6 лучших программ для заказов на поставку в 2024 году

В мире бизнеса эффективность и точность являются ключевыми факторами. Одним из важнейших аспектов, где эти качества играют жизненно важную роль, является обработка заказов на поставку. Заказ на поставку — это больше, чем просто документ; это фундаментальный компонент деловых операций, регулирующий покупку продуктов или услуг. Традиционно управление заказами на поставку представляло собой сложный и трудоемкий процесс, часто приводивший к неэффективности и ошибкам.

Войдите в эпоху современного программного обеспечения для заказов на закупку, которое изменило способы управления закупками на предприятиях. Программное обеспечение для заказов на закупку оцифровывает и автоматизирует процесс закупок, делая его более быстрым, точным и легко интегрируемым с другими бизнес-системами. Это не только замена бумаги. Речь идет об улучшении процесса закупок, улучшении отношений с поставщиками и улучшении контроля над финансами бизнеса.

В этом сообщении блога мы углубимся в сложный мир заказов на покупку и революционное влияние программного обеспечения для заказов на покупку. Начнем с понимания того, что такое заказ на поставку и его роль в бизнес-операциях. Затем мы обсудим проблемы, с которыми сталкиваются традиционные процессы заказов на покупку, и исследуем множество преимуществ, которые дает программное обеспечение для заказов на покупку. После этого мы выделим некоторые из лучших программных продуктов для заказов на покупку, доступных в настоящее время на рынке. Наконец, мы подведем итоги и представим дополнительные ресурсы для дальнейшего изучения этих важнейших бизнес-инструментов.

Что такое заказ на покупку?

A заказ на поставку (ЗП) представляет собой юридически обязывающее соглашение, выдаваемое покупателем продавцу, информирующее о типе заказанного продукта/услуги, а также о согласованном количестве и ценах. Он служит юридическим предложением о покупке, которое становится обязательным договором, как только продавец его принимает. Заказы на закупку помогают предприятиям контролировать процесс закупок, гарантируя, что обе стороны имеют четкие ожидания относительно транзакции.

В процессе закупок заказ на закупку сопровождается следующими документами в зависимости от сложности процесса закупок, которая варьируется от бизнеса к бизнесу:

• Счет-фактураюридически обязывающий документ, выдаваемый продавцом покупателю одновременно с доставкой товара/услуги покупателю или после нее. В нем есть все сведения о поставщике, клиенте, доставляемом продукте / услуге, ценах и способе оплаты.
• Поступление товара является подтверждением получения конечного продукта или услуги от поставщика.
• Крупные компании также могут иметь Ваучеры, которые указывают на завершение процесса утверждения — он служит для учета подтверждающих документов, таких как заказ на поставку, счет-фактура, квитанция и т. д., и содержит информацию об утверждениях, номера дел и другую информацию, связанную с этой конкретной покупкой.

Рабочий процесс заказа на поставку

Понимание рабочего процесса заказов на покупку имеет решающее значение для предприятий любого размера. Сложность и необходимые шаги часто различаются в зависимости от масштаба и конкретных потребностей организации. В этом разделе мы рассмотрим два гипотетических примера рабочих процессов заказов на покупку: один для малого и среднего бизнеса (SMB), а другой — для крупной корпорации. Эти примеры продемонстрируют различные уровни сложности и практическое применение этих рабочих процессов в реальных условиях.

Рабочий процесс заказа на поставку для малого и среднего бизнеса

Шаг 1: Требуется идентификация

• Пример: Небольшому бутик-отелю «Санрайз Стэй» необходимо закупить 50 новых комплектов постельного белья для своих номеров.

Шаг 2: Выбор поставщика

• Пример: Менеджер по закупкам отеля выбирает компанию Cosy Linens Ltd. основаны на их качестве продукции и конкурентоспособных ценах.

Шаг 3: Создание заказа на поставку

• Пример: Менеджер создает заказ на закупку с помощью базового программного обеспечения, в котором подробно описывается 50 комплектов белья по 40 долларов США каждый на общую сумму 2,000 долларов США.

Шаг 4: Процесс утверждения

• Пример: Заказ на покупку отправляется владельцу отеля на утверждение, которое осуществляется по электронной почте.

Шаг 5: Выдача заказа на заказ поставщику

• Пример: Утвержденный заказ на покупку отправляется по электронной почте на адрес «Cozy Linens Ltd.».

Шаг 6: Подтверждение и доставка

• Пример: ООО «Уютное Белье». подтверждает заказ и доставляет комплекты белья в оговоренные сроки.

Шаг 7: Получение и проверка

• Пример: Сотрудники гостиницы принимают комплекты белья и проверяют их качество и количество.

Шаг 8: Обработка платежа

• Пример: После подтверждения получения и удовлетворенности заказом отель осуществляет оплату банковским переводом в компанию Cozy Linens Ltd.

Рабочий процесс заказа на поставку для крупной корпорации

Шаг 1: Требуется идентификация

• Пример: Транснациональной корпорации TechGlobal Inc. требуется 10,000 XNUMX единиц определенного электронного компонента для своего нового продукта.

Шаг 2: Выбор поставщика и заключение контракта

• Пример: Отдел закупок корпорации проводит детальный анализ рынка и выбирает компанию Advanced Components Ltd. После нескольких раундов переговоров они согласовывают условия.

Шаг 3. Создание заказа на поставку и внутренняя проверка

• Пример: Группа закупок создает подробный заказ на заказ в своей корпоративной системе закупок, в котором каждая единица оценивается в 15 долларов США на общую сумму 150,000 XNUMX долларов США.

Шаг 4. Многоуровневый процесс утверждения

• Пример: Заказ на закупку проходит многоуровневую процедуру утверждения с участием менеджера по закупкам, финансового отдела и руководителя производственного подразделения.

Шаг 5. Электронная выдача заказа на поставку поставщику

• Пример: Электронный заказ на заказ отправляется непосредственно из системы закупок в компанию «Advanced Components Ltd».

Шаг 6: Производство и отгрузка поставщику

• Пример: ООО «Продвинутые Компоненты». запускает производство и отгружает компоненты партиями в соответствии с согласованным графиком.

Шаг 7: Получение, проверка и обновление инвентаря

• Пример: Приемный отдел TechGlobal Inc. проверяет каждую партию на соответствие ЗП и обновляет данные о запасах в своей системе.

Шаг 8: Трехстороннее сопоставление и оплата

• Пример: Финансовый отдел проводит трехстороннее сопоставление между заказом на поставку, квитанцией о доставке и счетом поставщика. В случае успешного сопоставления платеж будет произведен посредством электронного перевода средств.

---

Роль в бизнес-операциях

Заказы на поставку играют решающую роль в деловых операциях. Они помогают поддерживать финансовый контроль, так как очерчивают специфику того, что приобретается и по какой цене. Эта ясность необходима для составления бюджета и прогнозирования. Заказы на закупку также служат ключевым документом в управлении запасами и являются неотъемлемой частью операций цепочки поставок. Они помогают отслеживать заказы, управлять уровнем запасов и планировать будущие потребности в закупках.

Компоненты заказа на поставку

Типичный заказ на поставку включает в себя:

• Информация о покупателе и продавце: Названия и контактные данные компании, совершившей покупку, и поставщика.
• Подробности о продукте или услуге: Описания приобретаемых товаров или услуг, включая количество и характеристики.
• Цены: Согласованные цены на каждый товар или услугу.
• Условия: Условия оплаты, сроки доставки, способы доставки и другие условия покупки.
• Номер заказа: Уникальный идентификатор для отслеживания и справочных целей.

Проблемы в ручных рабочих процессах

Традиционный процесс заказа на покупку на бумажном носителе сопряжен со сложностями и неэффективен. Эти системы требуют ручного ввода данных, физического хранения документов и ручной маршрутизации заказов на заказы для утверждения и внесения изменений. Это не только отнимает значительное время, но и увеличивает риск человеческой ошибки. Ручному процессу не хватает гибкости, необходимой в быстро меняющемся деловом мире, где решения и покупки часто приходится принимать быстро, чтобы извлечь выгоду из рыночных возможностей или удовлетворить насущные потребности.

Ручной ввод данных

Ручной ввод данных отнимает драгоценное время и человеческие ресурсы. Он также по своей природе склонен к ошибкам. Ошибки в количествах, ценах или сведениях о поставщиках могут привести к значительным финансовым несоответствиям и несоответствиям заказов. Кроме того, в бумажных системах документы могут быть потеряны или утеряны, что приводит к путанице и задержкам. Недопонимание является еще одной распространенной проблемой, поскольку устные соглашения или изменения могут не быть своевременно или точно отражены в заказе на поставку, что приводит к спорам и напряженным отношениям с поставщиками.

Узкие места одобрения

Ключевой проблемой в традиционном процессе заказа на поставку является узкое место в утверждении. Заказы на заказы часто требуют нескольких утверждений, а в ручной системе это означает физическую маршрутизацию документа через различные отделы. Этот процесс может занять много времени из-за отсутствия прозрачности статуса процесса утверждения. Задержки в утверждениях могут остановить или замедлить процесс закупок, влияя на сроки проекта, уровень запасов и общие бизнес-операции.

Громоздкая проверка и сопоставление заказов на покупку

Дополнительной проблемой, с которой сталкиваются в традиционных процессах заказа на поставку, является громоздкая задача проверки и сопоставления заказов на поставку. Этот процесс, часто называемый трехсторонним сопоставлением, включает проверку соответствия заказа на покупку, полученного счета-фактуры и квитанции о доставке с точки зрения количества, цен и условий. Сопутствующие проблемы –

• Трудоемкий процесс: Сравнение этих документов вручную — трудоемкая задача, особенно для предприятий, работающих с большим объемом заказов. Требуется пристальное внимание к деталям, чтобы обеспечить соответствие каждого элемента во всех документах.
• Повышенный риск ошибок: Процесс ручной проверки увеличивает риск того, что несоответствия останутся незамеченными. Ошибки в сопоставлении могут привести к неверным платежам, либо к переплате, либо к недоплате поставщику, что может ухудшить отношения с поставщиками и повлиять на финансовую точность.
• Задержка в обработке платежа: Расхождения в сопоставлении часто приводят к задержкам в обработке платежей поставщикам. Эти задержки могут помешать компании поддерживать хорошую репутацию со своими поставщиками, что потенциально влияет на будущие поставки и условия кредитования.
• Операционная неэффективность: Когда сотрудники увязают в утомительной задаче сопоставления заказов, это отнимает время, которое можно было бы потратить на более стратегические действия. Эта неэффективность может иметь волновой эффект, замедляя другие области деятельности.

Отсутствие интеграции

Во многих компаниях процесс заказа на покупку работает изолированно, оторванный от других критически важных бизнес-систем, таких как управление запасами, бухгалтерский учет и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM). Отсутствие интеграции приводит к разрозненному и неэффективному рабочему процессу. Например, если заказы на поставку не связаны автоматически с системами инвентаризации, это может привести к расхождениям в запасах, перезаказам или дефициту товаров. Аналогичным образом, отключение от систем бухгалтерского учета может привести к задержкам в финансовой отчетности и проблемам в управлении денежными потоками.

Что такое программное обеспечение для заказа на поставку?

Программное обеспечение для заказов на закупку — это сложный, но удобный цифровой инструмент, призванный революционизировать традиционный процесс закупок. Оно автоматизирует создание, управление и отслеживание заказов на покупку, превращая некогда громоздкую и подверженную ошибкам задачу в оптимизированную и эффективную операцию. Это программное обеспечение служит центральной платформой, где предприятия могут создавать заказы на покупку, отправлять их поставщикам, отслеживать их статус, принимать и извлекать данные из счетов-фактур, выполнять сопоставление заказов на покупку и интегрироваться с другими системами, такими как управление запасами и учет. Оцифровывая этот важнейший аспект бизнес-операций, программное обеспечение для заказов на закупку не только повышает точность и снижает административную нагрузку, но также предоставляет ценную информацию о тенденциях закупок и эффективности работы поставщиков.

Это приводит к значительным преимуществам для процесса закупок предприятия:

автоматизация

Программное обеспечение для заказов на закупку автоматизирует весь процесс закупок: от создания до утверждения и окончательного заказа. Автоматизация снижает необходимость ручного ввода данных, тем самым ускоряя процесс и высвобождая время персонала для более важных действий. Автоматизированные рабочие процессы гарантируют правильную и эффективную маршрутизацию заказов на утверждение, сокращая количество узких мест и ускоряя принятие решений.

Нет ручного ввода данных

Сводя к минимуму необходимость ручного ввода данных за счет использования искусственного интеллекта для извлечения данных, программное обеспечение для заказов на закупку значительно снижает риск ошибок. Эта повышенная точность имеет решающее значение для поддержания финансовой целостности и обеспечения правильной обработки заказов. Программное обеспечение также ведет цифровой журнал всех транзакций, что помогает проверять и устранять любые расхождения, которые могут возникнуть.

Отслеживание в реальном времени

Одной из выдающихся особенностей программного обеспечения для заказов на покупку является возможность отслеживать статус заказов в режиме реального времени. Эта прозрачность неоценима для управления уровнями запасов, прогнозирования сроков доставки и планирования будущих закупок. Отслеживание в режиме реального времени также повышает прозрачность, позволяя различным отделам оставаться в курсе статуса заказов без необходимости связи вручную.

Возможности интеграции

Современное программное обеспечение для заказов на закупку легко интегрируется с другими бизнес-системами, такими как управление запасами, бухгалтерский учет и CRM. Эта интеграция обеспечивает унифицированный рабочий процесс, в котором данные плавно передаются между системами. Например, когда заказ на заказ утверждается, уровни запасов могут автоматически обновляться, а финансовые отчеты соответствующим образом корректироваться. Эта взаимосвязь приводит к более точным данным, лучшему планированию ресурсов и общей операционной эффективности.

Расширение отношений с поставщиками

Эффективная коммуникация и оптимизированные транзакции имеют решающее значение для поддержания здоровых отношений с поставщиками. Программное обеспечение для заказов на закупку облегчает коммуникацию, предоставляя поставщикам четкую, точную и своевременную информацию. Это также позволяет быстрее устранять несоответствия и позволяет предприятиям более точно соблюдать согласованные условия, укрепляя доверие и надежность между торговыми партнерами.

Топ-6 программного обеспечения для заказов на поставку в 2024 году

Основываясь на недавних обзорах и анализе, вот шесть лучших вариантов программного обеспечения для заказов на покупку на 2024 год:

[Встраиваемое содержимое]

Нанонеты: NanoNets — это передовое программное обеспечение для заказов на закупку, которое воплощает инновации и эффективность в управлении закупками. Благодаря своим расширенным возможностям искусственного интеллекта NanoNets обеспечивает комплексную автоматизацию, оптимизируя каждый этап процесса заказа на покупку. Такой комплексный подход превращает традиционно сложную задачу в оптимизированную и эффективную работу.

В основе мастерства NanoNets лежит технология, основанная на искусственном интеллекте. Программное обеспечение использует возможности искусственного интеллекта для автоматизации важнейших аспектов процесса заказа на покупку. Это включает в себя все: от ввода и извлечения данных до управления рабочими процессами и утверждениями. ИИ создан для обучения и адаптации, постоянно повышая свою точность и эффективность при выполнении разнообразных задач по закупкам.

Одной из выдающихся особенностей NanoNets является исключительная точность извлечения данных. Система интеллектуально анализирует и извлекает соответствующую информацию из различных документов, гарантируя, что такие данные, как сведения о поставщике, описания товаров, цены и количества, фиксируются точно и последовательно. Эта возможность имеет решающее значение для минимизации ошибок, которые могут возникнуть в результате ручного ввода данных, тем самым обеспечивая целостность финансовых транзакций и записей.

Еще одним существенным преимуществом NanoNets является простота настройки утверждения. Программное обеспечение упрощает процесс утверждения, делая его более быстрым и прозрачным. Благодаря настраиваемым параметрам рабочего процесса компании могут адаптировать цепочку утверждений в соответствии со своей конкретной организационной структурой и политикой закупок. Такая гибкость гарантирует, что заказы на поставку будут рассматриваться и утверждаться эффективно, сокращая количество узких мест и ускоряя принятие решений.

Интеграция является жизненно важным аспектом любого программного обеспечения для закупок, и компания NanoNets превосходна в этой области. Он предлагает широкие возможности интеграции с существующими системами, включая ERP (планирование ресурсов предприятия), бухгалтерское программное обеспечение и системы CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). Эта бесшовная интеграция обеспечивает плавную передачу данных между различными бизнес-функциями, повышая общую эффективность работы. Это также обеспечивает лучшую видимость данных, помогая в принятии стратегических решений и финансовом планировании.

Более того, NanoNets разработан с учетом удобства пользователей. Его интуитивно понятный интерфейс обеспечивает легкую навигацию и эксплуатацию, что делает его доступным для пользователей с различным уровнем технических знаний. Платформа также масштабируема и удовлетворяет потребности как малого бизнеса, так и крупных предприятий. Такая масштабируемость гарантирует, что по мере роста бизнеса NanoNets сможет расти вместе с ним, постоянно удовлетворяя растущие потребности управления заказами на закупку.

С точки зрения цен, NanoNets предлагает конкурентное преимущество. Стоимость этого продукта начинается с 499 долларов США в месяц и представляет собой экономически эффективное решение для предприятий, стремящихся автоматизировать и оптимизировать процесс заказа на покупку. Эти инвестиции оправданы значительной экономией времени и средств, достигаемой за счет повышения эффективности, точности и сокращения ручного труда.

ЗакупкиDesk: ProcureDesk хвалят за удобный интерфейс и предлагает ряд функций, включая простое создание запросов на покупку, автоматическое преобразование заказов и отслеживание заказов на покупку в режиме реального времени. Он обеспечивает омниканальный подход для одобрения покупок, поддержки использования веб-приложений, электронной почты и мобильных приложений. Он также хорошо интегрируется с такими системами бухгалтерского учета, как QuickBooks и Netsuite, что делает его идеальным для компаний среднего и крупного размера, особенно тех, которые уже используют эти инструменты бухгалтерского учета. Однако можно было бы выиграть от улучшенной поддержки виртуальных карт и расширенных возможностей интеграции. Цены на ProcureDesk начинаются с 380 долларов США за модуль заказа на покупку, охватывающий 10 пользователей, при этом годовые подписки предлагают скидку.

QuickBooks: известная прежде всего своим программным обеспечением для бухгалтерского учета, компания QuickBooks также предлагает интуитивно понятное программное обеспечение для оформления заказов на покупку. Это особенно выгодно для нынешних пользователей QuickBooks, поскольку предлагает плавную интеграцию с его бухгалтерскими решениями. QuickBooks упрощает создание, настройку заказов на покупку и автоматизирует процесс выставления счетов. Планы начинаются с 12.50 долларов США в месяц, но для растущего бизнеса рекомендуется план Plus из-за его дополнительных функций, таких как управление запасами. Однако QuickBooks может не подойти для крупных организаций с более сложными потребностями в бухгалтерском учете.

Купа Закупки: Это программное обеспечение отличается своей гибкостью и простотой использования, благодаря чему процесс закупок становится похож на электронную коммерцию. Он предлагает интуитивно понятный интерфейс с такими функциями, как оповещения о скидках на продукты и простое описание форм работы. Цены Coupa Procurement не публикуются, но они предлагают бесплатную демо-версию для получения персонализированной информации о ценах. Хотя это хороший выбор, он может выиграть от большей прозрачности цен и более широких возможностей интеграции.

Закупить: Procurify известен своими оптимизированными процессами закупок и эффективным финансовым отслеживанием. Это облачная платформа, предлагающая автоматизированные процессы утверждения, отслеживание бюджета в режиме реального времени и мобильное приложение для удаленного доступа. Цены начинаются от 1,000 долларов в месяц для малого бизнеса, что делает его более подходящим для среднего и крупного бизнеса. Некоторые пользователи сообщают о низкой производительности и необходимости обучения для полного использования его функций.

Прекоро: Precoro предлагает простой и удобный пользовательский интерфейс. Он поддерживает упрощенное создание заказов на заказы, рабочие процессы утверждения и хорошо интегрируется с популярными системами учета, такими как QuickBooks и Xero. Его облачная природа обеспечивает гибкую работу в офисе и удаленно. Однако у Precoro ограниченная встроенная интеграция и менее оптимальный пользовательский опыт в мобильных приложениях. Его цена начинается от 35 долларов США за пользователя в месяц.

Типалти Одобрить: компания Tipalti Approve, ранее известная как Approve.com, направлена ​​на улучшение контроля за расходами бизнеса за счет упрощения запросов и утверждений заказов на поставку. Он хорошо интегрируется с ERP-системами и работает в безопасной облачной инфраструктуре AWS. Несмотря на то, что он эффективен при автоматизации ручных процессов, его стартовая цена в 2,000 долларов в месяц делает его более подходящим для более крупных организаций. Он соответствует требованиям SOC2, что обеспечивает высокий стандарт безопасности и надежности.

Каждый из этих вариантов программного обеспечения имеет свои уникальные сильные стороны и потенциальные области для улучшения. Выбор зависит от конкретных потребностей вашего бизнеса, таких как размер вашей компании, сложность процессов закупок и существующая экосистема программного обеспечения.

Основные выводы

Исследуя программное обеспечение для заказов на поставку, мы выявили различные аспекты его важности в современном бизнесе. Мы начали с понимания традиционного процесса заказа на покупку, чреватого ручными ошибками и неэффективностью. Затем мы углубились в преобразовательную силу программного обеспечения для заказов на покупку, подчеркнув его способность автоматизировать и оптимизировать процессы закупок, обеспечить точность, обеспечить отслеживание в реальном времени и облегчить плавную интеграцию с другими бизнес-системами. Эти преимущества не только оптимизируют операции, но и улучшают отношения с поставщиками. Правильное программное обеспечение для заказа на закупку может стать решающим фактором в достижении эффективности бизнеса и сохранении конкурентоспособности в эпоху цифровых технологий. Заглядывая в будущее, можно сказать, что будущее управления заказами на закупки тесно связано с продолжающейся цифровой трансформацией, обещающей еще большую эффективность и инновации.

Заключение

В заключение отметим, что сфера управления заказами на закупку претерпела значительную трансформацию: от традиционных, подверженных ошибкам ручных процессов к современным, эффективным и автоматизированным системам, основанным на передовом программном обеспечении для заказов на закупку. В этом блоге исследуется решающая роль заказов на поставку в бизнес-транзакциях, проблемы ручных рабочих процессов и динамические решения, предлагаемые передовым программным обеспечением. Мы видели, как эти инструменты не только оптимизируют процессы закупок, но и повышают точность, обеспечивают отслеживание в режиме реального времени, способствуют улучшению отношений с поставщиками и легко интегрируются с другими ключевыми бизнес-системами. Среди главных конкурентов в этой области NanoNets выделяется своими возможностями на основе искусственного интеллекта, предлагая комплексное автоматизированное решение, которое обещает революционизировать то, как ваш бизнес обрабатывает заказы на покупку.

Обдумывая следующие шаги для своего бизнеса, важно осознавать ценность и влияние внедрения правильного программного обеспечения для заказов на покупку. NanoNets с его мощными функциями автоматизации и интеграции может идеально подойти для вашей организации, независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или крупным предприятием. Чтобы по-настоящему понять, как NanoNets может преобразовать процесс заказа на покупку и повысить эффективность вашей закупочной деятельности, мы настоятельно рекомендуем запланировать демонстрацию. Этот практический опыт позволит вам увидеть программное обеспечение в действии, задать вопросы, специфичные для вашего бизнеса, и принять обоснованное решение об этой важной инвестиции в будущее вашей компании.

Не позволяйте устаревшим процессам сдерживать потенциал вашего бизнеса. Сделайте первый шаг к более упорядоченному, точному и эффективному процессу закупок. Запланируйте демонстрацию с NanoNets сегодня и узнайте, как наше инновационное программное обеспечение для заказов на поставку может поднять ваши бизнес-операции на новый уровень.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/best-purchase-order-software/