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O campo da saúde está passando por um período de tremendas mudanças. Felizmente, muitas dessas mudanças melhoram o processo para pacientes e profissionais de saúde. No entanto, através destas mudanças, os pacientes passaram a esperar automatização, digitalização e suporte instantâneo devido ao ritmo rápido a que a tecnologia está a avançar e os dispositivos inteligentes estão a tornar-se mais amplamente disponíveis.
Os pacientes de hoje não desejam ter responsabilidades excessivamente demoradas. Como consequência direta deste desenvolvimento, o setor de saúde se concentra em melhorar a experiência do paciente.
De acordo com o pesquisa sobre satisfação do paciente pelo Altarum Institute Center for Consumer Choice in Health Care, os médicos acreditavam que 76% de seus pacientes estavam satisfeitos com seus cuidados. Ainda assim, apenas 39% dos pacientes ficaram satisfeitos com o tratamento.
Freqüentemente, há uma divisão entre o paciente e o profissional, o que pode afetar sua prática. Um dos aspectos mais importantes disso é a primeira impressão que você passa, incluindo o processo de integração pelo qual você passa com novos pacientes.
Este artigo examinará detalhadamente o fluxo de trabalho para a integração de novos pacientes, que é um componente essencial na produção da excelente experiência do paciente que os profissionais médicos procuram alcançar.
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O que é integração de pacientes?
O registro de novos pacientes e o fornecimento de orientação em sua unidade de saúde é denominado "integração do paciente". O processo de integração do paciente frequentemente passa despercebido nas práticas médicas. Contudo, aperfeiçoar esse processo pode mostrar resultados imediatos nos escores de satisfação do paciente.
Os pacientes podem ter uma impressão inicial nada favorável da prática se o processo de integração de um novo paciente for difícil de entender, exigir muito tempo ou depender de métodos antiquados, como preencher páginas e páginas de papel formulários. No entanto, tomar medidas para agilizar o processo de integração dá aos pacientes em potencial a impressão de que sua instituição oferece atendimento que não é apenas rápido e conveniente, mas também pessoal.
A integração de novos pacientes pode ser estressante e exigir tempo e esforço significativos. Você pode reduzir o estresse, tempo e esforço de integrar novos pacientes sem sacrificar a satisfação do paciente por meio de um procedimento de integração sem papel.
Para garantir que seus pacientes tenham um bom começo, você precisa estabelecer um fluxo de trabalho digital eficiente que consista nos quatro componentes essenciais a seguir:
- Integração eficaz e eficiente do paciente
- Segurança de dados
- Feedback do paciente
- Armazenamento e roteamento de dados
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Os benefícios da integração de pacientes sem papel
A documentação sempre desempenhou um papel importante no setor de saúde. Os médicos precisam que os pacientes preencham a papelada de admissão, assinem acordos de consentimento e tenham acesso às suas informações, entre outros requisitos.
Uma solução de integração de pacientes sem papel que conecte você totalmente aos sistemas existentes agora é uma necessidade. Com o atendimento remoto se tornando um requisito absoluto para prestadores de serviços em todo o mundo, a integração de pacientes sem papel oferece uma solução eficaz para promover o atendimento remoto.
Então, aqui estão apenas alguns dos benefícios que você pode esperar ao implementar a integração de pacientes sem papel:
- Documentação sem contato: A integração de pacientes sem papel permite diminuir as restrições de tempo impostas pela admissão e acordos de pacientes, ao mesmo tempo que oferece uma experiência sem contato segura e protegida para pacientes e departamentos internos.
- Bases de conhecimento acessíveis e pesquisáveis: A integração de pacientes sem papel permite agilizar a coleta de dados e a manutenção de registros. Você pode utilizar repositórios de conteúdo centralizados que são livremente acessíveis e pesquisáveis por todos os departamentos necessários. Isso permite que sua equipe trabalhe com mais eficiência, reservando mais tempo para o atendimento ao paciente e, ao mesmo tempo, reduzindo os riscos de erros na entrada de dados.
- Rastreamento de dados: A integração de pacientes sem papel também permite gerenciar e atualizar contratos conectando documentos assinados ao seu software de gerenciamento de conteúdo. Esse processo abre caminho para rastreamento e gerenciamento de mudanças sem papel.
- Acessibilidade Remota: Você pode agilizar ainda mais os check-ins sem contato com a ajuda de uma solução de integração de pacientes sem papel, proporcionando a seus pacientes uma experiência mais fácil em seu consultório. Esta solução permite que os pacientes marquem consultas e façam login de qualquer local.
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Melhores práticas para uma integração eficiente de pacientes
Cada etapa da jornada do paciente deve se concentrar no paciente. Manter o foco no paciente dá a ele uma sensação de valor e importância enquanto é tratado em seu consultório. Com processos digitais de saúde, os prestadores de cuidados de saúde podem expandir as suas capacidades e atender os seus pacientes em qualquer lugar para uma experiência mais conveniente.
Os pacientes podem utilizar seus dispositivos preferidos para compartilhar dados de histórico médico, assinar documentos críticos e gerenciar consultas. Este processo usa coleta de dados online, produção de documentos e coleta de assinatura eletrônica para uma transação totalmente segura. Os fluxos de trabalho digitais reduzem a necessidade de procedimentos e processos tediosos e desatualizados, propensos a erros humanos.
Conseqüentemente, as recomendações a seguir aprimorarão o processo de integração de novos pacientes e ajudarão você a estabelecer uma base sólida para suas conexões com novos pacientes.
Forneça acesso on-line aos formulários dos pacientes
O uso de formulários em papel nas profissões médicas é uma das práticas mais ineficientes. Os pacientes geralmente já estão pressionados pelo tempo e muitos estão doentes. Os formulários são a última coisa com a qual eles desejam lidar quando estão sentados em uma área de espera movimentada.
A desordem do papel não é um problema apenas dos pacientes. Aproximadamente um terço dos médicos relataram gastar pelo menos 20 horas por semana lidando com papelada e outras atividades administrativas.
Mudar para formulários de admissão de pacientes on-line é o primeiro passo para agilizar o processo de integração de pacientes. Novos pacientes são solicitados a preencher esses formulários para fornecer seu histórico médico, informações de contato e outras informações relevantes. O consentimento informado dos pacientes pode ser obtido por meio de assinaturas eletrônicas, que você pode usar para incorporar termos e condições. Os pacientes podem preencher toda a documentação necessária antes de chegar à sua clínica, reduzindo a probabilidade de se sentirem apressados ao chegarem lá.
Além disso, seu pessoal pode dedicar mais tempo ao trabalho estratégico e menos tempo à tediosa entrada de dados com a ajuda desses sistemas, que não necessitam de administração manual.
Mantenha a confidencialidade e segurança dos seus dados
A incorporação de formulários on-line e informações de saúde protegidas (PHI) para novos pacientes é impossível sem fazer referência ao Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA). Você deve tomar certas precauções para manter a integridade e a confidencialidade das informações de saúde protegidas.
Proteger os dados confidenciais de saúde dos pacientes coletados por meio de formulários de admissão on-line é essencial para a integração dos pacientes sem papel. Diminui a chance de violação de segurança e facilita a aquisição e manutenção da confiança do paciente.
Além de utilizar formulários compatíveis com HIPAA, as seguintes medidas de segurança adicionais podem ajudar a garantir a conformidade e a confidencialidade durante o processo de integração:
- Controle de acesso: Ao implementar controles de acesso, você pode monitorar cuidadosamente quem tem acesso aos dados coletados. Para proteger os dados do paciente e do consultório, você pode estabelecer permissões de usuário individuais com base nas responsabilidades.
- Auditoria e registro: Você deve manter registros de auditoria por pelo menos seis anos e rastrear a atividade do usuário em suas contas, o que pode ajudar a descobrir possíveis violações de dados ou problemas relacionados à segurança dos dados.
- Criptografia de dados: A criptografia protege os dados do paciente criptografando-os com uma chave que só pode ser decodificada por alguém com acesso à chave de criptografia. Mesmo que os hackers obtenham acesso aos arquivos, suas informações ficarão inacessíveis sem uma chave de descriptografia.
- Tempos limite de inatividade: Ao configurar as sessões do usuário para expirarem após um período predeterminado de inatividade, você pode diminuir a possibilidade de que os dados do paciente ou do consultório fiquem acessíveis em um dispositivo ocioso.
Uma etapa crucial no procedimento de integração de pacientes sem papel é armazenar e encaminhar com segurança o ePHI adquirido dos pacientes. Seus fluxos de trabalho podem ser bastante simplificados e a precisão dos dados pode aumentar com a automatização dessas tarefas.
- Armazenamento de dados: Muitas informações, incluindo detalhes básicos de identificação, histórico médico e comprovante de seguro, são frequentemente solicitadas de novos pacientes. Você pode armazenar os dados imediatamente em um banco de dados seguro se coletar essas informações por meio de formulários online. Quando um paciente clica em enviar, as informações sobre esse paciente entram no banco de dados necessário, onde usuários autorizados podem acessá-las para verificar o seguro ou fazer planos de tratamento.
- Roteamento de dados: O fluxo de pacientes pode melhorar usando métodos seguros para entregar automaticamente ePHI para preencher formulários cruciais ou criar registros. Como os dados não precisam ser movidos manualmente do ponto A para o ponto B, também pode reduzir erros de dados. Existem várias maneiras de implementar o roteamento de dados:
- Email: Quando os dados são enviados, uma simples mensagem de e-mail é enviada aos funcionários informando que novos dados foram adicionados ao banco de dados. Você pode incluir um link para os dados de envio armazenados no banco de dados nesses e-mails. Outra opção é utilizar o e-mail SMTP, que tem a vantagem de enviar e-mails através de um servidor privado, o que permite que os dados de envio sejam incluídos diretamente no e-mail.
- Sistemas de terceiros: Os dados de envio podem ser encaminhados para aplicativos de terceiros por meio de integrações, API e webhooks se as conexões forem compatíveis com HIPAA. Para gerar e atualizar registros de pacientes, você pode usar uma interface de CRM, como o Salesforce, para passar ePHI de um formulário online para o CRM.
- Coleção de assinaturas eletrônicas: Os dados enviados também podem ser usados para preencher documentos importantes e transmiti-los para assinaturas eletrônicas. Você pode assinar qualquer formulário em um computador, tablet ou celular. Além disso, você pode configurar o sistema para que lembretes sejam emitidos para incentivar a prontidão.
Peça aos pacientes suas opiniões e feedback
Assim que as informações do paciente forem obtidas eletronicamente e o médico relevante tiver atendido o paciente, é hora de descobrir o quão satisfeito ele ficou com toda a experiência.
Esse recurso pode ser alcançado de forma mais eficiente enviando uma pesquisa de satisfação do paciente a todos os novos pacientes, pedindo-lhes que avaliem sua experiência geral, incluindo o processo de integração.
Procure tendências que possam ajudá-lo a melhorar a experiência geral. Como resultado, você pode garantir que está fazendo todo o possível para proporcionar aos seus pacientes uma consulta tranquila e de alta qualidade.
Um procedimento de integração rápido e conveniente é crucial porque é a primeira impressão que o paciente tem da sua instalação médica. Uma abordagem para acelerar o processo é usar formulários seguros e sem papel. Os pacientes podem enviar seus dados no horário e local de sua escolha, e podem fazê-lo com confiança, sabendo que seus dados estão seguros e protegidos.
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Conclusão
Hoje em dia, o tempo é o bem mais valioso que existe. Assim, implementar processos de integração antigos e tradicionais em vez de processos sem papel é contraproducente e um desperdício para todas as partes.
Crie um procedimento de integração de pacientes sem papel como a primeira etapa do seu plano para aprimorar a experiência geral do paciente em sua unidade de saúde. Como os cuidados de saúde podem ser pessoais e invasivos, é essencial colocar os indivíduos em repouso e diminuir a sua carga desde o início da sua experiência.
Em última análise, a implementação de fluxos de trabalho de saúde on-line economizará tempo no seu back office, simplificará a experiência do paciente e preservará informações críticas sobre a saúde do paciente.
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