O que é a correspondência de PO? E como automatizar?

PO Matching é o processo de conectar um pedido de compra (PO) emitido por um cliente indicando tipos, quantidades e preços acordados para produtos/serviços ao fatura emitida por um fornecedor para sua entrega. O objetivo da correspondência de PO é garantir pagamentos pontuais aos fornecedores, contabilização correta de custos e fácil detecção de práticas fraudulentas.

Correspondência de PO manual

A correspondência de PO envolve várias etapas, incluindo o recebimento e captura de dados de fatura, verificação com ordem de compra, combinando os parâmetros e resolução com base em vários parâmetros. O processamento de faturas e a correspondência de ordens de compra são processos complexos, demorados e que consomem muitos recursos quando executados manualmente, especialmente em atividades de negócios ampliadas.

Mesmo em departamentos onde há a digitalização de informações na forma de aplicativos de Enterprise Resource Planning (ERP), é necessária uma quantidade significativa de mão de obra humana; desde o momento em que uma fatura é gerada ou recebida até sua entrada no aplicativo ERP, contas a pagar pessoal executam uma lista aparentemente interminável de tarefas.

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· Abrir e escanear o correio / abrir faturas físicas / POs

· Recuperação de faturas / pedidos de compra de uma caixa de e-mail, portal ou envelopes físicos

· Digitando as informações das faturas no computador

· Combinando manualmente faturas com ordens de compra (POs) e recibos de entrega

· Roteamento físico de faturas / OPs para gerentes e pessoal de aprovação

· Resolva exceções por meio de análises oculares complicadas e manuais.

· Inserção de informações de faturas combinadas no ERP

· Pesquisando no ERP por duplicação e omissões

· Reconciliar faturas com pagamentos

· Atualização de dados mestre do fornecedor

Alguns desafios debilitantes na correspondência de PO em grande escala, especialmente quando realizada manualmente, são:

Lidar com vários pontos de dados de fatura: Grandes organizações lidam rotineiramente com POs e / ou faturas de vários fornecedores / clientes em vários formatos, incluindo arquivos de processador de texto (por exemplo, documentos MS-Word), arquivos de entrada de dados (por exemplo, arquivos MS-Excel), documentos XML estruturados de Electronic Data Interchange (EDI), PDFs e arquivos de imagem e, às vezes, como documentos impressos.

A unificação de todos esses documentos é demorada e sujeita a erros quando realizada manualmente. Erros no início do fluxo de trabalho de processamento de faturas pode levar a resultados sérios, como pagamento em excesso, pagamentos incorretos, duplicação de faturas, etc., que podem levar à perda de produtividade e confiança.

Incompatibilidade de dados: A contas a pagar departamento da empresa muitas vezes tem que combinar o PO com a Nota de Recebimento de Mercadorias (GRN), e dados de contratos, além da Nota Fiscal. O processo “olhar e comparar” da correspondência manual, além de ser trabalhoso e extenuante, pode levar a erros graves, como perda de datas e valores, cuja correção retardaria as operações e exporia a organização a riscos de perda de produtividade e negócios - questões de gestão/relação com o cliente.

Manipulação de exceção: Os departamentos de contas a pagar gastam muito tempo lidando com exceções, incluindo informações incorretas, incompletas e incompatíveis nas faturas. Até 20% das faturas regularmente contêm informações incorretas ou incompletas, e um departamento de contas a pagar convencional (manual) gasta 25% de seu tempo resolvendo problemas e rastreando informações ausentes.

Custo por processamento de fatura: O processamento manual de faturas e a correspondência de PO envolvem custos, incluindo horas manuais, papel e postagem, que seriam exacerbados por penalidades, taxas atrasadas, devolução de produtos e perda de negócios em casos de erros.

Fraude e roubo: O Certified Fraud Examiners (ACFE) relata que uma organização típica perde 5% de sua receita com fraudes todos os anos. Os criminosos que se fazem passar por executivos ou fornecedores enviam e-mail faturas com aparência autêntica ou outras solicitações de pagamento e uma equipe de Contas a Pagar menos do que vigilante pode ser presa disso.

Uma pesquisa de 2020 da Levvel Research mostraram que entrada manual de dados e ineficiência continuam a ser os pontos problemáticos no processo de contas a pagar.

Associação de Contas a Pagar sediada no Reino Unido descobriram que:

• 56% das empresas experimentam problemas de previsão de fluxo de caixa devido a problemas de contas a pagar
• 91% das empresas recebem regularmente ligações de fornecedores que buscam pagamentos.
• 23% das empresas tiveram fornecedores que se recusaram a trabalhar com eles novamente devido a ineficiências do Contas a Pagar

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Correspondência de PO automatizada

Muitos dos problemas acima podem ser superados usando correspondência automática de PO. A automação pode ser introduzida em várias etapas do processo de contabilidade e, portanto, existem dois tipos de automação:

Captura de dados baseada em reconhecimento óptico de caracteres (OCR):

A captura de dados de faturas com base em OCR usa uma combinação de hardware de captura de imagens e software de conversão para converter imagens em texto que pode ser processado manualmente pela equipe de contabilidade. É óbvio que isso apenas digitaliza os dados e não os corresponde e deve envolver operações manuais subsequentes.

Além disso, os sistemas OCR autônomos falham ao trabalhar com diferentes modelos, tipos de arquivo e layouts, necessitando de intervenção humana frequente para definir regras de modelo para diferentes tipos de documentos.

Processamento de contas automatizado / correspondência de PO:

É de três tipos:

• A automação de processos robóticos (RPA) imita as ações humanas em tarefas repetitivas.
• A inteligência artificial (IA), o “Santo Graal” da ciência da computação nas palavras de Bill Gates, imita o julgamento e o comportamento humanos para combinar POs, faturas e recibos.
• O aprendizado de máquina (ML) é um subconjunto da IA ​​em que o computador “aprende com a experiência” por meio de algoritmos como a Rede Neural, que imita o processo de aprendizado do cérebro.

Todos os três tipos de processamento automatizado de dados capturam dados pertinentes de faturas, pedidos de compra e outras documentações financeiras e os processam automaticamente de uma forma que imita a mente humana. Deles, o processamento habilitado para AI também pode comparar e combinar registros e tomar decisões como passar a transação, sinalizar erros ou levantar exceções.

A correspondência baseada em IA compreende quatro etapas:

1. Captura e extração de dados: Esta etapa envolve uma certa quantidade de intervenção humana na digitalização manual de faturas físicas em sistemas ou incorporação de faturas por fax ou e-mail para conversão em imagens. Zonal Optical Character Recognition (OCR) ou Template OCR é usado para extrair texto localizado em um local específico dentro de um documento digitalizado. Um sistema OCR de zona é treinado definindo onde campos de dados específicos podem ser encontrados dentro de um documento. OpenCV, Tesseract e Python são alguns sistemas OCR zonais que podem ser treinados para selecionar campos específicos de uma fatura ou pedido de compra capturado.

2. Reconhecimento de dados: O reconhecimento e a categorização dos dados capturados em tipos por meio de classificação baseada em regras ou por algoritmos de aprendizado de máquina. Os sistemas AI OCR podem eliminar mais de 80% das operações de captura, extração e indexação de dados de faturas.

3. Registro de correspondência e validação: O algoritmo AI realiza a correspondência de registros - o processo de encontrar peças de informações correspondentes a partir de grandes conjuntos de dados. O processo de correspondência pode ser de 2, 3 ou 4 vias, dependendo das necessidades da empresa.

Uma pesquisa por Pesquisa de nível mostra que aprovação mais rápida de faturas e aumento da produtividade do funcionário são os dois principais benefícios experimentados de uma mudança para 2 vias e 3 vias habilitadas para IAcorrespondência de caminho processos.

4. Revisão de contas a pagar e processamento de exceções, com base nas necessidades exclusivas da empresa, os dados correspondentes são passados ​​ou encaminhados ao funcionário apropriado para processamento posterior.

Vantagens da correspondência de PO baseada em IA

Processamento sem toque:Quando todos os documentos (fatura, pedido de compra, recibo, etc.) são de natureza eletrônica, o “processamento sem toque” remove os processos centrados no papel e minimiza a intervenção humana, proporcionando melhor desempenho, escalabilidade e agilidade; todos os documentos comerciais são recebidos, digitalizados, roteados, combinados, aprovados e processados ​​sem a necessidade de transportar um único pedaço de papel entre o pessoal e os departamentos. O processamento sem toque funciona por meio das seguintes etapas:

1. O software verifica se há emails não lidos.

2. Os anexos são encontrados e destacados do e-mail para processamento.

3. Os anexos são lidos usando capacidades cognitivas e os dados são extraídos.

4. As informações da fatura / pedido de compra são validadas com base em regras de negócios predefinidas.

5. Uma fatura é criada, comparada com POs e recibos de entrega com base em regras predefinidas e verificada para garantir que não haja faturas duplicadas.

6. Os usuários são notificados sobre se as faturas foram processadas com sucesso.

O processamento sem toque geralmente usa aprendizado de máquina para treinar IAs para um desempenho melhor do que sistemas de IA simples baseados em regras. O sistema, portanto, aprende com a base de clientes e as complexidades específicas de cada cliente.

Correspondência inteligente:  Os POs podem ser combinados por Número do PO, Liberação, Linha, Remessa e Recebimento do PO e classificados em várias formas em segundos, uma tarefa que é hercúlea apenas com o esforço humano.

Fácil manuseio de vários POs para várias faturas:  A automação é particularmente útil quando o volume de pedidos e faturas é alto e o esforço manual levaria dias, senão meses para gerenciá-los e categorizá-los.

Trilha de auditoria completa e conformidade: Os sistemas de IA podem fornecer aos operadores humanos assistência intuitiva e realizar validações e correções que levam horas com trabalho humano, em segundos.

Economia de mão de obra: A IA opera com base na “rede neural” - algoritmos que podem reconhecer relacionamentos subjacentes em um conjunto de dados muito parecido com o cérebro humano. Além da velocidade de desempenho, o aprendizado de máquina e as possibilidades de aprendizado profundo dentro da IA ​​podem ajudar o software a aprender com a experiência, o que pode ajustar a operação para aumentar a produtividade e a precisão, evitando a intervenção e validação humana.

Sinalização e minimização de erros: Onde o cérebro humano pode falhar devido à fadiga de ações repetitivas, o sistema baseado em IA pode, de fato, melhorar o desempenho com o tempo e “experiência”. Embora a automação não possa eliminar completamente o erro humano, pode garantir consistência em grande escala. A contabilidade automatizada pode aumentar significativamente a probabilidade de identificar pequenos problemas antes que eles se transformem em problemas maiores. Em caso de problemas ou erros, um alerta é sinalizado automaticamente para a equipe de TI, que pode identificar rapidamente a causa raiz e resolvê-la. Nada é esquecido e a correção é muito mais rápida. A sinalização de erros em tempo hábil pode economizar tempo, reduzir tempos de inatividade dispendiosos e evitar o combate a incêndios sérios em um momento posterior.

Produtividade aumentada: Com a liberdade de atividades demoradas, como correspondência de PO e processamento de faturas, a equipe de Contas a Pagar agora pode se concentrar em atividades centradas no ser humano, como planejamento financeiro, análise e obtenção de insights para melhorias e melhoria das relações interpessoais e institucionais, todas as quais poderia melhorar o resultado final.

Benefícios de custo: Embora a instalação do processamento de faturas com IA esteja associada a um custo inicial, sua operação representaria apenas 20 por cento do salário de um funcionário.

Segurança e escalabilidade de dados:  Maior eficiência operacional para negócios globais resulta da capacidade de operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, ao contrário de operadores humanos que são limitados por tempo e largura de banda mental.

Prontidão para auditoria: POs, GRNs e faturas estão entre os documentos mais comuns solicitados durante as auditorias. A correspondência de PO habilitada para AI já tem esses documentos aprovados, combinados e organizados, o que permite um processo de auditoria perfeito.

A automação do processamento de faturas e correspondência de PO pode ajudar vários níveis de executivos em uma empresa:

• Os executivos financeiros podem reduzir custos e recursos livres que podem ser reorganizados para melhorar os resultados financeiros e auxiliar no crescimento estratégico e corporativo.
• Os executivos corporativos podem entender melhor o desempenho e monitorar o fluxo de caixa por meio da análise dos dados do painel oferecidos por muitos dos softwares de automação para medição.
• As equipes de contas a pagar podem eliminar faturas em papel e interações manuais devido ao roteamento simplificado, codificação e correspondência de faturas de fornecedores usando regras de contabilidade predefinidas.
• Contadores e equipe de pesquisa têm acesso completo e instantâneo aos pedidos de compra e faturas para planejamento futuro.

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Configuração e implementação de sistemas de correspondência de PO habilitados para IA

A configuração de um sistema de correspondência de PO habilitado para IA em uma organização é um processo de três camadas.

Embora o processamento automatizado de faturas e a correspondência de PO sejam vantajosos quando implementados, sem dúvida existe uma curva de aprendizado, e a empresa / equipe deve seguir alguns protocolos para que a automação gere os resultados esperados. Algumas etapas que devem ser realizadas antes e durante a implementação de processos de contabilidade automatizados são as seguintes:

Envolvimento total de todas as partes interessadas

A automação de contas a pagar bem-sucedida depende da participação total de todos os membros da equipe financeira, o que envolve treinamento periódico e programas de atualização para operar o sistema e lidar com exceções.

Automação de fase

Aproveitar o poder da automação e da IA ​​depende da configuração e implementação corretas. Além disso, há uma curva de aprendizado bastante acentuada associada à mudança da contabilidade manual para a correspondência de faturas baseada em IA. Por transição de fase, é possível configurar sem erros e também dar tempo à equipe para adotar novos processos.

Integração de todos os sistemas

A equipe de contas a pagar pode já estar usando software para finalidades distintas, como planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com o cliente e outros sistemas financeiros essenciais. O sistema de automação de IA deve ser capaz de ser integrado ao software existente para facilitar as coisas para os usuários.

Planejamento para contingências

Queda de servidor, queda de energia e interrupções de rede podem interromper gravemente a operação de sistemas de correspondência de PO habilitados para AI. Mas um plano de continuidade de negócios solidificado que inclui backups, fontes de alimentação ininterruptas e computação em nuvem pode ajudar a resolver esses problemas. Também é importante manter um histórico dos processos, caso as operações tenham que voltar temporariamente para o manuseio manual.

Organização de todos os documentos relevantes

Em combinação de três e quatro vias. Pedidos de compra, GRN e faturas devem ser combinados. Embora a maioria dos fornecedores e clientes seja diligente com relação a POs e faturas, eles tendem a ser descuidados com GRNs e recibos. A ausência de recebimento pode travar um processo de combinação de 3 vias integrado por AI e exceções seriam geradas, levando a gargalos no fluxo de trabalho.

Isso pode ser evitado por meio da centralização do recebimento de itens, de forma que a criação de recebimentos seja restrita a uma ou poucas pessoas para evitar duplicações e omissões. Outra forma à prova de falhas é projetar uma abordagem orientada ao sistema em que um lembrete automatizado é definido para a geração de recibos e acompanhamento.

Garantindo que todas as faturas, POs e recibos sejam inseridos no sistema imediatamente, a automação do AP pode reduzir drasticamente os dias a pagar pendentes (DPO) por um média de 5.55 dias. Um sistema totalmente automatizado em que o software captura os documentos diretamente da fonte de software (e-mails, etc.) pode garantir isso, mas no caso de upload manual de dados, isso se torna um ponto importante.

Correspondência de dados do fornecedor

Um processo de correspondência de 3 vias depende do fornecedor como o principal impulsionador do processo. A precisão dos dados fornecidos pelos fornecedores pode garantir a ausência de problemas de incompatibilidade de dados. Para envios manuais de faturas, a devida diligência é necessária para garantir a precisão. A precisão envolve uniformidade da unidade de medida, preço unitário e prazo de entrega. Os catálogos de fornecedores podem eliminar erros e aprimorar a experiência de compra.

Configurando uma tolerância para aprovação automática

Algumas exceções comuns que surgem durante a correspondência de PO são:

· As quantidades da fatura não correspondem ao PO

· Informações de referência de pedido de compra ausentes ou incorretas na fatura

· Falta de fornecedor ou estrutura tributária para uma fatura

· Discrepâncias de preços no nível da linha ou para a fatura total. Por exemplo, o pedido pode ser de 10 unidades de item ao custo de Rs.10 / unidade, e a fatura pode ser de 1 unidade de item ao preço de Rs. 100

Tratamento de casos extremos

Os casos extremos são ocorrências incomuns que devem ser tratadas pelo software. Na correspondência de ordem de compra de fatura, a complexidade do faturamento recorrente é frequentemente subestimada. O sistema de IA deve apresentar faturamento recorrente adaptável para considerar esses casos extremos que podem surgir devido a mudanças de fuso horário, várias cobranças recorrentes, ajustes de preços retrospectivos e durações de meses variáveis ​​para garantir uma automação sem erros.

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Exemplos de sistemas de correspondência de PO habilitados para IA

A escolha de um pacote de contabilidade habilitado para IA depende da natureza do negócio e da escala de operação. A correspondência de PO habilitada para AO pode ser uma solução pontual ou um conjunto de contabilidade completo, que dependeria do software existente ou da falta dele. No caso do primeiro, ele precisaria se comunicar com os sistemas existentes, incluindo o ERP. O PO Matching está disponível em muitas ferramentas usadas para contabilidade, incluindo Nanonets AI-OCR, Oracle, Nexxonia, Intacct, MineralTree, etc.

In Oracle, Payables é a ferramenta de correspondência de PO habilitada para AI na qual, uma vez que uma fatura é inserida e combinada a um PO, as distribuições são criadas automaticamente e a correspondência é verificada para conformidade com a tolerância definida. Depois de combinada, Contas a pagar atualiza a quantidade faturada para cada remessa combinada e sua (s) distribuição (ões) correspondente (s) pelo valor inserido no campo Quantidade faturada. Contas a pagar também atualiza o valor cobrado na (s) distribuição (ões) de pedido de compra.

Intage Sage Compras cria transações estruturadas e predefinidas e fluxos de trabalho de aprovação de compras. MineralÁrvore, um provedor de soluções de automação de contas a pagar (AP) e pagamentos, fornece correspondência automatizada de PO / fatura para o Sage Intacc. Neste, o cabeçalho e os detalhes de nível de linha são extraídos automaticamente usando a tecnologia OCR de faturas enviadas por fornecedores para um e-mail designado. Em seguida, ele compara automaticamente as faturas recebidas com os pedidos de compra ou recibos e as insere nos fluxos de trabalho internos dos usuários para aprovação e pagamento da fatura. Todos os dados são sincronizados com o ERP da empresa para consistência da plataforma.

Despesas Nexonia, uma solução de gerenciamento de relatórios de despesas móveis e da web baseada em nuvem que possui fluxos de trabalho de aprovação flexíveis e profunda integração com os sistemas existentes.

In Tipalti, todas as faturas passam por um OCR padrão, extração de dados avançada e fluxos de trabalho de aprovação antes que o pagamento seja processado. As regras podem ser definidas para determinar se uma fatura é apoiada por PO e se deve passar pelo processo de conciliação. As regras básicas se aplicam ao fornecedor ou ao valor da fatura e, se uma fatura tiver um pedido de compra, os dados de codificação da fatura do pedido preenchem automaticamente a fatura.

In DocuWare, quando uma fatura é capturada, uma ferramenta de aprendizagem coletiva baseada em IA extrai todos os dados essenciais necessários para o processamento, como nome do fornecedor, ID, número da fatura, subtotal, imposto, frete e valor total. Para validar a fatura, o sistema confirma se ele é um fornecedor válido, verifica novamente se há números de fatura duplicados, corresponde a pedidos de compra e guias de remessa e recalcula os valores.

Existem muitas outras ferramentas de correspondência de PO disponíveis com vários recursos para atender a várias aplicações.

Nanonets AI OCR

Nanonets AI-OCR lê documentos semiestruturados invisíveis que não seguem um modelo padrão e valida os dados capturados do documento. O software pode capturar dados de uma variedade de documentos, incluindo fatura, carteira de identidade, pedidos de compra, comprovante de renda, formulário de imposto e formulários de hipoteca.

Permite importar dados da plataforma do usuário e exportar diretamente os dados capturados para um workflow existente, sem interromper o sistema. Nanonets tem vínculos de linguagem em Shell, Ruby, Golang, Java, C # e Python. O motor AI aprende e melhora com o uso. Com uma interface web intuitiva, elimina processos manuais complicados e automatiza faturas, recibos e revisões de documentos. É conhecido por reduzir o tempo de processamento em até 90% e economizar nos custos em até 50%.

Espera-se que a inteligência artificial desempenhe um papel crítico na transformação da forma como a contabilidade e a correspondência de PO são realizadas no mundo corporativo. No entanto, não pode eliminar a participação humana - a tecnologia não pode existir sozinha.

A Inteligência Artificial ajudará, não substituirá o Contador. A chave para a implementação bem-sucedida de um sistema de contabilidade habilitado para IA é reuni-los. O futuro do uso de IA em contabilidade e correspondência de PO depende fortemente de como os humanos podem ancorá-lo para melhorar sua capacidade de entregar valores de longo prazo.