Entendendo as contas a pagar: é um débito ou um crédito?

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Contas a pagar (AP) são obrigações de curto prazo que uma empresa deve a seus credores ou fornecedores, mas a empresa ainda não pagou por eles. No balanço patrimonial de uma empresa, as contas a pagar são registradas no passivo circulante.

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Entendendo as contas a pagar: é um débito ou um crédito?

Para entender melhor o AP, devemos primeiro conhecer o conceito básico de débitos e créditos.

O que são débitos e créditos?

Débito e crédito são os dois termos contábeis essenciais que você deve conhecer para entender o sistema de contabilidade de dupla entrada. Um sistema de contabilidade de dupla entrada registra cada transação como um débito e um crédito. Isso garante que os livros estejam sempre equilibrados.

Se uma empresa tem um saldo devedor em sua conta de ativo, o saldo normal de contas a pagar, ela deve dinheiro a alguém. Por outro lado, se uma empresa tem um saldo credor em sua conta de ativos, ela tem mais ativos do que passivos e é devido dinheiro por outros.

O que é Conta a Pagar?

O mesmo princípio se aplica às contas a pagar. Um saldo devedor em uma conta a pagar significa que a empresa deve dinheiro, enquanto um saldo credor indica que a empresa deve dinheiro. Portanto, o saldo normal de contas a pagar é negativo.

As contas a pagar de uma empresa incluem quaisquer contas pendentes que precisam ser pagas em breve. O credor é outro termo para o dinheiro devido de uma empresa.

As empresas que compram crédito de fornecedores geralmente acumulam saldos de contas a pagar. Suas contas a pagar são apresentadas em seu balanço patrimonial após cada exercício social.

O contas a pagar é um passivo, pois é uma dívida. O passivo de uma empresa é o valor que ela deve de uma dívida que contraiu no passado, mas ainda não pagou. Uma empresa pode incorrer nessas dívidas por vários motivos. No entanto, os saldos de contas a pagar incluem apenas dívidas incorridas devido a atividades comerciais normais e interações com fornecedores e fornecedores externos.

A seguir estão exemplos de aspectos comuns de contas a pagar:

• Quando um pagamento é pago no prazo, o mutuário é muitas vezes isento de pagar juros sobre o empréstimo.
• As contas a pagar recebem uma data que deve ser paga, além da qual o vendedor pode começar a avaliar multas por atraso. Na maioria dos casos, o pagamento é esperado dentro de 30 a 60 dias após a emissão da fatura.
• Eles são um exemplo de um passivo considerado na extremidade mais curta do espectro de tempo.
• São dívidas não garantidas, ou seja, qualquer título não as suporta.

Um acordo entre a empresa e o vendedor pode assumir a forma de contrato ou acordo, e é este documento que especifica as condições de crédito a serem aplicadas.

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Contas a pagar é débito ou crédito?

Para responder à pergunta, as contas a pagar são consideradas um tipo de conta de passivo. Isso significa que quando o dinheiro é devido a alguém, é considerado crédito. Por outro lado, quando alguém lhe deve dinheiro, é considerado um débito. Nesse caso, as contas a pagar seriam classificadas como débito.

Dependendo da natureza da transação, as contas a pagar podem ser registradas como débito ou crédito. As contas a pagar são um passivo; portanto, qualquer crescimento nesse número é normalmente creditado. As contas a pagar são frequentemente creditadas quando uma entidade recebe o pagamento, mas debitadas quando a empresa é liberada de sua obrigação legal de pagar a dívida.

As contas a pagar são um tipo de passivo, o que significa que são uma dívida que sua empresa tem. Os passivos geralmente são registrados como um crédito em seu balanço. No entanto, as contas a pagar também podem ser consideradas um débito, dependendo de como você estrutura seu plano de contas.

As compras a crédito são a fonte de crédito mais frequente em AP. Quando uma empresa usa o crédito para comprar suprimentos, a transação é registrada em contas a pagar.

Por outro lado, um débito em contas a pagar muitas vezes resulta da devolução de dinheiro aos fornecedores, reduzindo o passivo. Débitos em contas a pagar também podem resultar de descontos ou devoluções de produtos.

As contas a pagar são consideradas um passivo, o que significa que normalmente são registradas como débito no balanço patrimonial de uma empresa. No entanto, a conta pode ser registrada como crédito se a empresa efetuar pagamentos antecipados ou pagar mais do que deve.

Entradas de diário

Os lançamentos contábeis são criados em sistemas contábeis para registrar transações financeiras. Débitos e créditos devem ser registrados em uma determinada ordem em um lançamento contábil. Débitos e créditos em um diário contábil sempre aparecerão em colunas próximas umas das outras. Como de costume, os débitos serão mostrados à esquerda e os créditos à direita. Ao registrar uma transação, é sempre importante colocar os dados na coluna adequada.

As compras da empresa ou conta de ações serão debitadas, e Caixa ou Banco será creditado sempre que efetuar um pagamento a um fornecedor. Se, no entanto, decidir fazer essas compras a crédito, precisará aumentar seu passivo. Aqui está a entrada dupla para comprar qualquer coisa a crédito:

Dra.	Compras/Inventário	XX
Cr.	Conta a pagar	XX

As empresas geralmente se referem ao nome do fornecedor de quem fizeram compras em vez da conta “Contas a pagar” ao registrar transações financeiras. Em vez de manter todos os saldos em uma única conta, permite que eles gerenciem seus saldos de contas a pagar com mais eficiência.

Depois que a empresa liquidou sua dívida com o fornecedor, ela é obrigada a diminuir a responsabilidade relacionada à dívida. Dinheiro ou transferências bancárias são os dois métodos mais comuns que as empresas usam para fazer um débito em contas a pagar. Conseqüentemente, a dupla entrada para o retorno de contas a pagar deve ficar assim.

Dra.	Conta a pagar	XX
Cr.	Dinheiro/Banco	XX

A empresa deve reduzir seu saldo de contas a pagar se vender os itens que adquiriu e depois devolver esses itens antes de pagar a dívida. Isso ocorre porque os itens que são devolvidos ao fornecedor reduzem a responsabilidade vinculada a esses itens, supondo que o fornecedor aceitaria devoluções.

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O que significa um “índice de rotatividade” para contas a pagar?

A liquidez de curto prazo de uma empresa pode ser avaliada pelo cálculo de um índice conhecido como rotatividade de contas a pagar. Esse índice representa o ritmo médio em que uma empresa paga seus fornecedores. O índice de rotatividade de contas a pagar é uma estatística que as empresas usam para avaliar o quão bem estão liquidando suas dívidas de curto prazo.

A seguir está a fórmula que deve ser usada para calcular o índice de rotatividade de contas a pagar:

Índice de Rotatividade a Pagar = Compras Líquidas a Crédito/Média de Contas a Pagar

Em certos cálculos, o numerador não incluirá as compras líquidas a crédito; em vez disso, utilizará o custo das mercadorias vendidas. O total de contas a pagar no início de um período contábil e contas a pagar após o período são somados e depois divididos por 2.

Os credores podem avaliar a liquidez de curto prazo da empresa e, por extensão, sua qualidade de crédito com base no índice de rotatividade de contas a pagar. Se a porcentagem for alta, os compradores pagam seus fornecedores de cartão de crédito em dia. Os fornecedores podem estar pressionando por pagamentos mais rápidos, ou a empresa pode estar tentando aproveitar os incentivos de pagamento antecipado ou aumentar sua credibilidade se o número for alto.

Uma porcentagem baixa sugere um padrão de atraso ou não pagamento a fornecedores para transações de crédito. Isso pode ser devido a boas condições de empréstimo ou uma indicação de problemas de fluxo de caixa e uma situação financeira em deterioração. Embora um índice em queda possa sugerir problemas financeiros, nem sempre é esse o caso. A empresa pode ter negociado condições de pagamento mais favoráveis ​​que lhe permitirão atrasar os pagamentos sem incorrer em taxas adicionais.

Os termos de crédito dos fornecedores geralmente determinam o índice de rotatividade de contas a pagar de uma empresa. As empresas que podem negociar acordos de empréstimo mais favoráveis ​​geralmente relatam um índice mais baixo. Os índices de rotatividade de contas a pagar das grandes empresas seriam menores porque elas estão melhor posicionadas para negociar condições de crédito favoráveis ​​(fonte).

As empresas devem usar os prazos de crédito concedidos pelos fornecedores a seu favor para receber descontos nas compras, mesmo que uma alta taxa de rotatividade de contas a pagar seja geralmente desejável para os credores como sinal de solvência.

Ao analisar o índice de rotatividade de uma empresa, é importante fazê-lo no contexto de seus pares no mesmo setor. Se, por exemplo, a maioria dos concorrentes de uma empresa tem um índice de rotatividade de contas a pagar de pelo menos quatro, o número de dois dígitos para a empresa hipotética se torna mais preocupante.

Aproveitando os descontos para pagamentos imediatos

No que diz respeito à utilização de eventuais descontos de pagamento antecipado disponibilizados pelos fornecedores, o contas a pagar também tem um papel a desempenhar no processo.

Por exemplo, um provedor pode fornecer termos como "3/15 líquido de 30 dias". Isso indica que o cliente terá uma redução de 3% no valor total da fatura se pagar em até 15 dias em vez dos 30 dias acordados, e esse desconto será aplicado ao valor declarado da fatura.

Um desconto desse tipo pode ser particularmente atraente para empresas que fazem compras de produtos e serviços. O comprador pode decidir antecipar seus fornecedores como parte de uma solução dinâmica de descontos para aproveitar as reduções de forma sistemática e organizada. Por isso, os fornecedores podem aceitar o pagamento antecipado de contas selecionadas de forma flexível, ou seja, quanto antes o pagamento, maior o desconto.

Dessa forma, os fornecedores podem satisfazer suas necessidades de fluxo de caixa, enquanto a empresa compradora pode investir seus próprios recursos para gerar um retorno livre de risco sobre seu investimento.

Os esquemas de pagamento antecipado, que podem incorporar descontos dinâmicos e financiamento da cadeia de suprimentos, podem fornecer acesso a liquidez com preços razoáveis ​​quando e onde você quiser. Finalmente, ainda que importante, os sistemas de faturamento eletrônico podem fornecer aos fornecedores a capacidade de automatizar a transmissão de suas faturas diretamente para o sistema ERP usado por seus clientes.

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Registrando Contas a Pagar - Exemplos

Os exemplos a seguir devem deixar mais claro como os lançamentos no diário devem ser feitos para a Conta a Pagar.

1 exemplo:

Uma empresa, a XYZ Company, compra de outra empresa, a LMN Co., por um total de US$ 3000 em produtos. Além disso, ela compra de um fornecedor diferente, a QPR Co., totalizando US$ 8,000 em itens. Essas duas compras estão sendo feitas com crédito por um mês. A seguir estão as entradas duplas que precisam ser concluídas para a compra que foi feita da empresa LMN:

Dra.	Compras/Estoque	$3,000
Cr.	Conta a pagar (L M N)	$3,000

Da mesma forma, a dupla entrada para a compra que foi feita da QPR Company se parece com isso:

Dra.	Compras/Estoque	$8,000
Cr.	Conta a pagar (QPR)	$8,000

Após um mês, a Empresa XYZ faz um reembolso às Empresas LMN e QPR pela compra feita acima. O banco ou fonte de caixa da Empresa XYZ é usado para fazer um débito em contas a pagar. O seguinte é o lançamento contábil composto que deve ser feito em ambos os livros de contas a pagar.

Dra.	Contas a Pagar (L M N)	$3,000
Dra.	Contas a Pagar (QPR)	$8,000
Cr.	Dinheiro/Banco	$11,000

Esta entrada anula o saldo nos livros de fornecedores, ou seja, Contas a Pagar (LMN) e Contas a Pagar (QPR). O saldo final ao final do exercício será zero para essas duas transações.

Quando você paga seu aluguel, você debita em sua conta o dinheiro que deve. Portanto, ao rastrear transações em um sistema de contabilidade de dupla entrada, pense em débitos como dinheiro saindo de uma conta e créditos como dinheiro entrando em uma conta. Isso pode parecer confuso inicialmente, mas ficará claro quando você começar a trabalhar com exemplos. Vamos dar uma olhada no que esses termos significam e como eles funcionam juntos no sistema contábil.

2 exemplo:

A empresa XYZ mudou suas atividades comerciais diárias para um local alugado da empresa UVW ao custo de US$ 2,500 por mês para o espaço. A empresa XYZ está pagando aluguel para a empresa UVW.

Pelo regime de competência, o pagamento do valor em atraso ocorre após a finalização do serviço de locação. Isso implica que, primeiro, o serviço é usufruído e, em seguida, o pagamento é feito depois de ter sido prestado por um mês.

A seguir, como aparece a dupla entrada para o serviço de aluguel para a empresa que foi comprada da UVW:

Dra.	Gasto com aluguel	$2,500
Cr.	Aluguel a pagar (UVW)	$2,500

Após um mês, a UVW receberá a quantia em atraso de $ 2,500 em pagamento. A submissão deve ser feita no seguinte formato:

Dra.	Aluguel a pagar (UVW)	$2,500
Cr.	Bank	$2,500

Registro de créditos e débitos para contas de patrimônio líquido

No balanço patrimonial, são considerados passivos quaisquer itens que representem dívidas da empresa a terceiros, como instituições financeiras ou fornecedores. Eles podem ser passivos atuais, como contas a pagar e provisões, ou passivos de longo prazo, como títulos a pagar ou hipotecas a pagar.

Do lado direito do balanço estão as contas que representam o patrimônio do proprietário. Essas contas incluem lucros acumulados e ações ordinárias. Ao fazer lançamentos no diário, eles são tratados da mesma maneira que as contas de passivo.

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Diferenças entre notas a pagar e contas a pagar

As obrigações que a empresa deve cumprir na forma de títulos a pagar podem ser de curto ou longo prazo. As contas a pagar são geralmente consideradas obrigações de curto prazo que devem ser pagas dentro de um ano da data da fatura.

Não é prática comum converter títulos a pagar em contas a pagar; no entanto, é possível converter contas a pagar em títulos a pagar desde que todas as partes envolvidas tenham chegado a um acordo e tenham conhecimento compartilhado dos termos envolvidos.

As notas a pagar são acordos escritos que são principalmente elaborados e emitidos para acordos de dívida. Esses acordos escritos são pagáveis ​​a empresas de crédito e instituições financeiras. As empresas que se enquadram na categoria de “contas vencidas” são na maioria das vezes aquelas que prestam serviços e estoques.

Na maioria dos casos, não é necessário manter uma nota escrita ou documento para definir os termos e condições das contas a pagar. No entanto, uma fatura gerada pelo vendedor e associada a cada encomenda pode ser consultada no seguinte: As notas a pagar, por outro lado, são acompanhadas de um conjunto de termos e condições relevantes para o reembolso da dívida. Esses termos e condições podem conter informações sobre taxas de juros, data de vencimento da nota, informações sobre garantias e outros detalhes relevantes.

Uma conta de notas a pagar é usada para registrar transações de entrada e saída de instituições financeiras, enquanto uma conta de contas a pagar é usada para acompanhar a compra de bens e serviços.

Quando se trata de contas a pagar, na maioria das vezes, é um acordo verbal entre ambas as partes, e não há custos financeiros associados, embora possam existir descontos comerciais acessíveis. As notas a pagar incluem um pagamento de juros, que indica um componente de financiamento envolvido; no entanto, a cobrança de juros é muitas vezes vista como distinta do valor emprestado.

As contas a pagar são sempre utilizadas na gestão do capital de giro e sua presença afeta o ciclo de conversão de caixa de um negócio. Por outro lado, os títulos a pagar podem ou não ser contabilizados como parte da gestão do fluxo de caixa de uma empresa.

Notas a pagar e contas a pagar são exemplos de obrigações atuais; no entanto, existem várias distinções importantes entre os dois tipos de contas. Ambas as obrigações têm certo grau de influência sobre a liquidez total de uma organização; assim, eles devem ser tratados de forma responsável e eficaz.

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Automatizando o processo de contas a pagar

Automatizar o processo de Contas a Pagar pode ser uma ótima maneira de economizar tempo e reduzir erros. Ao automatizar o processo, as empresas podem evitar a inserção manual de dados e garantir que todas as faturas sejam pagas em dia. Além disso, automatizar o Contas a Pagar pode ajudar as empresas a acompanhar os gastos, pois todas as transações serão registradas em um só lugar.

Automatizar o processo de Contas a Pagar pode ser uma excelente maneira de melhorar a eficiência e os resultados de sua organização. Automatizar o processo pode eliminar muitas tarefas manuais associadas a Contas a Pagar, como entrada de dados, cheque para processar e aprovação de fatura. Além disso, automatizar o Contas a Pagar pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa da sua organização, acelerando o ciclo de pagamento.

Várias maneiras de automatizar o Contas a Pagar incluem o uso de software ou a terceirização do processo para um provedor terceirizado. Considerando a automação de contas a pagar, é importante pesar os prós e os contras de cada opção para determinar qual é a melhor para sua organização.

Como proprietário de uma empresa, você sabe que uma das tarefas mais importantes – e demoradas – é pagar suas contas em dia. Mas e se houvesse uma maneira de automatizar esse processo?

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Além disso, o Nanonets é apoiado por aprendizado de máquina, por isso fica mais inteligente a cada fatura processada. Isso significa que, com o tempo, os Nanonets poderão lidar com cada vez mais tarefas de contas a pagar, liberando ainda mais o seu tempo.

A conta a pagar é uma conta de passivo usada para rastrear a quantia de dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores ou outras partes externas. Os fornecedores são pessoas independentes dispostas a dar crédito à empresa para comprar as matérias-primas. Qualquer crescimento na conta de contas a pagar seria registrado como crédito nas contas a pagar. Em contraste, qualquer queda na conta de contas a pagar seria refletida como um débito nas contas a pagar.

Se houver uma redução no valor devido aos fornecedores e na conta a pagar da empresa, a empresa terá liquidado suas dívidas pendentes com os fornecedores. Da mesma forma, um aumento na conta a pagar indicaria um aumento tanto no valor devido ao fornecedor quanto no valor devido pela empresa.

É importante observar, além disso, que os termos “contas a pagar” e “fornecedores” são usados ​​em conjunto; no entanto, o manuseio de cada um pode variar dependendo das circunstâncias.

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