Uma fatura serve como um documento para detalhar mercadorias entregues ou serviços prestados de um fornecedor a um comprador. Além de um simples registro, uma fatura contém uma série de informações que incluem condições de pagamento, acordos legais e muito mais. As faturas são uma documentação fundamental para qualquer empresa e ajudam a proteger contra auditorias e dificuldades legais. Ao mesmo tempo, quando recolhida como parte de uma estratégia holística de gestão de dados, uma faturação eficaz e bem desenvolvida apoia a análise de dados que contribui para a tomada de decisões estratégicas.
O que é uma fatura?
Uma fatura é como o recibo que você recebe depois de comprar mantimentos ou trocar o óleo, mas em uma ordem diferente – e muito mais complexa. Embora você receba um recibo de supermercado após o pagamento, você enviará ou receberá uma fatura antes de pagar a conta ou receber o pagamento. Assim como os recibos, as faturas também registram uma transação financeira entre um comprador e um vendedor.
Então, o que é uma fatura e como ela difere de um recibo? Uma fatura faz todos os itens acima, mas também oferece:
- Proteção legal estrita quando feita corretamente.
- Pontos de dados úteis para ajudar a informar uma estratégia analítica mais ampla.
- Uma forma de tornar seu negócio à prova de auditoria.
- Facilitação de declaração de impostos.
- Termos e condições detalhando a metodologia de pagamento.
- Muito mais, dependendo das circunstâncias do seu negócio.
Resumindo - uma fatura é um registro de transação oficial e legalmente respaldado entre um comprador e um vendedor, com detalhes exaustivos que garantem o entendimento comum entre ambas as partes, legitimidade em caso de disputa e serve como documentação para apoiar esforços analíticos, proteger contra resultados de auditoria ruins e tempo máximo de tributação mais simples.
Quais são os tipos de faturas?
Quando você gerencia, envia ou recebe faturas, elas normalmente serão de um dos quatro tipos:
- Fatura de venda: O tipo mais comum, uma fatura de venda, geralmente é o que você pensa quando ouve o termo. Ao contrário de um recibo de venda, uma fatura de venda inclui informações detalhadas sobre ambas as partes, informações sobre preços, informações de pagamento e muito mais. Além disso, uma vez que o dinheiro muda de mãos e a fatura é assinada, o documento serve como ferramenta jurídica em caso de litígio.
- Fatura proforma: Uma fatura pró-forma é essencialmente como uma fatura preliminar de venda – oferece ao comprador uma data estimada de entrega e um orçamento antes de prosseguir com o trabalho ou enviar o item. Uma fatura pró-forma permite que o comprador faça perguntas e entenda os custos antes de se comprometer.
- Fatura recorrente: Se você mantém um relacionamento contínuo de comprador/vendedor com mercadorias entregues ou serviços prestados periodicamente, mas continuamente, gerar e aprovar manualmente uma fatura a cada vez é um desperdício. Em vez disso, você provavelmente usará uma fatura recorrente. Este tipo de fatura é enviada antes das entregas do próximo ciclo (ou seja, mensal, trimestral ou anual) e precisa ser paga antes da execução da transação. É como uma assinatura de streaming de vídeo – se você receber uma fatura da Netflix pelo correio em 31 de dezembrost para o seu 15 de janeiroth renovação mensal, mas não paga, você perde o acesso.
- Fatura de quadro de horários: Se você trabalha com uma empresa baseada em serviços, como consultores ou serviços terceirizados de contabilidade, seu fornecedor registrará o tempo de seus funcionários ao longo de cada período e consolidará o total em uma fatura de quadro de horários. Esta fatura incluirá a taxa horária por funcionário, o total de horas trabalhadas, o que os funcionários trabalharam (um breve memorando de referência geralmente é suficiente) e quaisquer taxas administrativas que você concordou no contrato.
Outros tipos de faturas em contabilidade incluem:
- Fatura em atraso
- Fatura consolidada
- Retentor e faturas intermediárias
- Notas de crédito e débito
- Fatura comercial (usada em transações transfronteiriças para alfândega)
Qual é a aparência de uma fatura?
Muitos modelos de fatura estão disponíveis e todos podem ser personalizados de acordo com suas necessidades exclusivas. Aqui está um exemplo da aparência normal das faturas: detalha a data, as partes da transação, os bens/serviços prestados, as informações de pagamento e quaisquer detalhes adicionais necessários.
Qual é a finalidade de uma fatura?
Basicamente, uma fatura cumpre todas as funções padrão de um recibo, mas oferece benefícios adicionais tanto para compradores quanto para vendedores.
Gerenciamento de documentos e registros
Ao executar transações como empresa, você é legalmente obrigado a manter uma contabilidade rigorosa para todas as compras e vendas. O faturamento eficaz significa que você está protegido contra auditorias ou ações judiciais, e o gerenciamento de registros de qualidade torna a declaração de impostos muito mais simples a cada ano.
O faturamento não é apenas parte requeridos gerenciamento de registros, mas manter o controle de sua documentação é um sinal da saúde geral do negócio. Se você não consegue fazer as pequenas coisas corretamente, nunca fará as grandes coisas corretamente – e o faturamento é uma daquelas pequenas coisas que representam a eficácia geral da sua organização.
Acompanhamento de pagamentos e análise de dados
Uma função central de reconciliação de contas inclui gerenciamento de faturas – sem faturamento, você não será capaz de conciliar transações entre pedidos de compra e confirmação de recebimento de mercadorias de maneira eficaz. A fatura também é a terceira etapa da correspondência tripartida e uma função central de práticas contábeis como conciliação de fatura.
Ao mesmo tempo, se você estiver lidando com muitos vendedores e fornecedores, precisará controlar a saída de caixa e quanto deve a quem. O faturamento bem organizado ajuda a manter o equilíbrio em todo o seu cenário de pagamentos, garantindo que você mantenha um relacionamento de qualidade entre sua empresa e os fornecedores.
Se você desenvolveu uma profundidade suficiente de faturamento de faturas, a documentação também pode servir como alimentador de informações eficaz para análise de dados, especialmente se você estiver do lado do fornecedor. O faturamento ajuda a determinar tendências de compra, ciclos de negócios e muito mais para ajudar a informar sua estratégia de marketing. Do lado das compras, a análise eficaz das faturas também ajuda a reduzir custos e a identificar desperdícios ou ineficiências.
Proteção legal
Embora faturas eficazes ajudem a proteger contra preocupações fiscais ou de auditoria, elas também são uma ferramenta em seu arsenal jurídico. Como as faturas assinadas fazem parte de acordos e procedimentos contratuais, você pode usar o faturamento para garantir que está pagando o preço acordado por bens ou serviços ou sendo pago adequadamente como fornecedor. Isso pode ajudar a proteger contra ações judiciais frívolas ou servir como uma prova se você for forçado a entrar no sistema judicial para obrigar o pagamento.
Quais detalhes uma fatura contém?
Embora a forma possa variar entre setores e empresas, a função não. Normalmente, você incluirá a maioria, senão todos, destes detalhes principais:
- Número da fatura para arquivar e rastrear com eficiência faturas e pagamentos em toda a sua empresa.
- Data em que os serviços foram prestados ou as mercadorias entregues (ou projeções no caso de fatura pro forma), bem como a data em que a fatura foi preparada e enviada.
- Informações de contato do comprador e do vendedor.
- Quaisquer termos e condições aplicáveis, ou seja, pagamento em termos líquidos 30, quaisquer cláusulas de disputa, etc.
- Informações detalhadas para cada bem entregue ou serviço prestado juntamente com os preços para esse item de linha específico, seja como preço por unidade ou cobrado coletivamente.
- Quaisquer impostos aplicáveis.
- Total devido e informações sobre moeda, se for um transação internacional.
- Qualquer memorando, nota ou mensagem personalizada adicional para o destinatário.
Quando você deve enviar faturas?
Não existe um “melhor momento” para enviar uma fatura, mas uma boa regra é cedo e frequentemente. A comunicação é fundamental em todos os aspectos da vida, mas especialmente quando envolvida em serviços B2B ou B2C que têm fortes ramificações legais.
Embora o seu negócio específico precise de tempo, é uma boa prática enviar uma fatura pró-forma após resumir os requisitos do cliente para garantir que você esteja na mesma página e enviar a fatura de venda rapidamente após a confirmação do recebimento ou quando os serviços forem totalmente prestados. O faturamento após o fato é chamado faturamento na entrega.
Se você estiver trabalhando com um novo cliente ou se o contrato for particularmente grande, você também pode enviar uma fatura preliminar antes de iniciar o trabalho para garantir um pagamento inicial. Isso é chamado faturamento avançado. Da mesma forma, se o contrato for longo, uma fatura intermediária ou uma fatura de acordo com marcos pré-determinados e definidos pode ajudar a garantir que ambos estejam no caminho certo em relação ao tempo e orçamento faturados.
Faturas e controles internos
As faturas são uma parte essencial da correspondência tripartida e, portanto, são essenciais para uma controles internos de contas a pagar. Acompanhar o fluxo de faturas ao longo de seu caminho ajuda a garantir que você receba as mercadorias encomendadas em tempo hábil, de acordo com o custo acordado, ao mesmo tempo que protege contra fraudes de funcionários ou gastos inusitados.
Dentro contas a pagar ou a receber, dependendo da sua função como comprador ou fornecedor, a fatura também ajuda a gerenciar sua conta de crédito, pois é recebida antes do pagamento. Do ponto de vista das vendas, o faturamento também ajuda a controlar os níveis de estoque ou as necessidades de pessoal, se você tiver uma empresa baseada em serviços.
Conclusão
O faturamento não é complexo por si só, mas, dependendo do tamanho e escopo da sua empresa, você pode rapidamente ficar sobrecarregado ao lidar com muitas faturas e garantir que o pagamento seja enviado (ou recebido) em tempo hábil e correto.
Hoje, a faturação está a sofrer rápidas mudanças à medida que a digitalização e as transações transfronteiriças se tornam a norma. Uma multidão de AP automatizado e software de faturamento ajuda os usuários a automatizar seu processo de fatura, incluindo modelos personalizados para entregar faturas rapidamente aos compradores e agilizar contas a pagar e fluxos de trabalho de aprovação de faturas ao executar a reconciliação de contas ou processos de aquisição.
Como as plataformas de faturamento de última geração são totalmente digitais, você também economizará dinheiro ao reduzir os requisitos de pessoal e permitir que os funcionários se concentrem em melhorar o posicionamento do seu negócio, em vez de trabalharem com pilhas de dados manuais. Se você enviar ou receber faturas físicas, muitas plataformas também oferecem reconhecimento de caracteres ópticos (OCR), uma tecnologia que preenche automaticamente texto digital e informações digitalizadas de documentos físicos.
Lembre-se de que fazer as pequenas coisas corretamente é a base de um gerenciamento eficaz – e manter seu processo de faturamento sob controle é uma daquelas vitórias fáceis que preparam sua organização para o sucesso.
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