Quando se trata de arquivamento de documentos, existem três soluções principais de armazenamento: arquivamento físico, arquivamento eletrônico e armazenamento de digitalização sob demanda. Vamos ver um resumo de cada um deles.
O arquivamento físico é essencialmente o armazenamento de papel.
É quando você arquiva seus documentos documentando-os ou gastando um recurso de armazenamento seguro externo, como um cofre de armazenamento, para armazená-los para você. É uma prática generalizada para grandes indústrias que exigem a retenção de uma trilha em papel de documentos não críticos.
Você também pode digitalizar seus documentos e armazená-los em armazenamento digital em nuvem ou armazenamento local. Você pode usar software de digitalização de documentos, como Nanonets, para extrair informações dos documentos e armazená-las em seu banco de dados.
A vantagem do armazenamento digital é que ele economiza muito espaço. Você não precisa de nenhum espaço físico para armazenar seus documentos – tudo é salvo no ciberespaço.
No entanto, isso não é para todos. Muitos proprietários de indústrias gostam de conservar cópias físicas e não gostam de confiar toda a sua rede de arquivamento de documentos ao armazenamento em nuvem por motivos de segurança.
A digitalização sob demanda é o melhor dos dois mundos. É uma solução na qual uma corporação armazena seus documentos em papel para você fora do local, mas os inspeciona e envia uma cópia digital mediante convite.
Isso cria uma boa opção para indústrias que desejam armazenar uma grande quantidade de documentos fora do local, mas que ocasionalmente podem precisar de acesso a eles. No entanto, a digitalização sob demanda é mais cara do que o armazenamento normal de papel, pois você gasta em um serviço adicional.
Manter um arquivo físico de documentos exige dinheiro e tempo e ocupa espaço físico útil, seja no seu trabalho ou em uma assistência de armazenamento terceirizada. (O arquivo equivale a US$ 3 por documento em papel.)
Enquanto o arquivamento de documentos eletronicamente é eficiente em termos de custo e tempo e quase não ocupa espaço físico.
Você pode obter vários benefícios ao restaurar documentos físicos para armazenamento em um arquivo eletrônico de documentos. Estes compreendem:
Como funciona o arquivamento de documentos eletrônicos?
O arquivamento de documentos não é uma atividade única, mas depois de definir um processo de negócios adequado, você pode automatizá-lo. Vamos ver como funciona o arquivamento de documentos.
Etapa 1: avaliação inicial
Entenda seus processos documentais atuais. Como você lida com documentos essenciais e não essenciais? Você tem um processo definido? Todos os documentos são tratados de uma só vez ou o processo é ad hoc?
Dê uma olhada em
- Como os documentos são gerados, registrados, categorizados e nomeados?
- Qual é o procedimento para a digitalização de documentos?
- Quais são os requisitos para excluir ou descartar um documento?
- Quem lida com exceções de documentos?
- Quais documentos são necessários para uma auditoria?
Você também deve entender o número de documentos que você manipulará para ter uma ideia.
Com base nessa avaliação inicial, você trabalha na elaboração de fluxos para os processos.
Etapa 2: identificar objetivos e funções
Depois de entender os processos, tente mapear os motivos do arquivamento de documentos.
- Quer reduzir os custos operacionais de lidar com documentos?
- Você está fazendo isso para aderir às diretrizes de segurança de dados?
- Você está tentando otimizar seu gerenciamento de registros?
- A equipe executiva está fazendo isso para melhorar a visibilidade dos recursos?
Com base nos objetivos, você pode priorizá-los e alterar os processos de arquivamento de documentos. Compreender os papéis das partes interessadas no processo.
- Quem supervisionará o processo de arquivamento de documentos?
- Quais níveis de autorização você usará para limitar a entrada de dados arquivados?
- Como você garantirá a conformidade dos funcionários?
Etapa 3: implementar um cronograma de retenção
Agora é hora de definir um cronograma de retenção. Basicamente, entenda os documentos que precisam ser retidos e os que não precisam.
Você deve manter relatórios financeiros anuais originais, pois eles podem ser necessários no futuro. Pesquise as regras federais, locais, estaduais e específicas do setor que você precisa seguir.
Por exemplo, mantenha todos os documentos fiscais e do IRS por pelo menos sete anos.
Em seguida, destrua todos os documentos que não precisam ser arquivados ou que nunca serão armazenados permanentemente, como catálogos de fornecedores, lixo eletrônico e cópias duplicadas. Você pode digitalizá-los digitalizando-os e extraindo informações usando um software OCR.
Contrate um fornecedor da NAID (Associação Nacional de Destruição de Informações) para o transporte seguro, posterior descarte e destruição de materiais para evitar qualquer responsabilidade potencial.
Etapa 4: digitalizar arquivos em papel
Digitalize arquivos em papel para reduzir custos, economizar espaço e melhorar a organização de documentos.
Você pode usar o software OCR junto com um scanner de documentos para classificar, organizar, rotular e indexar arquivos para melhorar a capacidade de pesquisa.
Etapa 5: escolha um armazenamento
Caso opte por armazenamento digital, você precisa selecionar entre: fita, disco e armazenamento em nuvem. Cada um tem suas vantagens e desvantagens associadas à segurança, integridade e facilidade de acesso de longo prazo pelo software de gerenciamento de registros.
Etapa 6: automatizar fluxos de trabalho de documentos
Depois que todos os processos e todas as variáveis estiverem mapeados, é hora de implantar o processo.
Um benefício de usar software de gerenciamento de documentos como o Nanonets é ser capaz de automatizar todos os processos e configurar notificações às partes interessadas para que você não perca arquivos de erro. Veja as etapas para criar um fluxo de arquivamento de documentos.
Etapa 7: monitorar e otimizar
Nenhum processo é perfeito no início. Depois de implementar os fluxos de trabalho de documentos, receba feedback das partes interessadas sobre como o processo pode ser melhorado.
Quais empresas se beneficiariam com o arquivamento de documentos?
Sua empresa precisa se concentrar no arquivamento de documentos se:
- Sua empresa lida com muita papelada regularmente
- Você pode exigir acesso a documentos antigos no futuro
- Auditorias são comuns para empresas semelhantes a você
- Você precisa armazenar documentos como parte dos requisitos regulamentares e de conformidade
Se esses fatores forem relevantes para sua empresa, talvez seja necessário arquivar seus documentos.
Por que optar pelo arquivamento eletrônico de documentos?
Reduza custos e economize espaço
Esteja você operando uma grande empresa internacional ou uma startup incipiente, é importante economizar despesas sempre que possível. O arquivamento digital de documentos pode permitir isso, liberando espaço e diminuindo despesas operacionais.
Quanto mais limitados os documentos que você tiver no local para regular, menos dinheiro e tempo serão gastos em gerenciá-los.
Melhore o fluxo de trabalho e o desempenho
O arquivamento adequado de documentos digitais pode melhorar o desempenho e o fluxo de trabalho do seu negócio. De acordo com as estimativas, até 80% dos dados de produção não precisam estar prontamente disponíveis.
Ao arquivar esses dados, você pode facilitar o acesso ao restante dos seus dados e, potencialmente, melhorar seu desempenho.
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Casos de uso de arquivamento de documentos
O arquivamento de documentos é útil para quase todos os tipos de negócios. Vamos dar uma olhada em algumas aplicações reais de arquivamento de documentos em diferentes setores.
Documentos comerciais como contratos, cartas e documentação de projetos podem se acumular ao longo dos anos, ocorrendo em grandes quantidades que aumentam as despesas de armazenamento. Quando os trabalhadores precisam recuperar dados dessas referências, a pesquisa manual em enormes armazenamentos de documentos pode ocupar horas do seu dia.
- Serviços Financeiros as empresas precisam garantir que todos os seus documentos estejam prontos para auditoria. É aqui que o arquivamento de documentos os ajuda a manter todos os registros de clientes, recibos de câmbio e outros documentos legais, quando necessário.
- Distribuir as empresas podem precisar salvar todas as informações de seus clientes, vendedores e fornecedores em caso de quaisquer discrepâncias no futuro.
- Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisa armazenar todos os contratos, documentos e faxes relacionados ao caso como PDFs. Eles precisam encontrar rapidamente documentos e cotações usando busca e tags inteligentes. É aí que o arquivamento de documentos se torna útil.
- Serviços públicos lidar com muitas informações todos os dias. Nem tudo é relevante agora, mas eles devem armazenar todas as informações que precisam estar prontamente disponíveis posteriormente com o clique de um botão.
- Empresas podem otimizar seu gerenciamento de documentos com arquivamento eficiente de documentos. Ao converter seus documentos em papel em uma biblioteca pesquisável, os funcionários podem reduzir o tempo gasto na busca de documentos e a digitalização também pode melhorar a visibilidade dos dados.
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Arquivamento de documentos com nanonets
Nanonets é um software de gerenciamento de documentos inteligente com software OCR integrado que pode ajudá-lo a converter todos os seus documentos em papel em um formato digital pesquisável. Nanonets é fácil de usar com um construtor de fluxo de trabalho sem código de arrastar e soltar que pode automatizar qualquer processo manual de documentos.
Veja como você pode usar Nanonets para arquivar seus documentos:
Mapeie todos os seus processos e partes interessadas em seu processo
Crie uma conta no Nanonets e selecione um modelo de OCR personalizado para criar um modelo de OCR para suas necessidades ou você também pode selecionar entre os modelos de OCR pré-treinados.
Faça upload dos documentos e treine o modelo para extrair os dados no formato desejado.
Quando estiver satisfeito com o modelo, você pode configurar o encaminhamento automático de todos os documentos para um e-mail específico. Vá para Fluxo de trabalho > Importar > Receber arquivos por e-mail
Após a configuração da ingestão de documentos, seu modelo OCR receberá automaticamente os documentos digitalizados e extrairá o texto dos documentos no formato de sua escolha.
Você pode extrair os dados para o banco de dados de sua preferência escolhendo uma opção de exportação no fluxo de trabalho.
Você pode adicionar uma seção de aprovação adicionando estágios de aprovação, tipos de revisão, regras para sinalizar arquivos e muito mais.
Você também pode adicionar regras para aprimorar dados, renomear arquivos, categorizar e classificar documentos e muito mais. Preciso de ajuda? Nossa equipe está aqui para ajudá-lo a configurar tudo!
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Aqui está o que nossos clientes dizem sobre nós.
Se você tem um processo complexo de arquivamento de documentos, nossa talentosa equipe pode ajudá-lo a simplificar e automatizar todo o processo, para que seja eficiente e funcione de acordo com suas necessidades. Quer compartilhar suas necessidades conosco? Configurar uma chamada or envie-nos um e-mail.
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Arquivamento de documentos versus backup de arquivos
Arquivar documentos consiste basicamente em fazer um backup de arquivos, certo? Bem, é um pouco diferente.
O processo de arquivamento de documentos é apenas para documentos passivos, enquanto os backups são construídos para arquivos ativos utilizados em sistemas diários.
O objetivo de um arquivo de documentos é reter os documentos originais caso eles sejam necessários por diversos motivos no futuro, enquanto o objetivo de um backup de arquivos é reter uma cópia dos arquivos ativos caso os arquivos reais sejam danificados ou perdidos, garantindo a operacionalidade. continuidade.
Vejamos mais diferenças entre arquivamento de documentos e backup de arquivos.
|
Arquivo de documentos |
Cópia de segurança de documentos |
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Objetivo |
Armazenamento a longo prazo de documentos que não são usados no momento |
Salvando uma cópia dos dados recentes em caso de perda ou corrupção de dados |
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Usados |
Conforme necessário – ex. Auditoria |
Quando os dados atuais estão corrompidos ou não são carregados |
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Data |
Salvo como uma cópia. Os dados não são substituídos |
Os dados são sobrescritos |
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Tipo de dados armazenados |
Dados originais – ex. Relatórios financeiros |
Duplicado de dados atuais como uma cópia |
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Velocidade |
A velocidade de restauração não é um problema |
Deve ser em tempo real |
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INVERNO |
Armazenamento de longo prazo |
Armazenamento de curto a médio prazo |
Perguntas frequentes
Por que digitalizar documentos?
Gerenciamento produtivo de documentos: Documentos indexados e digitalizados podem ser exportados para um sistema e armazenados automaticamente em bibliotecas digitais, onde seu uso pode ser documentado, rastreado e gerenciado.
Reutilização simples de texto: Quando um assunto impresso é restaurado em texto editável, ele pode ser alterado e reutilizado no Microsoft Excel ou Word, economizando tempo geralmente gasto recriando e redigitando documentos.
Capacidade de pesquisa: Documentos, incluindo palavras-chave nos metadados ou texto, podem ser detectados por redes de pesquisa eletrônica e indicados em segundos.
Acesso simples: Os documentos digitais podem ser recuperados do repositório principal a qualquer momento e distribuídos rapidamente por e-mail, eliminando a necessidade de fazer cópias impressas.
O que é um software de arquivamento de documentos?
O software de arquivamento de documentos converte documentos em registros digitais que podem ser arquivados, facilmente acessados e gerenciados de forma eficiente, ajudando sua instituição
economize em despesas de armazenamento, aumente a produtividade dos funcionários e acelere os procedimentos comerciais.
Adequadas para arquivamento de longo prazo, as listas convertidas são pequenas e com elevada qualidade visual. Eles podem ser lidos em vários dispositivos, facilmente acessados de locais isolados e arquivados centralmente em arquivos eletrônicos, bibliotecas digitais ou gerenciamento de documentos.
redes. Qualquer empresa pode acelerar os procedimentos internos e aumentar a eficiência, proporcionando acesso fácil a cópias armazenadas digitalmente com direitos de entrada definidos.
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