В эпоху цифровых технологий предприятия полагаются на эффективные процессы управления расходами для ведения точных финансовых записей и обеспечения бесперебойной работы. Однако одной из проблем, с которой часто сталкиваются организации, является наличие дубликатов квитанций. Эти дубликаты могут привести к ошибкам в расчетах возмещения, проблемам с соблюдением требований и неэффективному использованию ресурсов.
В этом сообщении блога мы углубимся в мир обнаружения дубликатов квитанций с помощью программного обеспечения OCR, изучим его преимущества и передовой опыт.
Что такое дубликаты квитанций?
Дубликаты квитанций относятся к нескольким копиям или представлениям одной и той же квитанции сотрудником или физическим лицом, требующим возмещения своих расходов. Дубликаты квитанций могут иметь несколько последствий в процессе возмещения расходов.
Как это влияет на возмещение расходов?
Точность возмещения
Дублирование квитанций может привести к неточностям в расчетах возмещения расходов. Если будет представлено несколько копий одной и той же квитанции, это может привести к переплате или двойному возмещению одних и тех же расходов.
Предотвращение мошенничества
Дубликаты квитанций могут быть красным флагом потенциальных мошеннических действий. Физические лица могут намеренно подавать дубликаты квитанций, чтобы требовать возмещения одних и тех же расходов несколько раз. Организации должны иметь надежные политики и системы управления расходами для обнаружения и предотвращения мошеннических попыток возмещения расходов.
Соответствие политике
Дубликаты квитанций могут нарушать правила и правила возмещения расходов, установленные организацией. Политика часто требует от сотрудников предоставления оригиналов квитанций и запрещает возмещение уже заявленных или возмещенных расходов. Дублирование квитанций может привести к несоблюдению требований, что приведет к путанице и дополнительной административной работе по исправлению ситуации.
Задержки утверждения
Отправка дубликатов квитанций может привести к задержкам в процессе утверждения возмещения. Рецензенты и утверждающие должны тратить дополнительное время на выявление и устранение дубликатов, что может замедлить общий рабочий процесс возмещения.
Аудит и ведение учета
Дубликаты квитанций могут создать проблемы во время внутренних аудитов или финансовых обзоров. Ожидается, что организации будут вести точный учет расходов, а дублирование расходов может затруднить предоставление надежной документации.
Как предотвратить дублирование чеков?
- Четкие правила возмещения расходов: Установите четкие правила, в которых описывается представление оригиналов квитанций, запрет на дублирование возмещения и последствия нарушений политики.
- Проверка получения: Внедрите механизмы проверки квитанций в момент их отправки. Это может включать в себя автоматические проверки для выявления потенциальных дубликатов или пометки квитанций, которые уже были обработаны.
- Отслеживание поступления и сверка: Поддерживайте централизованную систему отслеживания и сверки квитанций. Это гарантирует, что повторяющиеся квитанции будут обнаружены и устранены до того, как произойдет возмещение.
- Технологические решения: Узнайте об использовании программного обеспечения или приложений для управления расходами, которые предоставляют функции для сканирования чеков, проверки и автоматического обнаружения дубликатов.
Хотите улучшить процесс обнаружения дубликатов? Используйте решения Nanonets на базе искусственного интеллекта.
Честная ошибка или двойное погружение?
Удвоение чека может быть невинным и просто ошибкой загрузки. Ошибки случаются, и люди нередко случайно отправляют дубликаты квитанций в процессе возмещения расходов.
Сотрудники могут непреднамеренно загрузить одну и ту же квитанцию более одного раза из-за недосмотра или путаницы. Они могут не понять, что уже отправили квитанцию, и случайно загрузить ее снова, что приведет к дублированию.
Удвоение чека также может происходить при наличии незначительных изменений в документации. Например, если человек получает как физическую копию, так и электронную копию квитанции, он может непреднамеренно загрузить обе версии, что приведет к дублированию записей.
Признавая возможность невинного удвоения квитанций, организации могут способствовать развитию культуры доверия и понимания, одновременно предпринимая шаги по улучшению процессов и уменьшению количества ошибок в будущем.
Как улучшить обнаружение дубликатов?
Разъяснение и образование
Подчеркните надлежащую процедуру отправки квитанций и выделите любые конкретные рекомендации, чтобы предотвратить ошибки в будущем. Предложите дополнительное обучение или ресурсы, если это необходимо для улучшения понимания и осведомленности.
коррекция
Попросите сотрудника выявить и пометить повторяющиеся записи для удаления или исправления. Они могут работать в сотрудничестве с соответствующим отделом или лицом, ответственным за управление возмещением расходов.
Улучшения системы
Оцените систему или программное обеспечение управления расходами, чтобы определить любые области, в которых пользовательский опыт или ясность могут быть улучшены, чтобы свести к минимуму возникновение невиновного удвоения квитанций. Рассмотрите возможность реализации функций, которые обеспечивают немедленную обратную связь об успешных загрузках или выделяют потенциальные дубликаты.
Как определить дубликаты квитанций?
Nanonets — это поставщик программного обеспечения для оптического распознавания символов, который предлагает расширенные возможности для выявления дубликатов квитанций. Вот как Nanonets может помочь в процессе обнаружения дубликатов чеков:
- Извлечение данных с помощью OCR: Нанонеты использует технологию OCR для извлечения ключевых данных из квитанций, включая имена поставщиков, даты, суммы и другую соответствующую информацию. Это автоматизированное извлечение данных обеспечивает точное и последовательное извлечение информации из квитанций, что необходимо для обнаружения дубликатов.
- Соответствие текстового содержания: Nanonets сравнивает извлеченный текст из разных квитанций, чтобы выявить возможные дубликаты. Анализируя текстовое содержимое, Nanonets может обнаружить сходство или точное совпадение между квитанциями, даже если они имеют разные макеты или форматы. Это помогает пометить потенциальные дубликаты квитанций для дальнейшего расследования.
- Распознавание изображений и визуальный анализ: Nanonets использует методы распознавания изображений и визуального анализа для выявления визуального сходства между чеками. Сравнивая визуальные характеристики и структуру изображений чеков, Nanonets может обнаруживать дубликаты на основе визуальных шаблонов или сходств.
- Настраиваемые правила и алгоритмы: Nanonets позволяет пользователям определять и настраивать правила и алгоритмы обнаружения дубликатов на основе определенных критериев. Эта гибкость позволяет организациям настраивать индивидуальные процессы идентификации дубликатов, которые соответствуют их уникальным требованиям.
- Проверка и обратная связь в режиме реального времени: Nanonets может обеспечивать проверку в режиме реального времени в процессе отправки квитанции. Когда пользователи загружают квитанции, Nanonets может сравнивать их с существующими записями или базой данных ранее обработанных квитанций. Он может оперативно предупреждать пользователей при обнаружении потенциальных дубликатов, предотвращая отправку дубликатов квитанций в точке входа.
- Отчетность и аналитика: Nanonets генерирует отчеты и аналитику по дубликатам квитанций, предоставляя информацию о возникновении и характере дубликатов. Эта информация помогает организациям понять тенденции, определить области для улучшения процессов и принять упреждающие меры для сокращения числа дублирующихся отправок.
- Возможности интеграции: Nanonets предлагает возможности интеграции с существующими системами или рабочими процессами, что позволяет беспрепятственно интегрировать его функции обнаружения дубликатов в процессы управления расходами или возмещения расходов организации.
Используя технологию оптического распознавания символов Nanonets и расширенные функции обнаружения дубликатов, организации могут повысить точность и эффективность выявления дубликатов квитанций. Настраиваемые правила Nanonets, проверка в режиме реального времени и возможности отчетности обеспечивают комплексное решение для оптимизации процесса идентификации дубликатов квитанций.
Помечайте дубликаты счетов-фактур и различия в деталях заказа на покупку/квитанцию и предотвращайте мошенничество.
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Автомобили / электромобили, Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- Смещения блоков. Модернизация права собственности на экологические компенсации. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :является
- :нет
- :куда
- $UP
- a
- точность
- точный
- активно
- дополнительный
- административный
- продвинутый
- снова
- возраст
- Поддержка
- Оповещение
- алгоритмы
- выравнивать
- Позволяющий
- позволяет
- уже
- причислены
- среди
- суммы
- an
- анализ
- аналитика
- анализ
- и
- любой
- Приложения
- соответствующий
- утверждение
- МЫ
- области
- AS
- At
- попытки
- аудит
- Автоматизированный
- осведомленность
- основанный
- BE
- было
- до
- Преимущества
- ЛУЧШЕЕ
- лучшие практики
- между
- Блог
- изоферменты печени
- бизнес
- by
- расчеты
- CAN
- возможности
- централизованная
- вызов
- проблемы
- характеристика
- Проверки
- утверждать
- заявил
- ясность
- Очистить
- сотрудничество
- COM
- сравнить
- сравнив
- Соответствие закону
- комплексный
- Обеспокоенность
- замешательство
- Последствия
- Рассматривать
- последовательный
- содержание
- Создайте
- Критерии
- Культура
- настраиваемый
- настроить
- данным
- База данных
- Финики
- определять
- задержки
- копаться
- Кафедра
- подробнее
- обнаруживать
- обнаруженный
- обнаружение
- различный
- трудный
- Интернет
- Цифровой век
- погружение
- документации
- приносит
- двойной
- удвоившись
- вниз
- два
- дубликаты
- в течение
- затрат
- эффективный
- Электронный
- Сотрудник
- сотрудников
- работает
- позволяет
- повышать
- расширение
- обеспечивать
- обеспечивает
- запись
- ошибка
- ошибки
- существенный
- установить
- Даже
- существующий
- ожидаемый
- расходы
- опыт
- Исследование
- дополнительно
- извлечение
- Особенности
- Обратная связь
- финансовый
- Трансформируемость
- Что касается
- Способствовать
- мошенничество
- и мошенническими
- от
- функциональность
- далее
- будущее
- генерирует
- методические рекомендации
- происходить
- Есть
- помощь
- помогает
- здесь
- Выделите
- Как
- Однако
- HTTPS
- Идентификация
- определения
- идентифицирующий
- if
- изображение
- Распознавание изображений
- изображений
- немедленная
- Влияние
- осуществлять
- Осуществляющий
- последствия
- улучшать
- улучшение
- in
- включают
- В том числе
- individual
- лиц
- неэффективное
- информация
- невинный
- размышления
- пример
- интеграции.
- намеренно
- в нашей внутренней среде,
- в
- ходе расследования,
- IT
- ЕГО
- Основные
- вести
- ведущий
- Кредитное плечо
- Используя
- поддерживать
- сделать
- управление
- управления
- согласование
- Май..
- меры
- механизмы
- может быть
- ошибка
- ошибки
- БОЛЕЕ
- с разными
- должен
- имена
- необходимо
- OCR
- Программное обеспечение OCR
- of
- предлагают
- Предложения
- .
- on
- консолидировать
- ONE
- Операционный отдел
- оптимизирующий
- or
- организация
- организации
- оригинал
- Другое
- контур
- общий
- надзор
- паттеранами
- физический
- Часть
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- Точка
- сборах
- политика
- После
- потенциал
- практиками
- присутствие
- предотвращать
- предупреждение
- предварительно
- Проактивная
- процедуры
- процесс
- Обработанный
- Процессы
- Запрещение
- правильный
- обеспечивать
- Недвижимости
- обеспечение
- реального времени
- реализовать
- поступления
- получает
- признание
- примирение
- примиряющий
- учет
- Red
- уменьшить
- соответствующие
- складская
- полагаться
- удаление
- Reporting
- Отчеты
- требовать
- Требования
- решен
- решения
- Полезные ресурсы
- ответственный
- результат
- в результате
- Отзывы
- надежный
- условиями,
- s
- то же
- сканирование
- бесшовные
- поиск
- набор
- несколько
- должен
- сходство
- просто
- ситуация
- медленной
- сгладить
- Software
- Решение
- Решения
- конкретный
- тратить
- Шаги
- упорядочение
- представление
- Материалы
- отправить
- представленный
- успешный
- система
- системы
- с учетом
- взять
- с
- снижения вреда
- Технологии
- чем
- который
- Ассоциация
- Будущее
- мир
- их
- Их
- Там.
- Эти
- они
- этой
- время
- раз
- в
- Отслеживание
- Обучение
- Тенденции
- Доверие
- Обычный
- понимать
- понимание
- созданного
- Unsplash
- использование
- Информация о пользователе
- Пользовательский опыт
- пользователей
- VALIDATE
- Проверка
- Ve
- продавец
- версии
- Нарушения
- we
- когда
- , которые
- в то время как
- будете
- Работа
- рабочий
- Рабочие процессы
- Мир
- ВАШЕ
- зефирнет