Неудобная потребность финансовых служб в архивировании WhatsApp (Гарриет Кристи)

В сентябре 2022 года Комиссия по ценным бумагам (SEC) и Комиссия по торговле товарными фьючерсами (CTFC) достигли расчетов на общую сумму около 1.8 миллиарда долларов с

12 ведущих инвестиционных банков Уолл-стрит. Известные учреждения, в том числе Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs и Bank of America, были оштрафованы за неспособность контролировать использование сотрудниками несанкционированных приложений для обмена сообщениями, таких как WhatsApp, с
коллеги и клиенты. 

Расследование последовало за штрафом JP Morgan в размере 200 миллионов долларов в декабре 2021 года, и шлюзы, по-видимому, открылись. Власти, похоже, использовали первоначальную сумму урегулирования в 200 миллионов долларов как критерий для отрасли, означающий конец неофициального соглашения.
льготный период предоставил компаниям возможность адаптироваться к пандемии.  

Такие колоссальные штрафы, конечно, оказали сейсмическое воздействие на сферу финансовых услуг, причем последствия, выходящие далеко за пределы гигантов, очевидно, являются примером. Но как мы дошли до этого этапа и как фирмы могут решить эту проблему?
поведение сотрудников, которое явно больше не будет терпеть?

Что с ватсап? 

Поручения Комиссии по ценным бумагам и биржам что банки ведут учет всего общения между клиентами и брокерами. Частные обмены, например, происходящие через WhatsApp,
их гораздо сложнее отслеживать, и вероятность компрометации данных только возрастает по мере появления в уравнении персональных устройств. 

Важно отметить, что проблема здесь не в самом WhatsApp; те же проблемы касаются WeChat, Telegram и других «эфемерных» приложений для обмена сообщениями. Это трудности с документированием коммуникаций на этих зашифрованных платформах и последующее
нарушение требований ведения учета, что является проблематичным. 

Усталость от телефонных звонков 

До сравнительно недавнего времени у потребителей были ограниченные возможности, если они хотели обратиться к регулируемой фирме. Например, чтобы обсудить свой банковский счет, им нужно либо позвонить по телефону, либо отправиться в местное отделение для личного разговора.
обсуждение. Теперь они могут общаться с организацией через множество цифровых каналов. 

Это не просто вариант, а предпочтение. WhatsApp, Facebook Messenger и Telegram были среди

самые загружаемые приложения в первом квартале 1 года, а сам WhatsApp имеет астрономическую
2 миллиард активных пользователей Мировой. Согласно с
Forbes, 93% потребителей в США хотят общаться с помощью текстовых сообщений, скорость, простота использования и (потребитель) знакомство с платформами доказывают решающие преимущества.  

Это работает в обе стороны; Сотрудникам также проще и эффективнее общаться с помощью инструментов, с которыми они знакомы в повседневной жизни, чем с помощью инструментов, предоставляемых их работодателем. 

Удаленные каналы 

Срыв пандемии Covid-19 привел к гораздо большей зависимости от приложений для обмена сообщениями, поскольку физическая близость, даже с коллегами, была запрещена. В 2019 году 68.1 миллиона пользователей мобильных телефонов в США использовали WhatsApp для общения. Этот показатель прогнозируется

вырастет до 85.8 млн пользователей в 2023 г.. Побочным продуктом этой зависимости от новых цифровых каналов стало увеличение числа работников, использующих

личные телефоны или планшеты для бизнеса, поскольку границы начали стираться, а профессиональная и личная жизни переплелись. 

Сотрудники с большей вероятностью будут вести себя небрежно при удаленной работе, будь то длительные перерывы или общение с клиентами или коллегами по несанкционированному каналу. Позволив этим коммуникативным привычкам утвердиться в течение длительного периода, они
сейчас очень сложно вернуться на уровень, существовавший до Covid, учитывая присущее им удобство и простоту использования, к которым привыкли сотрудники. 

Оплата счета 

JP Morgan's
200 миллионов долларов штрафа в декабре 2021 года был первым значительным штрафом в рамках расследования, которое также затронуло вышеупомянутую дюжину ведущих инвестиционных банков на сумму 1.8 миллиарда долларов. С тех пор репрессии SEC продолжают расширяться, поскольку Уолл-стрит

гиганты прямых инвестиций сообщили, что они находятся под следствием.  

Также начал работу отдел правоприменения.
запросы о более мелких протоколах зарегистрированного инвестиционного консультанта (RIA) для «внеканальных» деловых коммуникаций. На RIA распространяются те же правила, что и на более крупные фирмы, которые ранее подвергались штрафам, поэтому, хотя они, возможно, и были избавлены от засады
во время первоначальных расследований им следует помнить, что, тем не менее, они находятся под прицелом регулирующих органов. 

Что теперь? 

Ситуация ставит бизнес-лидеров и команды по соблюдению нормативных требований в затруднительное положение. Должны ли они пожертвовать удобством и операционной эффективностью ради соблюдения требований, полностью запретив приложения для обмена сообщениями и вместо этого полагаясь на проверенные и проверенные решения
электронная почта, телефонные звонки и, в меньшей степени, социальные сети? 

Вероятно, это заманчивый вариант, учитывая чудовищность применяемых наказаний. Это, безусловно, был более популярный подход, учитывая, что в июле 2022 г.

15% финансовых компаний следили за WhatsApp. 

Но все не так просто. Запрет сотрудникам использовать определенные каналы не обязательно означает, что все риски устранены. Запрет полезных инструментов, вероятно, приведет к недовольству сотрудников и «пробелам в соблюдении требований» на рабочем месте.
Более безопасный вариант для руководителей бизнеса — понять платформы, которые предпочитают использовать сотрудники и потребители, а затем разработать соответствующую политику.  

В конечном счете, если сотрудники захотят использовать неавторизованные приложения, они будут это делать, если только не будет установлена ​​процедура надзора, которая бы правильно контролировала это. Это имело огромные последствия для таких компаний, как Goldman Sachs, Bank of America и других, которые не добились успеха в
этот шаг, несмотря на свои ресурсы.  

Можно ли контролировать WhatsApp? 

Предпочтительным вариантом здесь, безусловно, является предоставление персоналу возможности использовать наиболее удобные для него платформы, по возможности минимизируя ограничения.  

Чтобы добиться соответствия требованиям на зашифрованных платформах, таких как WhatsApp, бизнес-лидеры должны обеспечить возможность захвата, сохранения и мониторинга разговоров. Это легче сказать, чем сделать, и исторически этот процесс был источником больших трудностей. Однако в
В последние годы были разработаны новые решения специально для решения этой возникающей необходимости.  

Как и раньше в случае с платформами социальных сетей, ведущие поставщики цифрового архивирования создали технологию для сбора и архивирования коммуникационных данных из таких приложений, как WhatsApp, WeChat, Signal и Telegram. Это спасает бизнес-лидеров от разочарования
необходимости выбирать между эффективностью и соблюдением требований; оба теперь могут очень мирно сосуществовать. 

Важно отметить, что компании также могут присваивать дополнительные номера личным устройствам, что позволяет сотрудникам различать деловые и не связанные с работой контакты и соответствующим образом собирать соответствующие данные. Это означает, что конфиденциальность также может быть сохранена, несмотря на повышенные
уровень профессиональной проверки. 

Было бы нелогично игнорировать растущий спрос на приложения для обмена зашифрованными сообщениями на рабочем месте. К счастью, бизнесу больше не нужно.