Сопоставление счета-фактуры

Одним из важных действий в процессах расчетов с поставщиками (AP) является сверка счетов. Традиционные подходы к решению этой ключевой задачи могут потребовать времени, усилий и человеческих ресурсов для бизнеса. Использование инновационных технологий и автоматизированных наборов инструментов может оптимизировать сопоставление счетов, чтобы обеспечить дополнительные преимущества и ценность для бизнеса.

В этой статье подробно рассказывается о сопоставлении счетов, различных типах и необходимости бесконтактных обработка счетов or управление счетами, и его разнообразные преимущества.

Что такое сопоставление счетов?

Сверка счетов — это процесс кредиторской задолженности который проверяет и сравнивает информацию о заказ на поставку (ЗП) со счетом-фактурой поставщика и товарными квитанциями.

Когда организация хочет использовать товары или услуги поставщика, она формирует заказ на покупку с подробными требованиями. При поставке реквизированных товаров или услуг закупающая организация выдает товарный чек. Затем поставщик выставляет счет на оплату. Это когда происходит сопоставление счетов.

Сопоставление счетов-фактур гарантирует отсутствие ошибок или несоответствий между заказом на покупку и счетом-фактурой. Это способствует более быстрому урегулированию сборов с поставщиками и предотвращает риск мошенничество с поставщиками и оплата мошеннических счетов.

Что такое отклонение?

Называемое исключениями для счетов-фактур, отклонение возникает, когда существует несоответствие между деталями счета-фактуры и подтверждающими его документами, такими как заказ на покупку или квитанция о товаре/продукте.

Отклонения могут быть двух видов – количество и цена

• Количественное отклонение: относится к несоответствию между суммой или количеством товаров в заказе на покупку и выставленным счетом-фактурой.
• Отклонение цены: относится к несоответствию между стоимостью, указанной в заказе на поставку, и стоимостью, указанной в счете-фактуре.

Выявление и согласование отклонений может быть сложной задачей для отдела AP. Отклонения должны быть оценены, чтобы увидеть, находятся ли они в допустимых пределах, чтобы продолжить работу. обработка счетов или вернуть счет поставщику для внесения исправлений.

Уровень допуска относится к незначительным отклонениям, которые могут возникать в процентах или суммах в счете-фактуре. Счета-фактуры, превышающие допустимые уровни, приостанавливаются и отправляются поставщику на исправление.

---

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

[Встраиваемое содержимое]

---

Необходимость сопоставления счетов

Давайте выясним, почему проверка или сопоставление счетов-фактур так важны для бизнеса.

Сопоставление счетов-фактур гарантирует, что счета-фактуры поставщика могут быть сверены с подтверждающими документами перед выпуском платежей. Это помогает предприятиям:

• Подтвердите, что платежи производятся только за действительные товары или услуги, полученные от поставщика.
• Обеспечение более быстрого и точного выпуска платежей
• Способствовать большей прозрачности, исключая ошибки и двойные платежи
• Отслеживание платежей для нескольких поставщиков
• Будьте лучше подготовлены к проверкам компании

Различные предприятия могут использовать разные способы сопоставления счетов, как описано в следующем разделе ниже.

Способы сопоставления счетов

Процесс сопоставления счетов в организациях обычно осуществляется следующими способами: двустороннее сопоставление, трехстороннее сопоставление и, наконец, четырехстороннее сопоставление.

Счета сверяются с другими связанными документооборот что может включать заказы, получение товаров и контрольные квитанции. Эти способы сопоставления также проверяют наличие расхождений в счетах и ​​уровней допуска, которые необходимо устранить до того, как счет будет очищен для оплаты.

2-стороннее согласование

Двустороннее сопоставление — это простой и распространенный способ проверки счетов. Он включает в себя сопоставление счетов-фактур с заказами на поставку, а также проверку допусков. Если счет соответствует требуемым критериям, то он назначается к оплате.

3-стороннее согласование

3-стороннее согласование является наиболее популярным методом сопоставления счетов. Это включает в себя трехэтапный процесс. Счет-фактура проверяется на точность данных, указанных в заказе на поставку, а также на получение товаров. После согласования уровней допуска счет готов к оплате.

4-стороннее согласование

Более сложное, чем двухстороннее и трехстороннее сопоставление, четырехстороннее сопоставление включает еще один этап проверки. Это также требует сопоставления счетов-фактур с заказами на покупку, поступлениями товаров и контрольными квитанциями.

При доставке товаров отдел-получатель проверяет количество и выдает контрольный лист, подтверждающий правильность полученного количества. Следовательно, только счет-фактура, которая соответствует заказу на поставку, поступлению материала, допускам и контрольной квитанции, считается подходящей для оплаты.

Эти способы сопоставления счетов гарантируют, что компании платят только за заказанные и полученные товары/услуги. Он также защищает от ложных счетов и ошибок при оплате, позволяя компаниям лучше контролировать свои отношения с третьими лицами.

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

---

Сопоставление счетов с контрактами

Помимо методов сопоставления счетов-фактур, некоторые покупки могут быть совершены с использованием процесса сопоставления контрактов. Этот тип счета, также называемый выставлением счета без заказа на покупку, используется для периодических платежей или платежей за коммунальные услуги, которые происходят в цикле.

При сопоставлении контракта счет-фактура сравнивается и сверяется с существующим контрактом. Примерами таких договорных покупок могут быть ежемесячные счета за коммунальные услуги (электричество, вода и т. д.), арендная плата за здание и плата за обслуживание, расходы на рекламу, юридические или консультационные услуги и многое другое.

Этот тип сопоставления подлежит внутреннему процессу утверждения счета. Если контракт совпадает и дается одобрение, то счет-фактура, не являющаяся заказом на покупку, назначается для оплаты.

Это устраняет необходимость сопоставления счетов-фактур с заказами на покупку и другими сопроводительными документами. Это также облегчает раннее оформление повторяющихся платежей, экономя время, усилия и затраты.

Что такое автоматическое сопоставление счетов?

Под автоматизированным сопоставлением счетов понимается оцифровка процесса сопоставления счетов компании с помощью передовых инструментов и технологий; счета-фактуры обрабатываются автоматически без необходимости вмешательства человека.

Технология автоматического сопоставления счетов может изменить способ работы отделов AP. Полученные счета сканируются, преобразуются в цифровую форму, сопоставляются с использованием алгоритмов и проверяются на допустимые параметры, а в случае утверждения обрабатываются для оплаты — и все это без участия человека.

Задача проверки или сопоставления счетов и их обработки с помощью автоматизации может дать множество преимуществ. Технологии автоматизации на основе ИИ, такие как OCR и RPA, могут повысить эффективность и безошибочность бесконтактной обработки счетов.

---

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

График Demo

---

Использование ИИ в автоматическом сопоставлении счетов

Использование искусственного интеллекта для обработки процессов может сделать сложную утомительную работу простой и легкой. Технологии на основе ИИ, такие как OCR и RPA, могут быть эффективными инструментами для автоматизации процессов AP и повышения эффективности бизнеса.

Оптическое распознавание символов

OCR — это технология, которая считывает и извлекает информацию из цифровых документов для редактирования. Полезные для отраслей, имеющих дело с большим объемом данных, возможности OCR с использованием искусственного интеллекта являются благом для AP автоматизация.

OCR может эффективно Сбор данных, извлечение путем извлечения соответствующих данных. Затем он направляет его для автоматического сопоставления счета с заказом на покупку. После этого этапа процесс сопоставления счетов может быть завершен с использованием 2-, 3- или 4-стороннего сопоставления. Все это сокращает усилия, время и затраты на ручное выполнение задач, обеспечивая более высокую эффективность процесса.

Но хотя OCR может внести огромный вклад в оптимизацию автоматизации процессов AP, одного только OCR может быть недостаточно для завершения процесса автоматизации. Использование другой мощной технологии в сочетании с оптическим распознаванием символов может оказаться более выгодным для достижения полной автоматизации процесса.

Роботизированная автоматизация процессов

Роботизированная автоматизация процессов — это популярная и полезная программная технология, которая может выступать в качестве виртуального помощника в сочетании с OCR для автоматизации цифровых процессов. Программное обеспечение позволяет пользователям создавать «ботов», которые имитируют действия человека.

Эти надежные роботы используются во многих отраслях промышленности для круглосуточной работы с высокой скоростью и точностью. Взаимодействуя с системными приложениями, эти боты могут автоматически выполнять сбор когнитивных данных, извлекать и анализировать данные, как это делают люди. Кроме того, они могут обмениваться данными и направлять извлеченные данные в соответствующие процессы, чтобы инициировать точные действия в считанные секунды.

RPA с OCR может помочь процессу сопоставления счетов AP с скоростью, точностью и сокращенными временными рамками с момента получения счета. Он загружает, сканирует, выполняет извлечение информации, инициирует 2-, 3- или 4-стороннее сопоставление, проверяет установленные допуски и помечает счета для исправления или обработки платежа.

Преимущества автоматического сопоставления счетов

Автоматизация сопоставления счетов упрощает обработку счетов для платежей. Поскольку потребность в человеческом вмешательстве устранена, сложности, связанные с ведением документации и ручной проверкой, также исключены.

Некоторые из заметных преимуществ, предлагаемых бесконтактной обработкой счетов:

• Сохранение времени – Сопоставление счетов вручную утомительно и отнимает много времени. Индивидуальная проверка деталей счета и проверка с помощью 2,3-, 4- или XNUMX-сторонних процессов занимает значительное количество времени. Следовательно, это позволяет сотрудникам компании посвящать свое ценное время другим ключевым задачам и повышать общую производительность.
• точность – Автоматизация процесса AP снижает количество ошибок и обеспечивает плавный рабочий процесс между процессами. Несоответствия или несоответствия легко обнаруживаются, и только когда счет-фактура очищается на всех уровнях, он назначается к оплате.
• Защита от дубликатов и мошеннических счетов – Автоматизация сопоставления счетов-фактур влечет за собой непротиворечивую проверку счетов-фактур и сопроводительных документов. Любые исключения также обнаруживаются и помечаются для ручной проверки. Это обеспечивает защиту от мошеннических или дублирующих счетов и лучший контроль бизнеса.
• Способствует развитию отношений с поставщиками – Автоматизация обработки счетов позволяет быстро сопоставлять счета с заказами на покупку и ускорять оплату поставщикам, чтобы они оставались довольными. В свою очередь, бизнес также может извлечь выгоду из лучших контрактных предложений и скидок за досрочную оплату для повышения прибыльности.
• Эффективный анализ затрат – Бесконтактная обработка счетов предоставляет информацию об отдельных позициях, что помогает определить те из них, которые предлагают наибольшую ценность. Эти надежные данные помогают лучше анализировать затраты и выбирать подходящих поставщиков, чтобы повысить ценность компании.
• Подходит для аудитов – Счета-фактуры с другими подтверждающими документами обязательны для аудиторских проверок. Использование автоматизированного сопоставления счетов-фактур гарантирует, что заказы на покупку, поступления товаров, контрольные ведомости и счета-фактуры доступны в централизованном цифровом месте, к которому можно легко получить доступ во время аудита, чтобы ускорить процесс.

Заключение

Сопоставление и обработка счетов к оплате — сложный процесс. Технология с поддержкой ИИ может предоставить предприятиям преимущества за счет настраиваемой автоматизации. Автоматизируя, компании могут рассчитывать на беспрепятственную интеграцию рабочий процесс документооборота процессы, повысить прозрачность, поддерживать хорошие деловые отношения для оптимизации эффективности бизнеса и роста.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• Платоблокчейн. Интеллект метавселенной Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/