Os 10 principais softwares de gerenciamento de documentos jurídicos para advogados em 2023

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#5. LexWorkPlace

LexWorkPlace é um software de gerenciamento de documentos e e-mail baseado em nuvem. Ele permite que os usuários gerenciem documentos e e-mails e melhore a colaboração. LexWorkPlace pode ser usado para equipes que podem fazer muitas coisas, como gerenciar fluxos de trabalho, delegar tarefas aos membros da equipe, monitorar tempo e pagamento e armazenar dados.

Alguns dos recursos que o LexWorkplace oferece são pesquisa de texto completo, gerenciamento de versão de documentos, indexação de documentos e criação de perfil, gerenciamento de permissões e acesso e criptografia de dados ponta a ponta.

Preço: $ 395/mês (3 usuários)

Teste grátis: Não

Ideal para: Classificação, arquivamento e retenção de documentos

Prós

• Version Control
• Sem tempo de inatividade

Desvantagens

• Incapacidade de salvar e-mails

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#6. Clio

Clio é um software de gerenciamento de prática jurídica que permite execução, organização e colaboração eficientes em casos. Os usuários podem usá-lo para editar, armazenar e gerenciar documentos com segurança na nuvem.

Gerenciamento de casos e documentos, agendamento, contabilidade, controle de tempo, gerenciamento de tarefas e faturamento são alguns de seus principais recursos. Além disso, o Clio inclui um aplicativo móvel que permite aos usuários revisar, compartilhar ou fazer upload de documentos, atualizar status de casos e conectar-se com clientes e membros da equipe.

Preço: A partir de US$ 39/mês/usuário

Teste grátis: Sim

Ideal para: Acompanhamento de leads e gerenciamento de casos

Prós

• Gerenciamento abrangente de leads e casos
• Fácil Integração

Desvantagens

• Ofertas Separadas (Crescer e Gerenciar)
• Nenhum modelo predefinido

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#7 Documento Lógico

LogicalDOC é um software gratuito com um banco de dados de código aberto.

Embora suporte todos os DBMS populares, os desenvolvedores ainda aconselham o uso do MySQL em sistemas de produção. O LogicalDoc permite que usuários e organizações organizem, indexem, recuperem, controlem e distribuam documentos de negócios cruciais com segurança e confiabilidade, com foco na automação de processos de negócios e recuperação rápida de conteúdo. Além disso, suporta importação automatizada de arquivos compartilhados e integração com Microsoft Office e Outlook.

Preços: A pedido

Teste Grátis: Sim, também tem versão gratuita

Ideal para: Indexação e Recuperação Rápida de Documentos

Prós

• User Friendly
• Plugins de código aberto para melhorar a funcionalidade

Desvantagens

• A personalização requer conhecimento de programação
• Difícil criar arquivos de backup

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#8. efileCabinet

O gabinete Efile é um software de gerenciamento de documentos que permite aos usuários gerenciar documentos, criar fluxos de trabalho e personalizar processos para atender às suas necessidades. Com recursos como pesquisa avançada de texto, compartilhamento seguro e assinaturas eletrônicas, seu objetivo é ajudar as organizações a criar, gerenciar e compartilhar documentos de maneira eficiente e cuidar da conformidade. Também possui a opção de aplicativo mobile para os usuários.

Preços: $ 699/ano/usuário

Teste grátis: Sim

Ideal para: Gerenciamento de Conteúdo

Prós

• Fácil de usar, Acessibilidade
• Arrastar e soltar

Desvantagens

• Funcionalidade de pesquisa complexa
• Integração Limitada

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#9. Ponto de compartilhamento

O SharePoint é uma plataforma baseada na Web para colaboração que se integra perfeitamente ao Microsoft Office. Embora a função principal do SharePoint seja como um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos, a maneira como cada empresa o utiliza varia muito. Os grupos podem criar uma área central protegida por senha para compartilhamento de documentos com esta ferramenta.

Seus recursos podem ser acessados ​​por meio de aplicativos da Web e uma interface de usuário (UI) da Web. Ele oferece vários recursos em todo o espectro, como nomes de arquivos expandidos, suporte a arquivos grandes, gerenciamento de direitos de informação, compartilhamento de pastas e acessibilidade de biblioteca de documentos.

Preço: Está disponível como parte do Microsoft Office 365 Suite

Teste grátis: Tem Versão Gratuita

Ideal para: Colaboração

Prós

• Compartilhamento e colaboração
• Sincronização de dados
• Uso de vários dispositivos

Desvantagens

• Difícil de Navegar
• Curva de Aprendizagem íngreme

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#10. Eu gerencio

Imanage é um programa abrangente sistema de gerenciamento de conteúdo que cria e colabora documentos com segurança. Eles também fornecem um ecossistema de parceiros e integrações como o Google Workspace. Com recursos como gerenciamento de e-mail, pesquisa contextual baseada em IA e criptografia, visa auxiliar as organizações na gestão eficiente do conhecimento.

Preço: A pedido

Teste grátis: Não

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Procurando otimizar o gerenciamento de documentos jurídicos?

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Comparação dos principais sistemas de gerenciamento de documentos jurídicos

Comparamos o gerenciamento de documentos jurídicos mencionado no blog acima. Aqui está uma visão resumida de todos os softwares.

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Nanonets – O melhor software de gestão de documentos jurídicos

[Conteúdo incorporado]

Nanonets é um sistema de gerenciamento de documentos extremamente fácil de usar, com gerenciamento de fluxo de trabalho sem código, o melhor da categoria Software OCRe armazenamento em nuvem confiável e seguro. Você pode configurar Nanonets em um dia, usá-las sem escrever uma única linha de código e automatizar todos os processos manuais em minutos.

Nanonets oferece:

Além disso, aqui estão três razões pelas quais o Nanonets é uma excelente opção para um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos:

• Automação de fluxo de trabalho - Automatize e-mails, captura de documentos, pesquisa de PDF, correspondência de documentos jurídicos e muito mais com fluxos de trabalho simples sem código.
• Gerenciamento de documento - Encontre todas as referências, contratos ou acordos com apenas uma palavra. Você pode usar Nanonets para encontrar documentos, anotação de documentos, digitalização, armazenamento e muito mais.
• Excelente Atendimento ao Cliente – Nossa equipe está de prontidão para ajudá-lo durante toda a sua jornada. A Nanonets fornece suporte 24×7, assistência técnica e sessões de treinamento gratuitas para todos os nossos clientes.

A Nanonets oferece uma plataforma repleta de recursos para automatizar tudo, desde processos financeiros complexos até entrada de dados de rotina. Com integrações perfeitas, uma plataforma sem código e automação de fluxo de trabalho, o Nanonets é perfeito para escritórios de advocacia que buscam eliminar processos manuais.

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Como selecionar o melhor software de gerenciamento de documentos jurídicos?

Ao selecionar um sistema de gerenciamento de documentos legais.

Identificando suas necessidades

Antes de começar a selecionar possíveis softwares, revise os sistemas e processos atuais para identificar as principais lacunas que o software o ajudará a resolver. Uma vez identificados, faça uma lista completa que possa ser usada como referência.

Três fatores-chave que você deve ter em mente são

Segurança e Conformidade

No caso dos escritórios de advocacia, a segurança é de suma importância, pois eles carregam muitos dados sensíveis e confidenciais de seus clientes. A privacidade e a segurança dos dados são essenciais para clientes corporativos e pessoais. Mesmo uma pequena violação de dados pode levar a consequências desastrosas. Assim, a segurança de nível empresarial é essencial para os sistemas de documentos legais protegerem os dados contra hackers, phishers e outros ataques cibernéticos. Assim, ao escolher um software de documentos, seus recursos de criptografia e conformidade devem ser verificados.

Facilidade de Acesso

O trabalho em um escritório de advocacia envolve muita colaboração. Várias partes podem ser afetadas e os documentos podem mudar de mãos ao longo do processo. Assim, nesses casos, torna-se fundamental garantir que os documentos possam ser acessados ​​a partir da base de dados de forma rápida e eficiente. Oferece grande liberdade e flexibilidade, pois as equipes podem atender os clientes a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso também ajuda muito a aumentar a produtividade e a eficiência geral.

Compartilhamento Seguro

Diferentes níveis de permissão/acesso ou mecanismos de aprovação devem ser exigidos para garantir a segurança. Os documentos devem ser criptografados para que o compartilhamento e a colaboração possam ser feitos com segurança. Alguns softwares também possuem disposições para definir senhas ou links de compartilhamento seguros.

Estudos

A próxima etapa é selecionar vários softwares que atendam às suas necessidades. Você pode consultar pessoas que já utilizam esse software e verificar avaliações em portais como G2 e Capterra. Depois de identificar alguns deles, faça uma análise aprofundada por meio de demonstrações de produtos, testes, etc.

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Se você trabalha com contratos e avisos legais, confira Nanonets. Gerencie documentos facilmente com automação de fluxo de trabalho sem código. Inicie o seu teste gratuito or agende uma ligação conosco.

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Quais são os recursos comuns do software de gerenciamento de documentos jurídicos?

Alguns dos recursos que o software de gerenciamento de documentos jurídicos deve ter são os seguintes.

Armazenamento de documentos

O principal problema que uma plataforma de gestão de documentos jurídicos pretende resolver é o armazenamento de documentos – ter espaço ilimitado para todos os documentos é imprescindível. O sistema deve ter disposições para armazenar todos os dados de arquivos de texto, gravações de áudio, videoclipes e imagens. Deve permitir uma eficiência arquivamento de documentos para armazenar documentos legais em armazenamento seguro na nuvem.

Security & Compliance

Recursos de segurança como proteção por senha, gerenciamento de permissão e autenticação multifator são necessários, assim como a conformidade com vários regulamentos, pois os escritórios de advocacia lidam com dados confidenciais.

Gestão de E-mail

Isso também não é uma das necessidades, mas ajuda muito se estiver presente. Ter um sistema centralizado que pode gerenciar todos os seus documentos e e-mails ajuda a reduzir o atrito e economizar tempo perdido entre as idas e vindas, o que é feito quando esses dois são gerenciados em softwares diferentes. Procure um software de gerenciamento de documentos jurídicos com recursos de análise de e-mail para extrair informações de e-mails em trânsito.

Capacidades de Integração

Isso será especialmente útil para escritórios de advocacia que já usam várias ferramentas para gerenciar diferentes processos e desejam continuar usando-os/seus dados. Um software de gerenciamento de documentos legais que oferece integração perfeita com vários aplicativos permitirá um fluxo suave de informações.

Fluxos de trabalho de documentos

Os requisitos de gerenciamento para sua empresa podem incluir marcação de documentos, edição, alteração de funções e permissões para documentos, movimentação de um documento entre pastas, criação de novos documentos e atualização de documentos.

Assim, se o software fornecer automação de fluxo de trabalho, muitas dessas tarefas podem ser automatizadas.

Reconhecimento Óptico de Caracteres

A maioria dos escritórios de advocacia ainda trabalha com muitos documentos em papel. Os escritórios jurídicos exigem uma solução automatizada de digitalização e indexação de documentos para gerenciar com eficácia as informações contidas nesses documentos. Software com tecnologia OCR pode ajudar a resolver esse problema de forma eficaz.

Pesquisar palavra-chave

Como há muitos dados em vários arquivos, a busca por um determinado ponto de dados geralmente se torna uma tarefa monumental. A presença de pesquisa avançada permite que os usuários usem várias técnicas ao pesquisar e torna a recuperação de documentos mais rápida.

Automação de Aprovação

Documentos legais precisam ser aprovados antes de serem enviados aos clientes. Certifique-se de que seu sistema de gerenciamento de documentos legais tenha fluxos de trabalho de aprovação ou permita que você crie um.

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Com fluxos de trabalho automatizados, gerenciamento de tarefas, controle de tempo, gerenciamento de assinaturas, colaboração e compartilhamento seguro, o Legal Document Management Software pode ajudar muito a organizar as atividades de seu escritório de advocacia e aumentar a eficiência do processo.

Assim, com o tempo, a adoção de software de gerenciamento de documentos jurídicos só aumentará à medida que mais e mais empresas perceberem seu valor.

Com uma infinidade de opções disponíveis no mercado, certifique-se de selecionar a que melhor se adapta às suas necessidades e orçamento.

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Leia mais sobre gerenciamento de documentos

O blog foi publicado originalmente em 11 de dezembro de 2022 e atualizado em 12 de janeiro de 2023.