Na era digital, as empresas contam com processos eficientes de gerenciamento de despesas para manter registros financeiros precisos e garantir operações tranquilas. No entanto, um desafio que as organizações costumam encontrar é a presença de recibos duplicados. Essas duplicatas podem levar a erros nos cálculos de reembolso, problemas de conformidade e uso ineficiente de recursos.
Nesta postagem do blog, vamos mergulhar no mundo da detecção de recibos duplicados com software OCR, explorando seus benefícios e práticas recomendadas.
O que são recibos duplicados?
Recibos duplicados referem-se a várias cópias ou envios do mesmo recibo por um funcionário ou indivíduo que busca reembolso por suas despesas. Recibos duplicados podem ter várias implicações no processo de reembolso de despesas.
Como isso afeta o reembolso de despesas?
Precisão de Reembolso
Recibos duplicados podem levar a imprecisões nos cálculos de reembolso de despesas. Se várias cópias do mesmo recibo forem enviadas, isso poderá resultar em pagamento a maior ou reembolso duplo pela mesma despesa.
Prevenção de fraude
Recibos duplicados podem ser uma bandeira vermelha para possíveis atividades fraudulentas. Indivíduos podem enviar recibos duplicados intencionalmente para reivindicar o reembolso da mesma despesa várias vezes. As organizações devem ter políticas e sistemas robustos de gerenciamento de despesas para detectar e prevenir tentativas fraudulentas de reembolso.
Conformidade política
Recibos duplicados podem violar as políticas e diretrizes de reembolso de despesas definidas pela organização. As políticas geralmente exigem que os funcionários forneçam recibos originais e proíbem o reembolso de despesas já reivindicadas ou reembolsadas. Recibos duplicados podem resultar em não conformidade, levando a confusão e trabalho administrativo adicional para corrigir a situação.
Atrasos de aprovação
Quando recibos duplicados são enviados, isso pode levar a atrasos no processo de aprovação de reembolso. Revisores e aprovadores devem gastar mais tempo identificando e resolvendo duplicatas, o que pode retardar o fluxo de trabalho geral de reembolso.
Auditoria e Manutenção de Registros
Recibos duplicados podem criar desafios durante auditorias internas ou revisões financeiras. Espera-se que as organizações mantenham registros precisos de despesas, e despesas duplicadas podem dificultar o fornecimento de documentação confiável.
Como evitar a duplicação de recibos?
- Políticas claras de reembolso: Estabeleça diretrizes claras que descrevam o envio de recibos originais, a proibição de reembolsos duplicados e as consequências de violações de políticas.
- Validação de recebimento: Implementar mecanismos para validar recebimentos no momento da submissão. Isso pode incluir verificações automatizadas para identificar possíveis duplicatas ou sinalizar recebimentos que já foram processados.
- Acompanhamento e reconciliação de recebimentos: Manter um sistema centralizado para rastrear e reconciliar recebimentos. Isso garante que recibos duplicados sejam detectados e resolvidos antes que ocorra o reembolso.
- Soluções de tecnologia: Explore o uso de software ou aplicativos de gerenciamento de despesas que fornecem recursos para digitalização de recibos, validação e detecção automatizada de duplicatas.
Quer melhorar seu processo de detecção de duplicatas? Aproveite as soluções baseadas em IA da Nanonets.
Erro honesto ou mergulho duplo?
A duplicação de recebimento pode ser inocente e simplesmente um erro de upload. Erros acontecem e não é incomum que indivíduos enviem recibos duplicados acidentalmente durante o processo de reembolso de despesas.
Os funcionários podem carregar o mesmo recibo involuntariamente mais de uma vez devido a descuido ou confusão. Eles podem não perceber que já enviaram o recibo e acidentalmente carregá-lo novamente, resultando em duplicatas.
A duplicação de recebimento também pode ocorrer quando há pequenas variações na documentação. Por exemplo, se um indivíduo receber uma cópia física e uma cópia eletrônica de um recibo, ele pode carregar inadvertidamente ambas as versões, resultando em entradas duplicadas.
Ao reconhecer que pode ocorrer a duplicação inocente de recebimentos, as organizações podem promover uma cultura de confiança e compreensão enquanto tomam medidas para melhorar os processos e reduzir erros no futuro.
Como melhorar a detecção de duplicados?
Esclarecimento e Educação
Reforce o procedimento adequado para envio de recibos e destaque quaisquer diretrizes específicas para evitar erros futuros. Ofereça treinamento ou recursos adicionais, se necessário, para melhorar a compreensão e a conscientização.
correção
Peça ao funcionário para identificar e sinalizar entradas duplicadas para remoção ou correção. Eles podem trabalhar em colaboração com o departamento apropriado ou o indivíduo responsável pelo gerenciamento de reembolsos de despesas.
Melhorias de sistema
Avalie o sistema ou software de gerenciamento de despesas para identificar todas as áreas em que a experiência do usuário ou a clareza podem ser aprimoradas para minimizar a ocorrência de duplicação inocente de recebimentos. Considere a implementação de recursos que forneçam feedback imediato sobre uploads bem-sucedidos ou destaquem duplicatas em potencial.
Como identificar recibos duplicados?
Nanonets é um fornecedor de software OCR que oferece recursos avançados para identificar recibos duplicados. Veja como os Nanonets podem ajudar no processo de detecção de recibos duplicados:
- Extração de dados com tecnologia OCR: Nanoredes utiliza a tecnologia OCR para extrair dados importantes de recebimentos, incluindo nomes de fornecedores, datas, valores e outras informações relevantes. Essa extração automatizada de dados garante a recuperação precisa e consistente das informações dos recibos, o que é essencial para a detecção de duplicatas.
- Correspondência de conteúdo textual: Nanonets compara o texto extraído de diferentes recibos para identificar possíveis duplicatas. Ao analisar o conteúdo textual, os Nanonets podem detectar semelhanças ou correspondências exatas entre recibos, mesmo que tenham layouts ou formatos diferentes. Isso ajuda a sinalizar possíveis recibos duplicados para uma investigação mais aprofundada.
- Reconhecimento de imagem e análise visual: Nanonets emprega técnicas de reconhecimento de imagem e análise visual para identificar semelhanças visuais entre recibos. Ao comparar as características visuais e estruturas de imagens de recibos, os Nanonets podem detectar duplicatas com base em padrões visuais ou semelhanças.
- Regras e algoritmos personalizáveis: Nanonets permite que os usuários definam e personalizem regras e algoritmos para detecção de duplicatas com base em critérios específicos. Essa flexibilidade permite que as organizações configurem processos personalizados de identificação duplicada que se alinham com seus requisitos exclusivos.
- Validação e feedback em tempo real: Nanonets podem fornecer validação em tempo real durante o processo de envio de recibos. À medida que os usuários carregam os recibos, os Nanonets podem compará-los com os registros existentes ou com um banco de dados de recibos processados anteriormente. Ele pode alertar prontamente os usuários se potenciais duplicatas forem detectadas, evitando o envio de recibos duplicados no ponto de entrada.
- Relatórios e análises: A Nanonets gera relatórios e análises sobre recibos duplicados, fornecendo informações sobre a ocorrência e os padrões de duplicatas. Essas informações ajudam as organizações a entender tendências, identificar áreas para melhoria de processos e tomar medidas proativas para reduzir envios duplicados.
- Capacidades de integração: A Nanonets oferece recursos de integração com sistemas ou fluxos de trabalho existentes, permitindo a incorporação perfeita de sua funcionalidade de detecção de duplicatas no gerenciamento de despesas ou nos processos de reembolso das organizações.
Aproveitando a tecnologia OCR da Nanonets e os recursos avançados de detecção de duplicatas, as organizações podem aumentar a precisão e a eficiência da identificação de recibos duplicados. As regras personalizáveis da Nanonets, a validação em tempo real e os recursos de geração de relatórios fornecem uma solução abrangente para agilizar o processo de identificação de recibos duplicados.
Sinalize faturas duplicadas e variações nos detalhes do pedido/recebimento e evite fraudes.
- Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
- PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
- PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- PlatãoESG. Automotivo / EVs, Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
- BlockOffsets. Modernizando a Propriedade de Compensação Ambiental. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :é
- :não
- :onde
- $UP
- a
- precisão
- preciso
- atividades
- Adicional
- administrativo
- avançado
- novamente
- idade
- Alimentado por AI
- Alertar
- algoritmos
- alinhar
- Permitindo
- permite
- já
- tb
- entre
- quantidades
- an
- análise
- analítica
- análise
- e
- qualquer
- aplicações
- apropriado
- aprovação
- SOMOS
- áreas
- AS
- At
- Tentativas
- auditorias
- Automatizado
- consciência
- baseado
- BE
- sido
- antes
- Benefícios
- MELHOR
- melhores práticas
- entre
- Blog
- ambos
- negócios
- by
- cálculos
- CAN
- capacidades
- centralizada
- desafiar
- desafios
- características
- Cheques
- reivindicar
- afirmou
- clareza
- remover filtragem
- colaboração
- COM
- comparar
- comparando
- compliance
- compreensivo
- Preocupações
- confusão
- Consequências
- Considerar
- consistente
- conteúdo
- crio
- critérios
- Cultura
- personalizável
- personalizar
- dados,
- banco de dados
- Datas
- definir
- atrasos
- mergulhar
- Departamento
- detalhes
- descobrir
- detectou
- Detecção
- diferente
- difícil
- digital
- idade digital
- mergulho
- documentação
- parece
- duplo
- duplicação
- down
- dois
- duplicatas
- durante
- eficiência
- eficiente
- Eletrônico
- Empregado
- colaboradores
- emprega
- permite
- aumentar
- aprimorada
- garantir
- garante
- entrada
- erro
- erros
- essencial
- estabelecer
- Mesmo
- existente
- esperado
- despesas
- vasta experiência
- Explorando
- extra
- extrato
- Funcionalidades
- retornos
- financeiro
- Flexibilidade
- Escolha
- Promover
- fraude
- fraudulento
- da
- funcionalidade
- mais distante
- futuro
- gera
- orientações
- acontecer
- Ter
- ajudar
- ajuda
- SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA
- Destaques
- Como funciona o dobrador de carta de canal
- Contudo
- HTTPS
- identificação
- identificar
- identificar
- if
- imagem
- Reconhecimento de Imagem
- imagens
- Imediato
- Impacto
- executar
- implementação
- implicações
- melhorar
- melhoria
- in
- incluir
- Incluindo
- Individual
- indivíduos
- ineficiente
- INFORMAÇÕES
- inocente
- insights
- instância
- integração
- intencionalmente
- interno
- para dentro
- investigação
- IT
- ESTÁ
- Chave
- conduzir
- principal
- Alavancagem
- aproveitando
- a manter
- fazer
- de grupos
- gestão
- correspondente
- Posso..
- medidas
- mecanismos
- poder
- erro
- erros
- mais
- múltiplo
- devo
- nomes
- necessário
- OCR
- OCR Software
- of
- oferecer
- Oferece
- frequentemente
- on
- uma vez
- ONE
- Operações
- otimizando
- or
- organização
- organizações
- original
- Outros
- esboço
- global
- Supervisão
- padrões
- físico
- Lugar
- platão
- Inteligência de Dados Platão
- PlatãoData
- ponto
- políticas
- Privacidade
- Publique
- potencial
- práticas
- presença
- evitar
- impedindo
- anteriormente
- Proactive
- procedimentos
- processo
- Processado
- processos
- Proibição
- adequado
- fornecer
- provedor
- fornecendo
- em tempo real
- perceber
- recibos
- recebe
- reconhecimento
- reconciliação
- reconciliando
- registros
- Vermelho
- reduzir
- relevante
- confiável
- depender
- remoção
- Relatórios
- Relatórios
- requerer
- Requisitos
- resolvidas
- resolver
- Recursos
- responsável
- resultar
- resultando
- Opinões
- uma conta de despesas robusta
- regras
- s
- mesmo
- exploração
- desatado
- busca
- conjunto
- vários
- rede de apoio social
- semelhanças
- simplesmente
- situação
- lento
- Liso
- Software
- solução
- Soluções
- específico
- gastar
- Passos
- racionalização
- submissão
- Submissões
- enviar
- apresentado
- bem sucedido
- .
- sistemas
- adaptados
- Tire
- tomar
- técnicas
- Tecnologia
- do que
- que
- A
- O Futuro
- o mundo
- deles
- Eles
- Lá.
- Este
- deles
- isto
- tempo
- vezes
- para
- Rastreamento
- Training
- Tendências
- Confiança
- Incomum
- compreender
- compreensão
- único
- Unsplash
- usar
- Utilizador
- Experiência do Usuário
- usuários
- VALIDAR
- validação
- Ve
- fornecedor
- versões
- Violações
- we
- quando
- qual
- enquanto
- precisarão
- de
- Atividades:
- de gestão de documentos
- fluxos de trabalho
- mundo
- investimentos
- zefirnet