10 лучших программ для управления юридическими документами для юристов в 2023 году

---

№ 5. LexWorkPlace

LexWorkPlace — это облачное программное обеспечение для управления документами и электронной почтой. Это позволяет пользователям управлять документами и электронной почтой и расширяет совместную работу. LexWorkPlace можно использовать для команд, которые могут выполнять множество задач, например управлять рабочими процессами, делегировать задачи членам команды, отслеживать время и оплату и хранить данные.

Некоторые из функций, предоставляемых LexWorkplace, включают полнотекстовый поиск, управление версиями документов, индексация документов и профилирование, управление разрешениями и доступом, а также сквозное шифрование данных.

Цены: $395/месяц (3 пользователя)

Бесплатная пробная версия: Нет

Идеально для: Классификация документов, архивирование и хранение

Плюсы

• Контроль версий
• Нет простоя

Минусы

• Невозможность сохранить электронные письма

---

№6. Клио

Clio — это программное обеспечение для управления юридической практикой, которое позволяет эффективно вести, организовывать и совместно работать над делами. Пользователи могут использовать его для безопасного редактирования, хранения и управления документами в облаке.

Управление делами и документами, планирование, учет, учет времени, управление задачами и выставление счетов — вот некоторые из его основных функций. Кроме того, Clio включает в себя мобильное приложение, которое позволяет пользователям просматривать, обмениваться или загружать документы, обновлять статусы дел и общаться с клиентами и членами команды.

Цены: От 39 долларов США в месяц за пользователя.

Бесплатная пробная версия: Да

Идеально для: Отслеживание лидов и управление делами

Плюсы

• Комплексное управление лидами и делами
• Простая интеграция

Минусы

• Отдельные предложения (рост и управление)
• Нет предустановленных шаблонов

---

№ 7 Логический документ

LogicalDOC — это бесплатное программное обеспечение с базой данных с открытым исходным кодом.

Хотя он поддерживает все популярные СУБД, разработчики по-прежнему рекомендуют MySQL для использования в производственных системах. LogicalDoc позволяет пользователям и организациям безопасно и надежно организовывать, индексировать, извлекать, контролировать и распространять важные деловые документы, уделяя особое внимание автоматизации бизнес-процессов и быстрому поиску контента. Кроме того, он поддерживает автоматический импорт из общих файлов и интеграцию с Microsoft Office и Outlook.

Цены: По требованию

Бесплатная пробная версия: Да, у него также есть бесплатная версия

Идеально для: индексирование и быстрый поиск документов

Плюсы

• User Friendly
• Плагины с открытым исходным кодом для улучшения функциональности

Минусы

• Настройка требует знаний в области программирования
• Сложно создавать резервные копии файлов

---

№8. efileCabinet

Шкаф «Эфиле» — это программное обеспечение для управления документами это позволяет пользователям управлять документами, создавать рабочие процессы и настраивать процессы в соответствии со своими потребностями. Благодаря таким функциям, как расширенный текстовый поиск, безопасный обмен, электронные подписи, он призван помочь организациям создавать документы, управлять ими и эффективно обмениваться ими, а также обеспечивать соблюдение требований. Он также имеет возможность мобильного приложения для пользователей.

Цены: $699/год/пользователь

Бесплатная пробная версия: Да

Идеально для: Управление контентом

Плюсы

• Простота использования, доступность
• Перетаскивание

Минусы

• Комплексная функциональность поиска
• Ограниченная интеграция

---

№ 9. Sharepoint

SharePoint — это веб-платформа для совместной работы, которая легко интегрируется с Microsoft Office. Хотя основная функция SharePoint — это система управления и хранения документов, способы ее использования в разных компаниях сильно различаются. С помощью этого инструмента группы могут создать центральную защищенную паролем область для обмена документами.

Доступ к его функциям можно получить через веб-приложения и веб-интерфейс пользователя (UI). Он предлагает различные функции по всему спектру, такие как расширенные имена файлов, поддержка больших файлов, управление правами на информацию, совместное использование папок и доступ к библиотеке документов.

Цены: Он доступен как часть Microsoft Office 365 Suite.

Бесплатная пробная версия: Имеет бесплатную версию

Идеально для: Сотрудничество

Плюсы

• Обмен и совместная работа
• Синхронизация данных
• Использование нескольких устройств

Минусы

• Трудно ориентироваться
• Крутая кривая обучения

---

№10. Я справляюсь

Imanage – это комплексный Система управления контентом который безопасно создает и сотрудничает с документами. Они также предоставляют экосистему партнеров и интеграций, таких как Google Workspace. Благодаря таким функциям, как управление электронной почтой, контекстный поиск на основе искусственного интеллекта и шифрование, он призван помочь организациям эффективно управлять знаниями.

Цены: По запросу

Бесплатная пробная версия: Нет

---

Хотите оптимизировать управление юридическими документами?

Ознакомьтесь с платформой управления документами без программирования Nanonets и оптимизируйте управление документами за 15 минут. Начните бесплатный пробный период.

---

Сравнение лучших систем управления юридическими документами

Мы сравнили юридический документооборот, упомянутый в блоге выше. Вот краткий обзор всего программного обеспечения.

---

Nanonets — лучшее программное обеспечение для управления юридическими документами

[Встраиваемое содержимое]

Nanonets — это чрезвычайно простая в использовании система управления документами с управлением рабочими процессами без написания кода, лучшая в своем классе Программное обеспечение OCRи надежное и безопасное облачное хранилище. Вы можете настроить Nanonets за один день, использовать их, не написав ни единой строчки кода, и автоматизировать каждый ручной процесс за считанные минуты.

Нанонец предлагает:

Помимо этого, вот еще три причины, по которым Нанонец является отличным вариантом для системы управления юридическими документами:

• Автоматизация рабочих процессов – Автоматизируйте электронную почту, захват документов, поиск PDF, сопоставление юридических документов и многое другое с помощью простых рабочих процессов без кода.
• Управление документами - Найдите каждую ссылку, контракт или соглашение всего одним словом. Вы можете использовать Nanonets для поиска документов, аннотаций документов, оцифровки, хранения и многого другого.
• Отличная поддержка клиентов – Наша команда готова помочь вам на протяжении всего вашего путешествия. Nanonets обеспечивает круглосуточную поддержку, техническую помощь и бесплатные обучающие курсы для всех наших клиентов.

Nanonets предлагает многофункциональную платформу для автоматизации всего, от сложных финансовых процессов до рутинного ввода данных. Благодаря бесшовной интеграции, платформе без кода и автоматизации рабочих процессов Nanonets идеально подходит для юридических фирм, стремящихся отказаться от ручных процессов.

---

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления юридическими документами?

При выборе системы юридического документооборота.

Определение ваших потребностей

Прежде чем приступить к составлению короткого списка возможного программного обеспечения, просмотрите существующие системы и процессы, чтобы определить ключевые пробелы, которые программное обеспечение поможет вам решить. Как только они будут определены, составьте подробный список, который можно будет использовать для справки.

Три ключевых фактора, которые вы должны иметь в виду:

Безопасность и соответствие

Что касается юридических фирм, безопасность имеет первостепенное значение, поскольку они хранят много конфиденциальных данных своих клиентов. Конфиденциальность и безопасность данных являются обязательными для корпоративных и частных клиентов. Даже незначительная утечка данных может привести к катастрофическим последствиям. Таким образом, безопасность корпоративного уровня является обязательным условием для систем юридической документации для защиты данных от хакеров, фишеров и других кибератак. Таким образом, при выборе программного обеспечения для работы с документами необходимо проверить его функции шифрования и соответствия требованиям.

Удобство доступа

Работа в юридической фирме предполагает активное сотрудничество. Могут быть затронуты несколько сторон, и документы могут переходить из рук в руки на протяжении всего процесса. Таким образом, в таких случаях становится необходимым обеспечить быстрый и эффективный доступ к документам из базы данных. Он предлагает большую свободу и гибкость, поскольку команды могут обслуживать клиентов в любое время и в любом месте. Это также имеет большое значение для повышения производительности и общей эффективности.

Безопасный обмен

Для обеспечения безопасности должны потребоваться различные уровни разрешений/доступа или механизмы утверждения. Документы должны быть зашифрованы, чтобы обеспечить безопасное совместное использование и совместную работу. Некоторое программное обеспечение также имеет возможности для установки паролей или безопасных ссылок для обмена.

В исследовании

Следующим шагом будет составление списка различного программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете проконсультироваться с людьми, которые уже используют это программное обеспечение, и проверить отзывы на таких порталах, как G2 и Capterra. Как только вы сосредоточитесь на некоторых из них, проведите углубленный анализ с помощью демо-версий продуктов, испытаний и т. д.

---

Если вы работаете с договорами и юридическими уведомлениями, загляните в Nanonets. Легко управляйте документами с помощью автоматизации рабочего процесса без кода. Начните бесплатный пробный период or запланируйте звонок с нами.

---

Каковы общие черты программного обеспечения для управления юридическими документами?

Вот некоторые из функций, которыми должно обладать программное обеспечение для управления юридическими документами.

Хранение документов

Основная проблема, которую призвана решить платформа управления юридическими документами, — это хранение документов: наличие неограниченного места для всех документов является обязательным. В системе должны быть предусмотрены средства для хранения всех данных из текстовых файлов, аудиозаписей, видеоклипов и изображений. Это должно позволить эффективно архивирование документов хранить юридические документы в безопасном облачном хранилище.

Безопасность и соответствие

Необходимы функции безопасности, такие как защита паролем, управление разрешениями и многофакторная аутентификация, а также соблюдение различных правил, поскольку юридические фирмы имеют дело с конфиденциальными данными.

Управление электронной почтой

Это также не является одним из предметов первой необходимости, но очень помогает, если присутствует. Наличие централизованной системы, которая может управлять всеми вашими документами и электронной почтой, помогает уменьшить трения и сэкономить время, потерянное между «туда-сюда», что достигается, когда эти два процесса управляются в разных программах. Ищите программное обеспечение для управления юридическими документами с возможностями анализа электронной почты, чтобы извлекать информацию из электронных писем на ходу.

Возможности интеграции

Это особенно пригодится юридическим фирмам, которые уже используют различные инструменты для управления различными процессами и хотят продолжать использовать их/свои данные. Программное обеспечение для управления юридическими документами, обеспечивающее бесшовную интеграцию с различными приложениями, обеспечит беспрепятственный поток информации.

Документооборот

Требования к управлению для вашей компании могут включать тегирование документов, редактирование, изменение ролей и разрешений для документов, перемещение документа по папкам, создание новых документов и обновление документов.

Таким образом, если программное обеспечение обеспечивает автоматизацию рабочего процесса, многие из этих задач можно автоматизировать.

Оптическое распознавание символов

Большинство юридических компаний по-прежнему работают с большим количеством бумажных документов. Юридическим офисам требуется решение для автоматического сканирования и индексирования документов для эффективного управления информацией, содержащейся в этих документах. Программное обеспечение с технологией OCR может помочь эффективно решить эту проблему.

Поиск по ключевому слову

Поскольку в нескольких файлах содержится много данных, поиск конкретной точки данных часто становится монументальной задачей. Наличие расширенного поиска позволяет пользователям использовать несколько методов поиска и ускоряет поиск документов.

Автоматизация утверждения

Юридические документы должны быть утверждены до того, как они будут отправлены клиентам. Убедитесь, что в вашей системе управления юридическими документами есть рабочие процессы утверждения или вы можете их создать.

---

Благодаря автоматизированным рабочим процессам, управлению задачами, отслеживанию времени, управлению подписями, совместной работе и безопасному обмену программное обеспечение для управления юридическими документами может иметь большое значение для упорядочения деятельности вашей юридической фирмы и повышения эффективности процесса.

Таким образом, со временем внедрение программного обеспечения для управления юридическими документами будет только расти, поскольку все больше и больше фирм осознают их ценность.

На рынке доступно множество вариантов, поэтому убедитесь, что вы выбрали тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям и бюджету.

---

Находите контракты, когда они вам нужны, всего лишь по ключевому слову. Используйте Nanonets, чтобы упростить поиск, хранение и обработку документов.

У вас есть индивидуальный вариант использования? Обратитесь к нашей команде экспертов, чтобы настроить рабочие процессы так, как вы хотите. Сделайте короткий 10-минутный звонок прямо сейчас!

---

Узнайте больше об управлении документами

Блог был первоначально опубликован 11 декабря 2022 года и обновлен 12 января 2023 года.