O Processo de Gestão de Fornecedores: Importância, Benefícios e Desafios

Bons relacionamentos com fornecedores são importantes para o sucesso de qualquer negócio. O gerenciamento de fornecedores visa organizar e fortalecer os relacionamentos entre empresas e fornecedores. A gestão eficaz de fornecedores permite que as empresas funcionem de forma eficiente, evitando choques no lado da oferta.

O que é Gestão de Fornecedores?

O gerenciamento de fornecedores é um processo estruturado que as empresas seguem para gerenciar seus fornecedores ou vendedores. A gestão de fornecedores concentra-se na construção/manutenção de boas relações de trabalho com fornecedores a longo prazo; de modo a evitar possíveis interrupções no fornecimento e atingir os objetivos de negócios com o melhor valor.

O processo de gestão de fornecedores é bastante elaborado e compreende a seleção de fornecedores adequados, a negociação de contratos viáveis, o controle de custos, a minimização de riscos e a garantia de entrega pontual de bens ou serviços.

Importância da gestão de fornecedores

O gerenciamento de fornecedores é um processo estratégico que, quando bem feito, pode ajudar as empresas a atingir objetivos de negócios específicos.

Isso abre possibilidades para uma integração mais rápida de vários fornecedores, o que pode minimizar possíveis riscos e atrasos do lado do fornecimento. Com uma seleção de fornecedores em mãos, o negócio também conta com custos mais baixos e entrega mais rápida para manter a continuidade dos negócios.

A simplificação do processo do fornecedor pode garantir confiança mútua e relacionamentos mais fortes. Pode ajudar a aumentar a eficiência dos negócios com foco na melhoria da satisfação, lucratividade e crescimento do cliente.

O que o processo de gerenciamento de fornecedores envolve

Embora o processo de gerenciamento de fornecedores possa ser simples ou complexo dependendo do tamanho da organização, as etapas envolvidas são praticamente as mesmas. Mas, alguns pré-requisitos são necessários:

Pré-requisitos

1. Definir objetivos de negócios –  As empresas podem se envolver em um bom gerenciamento de fornecedores quando os objetivos e metas da empresa estão bem definidos. A identificação das metas de negócios pode fornecer uma imagem mais clara em relação ao gerenciamento de fornecedores.

2. Criação de uma equipe de gerenciamento de fornecedores – Ter pessoal qualificado como parte de uma equipe dedicada pode tornar o gerenciamento de fornecedores mais fácil e produtivo. Selecionar, negociar e avaliar fornecedores não é tarefa fácil. Uma equipe experiente pode atuar como ponte entre seus departamentos internos e fornecedores para otimizar o processo de gerenciamento de fornecedores.

Etapas do processo de gerenciamento de fornecedores

Com o mercado cheio de fornecedores potenciais, uma empresa envolvida no gerenciamento de fornecedores seguirá algumas etapas comuns para garantir a seleção dos fornecedores certos. Eles são:

1. Escolha de fornecedores – O processo começa com a seleção dos fornecedores considerados adequados para o negócio. Em seguida, as cotações são buscadas usando ferramentas de e-sourcing como Solicitações de Cotação (RFQs) e Solicitações de Propostas (RFPs). Embora o preço seja um fator decisivo, a empresa também pode avaliar o potencial de um fornecedor com base na qualidade, reputação, capacidade de atender aos requisitos e histórico.

2. Envolva-se em negociações contratuais – Esta etapa envolve discussões sobre os termos e condições do contrato entre a empresa e o fornecedor escolhido. Os termos podem estar relacionados ao tipo/quantidade dos bens e/ou serviços, datas de entrega, condições de pagamento e condições legais que cobrem os riscos. O contrato deve ser aceitável e mutuamente benéfico para ambas as partes.

3. Integração de fornecedores – O processo de coleta de informações relevantes e documentos associados é importante para reconhecer os fornecedores como fornecedores aprovados para a empresa. Informações de contas bancárias, formulários fiscais, licenças industriais válidas, são algumas das principais informações coletadas para efetuar pagamentos a fornecedores e para fins de auditoria.

4. Acompanhe e avalie o desempenho do fornecedor – As empresas precisam verificar o desempenho do fornecedor para ver se os padrões são cumpridos, se a qualidade dos produtos ou serviços é boa, se as entregas acontecem dentro do prazo e se o serviço é satisfatório. Os desvios podem ser corrigidos com planos de ação discutidos com os fornecedores para garantir transações comerciais mais tranquilas.

5. Monitoramento e gestão de riscos – O gerenciamento de riscos envolve avaliar e monitorar os fornecedores quanto a riscos potenciais que podem impactar duramente os negócios. Violação de conformidade, fraude de fornecedor, vazamentos de dados, ações judiciais e perda de propriedade intelectual são riscos graves que precisam ser abordados como parte do monitoramento de riscos.

6. Pagamentos pontuais – Fazer pagamentos dentro do prazo aos fornecedores pode ser crucial para garantir boas relações de trabalho. Seguir os termos do contrato para pagamento e garantir que as faturas sejam compensadas sem atrasos pode gerar confiança para que os fornecedores mantenham os serviços contínuos.

Implementando um sistema de gerenciamento de fornecedores

O gerenciamento de fornecedores é um processo crucial para qualquer organização garantir crescimento e sucesso. O surgimento de tecnologias avançadas mudou a forma como os processos de gerenciamento de fornecedores são feitos hoje.

Os sistemas de gerenciamento de fornecedores (VMS) são softwares baseados na web ou na nuvem projetados para ajudar a organizar e gerenciar várias atividades relacionadas ao fornecedor em um só lugar. Eles são eficientes, fáceis, econômicos e altamente benéficos para organizações com vários fornecedores.

Benefícios do gerenciamento de fornecedores

Os vários benefícios de ter o gerenciamento de fornecedores implementado são:

1. Facilita uma melhor seleção – A organização se beneficiará de uma seleção mais ampla de fornecedores, oferecendo mais opções a preços competitivos.

2. Negociações com boa relação custo-benefício – O gerenciamento de fornecedores pode garantir vários fornecedores competindo pelos negócios. Isso permite que a empresa negocie melhores taxas e obtenha preços ou descontos mais baixos.

3. Gestão eficaz de contratos – Uma das vantagens de ter um sistema de gestão de fornecedores são os dados centralizados. Todos os contratos, informações de fornecedores e documentos relacionados estão acessíveis em um só lugar para toda a organização. Isso torna mais fácil rastrear contratos e tomar decisões com mais eficiência.

4. Gerenciamento de desempenho mais fácil – Os sistemas de gerenciamento de fornecedores permitem uma visão panorâmica de todo o desempenho dos fornecedores. Acompanhar o desempenho e compará-lo com dados anteriores é fácil. As partes interessadas podem garantir que os fornecedores cumpram os termos do contrato e que as necessidades do negócio sejam atendidas de forma eficiente.

5. Relações mais fortes com fornecedores – Informações centralizadas do fornecedor no VMS auxiliam em um processo simplificado de tomada de decisão. A identificação de atrasos e a comunicação imediata reduzem perturbações na cadeia de abastecimento e evitam custos ou perdas adicionais para ambas as partes, resultando em confiança e melhores relações.

6. Melhor mitigação de riscos – O software VMS é capaz de identificar riscos do fornecedor que podem ser evitados ou resolvidos antecipadamente para evitar impacto nos negócios. Como todos os dados relacionados ao fornecedor são verificados e o monitoramento constante é possível, a mitigação de riscos se torna mais fácil.

Desafios na gestão de fornecedores

Processos inadequados ou ausentes de gerenciamento de fornecedores podem representar muitos desafios:

1. Não conformidade dos fornecedores – Uma organização sem padrões definidos para fornecedores enfrenta o risco de não conformidade por parte de seus fornecedores. Escolher o fornecedor certo e estabelecer padrões durante as negociações contratuais é importante para evitar desvios.

2. Risco de má reputação dos fornecedores – Quando vários fornecedores estão envolvidos, é difícil avaliar a qualidade do trabalho dos fornecedores e o baixo desempenho de um único fornecedor pode afetar os negócios. A execução de verificações completas de antecedentes e insights sobre desempenhos anteriores torna-se vital durante o processo de seleção no gerenciamento de fornecedores.

3. Dificuldade de armazenamento manual de dados do fornecedor – As empresas em expansão podem ter dificuldade em armazenar dados de fornecedores à medida que a empresa cresce e mais fornecedores são contratados. A falta de um sistema de gerenciamento de fornecedores cria ainda mais dificuldades na recuperação de informações do fornecedor quando necessário.

4. Sem visibilidade para tomada de decisão – Os sistemas de gestão de fornecedores podem fornecer visibilidade geral através da disponibilidade de dados centralizados para uma boa tomada de decisões. Sem um VMS adequado, isso se torna uma tarefa complicada.

5. Incapacidade de lidar com pagamentos diferentes – O software VMS pode manter e rastrear pagamentos mesmo que as condições ou métodos de pagamento sejam diferentes. Pagamentos manuais a vários fornecedores podem ser complicados, complexos e propensos a erros, resultando em fornecedores insatisfeitos.

Conclusão

Os tempos de mudança e rapidez estão obrigando muitas empresas a encontrar soluções eficazes para lidar com relacionamentos com fornecedores de maneira eficiente. Organizações, grandes ou pequenas, que lidam com vários fornecedores podem se beneficiar com a implementação de um bom sistema de gerenciamento de fornecedores. Um software VMS eficaz pode ajudar a superar desafios e promover relacionamentos mais fortes com fornecedores, agregar valor e melhorar o desempenho dos negócios.