Как роботизированная автоматизация процессов управления электронной почтой может повлиять на преподавателей

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) позволяет людям перестать выполнять определенные типы повторяющихся задач, часто выполняемых вручную. Поскольку сейчас так много людей тратят драгоценное время на управление электронной почтой, неудивительно, что они задумались о том, как RPA может помочь их почтовым ящикам. Вот несколько примеров того, как это может улучшить работу в секторе образования и помочь трудолюбивым учителям высвободить свое время.

Уменьшение задач набора текста

Некоторые инструменты RPA могут обрабатывать входящие и исходящие электронные письма еще до того, как преподаватели увидят их. Это устраняет большую часть загруженной работы, которая часто составляет большую часть их обычного рабочего дня.

Такие решения обычно оценивают содержание электронной почты в качестве первого шага. Затем они создадут показатель достоверности того, что говорится в электронном письме. Если система RPA обладает высокой степенью достоверности, она отправляет ответ без участия учителей или кого-либо еще, кто занимается управлением электронной почтой. Преподаватели подключаются только тогда, когда инструмент RPA не доверяет содержанию электронной почты и нуждается в руководстве.

Такие настройки особенно полезны, когда родители отправляют электронные письма, на которые легко ответить. Преподаватель может настроить определенные шаблоны для использования инструмента RPA. Затем им нужно вводить более подробные ответы только тогда, когда содержание электронной почты более сложное.

Рассмотрим пример, когда учащиеся отправляют домашнее задание по электронной почте. Преподаватель может использовать RPA, чтобы подтвердить получение работы или отметить, что учащийся забыл включить необходимое приложение.

RPA также полезен в такие периоды, как начало учебного года, когда преподавателю может потребоваться отправить приветственные электронные письма десяткам новых учеников и их родителям. Учителям по-прежнему необходимо вносить личные штрихи в переписку, но они могут исключить или сократить часть содержимого электронной почты, которое должно быть в каждом сообщении.

«RPA может отправлять ответы по электронной почте без участия учителей». 

Экономия времени при выполнении основных обязанностей

Во многих профессиях педагоги используют элементы как повторения, так и индивидуализации. Планирование урока — отличный пример. Учителя обычно следуют определенным правилам, чтобы содержание урока соответствовало государственным или национальным стандартам. Тем не менее, они также корректируют планы для каждого учащегося в зависимости от его сильных сторон и потребностей.

В Шотландии городской совет Абердина стал первым в стране, кто использовал RPA для создания планов уроков. Это приложение RPA вызвало положительные изменения эквивалентно найму еще 14 учителей потому что это сэкономило так много времени.

Некоторые планы уроков даже включают в себя обучение учащихся тому, как отправлять электронные письма. Этот контент особенно полезен для младших школьников или людей, изучающих английский как второй язык.

Электронная почта является неотъемлемой частью повседневной жизни для многих, но каждый должен был научиться отправлять их в какой-то момент. Представьте себе решение RPA, которое могло бы помочь учителям быстрее создавать планы уроков, а затем распространять тематический контент непосредственно в почтовые ящики учащихся.

«Приложение RPA, использованное в Шотландии, сэкономило столько времени, что потребовалось нанять 14 новых преподавателей». 

Предоставление преподавателям возможности просматривать электронные письма по уровню приоритета

Электронная почта — удобный способ связи, но он может быстро стать слишком громоздким. Это потому, что у большинства людей почтовые ящики настроены на получение всех писем по мере их поступления. Однако, лучшая практика для управления электронной почтой заключается в том, чтобы расставить приоритеты, как и когда вы обрабатываете сообщения. Вы почти наверняка обнаружите, что некоторые из них требуют немедленного внимания, а другие вообще не требуют ответов.

RPA может работать в фоновом режиме, чтобы расставлять приоритеты по электронной почте. Некоторые системы со временем узнают, какие электронные письма более или менее важны. Люди также могут настроить параметры, чтобы просматривать электронные письма партиями в заданное время. Таким образом, пользователи не будут прерываться всякий раз, когда приходит новое сообщение.

Некоторые RPA-системы также учатся распознавать определенные ключевые слова. Это могут быть «больной ребенок», «опоздание с домашним заданием» или «пропущенное задание». Это все вопросы, которые могут потребовать немедленного внимания со стороны учителя.

Многие педагоги столкнулись с чрезвычайными проблемами за последние несколько лет, и некоторые из них сейчас занимаюсь выгоранием как результат. Одна из проблем заключается в том, что им часто приходится тратить так много своего времени на другие вещи, помимо обучения. RPA может решить эту проблему, особенно в том, что касается управления электронной почтой.

«Некоторые RPA-системы могут расставлять приоритеты по электронной почте и учиться с течением времени, что более или менее важно». 

Улучшение времени обработки и процедур

Многие системы образования используют содержимое электронной почты в качестве системы раннего предупреждения. Например, определенные фразы могут указывать на учащегося из группы риска или на учащегося с экстремистскими взглядами, которые могут подвергнуть опасности себя или других.

В Соединенном Королевстве Министерство образования развернуло инструмент RPA, известный как «Автоматизированный робот, отрицающий обременительную регистрацию данных» или ARNOLD. До использования ARNOLD рабочие обрабатывали около 120,000 XNUMX электронных писем от общественности каждый год, вручную вводя данные в систему. Это занимало много времени, требовало, чтобы кто-то прочитал сообщение и понял его в контексте, а затем классифицировал его, прежде чем оно попадет к нужному человеку.

Теперь ARNOLD просматривает каждое электронное письмо, классифицирует его по уровню риска и вводит необходимые данные в систему отдела образования. Инструмент RPA проверяет сотни переменных, связанных с каждым электронным письмом, чтобы решить, как его классифицировать. Эта настройка устранила ручной ввод данных, связанный с входящими электронными письмами.

Сотрудники говорят, что это изменение помогло им сосредоточиться на предоставлении услуг, а не на администрировании. Это также облегчает им обнаружение электронных писем, которые требуют самых быстрых действий, например, об учащихся из группы риска или неэффективных школах.

Роботизированная автоматизация процессов упрощает управление электронной почтой

Сегодняшние педагоги не могут не писать и не отвечать на электронные письма. Однако, как показывают эти примеры, роботизированный инструмент автоматизации процессов может помочь им сэкономить время и заниматься более полезной и актуальной работой.

Некоторые лица, принимающие решения в отделе образования, не решаются делать что-то по-другому, особенно если новые процессы требуют финансовых ресурсов. Это означает, что учителям, возможно, придется говорить конкретно о том, сколько времени и энергии они в настоящее время тратят на написание электронных писем, и как RPA изменит правила игры, позволив им уделять больше времени тому, что у них получается лучше всего.