O que é o Processamento de Faturas? – Processamento de Faturas Explicado

O processamento de faturas ou processamento de faturas é toda a gama de operações associadas ao fim do negócio (trocadilho não intencional) de compra de produtos/serviços de um fornecedor.

Por mais simples que possa parecer – receber a fatura, verificar se está correto, pagar a fatura, fechar a transação – o processamento da fatura, na maioria dos casos, não é um fluxo de trabalho simplista. Qualquer atraso ou interrupção nesse processo pode ter um impacto negativo em seu relacionamento com fornecedores e prejudicar a entrega pontual de serviços, suprimentos e materiais.

Vejamos como as faturas são processadas e como Automação AP ajuda a simplificar gestão de faturas para ajudar as empresas a operar com mais eficiência.

O que é processamento de faturas?

O processamento da fatura é o fluxo de trabalho seguido pela equipe de contas a pagar desde o momento em que recebe uma fatura do fornecedor. Abrange todas as etapas, desde o recebimento da fatura de um fornecedor até o registro do pagamento após as verificações e aprovações apropriadas.

Uma fatura pode ser processada para pagamento somente depois que todas as etapas de processamento da fatura forem concluídas. Aqui estão as etapas de processamento da fatura em detalhes:

O fluxo de trabalho de processamento de faturas

• Recolha e organize faturas enviadas através de vários canais: e-mail, correio, etc.
• Capture dados da fatura, atribua códigos de razão geral e compare os dados da fatura com documentos de suporte (POs ou recibos).
  • em caso de discrepâncias, a fatura é devolvida ao fornecedor.
• Envie faturas para aprovadores autorizados para aprovar ou rejeitar, com base em políticas internas de gastos.
• Configure pagamentos via transferência eletrônica, ACH ou verifique as faturas aprovadas.
• Registre o pagamento em seu ERP ou software de contabilidade.

Um fluxo de trabalho simplificado de processamento de faturas é crucial para reconhecer contas a pagar e otimizar o fluxo de caixa para atender a pagamentos válidos.

Como processar faturas?

Em empresas de médio e grande porte, o processamento de faturas faz parte do processo de Contas a Pagar (AP). O processo de gestão de faturas é importante não apenas para organizar o fluxo de caixa, mas também para lidar com vendedores e fornecedores para garantir compras oportunas.

O processamento convencional da fatura envolve as seguintes etapas básicas:

• Avaliação da fatura recebida do fornecedor: Uma fatura é recebida primeiro de um fornecedor para um produto ou serviço que foi solicitado geralmente por meio de um pedido de compra (PO). O pessoal de processamento de faturas de contas a pagar registra a fatura em livros contábeis com um código de identificação (o Razão Geral ou código contábil).
• Conciliação da fatura: Os dados da fatura, incluindo o tipo de produto/serviço solicitado, preço acordado, data de entrega, etc., são comparados com o pedido original. Caso a fatura seja gerada após a entrega do produto/serviço, os dados da fatura também são confrontados com os dados do recibo de entrega. Este “tcorrespondência de três vias” aborda questões como:

o As condições de pagamento são compatíveis?

o Os descontos prometidos estão incluídos?

o A fatura foi codificada nas contas de despesas apropriadas?

o Existem problemas de desempenho após o recebimento que justifiquem a retenção do pagamento?

• Verificação de discrepâncias: Qualquer discrepância nos dados da fatura é sinalizada como uma exceção. O pessoal do AP entra em contato com o fornecedor e o departamento em questão dentro da empresa para corrigir o erro/discrepância. Uma vez resolvida a exceção, a fatura é reemitida pelo fornecedor e o processo de conciliação de faturas é repetido.
• Receber autorizações e aprovações adequadas: Dependendo das políticas da empresa, a fatura é encaminhada para vários níveis de gerenciamento para verificação e aprovação. O número e a natureza das aprovações necessárias dependem da política e do tamanho da empresa. Outros fatores incluem departamentos envolvidos no processo de sourcing e aquisição, tipo de produto e valor da fatura. Por exemplo, algumas empresas podem exigir aprovações de nível gerencial para valores de fatura superiores a um determinado limite.
• Autorizar o pagamento da fatura: Após todos os níveis de aprovação, a fatura é paga de acordo com os termos que foram negociados com o fornecedor. O pagamento pode ser da responsabilidade do departamento de AP, do departamento financeiro ou do departamento de compras, dependendo da estrutura do negócio. O pagamento é processado como cheques, transferências eletrônicas ou outros métodos, de acordo com os termos e condições pré-determinados.
• Fechamento da transação: Depois que o pagamento é feito, a trilha da fatura específica é encerrada e a transação é registrada como concluída. Os detalhes da fatura e do pagamento são arquivados no GL para futuras auditorias.

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Desafios no processamento de faturas

1. Faturas extraviadas ou extraviadas

Isso é um problema quando uma empresa lida com vários fornecedores e muitas faturas diariamente. O problema é agravado pelo fato de que as faturas podem ser recebidas em vários formatos – como cópias impressas, PDFs digitalizados, arquivos de processamento de texto etc. .

Faturas perdidas levam a pagamentos atrasados ​​e penalidades associadas, relações tensas com fornecedores, atrasos na operação e problemas de auditoria.

2. Dados incompatíveis ou ausentes

Uma fatura contém dados críticos, como IDs da empresa, informações fiscais, serviço/produto fornecido, preço, status de entrega, etc. Se as faturas estiverem em vários formatos, torna-se complicado, se não impossível, verificar todos os dados válidos delas. Alguns erros que são fáceis de perder incluem:

– Usando o nome errado do cliente

– Não discriminar produtos/serviços de forma clara

– Não corresponde à marca solicitada

– Erros de cálculo

– Não usar a moeda certa

– Não mencionar a data de vencimento

– Não mencionar descontos ou multas

– Erros de alíquota

De acordo com o Parceiros ardentes, quase um quarto de todas as faturas são sinalizadas para exceções que devem ser abordadas pelo pessoal de processamento de faturas de contas a pagar. Erros na fatura levam a perdas monetárias e de tempo.

Tem sido relatado que os hospitais sozinhos perdem cerca de $ 68 bilhões por ano devido a erros de faturamento. Os erros nas faturas em papel são muito caros de corrigir – a retificação dos dados da fatura pode custar caro $53.50 por fatura em média!

Os problemas associados ao processamento manual de contas contribuem com mais de 30% dos custos da equipe AP. A verificação da precisão também consome muito tempo e, se for considerada inadequada ou errônea, a exceção gerada consumirá mais tempo para ser resolvida. Esses atrasos no processamento de faturas afetam os cronogramas de pagamento. Por pouco 1 em 5 empresas perder condições favoráveis ​​e taxas com desconto devido a atrasos nos pagamentos dos fornecedores.

3. Status da fatura desconhecido

O status atual de uma fatura em seu esquema de processamento geralmente é desconhecido, especialmente se houver muitas partes interessadas envolvidas no processo. Cadê? Quem o aprovou? O que mais ele precisa? Quando será feito o pagamento? Estas são questões que muitas vezes surgem devido à falta de transparência.

4. Erros de roteamento de faturas

Pode haver vários fornecedores que emitem muitas faturas para uma empresa diariamente. Após a verificação preliminar, a equipe de processamento de faturas do AP classifica cada fatura na fila de roteamento. Mesmo o especialista em PA mais eficiente pode cometer um erro ao encaminhar uma fatura. Quando uma fatura é encaminhada de forma errada, ela passa por etapas desnecessárias – desperdiçando tempo e esforço humano. Esse cenário de “alto contato” é particularmente estressante, especialmente quando a equipe de AP precisa fechar os livros periodicamente. Assim, embora as equipes de contas a pagar sejam desenhadas para melhorar o aprovisionamento e compras processo, na realidade, eles poderiam gastar uma quantidade excessiva de tempo perseguindo faturas através da complexa rota de aprovação e corrigindo os erros resultantes que ocorrem na cadeia.

Implicações práticas dos problemas de processamento de faturas

Os problemas do tradicional processo de gestão de faturas, listados na seção anterior, podem ter sérias implicações na produtividade e lucratividade de uma empresa:

• Perda de eficiência e produtividade: verificar uma fatura, lidar com erros e exceções, acompanhar seu curso, obter aprovações e pagar a fatura são processos demorados. O tempo “perdido” em tais tarefas seria melhor gasto em tarefas que contribuem para o valor da empresa. As tarefas repetitivas associadas ao processamento de faturas podem sufocar a produtividade de uma organização.
• Moral e cultura dos funcionários: 60% do pessoal da AP alegadamente consideram o processamento de faturas a tarefa mais detestada de seu trabalho – a insatisfação com mais da metade de seus empregos leva à perda de moral e entusiasmo entre os trabalhadores. É natural que os funcionários find o tempo gasto em aspectos interessantes de seus trabalhos é recompensador. Assim, minimizar as tarefas mundanas do processo de processamento de faturas e aumentar o tempo gasto em aspectos desafiadores e interessantes do trabalho de um funcionário pode aumentar a satisfação no trabalho e, assim, a retenção do funcionário.
• Aumento de responsabilidades: atrasos causados ​​no fluxo de trabalho de processamento de faturas podem resultar em faturas inacionáveis. Isso pode levar a responsabilidades acumuladas ao longo do tempo, pressão crescente em períodos de auditoria e não conformidade. Tudo isso afeta o resultado final.
• Vulnerabilidade à fraude: Algumas fraudes que ocorrem no processo de fatura incluem fraudes de terceiros, cobrança indevida de mão de obra, pagamentos duplicados e outros erros internos. Fraudes de fatura podem se manifestar como volume anormal de fatura, incompatibilidade entre o produto/serviço entregue e as especificações da fatura, discrepâncias entre PO e fatura e comportamento duvidoso do funcionário. Tarefas manuais de processamento de faturas podem ser chatas e resultar em letargia mental. Isso pode resultar na perda de fraudes na verificação de erros e problemas de dados nas faturas. Isso é especialmente verdadeiro em tempos de crise. Por exemplo, a pandemia de Covid-19 alegadamente aumentou a incidência de fraude na fatura em 2020. A fraude na fatura é difícil de ser detectada manualmente, principalmente quando o volume de negócios é alto.
• Processamento de faturas descentralizado: a ausência de um fluxo de trabalho de gerenciamento de faturas consistente ou coeso pode levar a processos fragmentados, o que, por sua vez, pode prejudicar a visibilidade e a governança centralizada.
• Obstáculos à expansão: à medida que a empresa cresce, o processamento manual de faturas torna-se pesado. Assim, continuar a manter o que presumivelmente funciona para uma pequena configuração dificulta a expansão e o potencial de escala. O objetivo final de qualquer empresa não é manter o status quo, mas crescer!

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Processamento automatizado de faturas

A automação do processamento de faturas oferece uma solução clara para a maioria, se não para todos os problemas associados a esse processo manual. A ressalva de “se não todos” surge devido à menor necessidade de intervenção manual em algumas etapas. No entanto, automatizar muitas das tarefas repetitivas do processo pode economizar tempo, economizar dinheiro, preservar o moral dos funcionários e manter boas relações com os fornecedores.

O roteamento de faturas totalmente sem contato – processando faturas automaticamente desde o recebimento até o fechamento, sem intervenção manual – ainda é raro. UMA vistoria conduzido entre o pessoal envolvido em processos AP mostra um apoio esmagador para automatizar a maioria das tarefas manuais.

Algumas vantagens específicas da automatização de algumas ou da maioria das tarefas do workflow de processamento de faturas são:

• Coerência de dados: As ferramentas automatizadas de processamento de faturas geralmente incluem ferramentas automatizadas de extração de dados que podem extrair dados relevantes de faturas e salvá-los em um formato padronizado que ajudaria nas verificações e aprovações subsequentes. Muitas ferramentas de processamento de faturas vêm com módulos de OCR integrados que podem extrair dados relevantes das faturas. habilitado para IA ferramentas de gestão de faturas como Nanonets podem ser treinados para extrair dados específicos de uma variedade de formatos de faturas.
• Correspondência de três vias mais rápida: as comparações de três vias automatizadas da fatura com o pedido e o recebimento são mais rápidas do que as validações manuais, pois todos os dados pertinentes à transação são armazenados digitalmente no mesmo local e podem ser facilmente comparados visualmente ou por meio de IA Programas. Os fluxos de trabalho automatizados de processamento de faturas podem ser integrados a bancos de dados e outros sistemas de contabilidade para correspondência automática sem intervenção humana.
• Aprovações simplificadas: A passagem automática da fatura de uma etapa para a outra e a configuração de lembretes para aprovação podem evitar atrasos no processamento da fatura. A inclusão de contingências e lembretes no fluxo de trabalho pode eliminar gargalos. A integração de assinaturas eletrônicas e formulários digitais pode permitir aprovações em movimento de diferentes participantes do processo, para que a ausência física do escritório não atrase o processo de aprovação.
• Transparência do processo: o acesso multinível aos dados e o armazenamento centralizado de dados podem permitir a transparência. A automação do processamento de faturas também cria uma trilha de auditoria para acompanhar o andamento da fatura ao longo dos pontos de verificação.
• Segurança dos dados: a digitalização dos dados da fatura pode evitar a perda de informações comumente associadas à movimentação física do documento para validação e aprovação. A automação também pode permitir a integração do fluxo de trabalho de gerenciamento de faturas com o sistema de gestão de documentos e outras ferramentas de contabilidade para fins de auditoria e arquivamento. Também ajuda na conformidade regulatória.
• Melhor inteligência comercial: o gerenciamento automatizado de faturas pode facilitar o acesso e a avaliação de dados e gastos de compras, permitindo, assim, melhores análises e tomadas de decisões.
• Manutenção de relacionamentos com fornecedores: A ausência de atrasos e o gerenciamento organizado de faturas resultam em pagamentos pontuais, melhor comunicação com fornecedores e, portanto, relacionamentos produtivos com fornecedores.
• Eliminação de fraudes: Automatizar fluxos de trabalho de aprovação de faturas pode eliminar fraudes colocando cheques em todo o fluxo de trabalho e aumentando a visibilidade. Irregularidades podem ser sinalizadas automaticamente durante o correspondência de três vias automatizada. E a verificação de assinatura eletrônica pode prevenir fraudes internas/externas e perdas associadas.

Processos AP que são adequados para automação

Algumas das etapas de processamento de faturas que se beneficiariam da automação são:

• Recebimento de faturas: Dado que vários formatos de faturas são recebidos de diferentes fornecedores, a detecção automática dos vários campos relevantes na fatura ajudaria na digitalização da fatura e no melhor gerenciamento dos dados. As ferramentas de OCR são úteis aqui.
• Validação da fatura: é fácil configurar regras para verificar a integridade e integridade dos dados nas faturas. Preencher os vários campos personalizados no banco de dados de faturas pode ajudar a detectar informações incompletas ou ausentes.
• Correspondência de três vias: as faturas geralmente são levantadas em resposta a um pedido de compra e geralmente são associadas a um recibo. Esses três documentos seriam conectados por um número de pedido comum. A correspondência automatizada de faturas, pedidos de compra e recebimentos acelerará o processo de validação e moverá a fatura para o próximo nível sem atrasos.
• Tratamento de exceções: Exceções e casos extremos não são incomuns no gerenciamento de faturas. Casos extremos podem surgir devido a mudanças de fuso horário, várias cobranças recorrentes, ajustes retrospectivos de preços e duração variável dos meses. Alguns softwares, especialmente aqueles alimentados por IA, como Nanonets, podem lidar com esses casos extremos, enquanto outros requerem diferentes níveis de intervenção humana.
• O processo de aprovação: As faturas digitais podem ser movidas ao longo da hierarquia de gerenciamento automaticamente para aprovações. A configuração de lembretes também pode ajudar a acelerar o processo de fatura.
• Pagamento: Pagamentos digitais (transferência eletrônica, etc.) podem ser incorporados ao software para permitir o pagamento automático ao fornecedor assim que todas as aprovações forem recebidas.
• Analytics: A automação pode permitir a avaliação e análise de padrões de gastos e relacionamentos com fornecedores, o que pode ajudar em correções de curso e decisões de negócios produtivas. Os sistemas baseados em IA permitiriam melhores análises com mais treinamento com faturas.

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Nanonets para processamento inteligente de faturas

O Nanonets é um software baseado em IA que pode ser usado para automatizar e otimizar as etapas de processamento de faturas do seu negócio.

Os dados podem ser capturados sem erros de uma variedade de tipos de arquivos de fatura. O mecanismo de IA dos Nanonets pode ser treinado com faturas reais, sem a necessidade de codificação, o que o torna personalizável para a empresa.  

Ele também possui algoritmos de última geração integrados e uma forte infraestrutura para aprovações em várias etapas. O software de processamento de faturas Nanonets pode ser integrado a outros sistemas, como o banco de dados Mysql, QuickBooks ou Salesforce, e é independente de plataforma. É preciso e escalável, economiza tempo e dinheiro para sua equipe de processamento de faturas de contas a pagar e aumenta a produtividade.

Evolução

A automação do processamento de faturas agiliza o processo de compra, aumenta a transparência da rota da fatura, economiza tempo e dinheiro, aumenta a produtividade dos funcionários e melhora o relacionamento com fornecedores. A automação do fluxo de faturas permite que os funcionários humanos se concentrem em atividades menos mundanas e de maior valor, como planejamento e estratégia. Isso pode, por sua vez, levar a uma melhoria geral da eficiência e lucratividade do negócio.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/