O departamento de Contas a Pagar (AP) de uma empresa tem a importante responsabilidade de rastrear o que a empresa deve a fornecedores e vendedores e verificar se os pagamentos são aprovados e feitos a essas contrapartes. Sem um departamento de contas a pagar, uma empresa teria dificuldade em rastrear todas as faturas que recebe dos seus fornecedores e garantir que essas obrigações sejam cumpridas. Esses passivos de curto prazo que a empresa tem são as contas a pagar e são uma obrigação importante que a empresa deve cumprir.
O que são contas a pagar?
Uma contas a pagar é simplesmente uma dívida atual que uma empresa deve a um vendedor ou fornecedor. De modo geral, as contas a pagar precisam ser pagas pelo departamento de contas a pagar em cerca de 30 dias. O valor total das contas a pagar consta do balanço da empresa na seção do passivo circulante.
Uma conta a pagar representa um valor devido; não é uma transação que já foi paga em dinheiro. É o dinheiro devido por uma compra que a empresa fez a crédito.
Uma conta a pagar não é uma fatura. A fatura é um documento em papel ou digital que cobra da empresa pela compra de bens ou serviços que realizou. As contas a pagar são o valor devido. Uma conta a pagar também não é uma conta a receber, que é um valor devido a uma empresa pelos bens ou serviços que vendeu a outras empresas em condições de crédito.
O que é um departamento de contas a pagar?
Como as contas a pagar são tão importantes para o sucesso e a saúde de um negócio, a maioria das empresas terá um departamento de contas a pagar dedicado. A principal tarefa da equipe de contas a pagar é garantir que todas as dívidas contraídas pela empresa sejam devidamente registradas e pagas.
Se esta função de contas a pagar não for cumprida pelo departamento de AP, os fornecedores e vendedores não serão pagos. Nesta situação, resultarão em más relações entre a empresa e seus fornecedores, o que pode afetar a capacidade da empresa de adquirir bens e serviços necessários no futuro.
Além de garantir que todos sejam pagos em dia, os departamentos de AP também têm a tarefa de garantir que nenhum erro contábil seja cometido. Deve ficar atento a fraudes, tentar evitar erros e conciliar quaisquer discrepâncias encontradas.
Outra função de contas a pagar que os departamentos de AP têm é obter descontos para pagamentos antecipados de faturas. Muitos fornecedores oferecem esses descontos quando os pagamentos são feitos antes da data de vencimento de uma fatura, de modo que o departamento de contas a pagar pode ajudar a reduzir as despesas gerais de uma empresa, o que é, obviamente, uma preocupação constante para qualquer empresa.
Funções dentro de um departamento de AP
Há muitos responsabilidades do departamento de contas a pagar, e essas funções são divididas entre vários funcionários do departamento pagável. Uma pequena empresa só pode ter um escriturário de contas a pagar. Uma operação maior pode ter os seguintes funcionários em seu departamento de contas a pagar:
- Coordenador de Contas a Pagar
- Gerente de fatura para pagamento
- Gerente de Contas a Pagar
- Especialista em Contas a Pagar
- Assistente de contabilidade
Uma empresa muito grande também pode ter um Diretor de Contas a Pagar responsável por todo o departamento de Contas a Pagar. As funções exatas atribuídas a cada função dentro de um departamento de contas a pagar variam de acordo com a empresa e o tamanho da operação.
Fluxo de trabalho em departamentos AP
Em cada departamento de contas a pagar, existe um fluxo de trabalho que descreve a jornada do início ao fim da aquisição de serviços e bens e, em seguida, do processamento das faturas associadas a essas compras e da garantia de que todos sejam pagos dentro do prazo. Este procedimento passo a passo pode ser digital ou manual, sendo o formato digital o método mais fácil e menos demorado. Em ambos os casos, o fluxo de trabalho de uma equipe de contas a pagar geralmente seguirá o seguinte esquema:
#1) Capture a fatura. A fatura, seja físico ou eletrônico, precisa ser inserido no programa de software de planejamento de recursos empresariais (ERP). Como já mencionado, isso pode ser feito por um trabalhador humano ou digital.
# 2) Aprovação. Após a fatura estar devidamente catalogada, ela deverá ser aprovada. Novamente, esta etapa pode ser manual ou automatizada.
#3) Permissão de pagamento. O pagamento da fatura deve ser autorizado neste momento. É responsabilidade do departamento de contas a pagar obter essa permissão da parte apropriada dentro da empresa.
# 4) Transmissão. Após o pagamento ser autorizado, ele precisa ser enviado e verificado. Embora métodos de pagamento físicos, como cheque ou dinheiro, ainda possam ser usados em alguns casos, os pagamentos digitais estão ganhando popularidade, especialmente aqueles que podem ser integrados com Software AP.
É importante que o departamento de contas a pagar monitore de perto o processo de fluxo de trabalho de ponta a ponta. Se essa função de contas a pagar não for executada corretamente, poderão surgir erros, o que colocará mais pressão na equipe de AP.
Funções dos departamentos AP
Existem várias responsabilidades importantes do departamento de contas a pagar que as equipes de AP devem ser diligentes na execução. De modo geral, eles tendem a se enquadrar em uma das seguintes categorias:
# 1) Reconciliar demonstrações financeiras. Os departamentos de AP devem evitar cobranças falsas e corrigir quaisquer disparidades que apareçam em extratos bancários ou outros documentos financeiros.
#2) Resolva problemas com dados de faturas. A equipe de contas a pagar deve identificar eventuais inconsistências nos dados que aparecem em uma fatura e corrigir rapidamente as informações.
#3) Processar faturas. As faturas que uma empresa recebe de seus fornecedores deve ser processado pelo departamento de contas a pagar para que possam ser pagos em tempo hábil.
# 4) Pagamentos de faturas. Uma importante função de contas a pagar é efetuar o pagamento de uma fatura.
#5) Pagamentos internos. Além de pagar faturas, um departamento a pagar também deve gerenciar pagamentos internos de itens como material de escritório e custos de postagem.
#6) Armazene faturas e combine-as. As faturas devem ser combinadas com seus pedidos de compra. Eles também devem ser armazenados física ou eletronicamente, sendo este último método o mais eficiente para pesquisa e recuperação.
#7) Preserve boas relações com os fornecedores. Manter o relacionamento fornecedor-negócio é uma tarefa importante dos departamentos de AP. Quando as faturas são pagas dentro do prazo e as informações são rapidamente esclarecidas e armazenadas, é mais provável que as transações futuras ocorram sem problemas.
Organizando a equipe de contas a pagar
Quanto melhor organizado for um departamento a pagar, mais valioso ele será para o negócio. Com uma organização adequada, o fluxo de trabalho também será mais eficiente. Aqui estão algumas dicas para estruturar um departamento de AP da maneira mais engenhosa:
# 1) Documente tudo. Certifique-se de que cada compra da empresa possua um pedido de compra (PO) para que um registro possa ser criado. Um registro dos números de identificação fiscal também deve ser mantido.
#2) Armazene registros para fácil recuperação. Documentos com carimbos de data devem ser mantidos em um local de fácil acesso.
# 3) Verifique novamente. Faça com que diferentes membros da equipe de AP verifiquem uns aos outros para evitar fraudes e erros.
#4) Reconcilie contas regularmente. De preferência diariamente, verifique se as faturas correspondem aos pedidos. Mantenha um registro de quaisquer discrepâncias e suas resoluções.
#5) Use pagamentos digitais. As formas eletrônicas de pagamento atuais, incluindo a Câmara de Compensação Automatizada (ACH), são eficientes e fáceis. Freqüentemente, eles não custam mais do que pagamentos em papel e são mais fáceis de controlar.
# 6) Automatize a equipe de AP. Além dos pagamentos, muitas funções de contas a pagar podem ser digitalizadas. Fazer isso tem muitas vantagens, incluindo evitar erros de entrada de dados.
Como a automação pode beneficiar os departamentos de AP
As equipes de contas a pagar que atualizarem para o software mais recente colherão inúmeros benefícios. A forma mais antiga, manual e baseada em papel, de executar funções de contas a pagar é demorada e trabalhosa. Os departamentos de contas a pagar que mudarem para a automação total com software avançado serão capazes de processar faturas mais rapidamente e com menos erros e imprecisões. E porque os melhores programas de AP da atualidade vêm com Inteligência Artificial (IA), pouca intervenção humana é necessária para muitas tarefas.
Por exemplo, o software avançado de AP atual é capaz de ler e-mails, digitalizar faturas e capturar automaticamente detalhes importantes desses documentos. Notificações em tempo real podem ser enviadas aos membros da equipe de AP quando mais atenção for necessária. Como esse sistema funciona no piloto automático, é necessário menos esforço humano dos funcionários.
Software AP também pode incorporar regras para fluxo de trabalho. Por exemplo, uma fatura pode ser encaminhada por um programa ao departamento correto para aprovação. Os controles de pagamento podem ser incorporados para o pagamento de faturas e esses controles podem ser editados por vários fatores, como o valor do pagamento. Um pagamento pode ser debitado automaticamente da conta bancária da empresa. A IA executa essas tarefas sozinha. E com o aprendizado de máquina, a IA pode aprender com a experiência.
Tudo o que o programa faz é registrado em um livro razão, e esse registro pode ser inspecionado à vontade. Mais uma vez, como esta trilha de auditoria é criada automaticamente por um programa de software, é necessário menos trabalho humano.
O software projetado para departamentos de contas a pagar também pode ser integrado a outras ferramentas de contabilidade digital, criando um sistema de contabilidade holístico totalmente eletrônico que torna as funções de contas a pagar mais fáceis e menos demoradas para os funcionários.
Recapitular
Qualquer empresa que queira ter sucesso precisa de um departamento de AP produtivo com o equipamento certo. Os departamentos de contas a pagar que dependem de tecnologia desatualizada baseada em papel correm o risco de serem deixados para trás pelos concorrentes. As ferramentas digitais sofisticadas de hoje oferecem muitos benefícios aos departamentos de contas a pagar, entre eles o menor esforço humano e tempos de processamento mais rápidos.
- Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
- PlatoData.Network Gerativa Vertical Ai. Capacite-se. Acesse aqui.
- PlatoAiStream. Inteligência Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- PlatãoESG. Carbono Tecnologia Limpa, Energia, Ambiente, Solar, Gestão de resíduos. Acesse aqui.
- PlatoHealth. Inteligência em Biotecnologia e Ensaios Clínicos. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :tem
- :é
- :não
- $UP
- 30
- a
- habilidade
- Capaz
- Sobre
- acessível
- Conta
- Contabilidade
- Contas
- contas a pagar
- ó
- avançado
- vantagens
- afetar
- Depois de
- novamente
- AI
- Todos os Produtos
- já
- tb
- Apesar
- entre
- quantidade
- an
- e
- qualquer
- aparece
- apropriado
- aprovação
- aprovou
- SOMOS
- artificial
- inteligência artificial
- AS
- atribuído
- associado
- At
- comparecer
- por WhatsApp.
- auditor
- autorizado
- Automatizado
- automaticamente
- Automação
- evitar
- Mau
- Equilíbrio
- Balanço
- Bank
- conta bancária
- base
- BE
- Porque
- sido
- antes
- atrás
- beneficiar
- Benefícios
- além de
- MELHOR
- Melhor
- negócio
- negócios
- by
- CAN
- capturar
- casas
- casos
- dinheiro
- Categorias
- carregar
- acusações
- verificar
- clarificado
- Desobstrução
- de perto
- como
- Empresas
- Empresa
- Empresa
- concorrentes
- Interesse
- controles
- correta
- corretamente
- Custo
- custos
- poderia
- contrapartes
- Para
- criado
- Criar
- crédito
- Atual
- diariamente
- dados,
- Data
- dias
- Dívida
- dedicado
- entregando
- Departamento
- departamentos
- descreve
- projetado
- detalhes
- diferente
- difícil
- digital
- Pagamentos digitais
- digitalizados
- descontos
- dividido
- documento
- INSTITUCIONAIS
- parece
- fazer
- feito
- duplo
- down
- dois
- cada
- Cedo
- mais fácil
- facilmente
- fácil
- eficiente
- esforço
- ou
- Eletrônico
- eletronicamente
- e-mails
- emergem
- colaboradores
- end-to-end
- garantir
- assegurando
- entrou
- Empreendimento
- Todo
- equipamento
- ERP
- erros
- especialmente
- Cada
- todos
- exemplo
- executando
- vasta experiência
- olho
- fatores
- Cair
- Moda
- mais rápido
- menos
- financeiro
- seguinte
- Escolha
- formato
- formas
- encontrado
- fraude
- da
- cheio
- função
- funções
- futuro
- ganhando
- geralmente
- obtendo
- vai
- Bom estado, com sinais de uso
- bens
- Ter
- Saúde
- ajudar
- SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA
- holística
- House
- HTTPS
- humano
- ID
- identificar
- if
- importante
- in
- Incluindo
- inconsistências
- incorporar
- Incorporado
- incorridos
- INFORMAÇÕES
- entrada
- instância
- integrar
- Inteligência
- interno
- para dentro
- fatura
- faturas
- IT
- ESTÁ
- se
- viagem
- Guarda
- manteve
- trabalho
- grande
- Maior
- mais recente
- APRENDER
- aprendizagem
- mínimo
- Ledger
- esquerda
- menos
- passivo
- como
- Provável
- pequeno
- localização
- log
- máquina
- aprendizado de máquina
- moldadas
- fazer
- FAZ
- Fazendo
- gerencia
- manual
- muitos
- Match
- correspondido
- Posso..
- Membros
- mencionado
- conheceu
- método
- métodos
- erros
- dinheiro
- Monitore
- mais
- mais eficiente
- a maioria
- múltiplo
- devo
- miríade
- necessário
- necessário
- Cria
- não
- notificações
- números
- obrigação
- títulos
- obter
- of
- oferecer
- oferecendo treinamento para distância
- Office
- Oficial
- frequentemente
- mais velho
- on
- uma vez
- ONE
- contínuo
- só
- operação
- or
- ordem
- ordens
- organização
- Organizado
- Outros
- Fora
- esboço
- pago
- Papel
- baseado em papel
- festa
- Pagar
- pagar
- pagamento
- métodos de pagamento
- pagamentos
- realizada
- realização
- executa
- permissão
- físico
- Fisicamente
- planejamento
- platão
- Inteligência de Dados Platão
- PlatãoData
- PO
- ponto
- popularidade
- PoS
- evitar
- primário
- problemas
- procedimentos
- processo
- Processado
- em processamento
- fornece
- produtivo
- Agenda
- Programas
- adequado
- devidamente
- fornecer
- compra
- ordem de compra
- compras
- colocar
- rapidamente
- Leia
- em tempo real
- colher
- recapitulação
- a receber
- recebe
- registro
- gravado
- registros
- reduzir
- cadastre-se
- regularmente
- relações
- relacionamento
- depender
- representa
- requeridos
- pesquisa
- recurso
- engenhoso
- responsabilidades
- responsabilidade
- recuperação
- certo
- Risco
- Tipo
- regras
- Execute
- digitalização
- Seção
- enviei
- Serviços
- vários
- folha
- assistência técnica de curto e longo prazo
- rede de apoio social
- mostrar
- simplesmente
- situação
- Tamanho
- pequeno
- empresa de pequeno porte
- So
- Software
- vendido
- RESOLVER
- alguns
- sofisticado
- falando
- declarações
- Passo
- Ainda
- loja
- armazenadas
- estrutura
- suceder
- sucesso
- tal
- fornecedor
- fornecedores
- abastecimento
- certo
- Interruptor
- .
- Tarefa
- tarefas
- imposto
- Profissionais
- Membros do time
- equipes
- Tecnologia
- Tender
- condições
- do que
- que
- A
- O Futuro
- as informações
- deles
- Eles
- então
- Lá.
- Este
- deles
- coisas
- isto
- aqueles
- tempo
- demorado
- oportuno
- vezes
- dicas
- para
- hoje
- também
- ferramentas
- Total
- Traçado
- pista
- Rastreamento
- trilha
- transação
- Transações
- tentar
- compreensão
- Unsplash
- atualização
- usar
- usava
- Valioso
- vário
- variar
- fornecedor
- fornecedores
- verificado
- verificar
- verificação
- muito
- quer
- Caminho..
- BEM
- O Quê
- quando
- qual
- QUEM
- precisarão
- de
- dentro
- sem
- trabalhador
- trabalhadores
- de gestão de documentos
- seria
- zefirnet