Полное руководство по автоматизации закупок

Вам надоело вручную вводить заявки, создание заказов на покупкуи отслеживание счетов? Устали полагаться на старомодные трудоемкие методы решения проблем с соблюдением нормативных требований? Хотели бы вы, чтобы был способ сделать ваши процессы закупок более эффективными?

Если это так, вам нужно знать все об автоматизации закупок — мощном инструменте, который поможет вам эффективно управлять процессом закупок. В этой статье мы демистифицируем процесс автоматизации закупок и обсудим многочисленные проблемы (и преимущества), новые тенденции и лучшие практики, связанные с ним.

Что такое автоматизация закупок?

Автоматизация закупок — это использование технологий для оптимизации приобретения товаров и услуг. Это способ автоматизировать ручные задачи во всем Процесс закупок, что делает его более эффективным и экономичным. Автоматизация этого процесса может принимать различные формы, от автоматических напоминаний по электронной почте до использования алгоритмов искусственного интеллекта (ИИ).

Используя передовые технологии, такие как искусственный интеллект, машинное обучение, роботизированная автоматизация процессов (RPA), обработка естественного языка (NLP) и блокчейн, предприятия могут автоматизировать различные процессы закупок. Эти процессы могут включать обработку заказов, графики платежей, выбор и оценку поставщиков, управление документами, прогнозирование спроса, сверку счетов и автоматизация цепочки поставок.

---

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

График Demo

Преимущества автоматизации закупок

Снижение затрат

Автоматизация может сократить время, необходимое для обработки заказов, создания запросов на покупку и многих других задач. Это означает, что вы потратите меньше денег на заработную плату и другие ресурсы.

Улучшенная эффективность

Чем меньше людей работает над каждой задачей, тем меньше ошибок совершается человеческим суждением. Это означает, что ваша компания сможет сделать больше за меньшее время!

Улучшенная точность

Поскольку люди, не являющиеся профессионалами, совершают меньше ошибок, меньше места для ошибок, когда дело доходит до того, чтобы убедиться, что все сделано правильно, прежде чем переходить к чему-либо еще, связанному конкретно с процессами закупок внутри самой организации.

Повышенная ловкость

Автоматизация закупок — это дополнительная пара рук, помогающая организациям адаптироваться к изменениям рынка и потребностям бизнеса. Выполнение повторяющихся задач по закупкам высвобождает драгоценное время и ресурсы, позволяя компаниям сосредоточиться на построении лучших отношений с поставщиками, выдвижении инновационных идей и принятии стратегических решений.

Принятие решений на основе данных

Когда предприятия используют автоматизацию закупок, они получают доступ к некоторым мощным инструментам для анализа данных. Это включает в себя такие вещи, как анализ расходов, который помогает вам понять, сколько денег вы тратите на разные вещи, и показатели производительности, которые могут сказать вам, насколько хорошо работают ваши процессы закупок. Но это еще не все — также включена предиктивная аналитика, что означает, что вы можете использовать данные для прогнозирования того, что может произойти в будущем. Имея всю эту информацию, предприятия могут принимать более обоснованные решения о том, как тратить свои деньги, а также выявлять возможности и риски, которые иначе они могли бы не заметить. Поэтому, когда дело доходит до закупок, использование данных для принятия решений — это, безусловно, правильный путь!

Улучшенное соответствие

Когда компании используют автоматизацию в своих процессах закупок, они могут быть уверены, что соблюдают все применимые к ним правила и положения. Это включает в себя такие вещи, как политика закупок, этические стандарты и требования устойчивого развития. Автоматизируя задачи, связанные с соблюдением требований, компании могут снизить риск возникновения проблем из-за несоблюдения правил. Это может означать, что вы избегаете штрафов или штрафов, которые могут быть очень дорогостоящими.

Что такое процесс автоматизации закупок?

Начать работу с автоматизированными закупками проще, чем вы думаете. Сам процесс можно разбить на несколько основных этапов:

Сбор данных

Начните со сбора данных, таких как информация о продукте и поставщике, история заказов на покупку, статус счета и многое другое. Сбор этой информации поможет вам лучше понять потребности и цели вашей организации.

Сделайте шаг назад и оцените, насколько эффективен ваш текущий процесс, где есть точки преткновения и какая автоматизация поможет изменить ситуацию.

Оптимизация закупок

Когда у вас есть все необходимые данные, пришло время оптимизировать ваш процесс. Используйте алгоритмы для анализа собранных данных и определения потенциальной экономии средств, устаревших продуктов, рисков перерасхода средств и возможностей для стандартизации.

Автоматизация закупок

Используйте технологические инструменты для автоматизации процесса закупок, включая автоматические заказы на покупку, выбор поставщиков, управление контрактами и многое другое. Это улучшит ваши возможности по отслеживанию контрактов и управлению ими, а также уменьшит затраты в виде времени обработки и административных издержек.

Существует целый ряд различных решений — от базовых решений до полнофункциональных решений корпоративного уровня, — поэтому важно изучить то, что доступно, и найти то, что подходит для вашей организации.

Осуществимость и подписание заинтересованными сторонами

Получите представление о затратах на внедрение, чтобы знать, на что вы готовы, когда сделаете шаг. Прежде чем брать на себя какие-либо обязательства, убедитесь, что все, кто участвует в процессе принятия решений, находятся на одной волне и поддержат переход от бумаги к цифре.

Разработайте план

После того, как все предварительные этапы выполнены, наступает время разработать план реализации, в котором учтены вопросы обучения сотрудников, обеспечения безопасности данных и другие необходимые шаги, прежде чем внедрять автоматизированные системы закупок.

Мониторинг и отчетность

Наконец, отслеживайте показатели производительности, такие как сроки доставки, прозрачность затрат и производительность поставщиков с течением времени, чтобы гарантировать достижение целей и быстрое выявление и устранение любых проблем.

Проблемы автоматизации закупок

Когда дело доходит до автоматизированных закупок, необходимо учитывать несколько проблем. Хотя на бумаге этот процесс может показаться простым, на практике он может оказаться сложным. Вот разбивка некоторых препятствий, с которыми вы можете столкнуться:

Управление изменениями

Переход на автоматизированные решения по закупкам требует поддержки со стороны заинтересованных сторон и сотрудников всей организации. Это может быть непросто, так как изменения часто вызывают определенное сопротивление, а внедрение новых технологий требует времени.

Стоимость соображений

Автоматизация требует первоначальных вложений как времени, так и денег, что может сделать переход пугающим для некоторых организаций. Тщательная оценка вариантов и понимание связанных с этим затрат являются ключевыми моментами при выборе автоматизированного решения, которое наилучшим образом соответствует потребностям вашей организации.

Data Integration

Решения по автоматизации закупок успешны только в том случае, если они интегрируются с существующими системами и базами данных, чтобы обеспечить всестороннее представление данных о поставщиках, ценах на продукты, заказах на поставку и т. д. Например, любое выбранное вами потенциальное решение должно иметь возможность связи с вашим финансовым отделом. система для предоставления подробной истории транзакций для улучшения процессов принятия решений в организации.

---

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

График Demo

Лучшие практики автоматизации закупок

Оцените свои потребности

Прежде чем приступить к изучению технологий, важно оценить, чего именно вы пытаетесь достичь с помощью автоматизации закупок. Хотите лучше просматривать данные о расходах? Хотите повысить эффективность работы поставщиков с помощью аналитики и информации? Есть ли недостатки в текущих процессах, которые можно устранить с помощью новых инструментов или систем? Как только у вас появится четкое представление о том, что нужно улучшить, пора переходить ко второму шагу!

Работа с экспертами

Одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать, — это привлечь экспертов, имеющих опыт автоматизации закупок. Они смогут провести вас через весь процесс, помочь вам спланировать проблемы и выявить потенциальные ловушки. Консультация эксперта может значительно повысить скорость и надежность вашего перехода.

Выберите правильную технологию для своего бизнеса и придерживайтесь ее!

При выборе программного обеспечения для автоматизации закупок, подходящего для вашей организации, учитывайте такие факторы, как рентабельность и простота использования с течением времени; масштабируемость самих программных решений, а также их возможности в более крупных организациях. Хорошо ли они интегрируются с другими существующими системами, которые уже используются в корпоративной среде, такими как платформы ERP. Также важно не просто смотреть на одного поставщика, а исследовать несколько вариантов, прежде чем принимать какие-либо решения относительно процесса автоматизации закупок.

Разработайте план

Перед внедрением любой новой программной системы или изменения процесса, особенно такого сложного, как автоматизация закупок, разумно создать четкий план того, как все будет работать после того, как все будет приведено в действие. Это должно включать временные рамки для каждого шага, а также конкретные показатели, по которым успех можно будет измерить позже. Например, мы ожидаем, что эта новая политика увеличит наши продажи на 20% за шесть месяцев.

Распространенные варианты использования автоматизации закупок

Управление запасами

Это одно из самых основных применений автоматизации закупок, поскольку оно позволяет вам отслеживать уровни ваших запасов и гарантировать, что у вас не закончатся продукты или расходные материалы до того, как они потребуются.

Производитель управления

Эта функция позволяет компаниям отслеживать всех своих поставщиков в одном месте, упрощая работу с ними на регулярной основе и гарантируя, что все платежи проходят гладко в конце каждого месяца (или года).

Управление контрактами

Функции управления контрактами позволяют компаниям заключать контракты со своими поставщиками, чтобы гарантировать постоянное соблюдение стандартов контроля качества. Это помогает предотвратить возникновение каких-либо проблем в будущем из-за плохой работы любой из сторон во время проекта или других типов соглашений между двумя сторонами.

Управление отношениями с поставщиками

Решения для управления взаимоотношениями с поставщиками могут изменить правила игры для организаций, работающих с поставщиками. Они упрощают процесс управления отношениями с поставщиками, автоматизируя такие задачи, как отслеживание производительности поставщиков, поддержание связи с ними и совместная работа для достижения общих целей.

Новые тенденции в автоматизации закупок

Хотя автоматизация закупок уже меняет правила игры в процессе закупок, она будет только улучшаться. Вот некоторые из новых тенденций в области автоматизации закупок:

Искусственный интеллект и машинное обучение

Решения для автоматизации на основе ИИ становятся все более популярными, и они могут быстро и точно анализировать данные, чтобы быстрее принимать правильные решения. Мало того, машинное обучение позволяет этим инструментам со временем становиться более точными и эффективными по мере сбора большего количества данных.

Технология Blockchain

Технология блокчейн используется в процессе закупок, чтобы обеспечить неизменную бухгалтерскую книгу, в которой записывается каждый шаг процесса покупки. Это помогает обеспечить большую прозрачность, точность и экономию средств, а также может использоваться для поддержки соблюдения нормативных требований.

Оцифровка документов

Оцифровка документов стала возможной благодаря облачным технологиям, таким как OCR (оптическое распознавание символов). Эта технология позволяет преобразовывать отсканированные документы в цифровые файлы, что ускоряет обработку документов. Кроме того, вместо того, чтобы разбрасывать документы повсюду, они надежно хранятся в единой системе.

Перспективы этих новых тенденций, а также постоянное развитие текущих процессов показывают, что автоматизация закупок останется движущей силой в бизнес-операциях.

Как Нанонеты могут помочь в автоматизации закупок?

Платформа Nanonets на базе искусственного интеллекта может помочь в процессах автоматизации закупок, автоматизируя задачи сбора и извлечения данных документов. Например, платформа может извлекать данные из счетов-фактур, заказов на покупку и других документов, связанных с закупками, и автоматически вводить эти данные в системы закупок или рабочие процессы. Эта автоматизация снижает риск ошибок, увеличивает скорость обработки и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

В дополнение к этому Nanonets предоставляет систему с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом и настраиваемыми рабочими процессами для оптимизации автоматизации процессов.

График Demo

Заключение

В заключение, будущее автоматизации закупок уже здесь. Вместе с этим приходит уникальный набор возможностей и проблем. Но те, кто воспользуется его мощью, пожнут плоды повышенной эффективности, большей точности и экономии средств. Следуя рекомендациям, изложенным здесь, организации могут оптимизировать свои процессы закупок и стать более конкурентоспособны на мировом рынке.

С помощью Nanonets предприятия могут воспользоваться новейшими технологиями машинного обучения и искусственного интеллекта для автоматизации процессов закупок, чтобы повысить точность, сократить расходы и более эффективно использовать свою рабочую силу.

Так что не бойтесь делать решительный шаг. Пришло время начать автоматизировать процесс закупок и вывести свой бизнес на новый уровень.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• ПлатонАйСтрим. Анализ данных Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Чеканка будущего с Эдриенн Эшли. Доступ здесь.
• Покупайте и продавайте акции компаний PREIPO® с помощью PREIPO®. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/