despachante e é direcionada ao cliente e quaisquer intermediários responsáveis por levar o produto ao cliente.
Embora não existam regras padrão ou estritas sobre o que um boletim de entrega deve conter, um boletim de entrega normalmente inclui as seguintes informações:
- Nome e endereço do vendedor/fornecedor
- Nome e endereço do comprador/cliente
- Data do pedido,
- Data de envio,
- Data prevista de entrega
- Número/nome do pedido
- Listas de mercadorias incluídas na entrega
- Possíveis entregas adicionais, por exemplo, entrega 1 de 3
Um boleto de entrega pode conter detalhes como o número de registro e informações bancárias do vendedor para fins de seguro ou para novos clientes.
Uma guia de entrega com valor (ou nota de entrega com valor) pode conter o preço do produto, mas essas notas devem ser acompanhadas da nota fiscal.
A diferença entre um boletim de entrega com valor e uma fatura é que o primeiro não é válido para efeitos fiscais e é apenas um comprovativo de entrega. A fatura, por outro lado, é usada na tributação e contém dados fiscais do comprador e vendedor, o preço dos produtos e qualquer IVA aplicável e outros impostos.
Um boleto de entrega oferece ao vendedor um melhor controle sobre os produtos enviados e uma visão geral de sua produtividade. Ajuda os clientes (compradores) a verificar se receberam os produtos pelos quais foram pagos. Muitas vezes, o comprador deve assinar a nota para informar ao comprador que a entrega está em ordem.
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Os desafios na extração manual de dados de boletos de entrega
O boleto de entrega geralmente é recebido junto com a remessa/produto na recepção de uma empresa ou no armazém, dependendo das práticas comerciais seguidas. Em ambos os casos, o funcionário que recebe a remessa – a equipe do front office ou um funcionário do depósito, conforme o caso – deve comparar os detalhes da guia de entrega com os detalhes do pedido de compra, fatura e/ou pacote de remessa . Em seguida, ela assina a súmula, se for essa a sua natureza, e arquiva uma cópia para os registros da empresa.
Esse funcionário, provavelmente, tem muitas tarefas em seu portfólio, e o gerenciamento de súmulas de entrega pode ser apenas a gota d'água que quebra seu moral.
A verificação dos itens listados na súmula com os itens entregues é um processo único e deve ser realizado em tempo real. Arquivar e arquivar o boleto de entrega é uma operação pós-entrega e pode se tornar tedioso, chato e demorado. O arquivamento e o arquivamento são ainda mais complicados pelos diferentes formatos e layouts dos boletos de entrega. As notas de entrega podem estar na forma de cópias impressas entregues em mãos ou por fax, anexos de e-mail ou como intercâmbio eletrônico de dados (EDI). Na maioria das empresas, os dados dos boletos de entrega devem ser inseridos em um banco de dados, para fins de gerenciamento de estoque, arquivamento e atividades de auditoria.
Pode ser demorado e tedioso extrair dados manualmente de boletos de entrega nesses vários formatos. Isso geralmente leva a erros e atrasos resultantes no processamento de documentos. Os desafios comuns na extração manual de dados de boletos de entrega incluem,
- Consumo de tempo, principalmente à medida que a empresa cresce e o número de compras aumenta.
- Muito e-mail e papel exigem armazenamento e organização de arquivos físicos.
- Perda de incompatibilidades entre dados no pedido de compra, fatura e boletos de entrega.
- Itens mal arquivados e esquecidos; isso é especialmente verdadeiro quando os vendedores enviam notas de entrega por e-mail assim que as mercadorias são despachadas. No momento em que as mercadorias são recebidas, o correio que contém o boleto de entrega pode ficar enterrado na caixa de correio do destinatário, causando confusão.
A extração manual de dados de boletos de entrega e sua entrada em um banco de dados não seguido por etapas de verificação podem ter taxas de erro de até 4%. A regra de entrada de dados 1-10-100 é bem conhecida nos círculos de entrada de dados – a verificação da precisão dos dados no ponto de entrada custa $ 1, a limpeza de erros custa $ 10 em forma de lote e erros não corrigidos custam à empresa $ 100 ou mais.
OCR de súmulas de entrega
O software de extração de dados pode ser usado para extrair seletivamente dados de boletos de entrega. O reconhecimento óptico de caracteres ou OCR, software que extrai dados de documentos digitalizados, imagens de câmeras e pdfs somente de imagem, é mais adequado para a extração automatizada de dados de boletos de entrega.
Existem muitos tipos de software OCR que são usados na extração de dados na indústria hoje. O tipo mais rudimentar simplesmente extrai todo o texto do documento de entrega e categorização adicional e extração de dados significativos requer esforço humano.
A segunda geração de OCR – OCR Zonal ou Baseado em Modelo – extrai dados específicos do documento de entrega, dependendo de sua posição ou “zona” no documento.
Os OCRs de terceira geração, como os Nanonets, usam recursos de IA e ML para extrair de forma inteligente informações significativas das notas de entrega. Essas ferramentas cognitivas de OCR são capazes de aprender novos formatos e estilos de súmulas de entrega com o uso e, assim, minimizar a intervenção humana.
Um bom OCR de súmula de entrega deve ter os seguintes recursos:
- A capacidade de extrair dados que podem ser estruturados, mal estruturados e/ou não estruturados na súmula de entrega original. A coerência dos dados extraídos dessas várias fontes é possibilitada pelo uso de extração de dados baseada em IA.
- A capacidade de converter os dados extraídos em vários formatos legíveis/editáveis para uso posterior.
- Segurança de dados – o produto adquirido por uma empresa pode ser altamente sensível e confidencial, pois pode fazer parte de processos patenteados e de marca registrada da empresa. O software de extração de dados deve ser capaz de garantir a proteção dos dados contra roubo, hacking e má gestão.
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Vantagens do OCR de Delivery Dockets baseado em IA
Alguns benefícios do uso de ferramentas de OCR com inteligência artificial, como Nanonets, para gerenciamento de dados de boletos de entrega são:
- Precisão dos dados: os OCRs que utilizam a IA podem minimizar ou até eliminar completamente os erros humanos causados por fadiga ou descuido.
- Economia de tempo: a entrada manual de dados a partir de notas de entrega pode consumir muito tempo, e os OCRs podem economizar muito do tempo gasto pelos funcionários em atividades repetitivas mundanas. O OCR habilitado para IA extrai dados relevantes de qualquer documento em 27 segundos, contra 3.5 minutos para captura manual.
- Reorientação do funcionário: O tempo disponível para o funcionário devido à automação da extração de dados do boleto de entrega pode ser redirecionado para tarefas produtivas que podem aprimorar seu conjunto de habilidades e os resultados da empresa.
- Dados centralizados: Os dados capturados pelo software OCR podem ser armazenados em um local centralizado e, portanto, estarão acessíveis a todos os stakeholders da empresa.
- Segurança dos dados: A possibilidade de introduzir verificações em vários níveis do processo de automação iniciado pelo OCR pode aumentar a segurança dos dados.
- Escalabilidade: À medida que o negócio se expande, é complicado ter um sistema manual para gerenciamento de faturas. Os OCRs podem agilizar o processo de gerenciamento de notas de entrega, levando a aprimoramentos de expansão.
- Integração com outros sistemas de automação da empresa. Com a hiperautomação lentamente encontrando uma posição no setor empresarial, o uso de OCR na área de gerenciamento de registros de entrega pode ajudar na integração da operação no sistema maior que permeia a organização.
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A adequação de Nanonets como um OCR de súmula de entrega
Nanonets é uma ferramenta de OCR orientada por IA que é mais adequada para a extração de dados de boletos de entrega devido aos seguintes motivos:
- Detecção precisa da estrutura da tabela de um item de linha contendo documentos como formulários.
- Todas as entradas de itens de linha que estão presentes nos formulários, como nome, produto, quantidade etc.
- Os dados podem ser extraídos como saída JSON que pode permitir a criação de aplicativos e plataformas personalizados.
- Ao mesmo tempo que oferece uma excelente API e documentação para desenvolvedores, o software também é ideal para organizações sem uma equipe interna de desenvolvedores.
- É uma ferramenta verdadeiramente sem código
- Fácil integração de Nanonets com a maioria dos softwares de CRM, ERP, serviços de conteúdo ou RPA.
- Processamento de vários idiomas: Nanonets OCR pode reconhecer texto manuscrito, imagens de texto em vários idiomas ao mesmo tempo, imagens com baixa resolução, imagens com fontes novas ou cursivas e tamanhos variados, imagens com texto sombreado, texto inclinado, texto não estruturado aleatório, ruído de imagem, imagens borradas e muito mais. Isso é, como se pode entender, particularmente relevante para entregas entre países diferentes ou para transportar mercadorias entre regiões que usam idiomas diferentes.
- Trabalha com dados personalizados por meio do uso de dados personalizados para treinamento de modelos de OCR.
- Independência de formatos: as nanonets não estão vinculadas ao modelo de documentos. Você pode capturar dados cognitivamente em tabelas ou itens de linha ou em qualquer outro formato.
- Muitas ferramentas de entrada de dados, como Nanonets, vêm com uma equipe de assistência técnica robusta que pode ajudar a superar os desafios e aproveitar todo o potencial das operações automatizadas de entrada de dados.
Os casos de uso de processamento inteligente de documentos da Nanonets ajudam as organizações a adotar a automação de maneira integrada. Aqui estão alguns estudos de caso interessantes:
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A extração de dados de boletos de entrega pode ser árdua e demorada quando realizada manualmente. O software de extração de dados orientado por IA, como o Nanonets, pode ajudar a automatizar o processo. O uso de AI-OCR na etapa final do fluxo de trabalho Procure-to-Pay traz benefícios atraentes, como economia de tempo e custo, um processo de aprovação simplificado e, por fim, melhores resultados.
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