Счет-фактура‌ ‌Утверждение‌ ‌Автоматизация ‌

Введение

Отделы по работе с кредиторской задолженностью (AP) большинства компаний имеют внутренние правила для управление счетами которые включают одобрения. Что такое утверждение счетов? Что такое рабочий процесс утверждения счетов вручную? Зачем автоматизировать рабочий процесс утверждения счетов?

Читайте дальше, чтобы понять процесс утверждения счета.

---

---

---

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

---

Работа отдела счетов к оплате (AP) в бизнесе, будь то продукт или услуга, имеет решающее значение для производительности компании и для поддержания хороших отношений с поставщиками. Эффективный отдел AP, обеспечивающий финансовую, административную и канцелярскую поддержку процесса закупок компании, должен иметь организованную систему, органично интегрирующую различные функции процесса «от закупки до оплаты», включая управление заказами на закупку, взаимодействие с поставщиками, выставление счетов. управление, отслеживание продукта и оплата.

Управление счетами начинается, когда счет-фактура получена компанией, и заканчивается оплатой счета-фактуры, является одной из наиболее важных функций отдела AP компании. Как бы упрощенно это ни звучало, управление счетами не является и не должно быть двухэтапным процессом «получить счет, оплатить счет». Это особенно актуально для компаний, которые совершают много покупок и в итоге получают большое количество счетов-фактур. Хороший протокол управления счетами обязательно должен включать проверку законности всех счетов и многоуровневые утверждения, прежде чем они могут быть обработаны для оплаты.

Рабочий процесс утверждения счета

Рабочий процесс утверждения счета представляет собой каскад шагов в процессе от закупки до оплаты, которые предпринимаются для обеспечения того, чтобы счет, полученный компанией, был законным и соответствовал сделанному заказу. Утверждение счета-фактуры включает несколько уровней проверки персоналом, ответственным за заказ на поставку, и/или поставщиком. У каждой компании может быть свой уникальный рабочий процесс утверждения

Типичный рабочий процесс утверждения счета состоит из следующих шагов:

Счет приходит в компанию. Счет может быть в виде печатной копии, вложения в формате PDF или более сложной формы цифрового счета, который должен быть подан в соответствующем разделе для обработки.

• Проверка счета: После подачи счет-фактура связывается с любыми другими документами, связанными с этой конкретной транзакцией, такими как заявка на покупку, заказ на покупку, коммерческое предложение от поставщика, другие сообщения от поставщика и т. д. Это обычно называется «трехсторонним согласованием». , три документа, которые необходимо сопоставить, — это заказ на покупку, счет-фактура и квитанция о доставке, но сопоставление может включать и другие документы. Другие факторы, которые следует учитывать при проверке, включают:
  Условия оплаты совпадают?
  Есть ли обещанные скидки?
  Был ли счет-фактура закодирован в соответствующие счета расходов?
  Существуют ли проблемы с производительностью после получения, которые требуют удержания платежа?
• Исключения для счетов: Исключение возникает, когда в счете-фактуре содержится неполная или неверная информация. Счет перенаправляется соответствующим сотрудникам для отслеживания и исправления ошибки. За этим следуют повторные выставления счетов, повторная проверка и сверка в случае исправления ошибок или расследование мошенничества в случае неразрешенных исключений.
• Утверждение: После проверки счет-фактура направляется персоналу различных уровней в зависимости от политики компании. Количество и характер утверждений варьируется в зависимости от компании, отдела, типа продукта и суммы счета. Например, перед обработкой платежа отделу закупок может потребоваться утвердить счет-фактуру, чтобы подтвердить точность выставления счетов поставщиком. Некоторым компаниям требуется, чтобы суммы счетов превышали пороговое значение, чтобы требовать дополнительных утверждений от менеджера или финансового директора.
• Оплата: Счет-фактура попадает в очередь оплаты после получения всех согласований.

Многие малые и средние компании по-прежнему используют рабочие процессы утверждения счетов вручную. Они могут включать в себя такие элементарные действия, как наличие документа по обработке текста в стиле СОП, с очерченными шагами и распространением документа среди различных участников рабочего процесса, который будет использоваться в качестве руководства. Это, как можно себе представить, неорганизованный процесс, требующий от участников постоянного обращения к документу в соответствии с шагами, что может привести к ошибкам.

Во многих небольших компаниях нет даже такой СОП, а есть просто общая процедура, которая передается из уст в уста различным участникам, что является рецептом катастрофы, когда компания претерпевает какие-либо изменения, будь то расширение или изменение базы сотрудников.

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

---

Проблемы с рабочим процессом утверждения счетов вручную

Некоторые из конкретных проблем рабочего процесса утверждения счетов вручную:

• Ошибки: Человеческие ошибки из-за переутомления или просто недосмотра могут привести к двойным платежам, недоплате, задержке платежей или пропущенным платежам, что может стоить компании больших денег и времени.
• Недостающие документы: Бумажная работа может привести к неправильному размещению и потере важных документов, таких как счета-фактуры. Это может привести к множеству проблем в цикле учета кредиторской задолженности, начиная с разногласий с поставщиком и заканчивая задержкой операций.
• Напрасная трата человеческих усилий: Процессы утверждения вручную тратят впустую человеческие усилия, которые можно более конструктивно использовать в более продуктивной деятельности.
• Задержки времени: Когда для утверждения счета-фактуры требуется несколько утверждений, и когда компания имеет дело с несколькими счетами-фактурами в течение рабочего дня, простое получение утверждений перед обработкой счета-фактуры может занять много времени. До 20 % счетов регулярно содержат неверную или неполную информацию, а рабочий процесс утверждения счетов вручную приводит к тому, что отдел AP тратит 25 % своего времени на решение проблем и отслеживание недостающей информации.
• Отложенные платежи: Задержки в получении разрешений могут, в свою очередь, привести к задержкам платежей, которые, как упоминалось ранее, могут дорого обойтись компании. В США 3 триллиона долларов США были связаны с просроченными платежами среди малых предприятий в 2019 году, что привело к приостановке найма, ограничениям на закупку запасов и сокращению рабочего времени сотрудников, чтобы свести концы с концами. Задержки также могут привести к позднему получению заказанных товаров, плохому кредитному рейтингу, плохим отношениям с поставщиками и штрафам/штрафам.
• Непрозрачность пути счета-фактуры: Трудно или даже невозможно отследить статус счета на его пути проверки и утверждения, что затрудняет проверку и предварительное планирование.
• Уязвимость к мошенничеству: Мошенничество со счетами может быть мошенничеством со стороны третьих лиц, неправильной оплатой труда, дублированием платежей из-за задержек или внутренними действиями. Для предотвращения мошенничества требуется надежный процесс утверждения. Особенно это актуально в период кризиса. Например, пандемия Covid-19, как сообщается, увеличила количество случаев мошенничества со счетами в 2020 году. Мошенничество со счетами может проявляться в виде ненормального объема счетов, неучета товаров по счетам, расхождений между заказом на поставку и счетом и сомнительным поведением сотрудников. Их нельзя обнаружить вручную, особенно при большом объеме бизнеса.

Автоматизация рабочего процесса утверждения счетов

Автоматизация утверждения счетов может помочь упростить процесс и сэкономить время. Некоторые из преимуществ автоматизации утверждения счетов:

• Более быстрая проверка: Это, пожалуй, самое важное преимущество автоматизации. Автоматическое сравнение счета-фактуры с другими связанными документами может устранить временные задержки, связанные с ручным трехсторонним сопоставлением, поскольку все документы, относящиеся к одной транзакции, хранятся в цифровом виде в одном месте и могут быть легко сопоставлены либо визуально, либо с помощью программного обеспечения на основе ИИ. Автоматизированные рабочие процессы утверждения счетов могут быть интегрированы с базами данных и другими системами учета для автоматического сопоставления без вмешательства человека.
• Более быстрые одобрения: Автоматические уведомления и напоминания могут устранить задержки в утверждении счетов. Интеграция электронных подписей и цифровых форм может обеспечить согласование на ходу от разных участников процесса, чтобы физическое отсутствие в офисе не задерживало процесс согласования.
• Экономия затрат: Отчет Levvel (ранее Paystream Advisors) за 2018 год показал, что упущенные скидки (44%), просроченные платежи (39%) и двойные платежи (29%) были основными обработка счетов проблем в бизнесе, и все три проблемы можно решить с помощью автоматизации.
• Ответственность: Автоматическое отслеживание транзакций в режиме реального времени позволяет отслеживать статус счета в цепочке утверждения. Включение непредвиденных обстоятельств и напоминаний в рабочий процесс может устранить препятствия и обеспечить прозрачность для более быстрого утверждения. Автоматизация процесса утверждения также создает контрольный журнал, который показывает различные уровни утверждений, которые были завершены, и те уровни, которые не были выполнены.
• Безопасность документа: Оцифровка всех документов в рамках автоматизированного рабочего процесса утверждения счетов может предотвратить потерю документов, обычно связанную с физическим перемещением документа по компании для проверки и утверждения. Автоматизация позволяет интегрировать рабочий процесс с системой управления документами компании и другими бухгалтерскими инструментами для автоматического обновления и архивирования записей.
• Соответствие нормативным требованиям: Автоматизированный рабочий процесс утверждения счетов обеспечивает легкий доступ ко всем соответствующим данным во время аудитов, что упрощает соблюдение нормативных требований.
• Улучшенная бизнес-аналитика: Автоматизированные рабочие процессы утверждения счетов могут обеспечить легкий доступ и оценку данных о покупках и расходах, что позволяет улучшить механизмы отчетности и принятия решений.
• Лучшее управление поставщиками и взаимоотношения с ними: Систематическая организация процессов утверждения счетов может помочь в улучшении управления поставщиками, а устранение задержек с платежами может улучшить отношения с поставщиками.
• Устранение мошенничества: Автоматизация рабочего процесса утверждения счетов может предотвратить мошенничество, позволяя проводить проверки в рамках рабочего процесса и повышая прозрачность. Нарушения могут быть автоматически отмечены во время автоматического трехстороннего сопоставления, а проверка электронной подписи может предотвратить как внутреннее, так и внешнее мошенничество и связанные с ним убытки.

---

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

График Demo

---

Полностью автоматизированный процесс утверждения счетов

• Оцифровка счета: Счета-фактуры в различных форматах должны быть сначала оцифрованы в стандартный формат. Поскольку каждый счет-фактура содержит ключевые данные, которые используются при планировании учетных ресурсов и принятии решений в бизнесе, точность извлечения данных имеет важное значение. Данные, которые считываются из счетов-фактур, обычно затем передаются на платформы ERP, бухгалтерского учета или аналитики данных, используемые компанией для последующей обработки.
• Автоматическая проверка: Автоматическое трехстороннее сопоставление может собирать соответствующие данные из счетов-фактур, заказов на покупку и квитанций и автоматически обрабатывать их таким образом, который имитирует человеческий разум. Из них обработка с поддержкой ИИ также может сравнивать и сопоставлять записи и принимать такие решения, как прохождение транзакции, пометка ошибок или инициирование исключений.
• Автоматическая обработка исключений: При обнаружении ошибок или возникновении исключений счет немедленно направляется соответствующему персоналу, который может исправить ошибки. Это может уменьшить временные задержки, связанные с ручной обработкой ошибок.
• Автоматизированные утверждения: После сопоставления и проверки счета-фактуры автоматически передаются соответствующему персоналу для утверждения. Применение цифровых подписей и согласований в цифровой форме может предотвратить задержки.
• Процесс оплаты: После утверждения автоматизированная система направляет счет финансовой команде для обработки платежа, после чего транзакция закрывается, а данные архивируются.

Компании, которые стремятся внедрить автоматизированные системы рабочего процесса утверждения счетов, должны учитывать следующие факторы при выборе инструмента для этого:

• Инфраструктура и ИТ-ресурсы, необходимые для поддержки программного обеспечения
• Финансовые обязательства, связанные с настройкой и запуском системы
• Интеграция с другими системами внутри компании
• Уровни автоматизации и человеческого вмешательства, необходимые/возможные в бизнесе
• Наличие ноу-хау внутри компании и поддержка клиентов от производителя ПО
• Требуемый уровень безопасности данных
• Уровень доступа — от этого зависит, где будут храниться данные — на локальном компьютере, на центральном сервере или в облаке.

Nanonets для автоматического утверждения счетов

Механизм оптического распознавания символов Nanonets на основе искусственного интеллекта может помочь вам автоматизировать обработку счетов и сделать ее беспроблемной. Он поддерживает различные типы файлов и обрабатывает как структурированные, так и неструктурированные счета. API-интерфейс распознавания счетов Nanonets может помочь свести к минимуму ручные задачи ввода данных в ваше бухгалтерское программное обеспечение.

Данные могут быть автоматически загружены, аннотированы и обучены модели для прогнозирования без единой строки кода, беспокоясь о графических процессорах или поиске подходящих архитектур для ваших моделей глубокого обучения. Вы также можете получить ответы JSON для каждого прогноза, чтобы интегрировать их с вашими собственными системами и создавать приложения на основе машинного обучения, основанные на современных алгоритмах и надежной инфраструктуре для управления и утверждения счетов.

Технология Nanonets поддерживает интеграцию с другими системами, например интеграцию с базой данных Mysql, QuickBooks или Salesforce, и не зависит от платформы. Nanonets является точным и масштабируемым, экономит время и деньги для вашего отдела AP и ускоряет процесс утверждения счетов, тем самым укрепляя отношения с поставщиками.

Присоединяйтесь к лиге из более чем 20,000 4 компаний на XNUMX континентах, использующих Nanonets для операций по управлению счетами.

---

Хотите автоматизировать процесс утверждения счетов? Дайте Нанонет™ спин для более высокой точности, большей гибкости, постобработки и широкого набора интеграций с другими системами бухгалтерского учета, ERP и многим другим!

---

Заключение

Бизнес все чаще признает преимущества оцифровки финансовых аспектов деятельности компаний. Это потребовало внедрения автоматизации в структуру рабочего процесса. Автоматизация рабочего процесса утверждения счетов может помочь компаниям тратить меньше времени на рутинные действия, такие как ручное управление счетами, и вместо этого сосредоточиться на своих основных обязанностях, чтобы повысить прибыль и сохранить конкурентоспособность.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/