Sua equipe de contas a pagar – cuja principal função é garantir que os fundos sejam desembolsados adequadamente para fornecedores, parceiros de negócios e, às vezes, clientes – processa um número exorbitante de faturas todas as semanas. Quando feito manualmente, o processamento de uma fatura pode levar dias. Se um especialista em AP tiver que conduzir verificações de correspondência de três vias, encaminhar a fatura para o departamento apropriado para aprovação, iniciar o processo de pagamento e obter outra aprovação antes de enviar fundos, há muitos possíveis pontos de interrupção no processo.
Com o Software de automação de AP, e mais especificamente, software de processamento de faturas, o tempo necessário para processar uma fatura e enviar um pagamento é drasticamente reduzido. Essas soluções podem conduzir processos de correspondência, encaminhar a fatura para aprovação, preparar as informações de pagamento necessárias e muito mais, devolvendo uma grande parte do tempo para toda a equipe de AP a cada semana.
Existem muitas opções de software de processamento de faturas disponíveis hoje, mas examinamos todas as marcas, identificamos as mais fortes do mercado em 2024 e preparamos um guia completo, tudo em um esforço para facilitar sua seleção de software de automação de faturas.
As 10 principais soluções de processamento de faturas em 2024
1. Fluxo de Nanonets
Fluxo de nanonets extrai automaticamente os principais campos de dados de cada fatura que sua empresa recebe. As faturas não precisam ser recebidas em formato uniforme; em vez disso, seu modelo de IA de fatura é treinado para capturar todos os campos-chave necessários para processar uma fatura. Como a plataforma oferece gerenciamento automatizado de AP de ponta a ponta, ela permite que sua equipe de AP importe, aprovare pague faturas em um só lugar. Com painéis perspicazes e mecanismos de relatórios avançados, o Nanonets Flow leva automação de contas a pagar até um entalhe.
Características principais
Compatível com moedas de mais de 45 países ao redor do mundo, o Flow oferece suporte a transações internacionais para o seu negócio em crescimento. Usando IA, todas as transações são mantidas seguras por meio de detecção de duplicação, prevenção de fraudes e recursos de rastreamento de pagamentos. Como as aprovações com um clique do seu celular, conta de e-mail ou perfil do Slack estão habilitadas, fazer negócios em qualquer lugar nunca foi tão fácil.
Prós
Nanonets integra-se com QuickBooks, Xero, Sage, NetSuite e outros ERPs e sistemas de negócios importantes. Com um modelo de preços imbatível que não fica mais caro à medida que você cresce, os benefícios das Nanonets são acessíveis às empresas em todos os estágios.
Desvantagens
Para necessidades de negócios mais complexas, os usuários observam que o modelo Nanonets exige algum esforço para ser treinado. No entanto, depois que tudo estiver configurado, vale a pena investir em customizações e treinamento de modelos.
2. Base Aérea
Se o gerenciamento de gastos é seu objetivo principal, o Airbase é uma das principais soluções de processamento de faturas. Ele reúne funcionalidade de AP e gerenciamento de despesas, economizando tempo de sua equipe e dinheiro para sua empresa. Ele oferece suporte a requisitos de negócios complexos, como múltiplas subsidiárias e múltiplas moedas ordens de compra. Mais utilizado em espaços técnicos, o Airbase oferece à sua empresa a oportunidade de atualizar sua abordagem de faturamento com este sistema de fatura automatizado.
Características principais
Nem todas as soluções de processamento de faturas acomodam pedidos de compra exclusivos ou acordos de fornecedores multicamadas. Fluxos de trabalho de aprovação automatizados, equipe de suporte prestativa e uma abordagem de melhoria contínua tornam o Airbase uma das principais ferramentas de automação de faturas.
Prós
Os usuários adoram que seja fácil de aprender e rápido de implementar. Atualizações regulares garantem que a ferramenta atenda aos clientes conforme as necessidades do negócio mudam.
Desvantagens
A Base Aérea não possui recursos de relatórios, de acordo com alguns usuários. Isto torna difícil para eles reconciliar seu razão geral, perseguir quaisquer erros e pode, em última análise, desacelerar o ciclo contábil em geral.
3. Conta
Quando o software de automação de faturas é usado principalmente no setor de contabilidade, é quase garantido que seja bom. Bill é uma solução de automação de faturas que oferece uma ampla gama de recursos financeiros, o que o torna uma boa ferramenta fundamental para empresas. Com todas as necessidades do processo de AP em um só lugar, Bill pode transformar a rotina diária associada às funções de AP.
Características principais
Recursos de conexão com várias ferramentas financeiras e contábeis, trilhas de auditoria claras, personalizações de fluxo de trabalho de aprovação e integração simples de fornecedores são apenas alguns dos principais recursos que colocaram Bill na lista dos melhores softwares de processamento automatizado de faturas.
Prós
Com o Bill, os pagamentos podem ser concluídos com o clique de um botão e cada transação é validada imediatamente com o recurso “erros de sincronização”.
Desvantagens
Não é ótimo para transações internacionais, o Bill não oferece suporte a pagamentos em várias moedas ou pagamentos fora dos EUA. Isso pode ser muito limitante para empresas que desejam expandir no futuro.
3. Rosa
Mais do que um software de automação de faturas, Rossum aproveita o poder da IA, do aprendizado de máquina e da visão computacional para mostrar aos seus usuários as possibilidades futuras da função AP. Com uma taxa média de precisão de 96%, os modelos da Rossum eliminam muito trabalho manual, permitem personalizações e podem ser usados por funcionários com quase nenhuma experiência em codificação.
Características principais
Este ativador de automação de processos robóticos (RPA) é baseado em nuvem, fácil de configurar e usa APIs para se conectar a outras ferramentas digitais. Com materiais especiais de treinamento de usuários, webinars e documentação detalhada, Rossum é um software de processamento de faturamento que torna o gerenciamento de mudanças mais fácil do que nunca.
Prós
Os recursos de ponta trazidos pela Rossum definem o padrão para outras soluções de processamento de faturas. Sempre um passo à frente, a Rossum também ajuda seus usuários a se manterem à frente da curva.
Desvantagens
Devido às muitas tecnologias integradas na ferramenta, Rossum pode ser um pouco lento ao processar dados e, às vezes, sofrer pequenas interrupções no sistema.
4. SAP Concordo
Amplamente reconhecido como uma ferramenta de gerenciamento de despesas de viagem, o SAP Concur tem uma aplicação mais ampla, alcançando perfeitamente o espaço de soluções de processamento de faturas. Esta solução de automação de faturas possui um aplicativo móvel favorável para funcionários e empregadores usarem no processamento de despesas. O aplicativo divide os tipos de despesas, permite o rastreamento individual e automatiza o processo de pagamento.
Características principais
O SAP Concur tem muita força por trás disso; SAP é um dos mais conhecidos criadores de soluções financeiras e contábeis no mundo dos negócios atualmente. Ele pode acomodar grandes empresas, permitindo que milhares de usuários se beneficiem de recursos integrados de conversão de moeda, relatórios de despesas automatizados e gerenciamento de recibos digitais.
Prós
Nenhuma outra solução de automação de faturas resolve o gerenciamento de viagens como o SAP Concur. Este software automatizado de processamento de faturas é uma das melhores ferramentas de automação de faturas se seus funcionários viajam com frequência.
Desvantagens
Por atender organizações maiores, o SAP Concur pode ser difícil de personalizar, a interface não é tão intuitiva quanto outras ferramentas e é lento para adotar novas funcionalidades.
5. Carimbo
Se você deseja os benefícios da automação de AP, mas não deseja revisar toda a sua pilha de tecnologia, a Stampli prospera no meio-termo. Todos os fluxos de comunicação, documentação e aprovação de AP podem ser transferidos para Stampli enquanto processos upstream e downstream, como gestão de contratos e a automação da produção pode permanecer em ERP funcionais.
Características principais
Recursos integrados de detecção de fraude, gerenciamento avançado de fornecedores e recursos de conformidade são alguns dos favoritos dos usuários.
Prós
A equipe de atendimento ao cliente da Stampli é fácil de contatar e responde aos tickets rapidamente.
Desvantagens
Stampli não é muito bom para compensação, então os usuários que usam acordos de compensação com seus fornecedores podem ter algumas dores de cabeça. Além disso, o processo de pagamento do fornecedor é demorado e excessivamente complexo.
6. tipalti
Para um software de automação de faturas totalmente integrado e software de contas a pagar, Tipalti é o favorito do público. Apoiar empresas em rápido crescimento significa que a Tipalti é ágil, adaptável e pronta para enfrentar desafios. Facilita a integração de fornecedores, reduz o custo de processamento de cada fatura e possui recursos integrados de conformidade fiscal em escala global.
Características principais
Com correspondência tripartida automatizada, reconciliação instantânea de contas e suporte de pagamento global, Tipalti é líder entre outras soluções de processamento de faturas.
Prós
A automação ponta a ponta do AP transformará verdadeiramente toda a sua função contábil e financeira.
Desvantagens
Tipalti não é um software de processamento de faturas conhecido por integrações fáceis. Seu intrincado processo de configuração e o atraso no suporte ao cliente podem prejudicar a abordagem geral de transformação digital de sua organização.
7. Cofax
Quando se trata de soluções de processamento de faturas, o principal diferencial entre soluções bem-sucedidas e não bem-sucedidas é o poder de processamento de documentos. A Kofax processa dados de documentos rapidamente usando OCR, reconhecimento de scanner e funcionalidade VRS. Sua abordagem sem código garante que você não precisará de equipes de AP com experiência em tecnologia para obter os benefícios deste software automatizado de processamento de faturas.
Características principais
Recursos analíticos integrados destacam áreas de gastos, automatizam relatórios de AP e ajudam você a tomar melhores decisões de negócios.
Prós
A abordagem sem código torna o Kofax um dos sistemas de processamento de faturas mais acessíveis do mercado.
Desvantagens
A solução é mais cara e menos personalizável do que sistemas similares de processamento de faturas existentes no mercado.
8. Flexicaptura ABBYY
Para verdadeiramente vá sem papel, você precisa de soluções de processamento de faturas como o ABBYY Flexicapture. Ele pode extrair dados de documentos em qualquer formato, extrair o que seus sistemas precisam para processar a fatura e impulsionar a conclusão do pagamento. É uma solução centrada na expansão do seu negócio, por isso, se você estiver pronto para ir além, o ABBYY Flexicapture está pronto para ajudar.
Características principais
A captura precisa de dados, os recursos de verificação e a geração de imagens de documentos ajudam o ABBYY Flexicapture a dar suporte à sua função AP.
Prós
Ele pode lidar com dados não estruturados e permite que sua empresa insira regras ou requisitos específicos na ferramenta.
Desvantagens
Esta solução de automação de faturas com muita tecnologia tem uma grande barreira de entrada para equipes que não entendem de tecnologia. Além disso, as atualizações da plataforma são notórias por demorarem e obrigarem os usuários a reinstalar a solução.
9. Hiperciência
Alguns dos padrões de segurança de dados mais rigorosos de todas as soluções de processamento de faturas existem na Hyperscience. Além disso, este software de automação de faturas com ferramentas locais, pilhas de tecnologia baseadas em nuvem, APIs REST e até mesmo SDKs. Logo quando você instala esse sistema de fatura automatizado, ele pode automatizar 80% da carga de trabalho de uma equipe de contas a pagar.
Características principais
Por funcionar muito bem com ERPs legados, o Hyperscience é uma solução que pode atender sua empresa onde ela estiver. Apesar de ser compatível com soluções de software mais antigas, permite relatórios personalizados e análises automatizadas de dados.
Prós
Seus recursos de extração de dados também se estendem a informações manuscritas. Se você trabalha com fornecedores que enviam faturas escritas, esta solução também pode processar essas faturas.
Desvantagens
Para ler PDFs com sucesso, o Hyperscience deve ter a ajuda do usuário na configuração do PDF. Se seus fornecedores enviarem PDFs em formatos diferentes, cada fatura de fornecedor exigirá que sua equipe de AP mostre à Hyperscience onde determinados pontos de dados estão na fatura.
10. Melio
Melio é um software de automação de faturas compatível com PCI que mantém dados confidenciais seguros durante todo o processo. processo da fonte ao pagamento. Tal como os seus pares, o Melio combina dados de faturas com ordens de compra e transações, suporta vários métodos de pagamento e apresenta um portal de pagamento online quando utilizado para funções de contas a receber.
Características principais
Melio oferece suporte a pagamentos em cheque, bem como ACH, transferências eletrônicas e outros métodos de desembolso de fundos. Você pode configurar pagamentos mensais antecipadamente e coordenar o depósito direto com seus fornecedores.
Prós
O Melio pode ser usado gratuitamente para enviar pagamentos a fornecedores. Seu modelo de baixo preço pode ajudá-lo a aprimorar sua função de AP sem gastar muito.
Desvantagens
Devido à baixa estrutura de preços, o Melio tem opções de suporte muito limitadas, não permite muitas personalizações e investiu menos na experiência do usuário do que outros sistemas de processamento de faturas.
Outras opções de software notáveis
Se você acha que o melhor software de processamento automatizado de faturas para suas necessidades ainda está esperando em algum lugar, verifique uma das seguintes soluções:
- Documento
- Xero
- Intage Sage
- Hípatos
- amazontext
- Coupa
- Livro de mel
- TallyPrime
O mercado de software de automação de faturas está crescendo rapidamente, então não desanime se achar que ainda não encontrou a solução certa. Está lá fora!
Processamento de faturas no seu melhor
A função de contas a pagar é uma das melhores candidatas à automação devido à natureza do trabalho na função. Muitas das tarefas são manuais, demoradas, repetitivas e exigem muito processamento de dados. Existem muitos melhores práticas para aumentar a eficiência na função AP, mas muitas vezes essas tarefas podem ser simplificadas ou totalmente assumidas por soluções de software de contas a pagar, como ferramentas de automação de faturas.
Gostamos de lembrar aos líderes financeiros e contábeis, bem como aos próprios especialistas em AP, que a automação de AP não se destina a substituir as pessoas que realizam essas tarefas há anos. Em vez disso, o objetivo é livrar-se de alguns dos aspectos mais estressantes de seus trabalhos e permitir que eles assumam funções mais estratégicas dentro da função. Há uma grande necessidade de transformação digital contábil e financeira, mas seus benefícios não serão totalmente reconhecidos até que entendamos que os humanos e a tecnologia devem trabalhar juntos no futuro. A tecnologia não é a inimiga.
Comece com sistemas de processamento de faturas e prossiga a partir daí. Muitas das opções de software de processamento automatizado de faturas acima podem ir ainda mais longe, tendo um grande impacto na capacidade da sua organização de atender seus clientes.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/best-invoice-automation-software/
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