Как выявить и предотвратить мошенничество со стороны поставщиков

Ищете решение для автоматизации точек доступа на основе ИИ? Проверьте Нанонет для большей точности, большей гибкости и широкого набора интеграций с другими бухгалтерскими, ERP-системами и многим другим!

График Demo

---

Ведение бизнеса связано с большим количеством рисков. Риски мошенничества могут возникнуть в результате взаимодействия с третьими лицами, такими как поставщики или даже сотрудники. Одно из таких разгульных мошенничеств, связанных с процесс кредиторской задолженности является мошенничеством продавца.

Мошенничество со стороны поставщиков может происходить из одного или нескольких источников очень изощренным образом. Если его не обнаружить, это может дорого стоить бизнесу. Читайте дальше, чтобы узнать больше о мошенничестве поставщиков, его категориях и способах его обнаружения и предотвращения.

Содержание

Что такое мошенничество со стороны поставщиков

Мошенничество со стороны поставщика относится к злоупотреблениям, которые могут быть совершены для личной выгоды поставщиком, несколькими поставщиками или сотрудником на кредиторская задолженность (АП) компании.

Проще говоря, это тип мошенничества, который включает подделку информации об учетной записи поставщика или получателя в AP для перенаправления платежей. Мошенничество с платежами может быть совершено:

• Один или несколько сотрудников
• Один или несколько поставщиков
• Сотрудничество между поставщиком (ами) и сотрудником (ами)
• Внешний субъект, который изменяет платежную информацию поставщика, никому не известный

Иногда сама сложность может затруднить обнаружение мошенничества со стороны поставщиков и сделать предприятия уязвимыми к огромным потерям.

На кого это влияет

Как правило, мошенничество поставщиков может довольно серьезно повлиять на малый и средний бизнес. Такие организации подвергаются более высокому риску, поскольку они, как правило, не имеют строгого контроля или контрольно-пропускных пунктов, которые могли бы отслеживать и точно определять такие мошенничества.

Кроме того, небольшие организации, в которых работают меньшие группы сотрудников, зависят от минимального количества сотрудников для обработки нескольких AP функции. Следовательно, один сотрудник, отвечающий за получение счетов, а также авторизацию платежей, может поддаться искушению манипулировать записями, что, в свою очередь, может нанести существенный ущерб финансам компании и ее доверию.

Это не означает, что более крупные организации не подвержены риску. Но с их средствами, возможностями и относительно большим штатом они, скорее всего, развернут надежный контроль рисков, который может снизить количество случаев мошенничества со стороны поставщиков.

Небольшие организации более подвержены мошенничеству со стороны поставщиков, если им не хватает средств и возможностей для реализации процессов отслеживания и контроля. Без них может быть трудно предотвратить или смягчить различные категории мошенничества, которые могут быть совершены в их отделе AP.

Категории мошенничества со стороны поставщиков

Мошенничество со стороны поставщиков может сильно различаться по способу его осуществления. Его можно классифицировать следующим образом:

• Мошенничество с выставлением счетов: относится к платежным манипуляциям, которые выполняются сотрудниками двумя способами. Это может быть связано либо с фальшивым продавцом, либо с повторными платежами с использованием счета реального продавца.
• Фиктивный продавец. Сотрудник, имеющий надлежащий контроль и доступ, создает фальшивую учетную запись поставщика или подставную компанию, регистрирует ее в качестве поставщика и осуществляет регулярные платежи на этот счет.
• Двойные платежи. Сотрудник использует учетную запись подлинного поставщика, манипулирует записями о платежах и инициирует двойные платежи по счету поставщика. Дополнительный платеж затем переводится на счет сотрудника.
• Проверить манипуляцию: В этом виде мошенничества сотрудник занимается подделкой или изменением информации в чеке поставщика для направления платежей на личный банковский счет.
• Прием взяток: В результате взаимопонимания между продавцом и сотрудником этот тип мошенничества включает в себя получение сотрудником личных денежных переводов от продавца в обмен на дополнительные льготы или продажи.
• Превышение счетов: Когда поставщик выставляет счет компании за количество/цены, превышающие первоначально согласованные, это называется завышением счетов. Такого рода практика может проводиться в одиночку или в сговоре с сотрудником.
• Фиксация цены: Этот тип мошенничества происходит, когда два продавца сотрудничают, чтобы установить цены выше обычных. В этом случае покупатель/компания вынуждены платить более высокие цены независимо от продавца. Сотрудники могут служить внутренними источниками для поставщиков, чтобы получить конфиденциальную информацию о бюджетах.
• Сговор на торгах: Распространенный способ совершения мошенничества, обычно осуществляется путем сотрудничества между 2 или более поставщиками и сотрудниками, чтобы получить договор о закупках в пользу того, кто предложит самую высокую цену. Сотрудник получит надлежащую компенсацию за поощрение и помощь в мошенничестве.
• Кибер-мошенничество: Вероятно, наиболее трудный для обнаружения случай мошенничества с поставщиками осуществляется неизвестными, неуполномоченными лицами, не связанными ни с компанией, ни с поставщиком. Здесь внешние лица могут манипулировать существующей учетной записью поставщика и перенаправлять платежи на свои счета. Вся транзакция осуществляется в электронном виде, что еще больше усложняет обнаружение и предотвращение для бизнеса.

Обнаружение и предотвращение мошенничества со стороны поставщиков

Обнаружение и предотвращение мошенничества поставщиков не просто, но выполнимо. Как только вы определите ключевые области, в которых отсутствует контроль, внедрение более строгих мер контроля и мер может иметь большое значение для предотвращения случаев мошенничества со стороны поставщиков. Давайте рассмотрим различные способы реализации средств контроля в организации для предотвращения мошенничества поставщиков.

Контроль поставщика

Поскольку большинство случаев мошенничества с поставщиками связаны с поставщиками, соблюдение определенных мер предосторожности, начиная с выбора и заканчивая оплатой, может потенциально снизить их количество. Вот некоторые возможные элементы управления:

• Проведение должной осмотрительности в процессах регистрации поставщиков. Внимание должно быть сосредоточено на проверке сведений о поставщике, таких как почтовые адреса, включая почтовые ящики, контактные номера, идентификационные номера налогоплательщика, контактные лица и банковские счета.
• Ведение централизованной базы данных поставщиков с заданными предпочтениями. Наличие отдельного списка поставщиков с высоким уровнем риска может помочь инициировать дополнительные утверждения для клиринговых платежей.
• Проведение обзора поставщиков через внешний аудит/источник или сотрудника вне отдела поставщика для объективной оценки.
• Проверка того, что адрес поставщика или другая информация не совпадают с данными какого-либо сотрудника или аналогичны существующему поставщику.
• Периодическая проверка основных файлов поставщиков, чтобы убедиться, что объем выставленных счетов реалистичен и нет несоответствий.

Меры для сотрудников

Хотя это и называется мошенничеством с поставщиками, чаще всего именно с помощью инсайдеров организуется большинство мошенничеств. Некоторые ключевые меры для проверки причастности сотрудников к такому мошенничеству:

• Тщательная проверка биографических данных при найме новых сотрудников или агентств (когда аутсорсинг кредиторской задолженности)
• Сохранение финансовой информации конфиденциальной и ограниченной для сотрудников более высокого уровня
• Более крупные организации могут разделить обязанности сотрудников на разных уровнях для лучшего внутреннего контроля. Следовательно,
• Лицо, ответственное за ввод данных о поставщиках, должно отличаться от тех, кто утверждает поставщиков, поскольку это может исключить создание поддельных поставщиков.
• Разные сотрудники должны заниматься получением товаров или услуг, обработкой платежей по счетам и утверждением платежей.
• Небольшие компании могут чередовать обязанности сотрудников в вендоре/AP/отдел снабжения или привлекать менеджеров для контроля важных задач, которые могут исключить вероятность планирования мошенничества.

Использование методов сопоставления счетов

Сопоставление счетов является одним из эффективных способов, который могут использовать малые и крупные организации для предотвращения распространенного мошенничества поставщиков.

Сопоставление счетов это процесс, используемый компаниями для сверки счетов поставщиков с другими соответствующими документами, такими как заказы (PO), товарные квитанции, контрольные квитанции и даже против контрактов.

Эти обязательные проверки могут помочь проверить подлинность счетов поставщиков до того, как они будут одобрены для оплаты. Сопоставление счета/заказа на поставку можно по разному.

• Двустороннее сопоставление – Осуществляется путем сопоставления счета-фактуры с исходным заказом на поставку (ЗП). Этот процесс проверяет, соответствуют ли товары или услуги, указанные в счете-фактуре, тем, которые были заказаны организацией.
• Трехстороннее сопоставление – Этот процесс включает в себя двойную проверку счета-фактуры. Счет-фактура сначала сопоставляется с заказ на покупку а затем до получения товара. Это помогает убедиться, что товары/услуги, указанные в счете-фактуре, соответствуют заказу на покупку, а также были доставлены правильно.
• Четырехстороннее сопоставление – Самый сложный процесс сопоставления требует сверки счета-фактуры с тремя другими документами, а именно с заказом на поставку, товарным чеком и контрольным листом. Эта процедура гарантирует, что товары/услуги, указанные в счете-фактуре, получены в соответствии с заказом на поставку, а также проверены на предмет их точности.
• Соответствие без заказа или контракта – В ситуациях, когда предприятия не используют несколько документов, счет-фактура поставщика сопоставляется с договорным соглашением, чтобы убедиться, что указанные цены и услуги не отклоняются от самого контракта.

Применение методов интеллектуального анализа данных

Интеллектуальный анализ данных — это современный метод анализа огромных объемов данных и выявления закономерностей, которые помогают в бизнес-анализе и принятии решений. Этот метод очень точен при обнаружении мошенничества и может быть использован для смягчения последствий мошенничества поставщиков.

Используя анализ тенденций, интеллектуальный анализ данных может обнаруживать аномалии, которые могут указывать на мошенническую деятельность. Организации могут использовать методы интеллектуального анализа данных для проверки определенных шаблонов, которые включают:

• Платежи, которые отклоняются от обычной процедуры, небольшие несоответствия в долларах и суммы, которые максимальны до предела одобрения
• Двойные платежи в один и тот же день одному и тому же поставщику или общее количество платежей, превышающее договорное соглашение
• Платежи в нерабочее время
• Отклонения в информации о поставщике, такие как различия в адресах доставки и оплаты, использование одного и того же заказа на поставку в счетах-фактурах, непоследовательные номера счетов-фактур и т. д.

Другие организационные меры

Помимо основных мер, компании могут принимать и другие адекватные меры для сдерживания мошенничества со стороны поставщиков. Вот некоторые из жизнеспособных:

• Настройка горячей линии по борьбе с мошенничеством. Настройка анонимной горячей линии может помочь сотрудникам сообщать о нарушениях, не беспокоясь о последствиях. Это создает атмосферу бдительности и может помочь организации быстро принять корректирующие меры.
• Ужесточить внутренний контроль. Организация должна обеспечить наличие процедур контроля и ознакомление с ними всех, от руководства до начального уровня. Обучение и информирование сотрудников о мошенничестве с поставщиками может помочь им лучше понять риски и последствия. Выполнение периодических оценок рисков может дать представление о лазейках, которые необходимо устранить, чтобы снизить вероятность мошенничества со стороны поставщиков.
• Двухуровневые утверждения. Как утверждения поставщиков, так и утверждения платежей должны проходить через многоуровневый процесс утверждения. Это может гарантировать, что у компании есть законные поставщики, а платежи находятся под более тщательным контролем, поскольку процесс контролируется более чем одним сотрудником.

Заключение

Мошенничество с поставщиками может нанести большой ущерб организации и дорого обойтись ей. Предотвращение мошенничества со стороны поставщиков требует надлежащего планирования, пересмотра и регулярного обновления политик компании. Превентивные меры должны быть реализованы на многоуровневом подходе, чтобы смягчить мошенничество и защитить организации от серьезных потерь в будущем.