O Guia Completo para Automação de Aquisições

Você está cansado de inserir requisições manualmente, criando ordens de compra, e rastreamento de faturas? Cansado de confiar em métodos intensivos de trabalho de velhice para gerenciar problemas de conformidade? Você gostaria que houvesse uma maneira de tornar seus processos de compras mais eficientes?

Nesse caso, você precisará saber tudo sobre automação de compras — uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a gerenciar o processo de compras com eficiência. Neste artigo, vamos desmistificar o processo de automação de compras e discutir os muitos desafios (e benefícios), tendências emergentes e melhores práticas associadas a ele.

O que é automação de compras?

A automação de compras é o uso da tecnologia para agilizar a aquisição de bens e serviços. É uma forma de automatizar tarefas manuais em todo o processo de procuração, tornando-o mais eficiente e econômico. A automação desse processo pode assumir várias formas, desde lembretes de e-mail automatizados até o uso de algoritmos de inteligência artificial (IA).

Ao alavancar tecnologias avançadas, como IA, aprendizado de máquina, automação robótica de processos (RPA), processamento de linguagem natural (NLP) e blockchain, as empresas podem automatizar vários processos de aquisição. Esses processos podem incluir processamento de pedidos, cronogramas de pagamento, seleção e avaliação de fornecedores, gerenciamento de documentos, previsão de demanda, reconciliação de faturas e automação da cadeia de suprimentos.

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Benefícios da Automação de Compras

Custos Reduzidos

A automação pode reduzir o tempo necessário para processar pedidos, criar solicitações de compra e muitas outras tarefas. O que significa que você gastará menos dinheiro com salários e outros recursos.

Eficiência aprimorada

Quando você tem menos pessoas trabalhando em cada tarefa, há menos erros cometidos pelo julgamento humano. Isso significa que sua empresa também poderá fazer mais em menos tempo!

Precisão Melhorada

Com menos erros cometidos por pessoas que não são profissionais treinados, há menos espaço para erros quando se trata de garantir que tudo seja feito corretamente antes de avançar com qualquer outra coisa relacionada especificamente aos processos de aquisição dentro da própria organização.

Maior agilidade

A automação de compras é como ter um par extra de mãos para ajudar as organizações a se adaptarem às mudanças no mercado e às necessidades de negócios. Cuidar de tarefas repetitivas de aquisição libera tempo e recursos valiosos para que as empresas possam se concentrar em construir melhores relacionamentos com fornecedores, apresentar ideias inovadoras e tomar decisões estratégicas.

Tomada de Decisão Orientada por Dados

Quando as empresas usam automação de compras, elas obtêm acesso a algumas ferramentas poderosas para analisar dados. Isso inclui coisas como análise de gastos, que ajuda você a entender quanto dinheiro está gastando em coisas diferentes, e métricas de desempenho, que podem lhe dizer como seus processos de aquisição estão funcionando. Mas isso não é tudo – a análise preditiva também está incluída, o que significa que você pode usar dados para prever o que pode acontecer no futuro. Com todas essas informações, as empresas podem tomar melhores decisões sobre como gastar seu dinheiro e também identificar oportunidades e riscos que talvez não tivessem percebido de outra forma. Portanto, quando se trata de compras, usar dados para orientar a tomada de decisões é definitivamente o caminho a seguir!

Conformidade aprimorada

Quando as empresas usam automação em seus processos de aquisição, elas podem garantir que estão seguindo todas as regras e regulamentos que se aplicam a elas. Isso inclui coisas como políticas de aquisição, padrões éticos e requisitos de sustentabilidade. Ao automatizar tarefas relacionadas à conformidade, as empresas podem reduzir o risco de problemas por não seguir as regras. Isso pode significar evitar penalidades ou multas, que podem ser muito caras.

O que é o Processo de Automação de Compras?

Começar com a aquisição automatizada é mais simples do que você imagina. O processo em si pode ser dividido em algumas etapas principais:

Recolha de Dados

Comece coletando dados como detalhes do produto e do fornecedor, histórico de pedidos de compra, status da fatura e muito mais. A coleta dessas informações ajudará você a entender melhor suas necessidades e objetivos organizacionais.

Dê um passo para trás e avalie a eficiência do seu processo atual, onde estão os pontos críticos e que tipo de automação ajudaria a mudar as coisas.

Otimização de compras

Depois de ter todos os dados necessários, é hora de otimizar seu processo. Use algoritmos para analisar os dados coletados e identificar possíveis economias de custos, produtos desatualizados, riscos de gastos excessivos e oportunidades de padronização.

Automação de Aquisições

Utilize ferramentas de tecnologia para automatizar o processo de aquisição, incluindo ordens de compra automáticas, seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos e muito mais. Isso melhora sua capacidade de rastrear e gerenciar contratos enquanto reduz os custos na forma de tempo de processamento e sobrecarga administrativa.

Há uma variedade de soluções diferentes por aí — de soluções básicas a soluções completas de nível empresarial —, por isso é importante pesquisar o que está disponível e encontrar a opção certa para sua organização.

Viabilidade e aprovação das partes interessadas

Tenha uma ideia dos custos de implementação para que você saiba no que está se metendo quando fizer a mudança. Certifique-se de que todos os envolvidos no processo de tomada de decisão estejam a bordo antes de assumir qualquer compromisso para garantir que todos estejam na mesma página e apoiem a mudança do papel para o digital.

Desenvolva um Plano

Uma vez que todas as preliminares tenham sido atendidas, é hora de desenvolver um plano de implementação que considere o treinamento de funcionários, segurança de dados e outras etapas necessárias antes de iniciar os sistemas de aquisição automatizados.

Monitoramento e Relatórios

Por fim, monitore as métricas de desempenho, como prazos de entrega, visibilidade de gastos e desempenho do fornecedor ao longo do tempo, a fim de garantir que as metas sejam atingidas e que quaisquer problemas sejam rapidamente identificados e resolvidos.

Desafios da Automação de Compras

Quando se trata de aquisição automatizada, há alguns desafios a serem considerados. Embora o processo possa parecer simples no papel, pode ser complexo na prática. Aqui está uma análise de alguns obstáculos que você pode enfrentar:

Gestão de Mudanças

Mudar para soluções automatizadas de aquisição requer adesão das partes interessadas e da equipe em toda a organização. Isso pode ser difícil, pois muitas vezes há alguma resistência à mudança e a adoção de novas tecnologias leva tempo.

Considerações sobre custos

A automação requer investimento inicial em termos de tempo e dinheiro, o que pode tornar a transição intimidante para algumas organizações. Avaliar as opções cuidadosamente e entender os custos associados é fundamental ao selecionar uma solução automatizada que melhor atenda às necessidades da sua organização.

Integração de Dados

As soluções de automação de compras só são bem-sucedidas se forem integradas aos sistemas e bancos de dados existentes para fornecer uma visão abrangente dos dados do fornecedor, preços de produtos, ordens de compra etc. Por exemplo, qualquer solução potencial que você selecionar deve ter a capacidade de se comunicar com seu sistema para fornecer histórico detalhado de transações para melhores processos de tomada de decisão dentro da organização.

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Melhores práticas para automação de compras

Avalie suas necessidades

Antes de começar a pesquisar sobre tecnologia, é importante avaliar exatamente o que você está tentando realizar com a automação de compras. Você quer uma melhor visibilidade dos dados de gastos? Você quer melhorar o desempenho do fornecedor por meio de análises e insights? Existem ineficiências nos processos atuais que poderiam ser abordadas com novas ferramentas ou sistemas? Depois de ter uma imagem clara do que precisa ser melhorado, é hora da etapa dois!

Trabalhe com Especialistas

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer é envolver especialistas com experiência em automação de compras. Eles poderão orientá-lo durante o processo, ajudando-o a planejar os desafios e identificar possíveis armadilhas. Consultar um especialista pode melhorar muito a velocidade e a confiabilidade de sua transição.

Escolha a tecnologia certa para o seu negócio e fique com ela!

Ao escolher qual software de automação de compras faz sentido para sua organização, considere fatores como custo-benefício versus facilidade de uso ao longo do tempo; escalabilidade de ambas as soluções de software, bem como sua capacidade dentro de organizações maiores. Se eles se integram bem com outros sistemas existentes que já estão sendo usados ​​em um ambiente corporativo, como plataformas de ERP. Também é importante não apenas olhar para um fornecedor, mas pesquisar várias opções antes de tomar qualquer decisão sobre o processo de automação de compras.

Desenvolva um Plano

Antes de implementar qualquer novo sistema de software ou mudança de processo - especialmente um tão complexo quanto a automação de compras - é aconselhável criar um plano explícito de como as coisas funcionarão depois que tudo for colocado em ação. Isso deve incluir cronogramas para cada etapa, juntamente com métricas específicas em relação às quais o sucesso pode ser medido posteriormente. Por exemplo, esperamos que essa nova política aumente nossas vendas em 20% em seis meses.

Casos de uso comuns de automação de compras

Gestão de Inventário

Esse é um dos usos mais básicos da automação de aquisições, pois permite rastrear seus níveis de estoque e garantir que você não fique sem produtos ou suprimentos antes de serem necessários.

Gestão de fornecedores

Esse recurso permite que as empresas acompanhem todos os seus fornecedores em um só lugar, facilitando o trabalho regular com eles e garantindo que todos os pagamentos ocorram sem problemas no final de cada mês (ou ano).

Gestão de Contratos

Os recursos de gerenciamento de contratos permitem que as empresas criem contratos com seus fornecedores para garantir que os padrões de controle de qualidade sejam atendidos de forma consistente ao longo do tempo. Isso ajuda a evitar que surjam problemas no futuro devido ao mau desempenho de qualquer uma das partes durante um projeto ou outros tipos de acordo entre as duas partes.

Gerenciamento de relacionamento com fornecedores

As soluções de gerenciamento de relacionamento com fornecedores podem ser um divisor de águas para as organizações que trabalham com fornecedores. Eles simplificam o processo de gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, automatizando tarefas como acompanhar o desempenho do fornecedor, manter contato com eles e trabalhar juntos para atingir objetivos compartilhados.

Tendências emergentes na automação de compras

Embora a automação de compras já seja um divisor de águas para o processo de compra, ela só vai melhorar. Aqui estão algumas das tendências emergentes na automação de compras:

Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquinas

As soluções de automação orientadas por IA estão se tornando cada vez mais populares e são capazes de analisar dados com rapidez e precisão para tomar melhores decisões com mais rapidez. Além disso, o aprendizado de máquina permite que essas ferramentas se tornem mais precisas e eficientes ao longo do tempo, à medida que coletam mais dados.

Tecnologia Blockchain

A tecnologia Blockchain está sendo usada no processo de aquisição para fornecer um livro-razão imutável que registra cada etapa do processo de compra. Isso ajuda a garantir maior transparência, precisão e economia de custos - e pode ser usado para apoiar a conformidade com os regulamentos.

Digitalização de Documentos

A digitalização de documentos tornou-se possível com tecnologias baseadas em nuvem, como OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Essa tecnologia permite que os documentos digitalizados sejam convertidos em arquivos digitais, o que permite tempos de processamento de documentos mais rápidos. Além disso, em vez de ter papelada espalhada por todo o lugar, eles são armazenados com segurança em um único sistema.

A promessa dessas tendências emergentes – além do desenvolvimento contínuo dos processos atuais – mostra que a automação de compras veio para ficar como uma força transformadora nas operações de negócios.

Como os Nanonets podem ajudar na automação de compras?

A plataforma baseada em IA da Nanonets pode ajudar nos processos de automação de compras, automatizando as tarefas de captura e extração de dados de documentos. Por exemplo, a plataforma pode extrair dados de faturas, ordens de compra e outros documentos relacionados a compras e preencher automaticamente esses dados em sistemas de compras ou fluxos de trabalho. Essa automação reduz o risco de erros, aumenta a velocidade de processamento e permite que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado.

Além disso, a Nanonets fornece um sistema com uma interface de usuário intuitiva e fluxos de trabalho personalizados para agilizar a automação de seus processos.

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Conclusão

Em conclusão, o futuro da automação de compras está aqui. Com ele vem um conjunto único de oportunidades e desafios. Mas aqueles que adotam seu poder colherão as recompensas de maior eficiência, melhor precisão e economia de custos. Seguindo as melhores práticas descritas aqui, as organizações podem agilizar seus processos de aquisição e tornar-se mais competitiva no mercado global.

Com os Nanonets, as empresas podem aproveitar o que há de mais recente em aprendizado de máquina e tecnologia de IA para automatizar seus processos de aquisição para melhorar a precisão, reduzir custos e usar sua força de trabalho com mais eficiência.

Então, não tenha medo de mergulhar. É hora de começar a automatizar seu processo de aquisição e levar sua empresa para o próximo nível.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/