QuickBooks é um pacote de software de contabilidade desenvolvido para ajudar pequenas e médias empresas a gerenciar suas finanças. O software é fácil de usar e intuitivo, tornando mais fácil para os proprietários de empresas lidar com suas necessidades contábeis sem a necessidade de ser um especialista em contabilidade. Além disso, QuickBooks pode ser integrado a outros pacotes de software, permitindo que as empresas automatizar muitos de seus processos financeiros.
Aqui estão alguns casos de uso do software de contabilidade QuickBooks:
- Facturação
- Folha de pagamento
- Rastreamento de despesas
- Relatório financeiro
- Orçamento
- Gestão de Inventário
Digitalização de recibos do Quickbooks
Um dos casos de uso mais amplamente utilizados do software de contabilidade Quickbooks é o gerenciamento de recebimentos e despesas. O aspecto mais complicado do gerenciamento de despesas com Quickbooks é digitalizar recibos e converter os dados não estruturados dos recibos (na forma de arquivos de imagem, PDFs, documentos) em dados estruturados em Quickbooks. Isso pode ser feito por –
- Entrada manual de dados – A entrada manual de dados de recibos no Quickbooks é um processo tedioso, demorado e sujeito a erros que pode afetar significativamente a eficiência e a precisão dos relatórios financeiros de uma empresa. As empresas que dependem da entrada manual de dados para acompanhar suas despesas e recebimentos enfrentam vários desafios, incluindo o risco de erro humano, possíveis atrasos no processamento de transações e a incapacidade de rastrear com precisão suas finanças.
- Digitalização automática de recibos para Quickbooks, por outro lado, é uma solução moderna que oferece muitos benefícios para as empresas. Aproveitando o poder da tecnologia, as empresas podem simplificar seus processos de relatórios financeiros, reduzir o risco de erros e economizar um tempo valioso que pode ser melhor gasto nas principais atividades de negócios.
A digitalização automatizada de recibos para Quickbooks é feita usando a tecnologia OCR, que extrai campos simples, itens de linha e tabelas de recibos digitalizados. Campos como seller_name, seller_address, telefone, e-mail, valor, recibo_data, tax_invoice, tax_amount e tabelas contendo Price, Quantity, Amount, Cost como cabeçalhos são extraídos automaticamente usando deep learning.
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Atualmente, o software de OCR baseado em IA para Quickbooks, como Nanonets, oferece categorização automatizada de despesas e codificação GL usando PNL e aprendizado profundo.
Por que isso é importante ?
A digitalização automática de recibos em QuickBooks usando tecnologia de processamento inteligente de documentos (IDP) e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode beneficiar enormemente as empresas, simplificando seus processos contábeis, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
Imagine administrar uma próspera padaria local, “Sweet Success”, no coração de uma cidade movimentada. O aroma do pão fresco e a visão dos pastéis reluzentes são uma prova do seu trabalho árduo e dedicação. Mas nos bastidores, administrar as finanças pode ser tão complicado quanto aperfeiçoar uma massa fermentada. É aqui que entra em ação a magia do software de digitalização automatizada de recibos.
- Economia de tempo: No método tradicional, inserir manualmente dados de recibos em QuickBooks é demorado e tedioso. Para “Sweet Success”, isso significava horas que poderiam ter sido gastas no desenvolvimento de receitas ou no atendimento ao cliente. Ao automatizar este processo, a padaria pode agora redirecionar um tempo precioso para o crescimento e a inovação.
- Precisão: A entrada manual de dados está sujeita a erros. Um decimal mal colocado ou uma categoria errada pode levar a relatórios financeiros imprecisos. Para uma pequena empresa, essas discrepâncias podem ser a diferença entre lucros e perdas. O software de digitalização automatizada minimiza esses erros, garantindo que “Sweet Success” mantenha registros financeiros impecáveis.
- Redução de custos: Inicialmente, a ideia de investir em software de automação pode parecer um gasto a mais. No entanto, ao considerar as poupanças a longo prazo decorrentes da redução dos custos laborais e da minimização dos erros, o investimento rapidamente se paga a si próprio. Para o “Sweet Success”, isso significou realocar fundos para campanhas de marketing e novos equipamentos.
- Preparação e Conformidade Fiscal: Na época dos impostos, a capacidade de acessar e organizar rapidamente os recibos é inestimável. O software automatizado categoriza e armazena os recibos de uma forma que facilita sua recuperação, simplificando o processo de preparação de impostos. Isso não só economiza tempo, mas também garante o cumprimento das regulamentações fiscais, aspecto crítico para qualquer negócio que pretenda evitar penalidades.
- Identificação aprimorada de dedução fiscal: A codificação GL automatizada ajuda a categorizar despesas de forma precisa e consistente de acordo com categorias dedutíveis de impostos. Para “Sweet Success”, isso significa que cada compra de farinha, conta de serviços públicos ou atualização de equipamento é automaticamente codificada na conta correta dedutível de impostos. Esta categorização meticulosa garante que nenhuma dedução elegível seja negligenciada, maximizando o potencial de declaração de impostos da padaria.
- Trilha de auditoria simplificada: A precisão da extração de data e codificação GL e a subsequente exportação automatizada de dados para QuickBooks criam uma trilha de auditoria clara e detalhada. Caso a “Sweet Success” enfrente uma auditoria, a capacidade de apresentar rapidamente registros financeiros organizados, com despesas categorizadas com precisão, reduz significativamente o risco de penalidades ou multas.
Concluindo, a integração de software para digitalizar recibos automaticamente em QuickBooks, aprimorada com codificação GL automatizada, não é apenas uma atualização operacional; é uma vantagem estratégica. Para pequenas e médias empresas, como “Sweet Success”, é um caminho não apenas para sobreviver, mas também para prosperar no mercado competitivo de hoje, aproveitando a tecnologia para obter saúde financeira e eficiência tributária ideais.
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Nanonets como um scanner de recibo Quickbooks
A Nanonets oferece integração com um clique pronta para usar com o Quickbooks Accounting Software e torna a digitalização automatizada de recibos no Quickbooks super fácil.
Desta forma, as Nanonets podem recuperar dados de recibos recebidos, processá-los e depois atualizar as informações na plataforma de contabilidade externa.
Com a integração, as empresas podem aproveitar as vantagens dos recursos e capacidades de automação dos Nanonets, enquanto ainda usam Quickbooks.
Vamos dar uma olhada na aparência do fluxo de trabalho automatizado de digitalização de recibos com Nanonets para QuickBooks.
1. Ocorrência de despesas: As mesmas despesas de sempre, mas é aqui que a magia acontece. Os recibos são capturados mais rápido do que uma bala, graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos de seus aplicativos e bancos de dados.
2. Gravação Auto-Mágica: A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entra em ação, extraindo dados estruturados de recibos em dados digitais mais rápido do que você pode dizer “gasto”.
3. Categorização automatizada de despesas e codificação GL: assim que os dados são digitalizados, a Nanonets categoriza cada despesa em categorias predefinidas, como viagens, suprimentos ou refeições. Ao mesmo tempo, o sistema atribui automaticamente os códigos contábeis (GL) corretos a cada transação. Isso pode ser feito treinando com dados anteriores ou usando Nanonets GenAI prontos para uso.
4. Relatórios em tempo real: Os relatórios são gerados com o clique de um botão – é como ter seu próprio assistente pessoal, sem o café.
5. Aprovações fáceis: As verificações de conformidade orientadas pelo sistema são iniciadas primeiro, sinalizando apenas os valores discrepantes. Os gerentes conseguem se concentrar em questões reais, em vez de brincar de Whack-a-Mole com cada relatório. Você pode então adicionar humanos no circuito para garantir que as faturas sejam enviadas para aprovação à pessoa certa no momento certo. Além disso, você pode aplicar sua política de aprovação e verificações de validação personalizadas.
6. O Controle de Cruzeiro de Conformidade: Auditorias contínuas e automatizadas facilitam a vida. As anomalias sobressaem como uma ferida no polegar e a aplicação das políticas é mais rigorosa do que um tambor.
7. Reembolsos da Velocidade da Luz: Os reembolsos acontecem em alta velocidade, elevando o moral dos funcionários à estratosfera.
8. A Sinfonia de Sincronização: A integração perfeita com seu software de contabilidade e outros aplicativos transforma a entrada e a reconciliação de dados em uma sinfonia harmoniosa, em vez de uma cacofonia caótica.
9. Análise na velocidade do pensamento: Informações em tempo real estão ao seu alcance, oferecendo uma bola de cristal sobre padrões de gastos e oportunidades de economia.
Concluindo, embora a passagem da implementação manual para a gestão automatizada de despesas possa parecer um salto gigantesco, na realidade, trata-se de uma série de pequenos passos práticos em direção à eficiência, à clareza e, em última análise, ao aumento da lucratividade.
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Etapas para configurar seu scanner de recibo Quickbooks
Para começar, siga as etapas abaixo e comece em 5 minutos.
Observe que você também pode digitalizar recibos e enviar dados extraídos de recibos digitalizados para QuickBooks em tempo real usando nosso mobile app integração. Recomendamos conversar com um especialista em Nanonets AI que possa discutir seu caso de uso e configurar sua integração para você.
- Escolha “Recibos” como tipo de documento.
- Configure importações automatizadas ou teste fazendo upload de arquivos manualmente/usando nossa API.
- Integre Quickbooks acessando a seção “Fluxo de trabalho” usando a página de navegação esquerda e selecionando “Quickbooks” na seção de exportação.
- Entre no Quickbooks dentro da caixa de diálogo aberta na plataforma Nanonets.
- Depois de autenticados, todos os dados fluirão para sua conta do Quickbooks em segundos.
Faça mais com nanonets
Nós fornecemos mais do que apenas a digitalização de recibos do Quickbooks. Você pode usar nossos fluxos de trabalho totalmente automatizados de ponta a ponta para –
- Configurar importações automatizadas
Você pode usar nossas integrações com vários pacotes de software e bancos de dados para configurar importações automatizadas de recibos digitalizados. Todos esses recebimentos são processados em tempo real.
Você pode configurar a ingestão automatizada de recibos de seu e-mail, Google Drives, portais de fornecedores, etc. Você também pode usar o aplicativo móvel para digitalizar recibos, extrair dados deles e preencher os dados extraídos em Quickbooks, tudo em tempo real.
2. Configure regras automatizadas de aprovação e validação
Você pode adicionar condições para aprovação e rejeição automatizada de recebimentos e até mesmo configurar correspondência de 2, 3 ou 4 vias com outros recebimentos, ordens de compra, faturas etc. fluxos de trabalho pós-rejeição também.
Todo esse gerenciamento pode ser feito no portal Nanonets.
Isso fornece controle de correção, limpeza, validação e verificação de dados antes que fluam no banco de dados do Quickbooks.
3. Configure exportações automatizadas
Oferecemos integrações prontas com Quickbooks e –
- Softwares de contabilidade – Quickbooks, Netsuite e muitos mais
- ERP
- Bancos de dados de sua escolha (por exemplo, SQL)
- Webhooks
Integrações personalizadas são possíveis usando nossa API de digitalização de recibos, e nossas equipes de integração podem integrá-lo totalmente em questão de horas.
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Estudo de caso de nanonets – digitalização de recibos Quickbooks
Pro Partners Wealth automatiza entrada de dados contábeis com Nanonets
A Pro Partners Wealth, com sede em Columbia, Missouri, é especializada em gestão de patrimônio e serviços de contabilidade para proprietários veterinários.
Desafio
- A Pro Partners Wealth precisava de informações precisas e entrada de dados eficiente para faturamento em Quickbooks.
- As ferramentas de automação existentes eram insuficientes, levando a altas taxas de erro.
Solução
- Nanonets ofereceu uma solução personalizada com extração precisa de dados e integração com QuickBooks.
- Faturamento simplificado e validação de dados automatizada.
Resultados
- Atingiu mais de 95% de precisão na extração de dados.
- Economizou 40% de tempo em comparação com ferramentas tradicionais de OCR.
- Mais de 80% de taxa de processamento direto, reduzindo a intervenção manual.
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Por que Nanonetes?
Existem várias razões pelas quais o Nanonets é o melhor serviço para digitalização automatizada de recibos do Quickbooks. Abaixo estão alguns dos principais recursos e benefícios que diferenciam os Nanonets de outros serviços de digitalização de recibos:
- Alta precisão: Nanonets usa algoritmos avançados de aprendizado de máquina para extrair dados de recibos e faturas com precisão, garantindo que as transações sejam registradas corretamente em Quickbooks.
- Integração fácil: Nanonets integra-se perfeitamente com Quickbooks, permitindo que as empresas automatizem seus fluxos de trabalho de digitalização e processamento de recibos sem qualquer conhecimento técnico.
- Fluxos de trabalho de aprovação personalizados: Nanonets permite que as empresas criem fluxos de trabalho de aprovação personalizados para recibos, garantindo que todas as transações sejam devidamente revisadas e aprovadas antes de serem registradas em Quickbooks.
- Regras de validação condicional automatizadas: Nanonets permite que as empresas configurem regras de validação condicional automatizadas para recebimentos, como verificações de entradas duplicadas, campos ausentes e outros erros comuns. Isso garante que apenas dados precisos e completos sejam registrados no Quickbooks.
- Seguro e confiável: Nanonets leva a sério a segurança de dados e usa os mais recentes protocolos de criptografia e segurança para proteger dados financeiros confidenciais. A plataforma também é confiável e oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para ajudar as empresas a resolver quaisquer problemas rapidamente.
- Custo-beneficio: Nanonets oferece preços competitivos e planos flexíveis que são acessíveis para empresas de todos os tamanhos.
- Interface amigável: Nanonets possui uma interface amigável que facilita a configuração e o uso da plataforma pelas empresas, sem qualquer conhecimento técnico ou experiência anterior.
Em resumo, o Nanonets oferece uma variedade de recursos e benefícios que o tornam o melhor serviço para digitalização automatizada de recibos do Quickbooks. Sua alta precisão, fácil integração, fluxos de trabalho de aprovação personalizados, regras de validação condicional automatizadas, segurança, confiabilidade, economia e interface amigável o tornam uma excelente escolha para empresas que buscam otimizar seus processos de relatórios financeiros e economizar tempo e dinheiro.
Agende hoje mesmo uma ligação com um de nossos especialistas em IA para discutir seu caso de uso e obter uma demonstração personalizada de Nanonets. Nosso especialista pode integrar você com base em seu fluxo de trabalho em uma chamada de 15 minutos.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/quickbooks-receipt-scanner-with-ocr/
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