Безбумажная кредиторская задолженность: руководство по внедрению

Переход на безбумажный формат кредиторская задолженность пугает. Зачастую это означает оцифровку многолетних данных, обучение вашего персонала и изменение рабочих процессов. Однако это изменение может принести значительную выгоду.

Учти это: Уровень исследований обнаружили, что 50% предприятий сталкиваются с просрочками платежей и пропуском скидок из-за длительных циклов утверждения. Поразительно, но 79% МСП и 68% компаний среднего бизнеса называют ручной ввод данных и неэффективные процедуры своей основной проблемой. Для крупных предприятий основная проблема заключается в том, что большинство счетов-фактур приходят в бумажном виде, причем 60% из них испытывают эту проблему.

Эти цифры подчеркивают необходимость более эффективного и упрощенного способа решения проблем. счета-фактуры, заказыи платежи. Может ли внедрение безбумажного процесса расчета кредиторской задолженности стать решением? В этой статье мы разберемся, почему это может быть. Мы также поможем вам перейти на безбумажную систему и поделимся ценными советами, которые помогут обеспечить плавный переход.

Что такое безбумажная кредиторская задолженность?

Термин «безбумажная кредиторская задолженность» относится к полностью цифровому процессу AP, устраняющему необходимость в бумажных счетах-фактурах. Это предполагает Отдел AP использование технологий для оцифровки счетов и сопутствующих документов, автоматизации процесса утверждения и проведения платежей с помощью электронных средств.

Вы можете создать набор специализированных инструментов или комплексное программное обеспечение для безбумажной кредиторской задолженности, чтобы управлять всеми аспектами в одном месте. В любом случае цель состоит в том, чтобы исключить действия, выполняемые вручную, снизить вероятность ошибок и повысить скорость и эффективность.

Каждый бизнес хочет иметь возможность вовремя платить своим поставщикам и получать скидки за досрочные платежи. Но бумажная работа и бюрократия часто мешают. Добавьте к этому Excel и электронную почту, и вы легко потеряете счета, пропустите платеж или задержите отчеты.

Вот где отказ от бумажных документов меняет правила игры. Это помогает предприятиям управлять большим количеством счетов без увеличения штата сотрудников или увеличения рабочего времени. Вишенка сверху? Стандартизированный Рабочий процесс точки доступа которые вы можете настроить для еще большей эффективности с течением времени.

Почему вам нужно перейти на безбумажный учет кредиторской задолженности?

Обработка счета может стоить от 15 до 40 долларов. Но есть и положительная сторона: Отчет AIIM показывает, что автоматизированное выставление счетов может сократить расходы на 29.2%. Допустим, вы ежемесячно обрабатываете 10,000 10 счетов по 300,000 долларов США каждый. Это примерно XNUMX XNUMX долларов, сэкономленных ежегодно.

А теперь задумайтесь: примерно треть опрошенных предприятий смогли еще больше сократить затраты на обработку счетов: целых 50%. Это означает ежегодную экономию в размере 600,000 XNUMX долларов США. Впечатляет, правда? Однако преимущества перехода на безбумажные документы выходят за рамки простой экономии денег.

Переход на безбумажный формат позволяет вашей команде расставлять приоритеты для стратегических задач. Это сводит к минимуму человеческие ошибки и повышает соответствие требованиям. Это упрощает отношения с поставщиками за счет быстрых платежей. Не говоря уже о влиянии на окружающую среду. Переходя на безбумажный документооборот, вы можете значительно сократить выбросы углекислого газа вашей компании.

Как работает система безбумажной кредиторской задолженности?

Спросите клерков AP, какое занятие им не нравится больше всего, и они, скорее всего, скажут вам: ввод данных вручную. Это повсюду. Этот список можно продолжать — от ввода данных счетов до отслеживания платежей и сверки счетов. Благодаря системе безбумажной кредиторской задолженности большая часть этой борьбы устраняется.

Но это не все. Давайте посмотрим, как работает система безбумажной кредиторской задолженности и как она может оптимизировать различные аспекты рабочего процесса вашего AP.

1. Собирайте информацию и оцифровывайте документы.

Вы можете получать заказы на покупку, квитанции и счета-фактуры из разных каналов — по электронной почте, Dropbox, Google Drive, по почте или даже по факсу. Обычно вам необходимо вручную ввести эти данные или отсканировать бумажные документы в вашу систему. Этот процесс занимает много времени, подвержен ошибкам и задерживает платежи поставщикам.

Системы безбумажной кредиторской задолженности, такие как Nanonets, имеют такие функции, как AI-OCR (оптическое распознавание символов), предустановленные правила и автоматизированные рабочие процессы. Вы сможете без особых усилий захватывать данные документа из любого канала. Система сканирует, извлекает и проверяет данные сразу по их поступлению, а затем оцифровывает их.

Структурированные или неструктурированные, разные валюты, налоговые правила и языки — не имеет значения. Система может справиться со всем этим. Ваша команда не будет просматривать таблицы Excel и вручную сверять цифры. Вместо этого данные будут легко доступны, точны и легко доступны для поиска.

2. Автоматизируйте рабочие процессы утверждения и сопоставления.

Следующий шаг – согласование документов. Это часто предполагает их физическую пересылку или по электронной почте ответственным сторонам для утверждения в традиционных системах. Клеркам AP часто приходилось неоднократно проверять, чтобы обеспечить своевременное одобрение.

Кроме того, счета-фактуры должны сопоставляться с соответствующими заказами на поставку и поступлениями товаров, чтобы избежать дублирования счетов-фактур, мошенничества и ошибок. Зачастую это предполагает ручное извлечение каждого документа, его печать и сравнение построчно. Это не самая веселая работа в мире и уж точно не самая эффективная.

При переходе на безбумажную систему кредиторской задолженности весь этот процесс автоматизируется. Система направляет документы нужным лицам на основе заранее определенных правил утверждения. С помощью Nanonets вы можете настроить автоматические напоминания и оповещения для утверждающих, гарантируя, что они подпишутся вовремя. Автоматизированные обновления статуса способствуют более прозрачному и эффективному процессу общения для всех сторон, участвующих в процессе утверждения. Эти обновления позволяют легко отслеживать прогресс и гарантируют, что все будут в курсе текущего статуса документов.

Система также автоматически сопоставляет счета-фактуры с заказами на поставку и поступлениями товаров. В случае несоответствия или несоответствия он выдает предупреждение, что позволяет вам заранее обнаружить ошибки и избежать задержек платежей или споров. Такая автоматизация сокращает ручной труд и значительно снижает вероятность ошибок, мошеннических действий и потенциальных финансовых потерь.

3. Обработка платежей в электронном виде

Обработка платежей обычно включает в себя множество документов и бумажной работы. Чеки, денежные переводы, банковские тратты — что угодно. Эти традиционные методы требуют ресурсов, увеличивают время обработки и задерживают платежи поставщикам.

Вашим сотрудникам AP приходится вручную регистрировать каждый платеж, гарантируя, что правильная сумма будет отправлена ​​нужному поставщику. Им придется отслеживать эти платежи, сверяя их с банковскими выписками и устраняя расхождения, когда они возникают. Наконец, им придется кропотливо сверять эти платежи с первоначальными счетами-фактурами и главной книгой. Этот процесс требует много времени и подвержен ошибкам.

Но благодаря безбумажной системе кредиторской задолженности, бесперебойному потоку данных и автоматизированным рабочим процессам эти проблемы эффективно решаются. Он может интегрироваться с вашим существующим банком или платежной системой, чтобы обеспечить плавные и безопасные платежи. Вы можете выбрать удобный для вас способ оплаты — ACH, кредитную карту, банковский перевод или даже виртуальные карты.

Например, Nanonets интегрируется с Stripe и QuickBooks, упрощая платежи и сохраняя при этом актуальность ваших финансовых отчетов. Вы можете планировать платежи в соответствии с вашим денежным потоком и условиями поставщика.

Безбумажные системы также могут автоматически записывать каждый платеж и соответствующие ему счета-фактуры и сведения о поставщике. Это означает, что больше не будет ручной записи и перекрестной проверки банковских выписок. Несоответствия, если таковые имеются, фиксируются системой в режиме реального времени, что позволяет вашей команде оперативно и эффективно устранять их. Система также гарантирует, что все платежи точно сверяются с исходными счетами и главной книгой.

4. Автоматизируйте отчетность и контрольный журнал.

При использовании бумажных систем эти задачи часто требуют больше времени и усилий. Вам придется просеивать пачки счетов, квитанций и других документов, вручную вводить данные и сопоставлять их для создания отчетов. Поддержание четкого контрольного журнала также является непростой задачей, поскольку бумажные документы легко потерять.

Благодаря безбумажной системе ваши данные автоматически сохраняются и управляются в центральном хранилище. Это упрощает поиск данных и создание отчетов. Будь то закрытие месяца, аудит или финансовое прогнозирование, вы можете мгновенно получить доступ к необходимым данным.

Автоматизированная отчетность в режиме реального времени сокращает время, затрачиваемое на консолидацию данных вручную. Он также предоставляет ценную информацию о ваших финансовых операциях, помогая выявлять тенденции, выявлять аномалии и принимать решения на основе данных.

Что касается контрольного журнала, система регистрирует все действия, от получения счета до оплаты, включая все утверждения и внесенные изменения. Такой уровень прозрачности обеспечивает подотчетность, упрощает соблюдение требований и облегчает расследование потенциальных проблем или споров. Более того, интеграция с вашим ERP- или бухгалтерским программным обеспечением гарантирует синхронизацию и актуальность всех финансовых данных, что снижает риск неточностей и дублирования.

5. Держите поставщиков в курсе событий и поддерживайте прозрачность.

В традиционных структурах управление отношениями с поставщиками может быть довольно сложной задачей. Просроченные платежи, потерянные счета и недопонимание могут усложнить ваши отношения с поставщиками. Кроме того, отслеживание условий и предпочтений каждого поставщика может оказаться сложной задачей.

Однако система безбумажной кредиторской задолженности упрощает этот процесс. Более быстрая обработка и утверждение счетов означает, что платежи производятся вовремя, что повышает удовлетворенность поставщиков. Система также централизованно хранит всю информацию о ваших поставщиках, что упрощает доступ к ней и управление ею.

Автоматизированные порталы поставщиков позволяют поставщикам выставлять счета, отслеживать статус платежей и общаться в режиме реального времени, сокращая необходимость в пересылке по электронной почте или телефонных звонках. Автоматические уведомления, оповещения и напоминания отправляются обеим сторонам в случае задержек или несоответствий, что обеспечивает прозрачность и уменьшает недопонимание.

Кроме того, система может учитывать различные условия оплаты, скидки или другие предпочтения для каждого поставщика, беспрепятственно управляя этими переменными. Это гарантирует соблюдение требований вашего поставщика и позволяет вам воспользоваться скидками при досрочной оплате или другими стимулами, оптимизируя ваш денежный поток и укрепляя отношения с поставщиками.

В конце концов, переход на безбумажную систему кредиторской задолженности – это не только экономия средств и времени. Речь идет о преобразовании вашего процесса AP в стратегическую бизнес-функцию, обеспечивающую эффективность, прозрачность и контроль.

Как внедрить систему безбумажной кредиторской задолженности?

Итак, вы убеждены в преимуществах безбумажной системы кредиторской задолженности. Вы увидите, как это может трансформировать ваши финансовые операции, оптимизировать процессы и усилить контроль. Но как вы собираетесь реализовать это?

Вот пошаговое руководство по реализации, которое покажет вам четкий путь к переходу:

Шаг 1. Оцените текущий процесс

Определите области, требующие улучшения, и проблемы, с которыми вы столкнулись. Есть ли просрочки по оплате? Считаете ли вы примирение трудным? Часто ли возникают ошибки и где они возникают чаще всего?

Поговорите со своей командой и соберите их мнение. Каковы их основные болевые точки? На что они тратят большую часть своего времени? Какие части процесса они считают наиболее сложными или разочаровывающими? Эта обратная связь может помочь вам понять, что вам нужно от системы безбумажной кредиторской задолженности.

Шаг 2. Определите свои потребности и цели.

Как только вы поймете текущую ситуацию и проблемы, определите, чего вы хотите достичь с помощью новой системы. Хотите ускорить обработку счетов? Улучшить точность? Увеличить прозрачность? Сократить затраты?

Ставьте четкие, измеримые цели. Например, вы можете сократить время обработки счетов на 50 % или добиться 100 % точности сверки платежей. Затем определите свои функциональные требования. Вам нужен рабочий процесс утверждения? Как насчет интеграции с существующим программным обеспечением ERP или бухгалтерского учета? Вам нужны отчеты и аналитика в режиме реального времени? Портал поставщиков?

Учитывайте также будущие потребности. По мере роста вашего бизнеса вам может потребоваться привлечь больше поставщиков, обрабатывать большие объемы счетов или соблюдать дополнительные правила. Убедитесь, что выбранная вами система может масштабироваться и адаптироваться к этим изменениям.

Шаг 3. Изучите и оцените потенциальные решения.

Начните исследовать доступные системы безбумажной кредиторской задолженности. Посмотрите описания продуктов, сообщения в блогах, отзывы клиентов, тематические исследования и демонстрационные видеоролики. По возможности посещайте вебинары или демонстрации продуктов.

На рынке доступно множество систем безбумажной кредиторской задолженности. Некоторые из них являются автономными системами, а другие могут быть интегрированы с вашим ERP- или бухгалтерским программным обеспечением. Учитывайте различные факторы, такие как функции системы, простота использования, масштабируемость, безопасность, поддержка клиентов и стоимость.

Ищите функции, которые конкретно соответствуют вашим потребностям. Например, выберите систему с автоматическими напоминаниями и рабочими процессами утверждения, если вы боретесь с просрочками платежей. Если ошибки при вводе данных являются проблемой, выберите систему с передовой технологией оптического распознавания символов для точного автоматического извлечения данных.

Шаг 4. Спланируйте и выполните процесс внедрения.

Фактическое внедрение выбранной вами системы кредиторской задолженности является важным шагом. Он включает в себя установку или настройку программного обеспечения, перенос существующих данных, настройку рабочих процессов и обучение вашего персонала.

Вот контрольный список того, что следует учитывать в процессе внедрения:

• Перенос данных: Убедитесь, что все существующие данные точно и безопасно перенесены в новую систему. Сюда входит информация о поставщике, данные счетов, история платежей и другие соответствующие данные.
• Настройка рабочего процесса: Настройте систему так, чтобы она отражала желаемые рабочие процессы и процессы утверждения. Убедитесь, что система настроена в соответствии с вашими конкретными потребностями и требованиями.
• Интеграция: Если вашу новую систему необходимо интегрировать с другим программным обеспечением (например, с вашей ERP-системой или системой бухгалтерского учета), убедитесь, что эта интеграция настроена правильно и тщательно протестирована.
• Обучение: Проведите комплексное обучение вашей команды, чтобы они поняли, как эффективно использовать новую систему. Это могут быть индивидуальные занятия, групповые семинары или даже онлайн-уроки для самостоятельного обучения.
• Тестирование: Прежде чем приступить к работе, тщательно протестируйте систему, чтобы выявить и устранить любые потенциальные проблемы. Это включает в себя проверку точности миграции данных, тестирование рабочих процессов, проверку интеграции и обеспечение удобства и функциональности системы.
• Клиентская поддержка: Убедитесь, что у вас есть надежная система поддержки. Это может быть служба поддержки клиентов поставщика или внутренняя ИТ-команда. Было бы лучше иметь кого-то, кто сможет быстро решить любые проблемы в период реализации или после реализации.

Шаг 5. Мониторинг и оптимизация производительности

После того как ваша система безбумажной кредиторской задолженности запущена и работает, важно постоянно отслеживать ее производительность и определять области для улучшения или оптимизации.

Вот список KPI, которые вы, возможно, захотите отслеживать:

Время обработки счета: Он измеряет время, которое проходит от получения счета до его оплаты. Более короткое время обработки может указывать на более эффективный процесс.

Стоимость за счет: При этом рассчитывается общая стоимость обработки счета. Более низкие затраты указывают на более эффективную и экономически выгодную систему.

Точность счета-фактуры: Этот KPI измеряет процент счетов, обработанных без ошибок. Более высокие показатели точности означают сокращение дорогостоящих ошибок.

Частота исключений по счетам: Это отслеживает процент счетов, которые требуют ручного вмешательства из-за несоответствий или ошибок. Более низкий уровень исключений может означать более рациональный и автоматизированный процесс.

Время цикла утверждения: Это измеряет время, прошедшее с момента получения счета до его утверждения. Сокращение этого времени может ускорить весь процесс расчета кредиторской задолженности.

Кроме того, проводите регулярные проверки системы и ее влияния на ваш бизнес. Узнайте, достигает ли ваша команда своих целей? Есть ли какие-либо проблемы или препятствия? Требуется ли вашей команде дополнительное обучение? Помогла ли система улучшить отношения с поставщиками благодаря своевременным платежам и улучшению коммуникации?

Лучшие практики системы безбумажной кредиторской задолженности

Отказ от бумажных документов требует дисциплины и последовательности, чтобы сделать его по-настоящему эффективным. Возможно, у вас уже есть стандартная практика работы с кредиторской задолженностью на бумажных носителях — направление счетов-фактур, превышающих определенный порог, для утверждения руководством, хранение всех счетов в определенном картотеке и т. д.

Аналогичным образом, при переходе на безбумажную систему вам следует внедрить определенные передовые методы для максимизации вашей новой цифровой системы.

1. Автоматизируйте импорт данных

Было бы неприятно, если бы ваша команда вручную загружала все счета в вашу безбумажную систему. Постоянно обновлять почтовый ящик и проверять вложения вряд ли эффективно.

Вместо этого наличие функции автоматического импорта данных сэкономит ваше время и уменьшит вероятность ошибки. Это также обеспечит плавный поток счетов в систему без каких-либо узких мест или задержек.

Nanonets предлагает целый ряд вариантов автоматического импорта, включая электронную почту, интеграцию API, OneDrive, Google Drive, Dropbox и Zapier. Независимо от того, откуда были отправлены ваши счета, вы можете легко автоматически импортировать их в систему.

2. Используйте интеллектуальный сбор и извлечение данных.

По мере роста вашего бизнеса вы можете получать счета-фактуры в различных форматах, стилях, валютах и ​​языках. Вы не можете полагаться на простое распознавание текста и ручной ввод данных, чтобы справиться со сложностями.

Отделу AP нужна интеллектуальная система сбора и извлечения данных, чтобы понять сложности и соответствующим образом адаптироваться. Таким образом, вы можете быстро и точно обрабатывать различные счета.

Nanonets сочетает в себе искусственный интеллект и лучшую в своем классе систему оптического распознавания текста для точного извлечения необходимой информации из счетов, независимо от их формата и языка. Структурированные, полуструктурированные или неструктурированные данные — Nanonets может справиться со всем этим. Это гарантирует, что вы сможете работать с разными поставщиками без каких-либо пробелов или неточностей в данных.

3. Внедрите автоматизированные рабочие процессы утверждения.

Заказы на покупку, счета-фактуры и другие финансовые документы часто требуют многократного утверждения перед обработкой. Рабочие процессы утверждения вручную могут быть медленными, непрозрачными, уязвимыми для мошенничества и могут привести к пропущенным срокам оплаты.

Автоматизация рабочих процессов утверждения может ускорить этот процесс и повысить прозрачность. Вы можете настроить пользовательские последовательности утверждения на основе суммы счета, отдела, проекта или любых других критериев.

С помощью Nanonets вы можете настроить рабочий процесс утверждения в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Вы можете настроить правила автоматической маршрутизации и иерархии утверждения, чтобы гарантировать, что нужные счета дойдут до нужных утверждающих лиц в нужное время. Благодаря обновлениям статуса в реальном времени, автоматическим оповещениям и напоминаниям вы можете четко отслеживать ход выполнения каждого счета, поддерживать прозрачность и предотвращать любые задержки или пропущенные платежи.

4. Настройте интеграцию, чтобы устранить разрозненность данных

Представьте себе, что вы тратите часы на перенос данных вручную из вашей системы AP в платежную систему, систему бухгалтерского учета или ERP. Это не только отнимает много времени, но и чревато ошибками. Что делать, если к сумме счета добавлен дополнительный ноль или пропущена десятичная точка?

Интеграция между различными системами жизненно важна для обеспечения бесперебойной передачи данных и предотвращения любых ошибок. Это не только помогает экономить время, но и благодаря автоматическому трехстороннему сопоставлению и сверке повышает точность и надежность данных.

Nanonets создан для того, чтобы хорошо сочетаться с другими системами. Он поддерживает интеграцию с популярными бухгалтерскими, ERP- и платежными системами, включая QuickBooks, SAP, Oracle и т. д. Данные Nanonets можно легко синхронизировать с этими системами в режиме реального времени, устраняя разрозненность данных и обеспечивая плавную и безошибочную передачу данных. Таким образом, вы сможете больше сосредоточиться на стратегии, а не на ручном вводе данных.

5. Регулярно проверяйте и оптимизируйте свою систему.

Чтобы обеспечить оптимальную работу вашей безбумажной системы, необходимо регулярно проверять и проверять ее производительность. Было бы полезно отслеживать ключевые показатели, такие как точность, время обработки и частота ошибок, а также обращать внимание на отзывы пользователей.

Регулярные аудиты помогут вам не только выявить проблемы и узкие места, но и выявить возможности для улучшения. Оптимизация вашей системы на основе этих данных гарантирует, что она будет продолжать отвечать вашим потребностям по мере развития и роста вашего бизнеса.

Nanonets предоставляет надежные возможности анализа в реальном времени и создания отчетов для мониторинга процессов вашей точки доступа. Используя полезную информацию, вы можете постоянно улучшать производительность своей системы, уменьшая количество ошибок, повышая скорость и повышая общую эффективность.

5. Уделяйте приоритетное внимание безопасности и соблюдению требований

Обеспечение безопасности ваших финансовых данных является непреложным требованием. Аналогичным образом, обеспечение соблюдения различных законов и постановлений имеет решающее значение для предотвращения штрафов и юридических проблем.

Ваша безбумажная система доступа должна иметь надежные меры безопасности данных, такие как шифрование, безопасное хранение данных и аутентификация пользователей. Он также должен быть достаточно гибким, чтобы приспособиться к изменениям нормативных требований.

Nanonets обеспечивает высококлассную безопасность для обеспечения безопасности ваших конфиденциальных данных. Он соответствует глобальным стандартам конфиденциальности, включая GDPR и CCPA. Он использует расширенные меры безопасности, такие как шифрование данных и безопасное облачное хранилище. Журналы аудита Nanonets также четко фиксируют каждое действие, помогая вам обеспечить подотчетность и соответствие нормативным требованиям.

Заключение

Переход на безбумажный процесс AP – непростая задача. Это предполагает тщательное планирование, разработку стратегии и реализацию. Однако преимущества перевешивают проблемы при использовании правильных инструментов и эффективной стратегии. Преимущества безбумажной AP-системы неоспоримы: от повышения эффективности и прозрачности до экономии затрат и повышения безопасности.

Используя возможности Nanonet, компании могут оптимизировать свои процессы AP, достичь своих операционных целей и подготовиться к будущему росту. Это сокращает ручной труд и связанные с ним ошибки, ускоряет процесс утверждения счетов, повышает точность данных и облегчает интеграцию системы. Уделяя особое внимание безопасности и соблюдению требований, Nanonets предлагает надежное решение для бизнеса, позволяющее уверенно перейти к безбумажной среде.

Путь к безбумажной точке доступа может быть непростым, но с Nanonets стоит вступить на него. Перспективные возможности — повышение эффективности, снижение затрат, прозрачность и безопасность данных — делают этот путь важным для предприятий, стремящихся оставаться конкурентоспособными в цифровом мире.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/