Все, что вам нужно знать о заказах на покупку

Если есть один документ, который служит ориентиром для отдела закупок, контроля качества, административного и финансового отделов компании, это заказ на поставку, который чаще всего упоминается как заказ на поставку.

Независимо от того, является ли ваш бизнес большим или малым, заказ на поставку играет ключевую роль в отслеживании ваших запасов, обеспечении стандартов качества вашего продукта или услуги и эффективности вашего финансового планирования.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку — это документ о закупках, подготовленный компанией с подробной информацией о товарах, которые должны быть закуплены для целей управления, производства или обслуживания. Заказ на покупку содержит сведения о типе и количестве приобретаемых продуктов/услуг, технических характеристиках, цене, дате и адресе доставки, сроке возможной отмены, условиях оплаты и других условиях.

В малом бизнесе заказ на покупку поднимает владелец бизнеса или генеральный директор. В крупных организациях закупки или заявка на закупку обычно поднимается менеджерами отдела и направляется руководителю отдела закупок или финансовому директору компании, который, в свою очередь, оформляет заказ на поставку. Заказ на покупку — это начало сделки между покупателем и продавцом.

Правовой статус заказов на поставку

Заказ на поставку сам по себе является просто списком вещей, которые нужно обеспечивает. Однако, когда Продавец или Продавец принимает и подписывает его, Заказ на поставку становится обязывающим контрактом. После этого Продавец по закону обязан доставить товары, требуемые Покупателем, в соответствии с указаниями Заказа на поставку; и Покупатель обязан произвести платежи в соответствии с указанным графиком. Подтвержденный заказ на покупку является законным в той мере, в какой он может использоваться финансовыми учреждениями в качестве гарантии для предоставления торгового финансирования вашему бизнесу.

---

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

---

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это платежное требование, выставленное Продавцом/Продавцом за выполнение заказа на поставку. Это счет, основанный на заказе на покупку и обычно содержащий номер заказа на поставку вместе с номером счета и подробным прайс-листом. Счет-фактура выставляется в соответствии с условиями оплаты, указанными в Заказе на поставку. Если Покупатель обязался внести предоплату, счет-фактура выставляется до отгрузки товаров; в противном случае счет-фактура доставляется вместе с приобретенными товарами. Покупатель юридически обязан производить платежи в соответствии с условиями Заказа на поставку. (Что такое счет-проформа?)

Например, Билл Уайт, поиск и закупки Менеджер пятизвездочного отеля получает заявку от шеф-повара кондитерской на покупку вафельницы, хлебниц и формочек для шоколада. Билл Уайт заполняет Заказ на поставку с четкими спецификациями необходимого оборудования, даты поставки и ожидаемой цены и отправляет его компании, производящей кухонное оборудование.  

Компания по производству кухонного оборудования получает заказ на поставку и подтверждает, что может выполнить заказ. Они отправляют заказ вместе со счетом-фактурой Биллу Уайту. Когда груз прибывает, Билл Уайт и менеджер по работе с клиентами отеля проводят трехстороннее согласование, чтобы сверить накладную с заказом на покупку и счетом-фактурой. После завершения проверки менеджер по работе с клиентами обрабатывает счет для оплаты. После оплаты заказ на покупку помечается как закрытый, а счет-фактура запечатывается как оплаченный.

Заказ на покупку и счет-фактура

Несмотря на то, что заказ на покупку используется для выставления счета, они оба являются отдельными документами, используемыми разными людьми на разных этапах процесса покупки. Вот некоторые существенные различия между ними.

Заказ на покупку:

– производится покупателем перед покупкой

– перечисляет детали продуктов / услуг, которые будут приобретены

– имеет предлагаемый график платежей.

Счет:

– взимается продавцом после продажи (покупки)

– подтверждает поставленные продукты/услуги с подробным прайс-листом

– указывает график платежей с датами.

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

---

Как работают заказы на покупку?

Заказы на покупку также являются показателем прогноза роста вашего бизнеса. Решения о том, что покупать и в каком количестве, основаны на объеме бизнеса, который вы предвидите в ближайшем будущем. Как только эти потребности будут определены, Заказы на поставку могут быть сделаны со спецификациями необходимых продуктов или услуг.

Одновременно могут быть определены поставщики/продавцы для выполнения требований, и заказы на покупку могут быть отправлены им на утверждение. Продавец проверяет и подтверждает, может ли он уложиться в сроки и выполнить ваше требование, а также утверждает Заказ на покупку, который затем становится юридически обязательным.

Соответственно, продавец несет ответственность за то, чтобы продукты или услуги были доставлены вам на условиях ЗП. Продавец также выставляет счет-фактуру, и платежи производятся вашей компанией в соответствии с договором на покупку.

Отслеживайте свои заказы на покупку, чтобы повысить эффективность

Отслеживание заказа на покупку или отслеживание заказа на поставку — это процесс отслеживания вашего заказа на покупку от концепции до окончательной доставки. Традиционно после утверждения заказа на поставку покупатель звонил поставщику или в транспортную компанию, чтобы узнать статус отгрузки. Быстрая и эффективная технология полностью заменила традиционный медленный режим; Теперь посылки можно отслеживать на каждом этапе пути.

Стандартизированные электронные формы заказов на поставку сделали обработку быстрой, эффективной и более экономичной. Решения для интеллектуального отслеживания обеспечивают полную видимость и отчетность всего процесса вашего заказа на поставку в режиме реального времени:

• подача заказа на поставку
• многоэтапное утверждение
• предварительное уведомление об отправке
• поставка
• счет-фактура
• закрытие платежа

Важность заказов на поставку для вашего бизнеса

На начальном этапе вам может быть проще установить четкий канал связи с поставщиками. Однако по мере роста бизнеса растут и требования на разных уровнях и с разными группами людей. Поэтому рекомендуется внедрить систему для создания заказов на поставку, чтобы гарантировать, что детали заказа не будут потеряны, платежи не будут пропущены или дублированы для одного и того же заказа, сэкономить время и создать контрольный журнал. Надлежащим образом задокументированные заказы на поставку дают прозрачную историю того, какие товары были куплены вашей компанией, кто их купил и когда, кто является постоянными поставщиками и сколько капитала для расходов доступно в конкретный момент времени. Это, в свою очередь, позволит лучше управлять финансами.

---

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

График Demo

---

Преимущества автоматизации процесса заказа на покупку

Автоматизация заказов на поставку — это оптимизация всей процесс заказа на покупку. Наибольшее преимущество автоматизации заказов на покупку заключается в экономии времени и усилий. В крупных организациях платформа автоматизации позволяет членам команды автоматически отправлять запросы на покупку руководителю группы для оценки и утверждения. Затем заказ на покупку будет создан автоматически, что избавит от необходимости бумажной работы, дублирования ввода данных на разных этапах утверждения и других проблем, таких как:

---

- отсутствие эффективности и ответственности

- отсутствие контроля процесса

– риски конфиденциальности и безопасности.

Экономьте время на малоценных мероприятиях. Повышение общей эффективности

Независимо от размера вашего бизнеса, автоматизация заказов на покупку дает множество преимуществ. Благодаря обработке и утверждению в режиме реального времени автоматизация обеспечивает соблюдение правил и средств контроля, повышает эффективность процессов вашей команды и в значительной степени снижает вероятность человеческих ошибок. Кроме того, он обеспечивает полный контрольный журнал, что позволяет избежать хлопот с поиском отсутствующих бумажных файлов. Оптимизация процесса и экономия средств и времени обеспечивают гибкость, контроль и прозрачность процессов. Кроме того, автоматизированная платформа для закупок позволяет беспрепятственно сверка счетов в автоматизированном отделе AP.