Você está preocupado com quanto dinheiro sua empresa gasta durante o mês ou o ano inteiro?
Deixe-me começar definindo o relatório de despesas.
É feito um relatório de despesas para registrar e relatar todas as despesas realizadas pela empresa durante o mês, trimestre ou ano. Porém, este relatório também inclui todas as compras e impostos pagos no período. O relatório de despesas ajuda a manter sua mente em paz e você se sente relaxado em relação às despesas, acompanhando todas as despesas.
Neste breve guia, iremos informá-lo de todos os relatórios de despesas que você pode fazer para registrar todas as suas despesas comerciais e resolver sua gestão de despesas. Além disso, descreveremos as etapas de criação de um relatório de despesas, tipos de relatórios de despesas, categorias de relatórios de despesas e, finalmente, veremos como podemos automatizar a geração de relatórios de despesas usando automação e inteligência artificial.
O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas contém uma lista categorizada e detalhada dos custos incorridos em nome da empresa.
Relatórios de despesas e análises adicionais auxiliam o supervisor ou a equipe financeira a determinar qual parte da despesa autoriza o reembolso, como o dinheiro está sendo gasto e quais itens a empresa compra.
Um relatório de despesas, feito em papel ou eletronicamente, lista todos os custos comerciais que um funcionário pagou do próprio bolso e reivindicou compensação. Esses custos geralmente são divididos em quilometragem, alimentação e material de escritório. Além disso, eles detalham a divulgação de diferentes fornecedores e seus encargos separados. O relatório de despesas permite uma auditoria mais completa durante todo o processo de licenciamento do que apenas mostrar o total de despesas incorridas.
O que você deve incluir em seu relatório de despesas?
Por ser um relatório empresarial, o relatório de despesas é composto por diversas informações e consultas. Os detalhes e informações estão abaixo:
Informações sobre o Funcionário
A primeira a ser escrita em um relatório de despesas são as informações básicas do funcionário que mantém o relatório, como nome, telefone de contato, departamento, etc.
Informações sobre o Cliente
A próxima coisa a ser escrita são os dados do cliente que adquiriu o produto/serviço e de quem a empresa compra o item.
Data
Em seguida, deve ser escrita a data de cada despesa. Além disso, a data do relatório de recebimento e despesas deve ser idêntica.
Tipo e outros detalhes
Outra coisa que um relatório de despesas precisa é um tipo de despesa e outros detalhes sobre as despesas.
Valor total e subtotal
A próxima coisa incluída no relatório de despesas é o total de todas as despesas e a despesa total (incluindo os impostos que a empresa paga).
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Benefícios de usar um relatório de despesas
Um relatório de despesas é uma parte fundamental de toda organização, pois você pode registrar facilmente as transações e despesas ocorridas durante o mês, trimestre ou ano. Além disso, gerar um relatório de despesas pode beneficiá-lo das seguintes maneiras.
Controle e Acompanhamento de Despesas
Fazer um relatório de despesas é vital para uma empresa, pois ajuda a controlar custos e acompanhar despesas. Com a ajuda de relatórios de despesas, você pode acompanhar facilmente quanto gastou em sua empresa.
Mantém seu orçamento preciso
Quanto mais preciso for o seu orçamento, mais fácil será para você administrar seu negócio. O relatório de despesas é a estratégia mais fundamental para preparar o orçamento do seu negócio. O relatório de despesas ajuda você a preparar um orçamento preciso para a organização, o que o ajuda a ficar relaxado e a administrar seus negócios prontamente.
Você pode ver quais departamentos podem se beneficiar de alocações orçamentárias maiores. Para manter as finanças da sua empresa sob controle, você também pode usar o relatório de despesas para ver se os departamentos estão seguindo os orçamentos atribuídos.
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Padronize o processo de reembolso de funcionários
Os funcionários estão conscientes se os custos são elegíveis ou não para reembolso, uma vez que o relatório de despesas se tornou uma prática padronizada de gerenciamento de despesas. No entanto, o relatório de despesas facilita a apresentação atempada de relatórios de despesas com precisão no reembolso.
Além disso, como os funcionários documentam todos os aspectos dos seus gastos juntamente com as faturas, é mais simples para os gestores financeiros determinar se as despesas são precisas ou não. Então, podemos dizer que os relatórios de despesas sempre ajudam a manter o reembolso.
Manutenção Fiscal
A parte central da gestão de uma empresa é manter as deduções e preenchimentos fiscais. No entanto, fazer um relatório separado para impostos pode ser complicado.
As empresas geram relatórios de despesas porque isso ajuda a reter o relatório e as despesas fiscais de forma adequada. Da mesma forma, com a comprovação sólida das despesas tributárias realizadas durante todo o período, os gestores anotam no relatório de despesas, o que é vantajoso para o negócio.
Tipos de relatórios de despesas
Existem diferentes tipos de relatórios de despesas, como T&E, Despesas mensais, etc. Todos os relatórios de custos, geralmente, têm como objetivo auxiliar a empresa no melhor acompanhamento e análise dos gastos. Os relatórios de despesas de T&E, alguns dos quais são cruciais para efeitos fiscais, podem ajudar a localizar áreas onde as organizações possam estar a pagar a mais.
Os trabalhadores muitas vezes produzem declarações semanais de despesas para T&E que incluem informações sobre o próprio dinheiro gasto em jantares com clientes ou viagens às instalações dos clientes. As empresas podem criar relatórios utilizando o sistema de gestão de despesas apropriado que avalie os dados combinados das despesas dos trabalhadores para acompanhar os custos e apoiar a criação de uma estratégia de gestão de viagens.
Diferentes formas de relatórios de despesas são utilizadas pelas empresas para monitorizar outras áreas de despesas, particularmente despesas gerais como salários e rendas. Vejamos os seguintes tipos de custos;
Relatório de despesas mensais
Uma empresa pode monitorar e avaliar todos os custos operacionais usando relatórios mensais de despesas. O relatório mensal ajuda a empresa a acompanhar os padrões de despesas, avaliando se as despesas totais estão alinhadas com as projeções e identificando oportunidades de redução de custos.
Relatórios de despesas de longo prazo
Os relatórios de despesas de longo prazo, que muitas vezes incluem um trimestre ou um ano, oferecem outra perspectiva sobre quanto dinheiro uma empresa gasta. Os relatórios anuais de custos podem ser usados pelas empresas para localizar deduções fiscais para inclusão em suas declarações fiscais anuais.
Relatório de despesas recorrentes
As despesas regulares que a empresa deve pagar mensalmente, como aluguel, salário e serviços públicos, são frequentemente examinadas em relatórios de despesas recorrentes. Quaisquer aumentos significativos nestas despesas que possam prejudicar secretamente os resultados financeiros podem ser mais facilmente detectados com a sua ajuda.
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Qual é a aparência de um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é como um formulário que contém todos os gastos realizados pela empresa. A complexidade de um relatório de despesas pode variar desde uma folha de cálculo simples com alguns campos-chave até vários documentos com várias secções. Inclui uma data, nome do fornecedor, nome do cliente, detalhes da conta, valor total, valor subtraído, etc.
Aqui está um exemplo de relatório de despesas:
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Como preencher um relatório de despesas?
Existem cerca de duas maneiras de preencher um relatório de despesas
- Relatório de despesas manual
- Relatório eletrônico de despesas
Como preencher relatórios de despesas manualmente?
Muitas organizações adotaram o desatualizado processo manual de elaboração de relatórios de despesas, utilizando modelos de relatório de despesas para preparar relatórios em formato PDF ou planilha.
Veja como você pode preencher o relatório de despesas manualmente:
- Use um modelo de relatório de despesas no Excel.
- Cada funcionário é obrigado a preencher todas as suas despesas de recibos, contas e faturas no modelo Excel.
- Os funcionários devem preencher seus detalhes de emprego, subtotais, totais e outros comentários para revisão do gerente.
- O funcionário então anexa o relatório de despesas em um e-mail e todos os comprovantes de pagamento ao gestor para análise.
- O gerente recebe o relatório e verifica sua precisão e quaisquer violações de política ou alegações falsas.
- O relatório é enviado ao departamento de contabilidade para reembolso após obtenção de autorização.
Como preencher relatórios de despesas automaticamente?
Em vez de preencher manualmente relatórios de despesas, você pode automatizar tudo para seus funcionários usando software de gerenciamento de despesas como o Nanonets. Aqui está apenas um exemplo de como é um processo automatizado de relatórios de despesas e reembolso de despesas com Nanonets:
- Seus funcionários encaminham todas as faturas, recibos e contas para um endereço de e-mail específico.
- Nanonets analisa a caixa de entrada de e-mail e ingere dados do conteúdo e anexos do seu e-mail. Ele classifica automaticamente todos os documentos e extrai informações como data, valor total, nome do funcionário, detalhes de despesas e muito mais.
- Com base nos detalhes das despesas, os Nanonets podem categorizar automaticamente as despesas com base nas políticas e preenchimentos existentes. um modelo de relatório de despesas no Planilhas Google, Excel ou outro software de sua preferência.
- Os dados compilados vão para o gestor competente para aprovação. Assim que a despesa for totalmente aprovada, os dados são exportados para o sistema de sua preferência como Xero, NetSuite, Planilhas Google ou outros bancos de dados. Confira integrações.
- No caso de qualquer sinalização, um conjunto de partes interessadas recebe uma notificação para aprovar a despesa ou revisá-la e fornecer as modificações necessárias.
- Depois disso, você também pode enviar os pagamentos diretamente via Nanoredes utilização Fluxo de nanonets. Com vários Pagamento ACH e opções de transferência bancária, enviar o valor aos funcionários ou ajustá-lo em seus recibos de pagamento.
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Nanonets para automação de despesas
A automação e a inteligência artificial transformaram esse cenário sombrio e tornaram a automação de relatórios de despesas muito fácil. Vamos dar uma olhada em como um software moderno de gerenciamento de despesas como o Nanonets emprega esses avanços tecnológicos para tornar a automação de despesas perfeita, eficiente e livre de erros.
1. Ocorrência de despesas: As mesmas despesas de sempre, mas é aqui que a magia acontece. Os recibos são capturados mais rápido do que uma bala, graças às maravilhas da tecnologia móvel e às integrações perfeitas para importar recibos de seus aplicativos e bancos de dados.
2. Gravação Auto-Mágica: A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) entra em ação, extraindo dados estruturados de recibos em dados digitais mais rápido do que você pode dizer “gasto”.
3. Relatórios em tempo real: Os relatórios são gerados com o clique de um botão – é como ter seu próprio assistente pessoal, sem o café.
4. Aprovações fáceis: As verificações de conformidade orientadas pelo sistema são iniciadas primeiro, sinalizando apenas os valores discrepantes. Os gerentes conseguem se concentrar em questões reais, em vez de brincar de Whack-a-Mole com cada relatório. Você pode então adicionar humanos no circuito para garantir que as faturas sejam enviadas para aprovação à pessoa certa no momento certo. Além disso, você pode aplicar sua política de aprovação e verificações de validação personalizadas.
5. O Controle de Cruzeiro de Conformidade: Auditorias contínuas e automatizadas facilitam a vida. As anomalias sobressaem como uma ferida no polegar e a aplicação das políticas é mais rigorosa do que um tambor.
6. Reembolsos da Velocidade da Luz: Os reembolsos acontecem em alta velocidade, elevando o moral dos funcionários à estratosfera.
7. A Sinfonia de Sincronização: A integração perfeita com seu software de contabilidade e outros aplicativos transforma a entrada e a reconciliação de dados em uma sinfonia harmoniosa, em vez de uma cacofonia caótica.
8. Análise na velocidade do pensamento: Informações em tempo real estão ao seu alcance, oferecendo uma bola de cristal sobre padrões de gastos e oportunidades de economia.
Concluindo, embora a passagem da implementação manual para a gestão automatizada de despesas possa parecer um salto gigantesco, na realidade, trata-se de uma série de pequenos passos práticos em direção à eficiência, à clareza e, em última análise, ao aumento da lucratividade.
Aqui estão alguns estudos de caso de empresas que implementaram com sucesso o gerenciamento e a automação de despesas –
- SaltPay usa Nanonets para integração com SAP para gerenciar faturas de fornecedores.
- In2 Project Management ajuda Water Supply Corporation a economizar AUD 700,000 com Nanonets AI.
- Como a Happy Jewellers, uma pequena e média empresa, se beneficiou das NanoNets.
- Nanonets AI ajuda ACM Services a automatizar a extração de despesase documentos, economizando 90% do tempo da equipe de Contas a Pagar.
- Tapi automatiza faturas de manutenção de propriedades usando Nanonets.
- A Puma automatiza seu processo de gerenciamento de despesas com o Zoho Expense.
- A SWISS melhorou a eficiência do processamento de despesas em 80% com Rydoo.
- A Suncommon gerencia os gastos da empresa e economiza tempo da empresa aproveitando o cartão Expensify.
Conclusão
Os relatórios de despesas fornecem uma visão geral das despesas dos funcionários em um determinado período de tempo. Eles são uma ferramenta eficaz para manter as despesas dos funcionários sob controle. As empresas devem adotar relatórios de despesas como parte dos seus processos de reembolso e trabalhar no sentido de automatizar esses processos de reembolso para torná-los isentos de erros.
Perguntas Frequentes:
Para que serve um relatório de despesas?
O relatório de despesas é utilizado para listar todas as despesas que a empresa realiza, todos os itens que a empresa adquire e o registro dos impostos.
Quais são as diferentes categorias de despesas comerciais?
O relatório de despesas se enquadra nas seguintes categorias;
Taxas e comissões, publicidade, despesas com veículos, despesas com juros, despesas com hipotecas, despesas com seguros, serviços profissionais e jurídicos, despesas de escritório, planos de participação nos lucros e pensões, aluguel, reparos e manutenção e muito mais.
O que é um relatório mensal de despesas?
O relatório mensal de despesas/custos lista todas as compras e despesas de uma empresa que o gerente escreve durante o mês, o que é essencial para as operações comerciais.
O que é considerado uma despesa?
Uma despesa é a quantidade de dinheiro gasto e as despesas incorridas por uma empresa para gerar receita. Por exemplo, aquisição de novos equipamentos, despesas com veículos da empresa, dívidas inadimplentes e salários de funcionários, etc.
Por que você precisa de um relatório de despesas?
Precisamos gerar o relatório de despesas porque todo relatório de despesas geralmente visa auxiliar o negócio no rastreamento, análise e monitoramento dos gastos e compras da empresa.
Quem é elegível para enviar um relatório de despesas?
Com base na política corporativa e na forma como os registros estão sendo usados, diferentes pessoas podem enviar relatórios de despesas com base nas necessidades das organizações.
Na maioria das vezes, apenas os supervisores podem apresentar relatórios de despesas, mas ocasionalmente, qualquer pessoa que incorra em despesas comerciais autorizadas e solicite reembolso pode fazê-lo.
Ocasionalmente, qualquer pessoa pode registrar uma denúncia, mas ela precisa da aprovação do gerente.
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