Времена, когда приходилось рыться в картотеках и копаться в стопках бумаг, давно прошли. Сегодня компании используют электрическое хранилище, где они могут получить доступ ко всем своим файлам, документам и записям через такие устройства, как ПК, смартфоны и планшеты. Это упрощает и ускоряет поиск и управление важной информацией. Фактически, исследование Deloitte показывает, что 85% предприятий ускорят свои цифровые инициативы в ближайшие месяцы.
Однако ручное управление и извлечение документов по-прежнему может отнимать много времени и утомительно. Это также не устраняет риски человеческих ошибок, приводящих к повреждению или потере файлов. Следовательно, важно инвестировать в систему управления документами для вашего бизнеса.
Программное обеспечение для управления документами или DMS — это тип программного обеспечения, которое хранит, управляет и извлекает всю документацию, которую ваш бизнес использует каждый день. Он обрабатывает все ваши электронные файлы и даже бумажные документы на протяжении всего их жизненного цикла, начиная с их создания и заканчивая их внедрением. Самое главное, что он автоматизирует процесс, так что вы можете тратить меньше времени на организацию и извлечение всех ваших файлов и уделять больше времени работе над другими важными задачами.
То, как работает система управления документами, зависит от программного обеспечения, в которое вы инвестируете. Но в целом она помогает вашему бизнесу, оцифровывая все ваши файлы и сохраняя их в единой базе данных для легкого поиска и доступа. Некоторые из них имеют функции сканирования и захвата изображений для преобразования бумажных документов в цифровые файлы. Другие даже используют искусственный интеллект и технологии машинного обучения для мгновенного извлечения данных из документов. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления документами, чтобы проверять подлинность документов, создавать рабочие процессы утверждения в вашей организации и автоматизировать резервное копирование и восстановление данных.
Есть много других функций, которые может предложить программное обеспечение для управления документами. И именно из-за его преимуществ глобальный спрос на программное обеспечение для управления документами достигла 5.55 миллиардов долларов в 2022 году и ожидается, что к 16.42 году он достигнет 2029 млрд долларов.
Зачем вам нужно программное обеспечение для управления документами?
Улучшает обработку документов
Оцифровки документов недостаточно, если вы хотите оптимизировать управление документами. Без программного обеспечения для управления документами вам все равно придется вручную организовывать, отслеживать и извлекать файлы в вашей базе данных. Это все равно может отнять драгоценное время, которое вы могли бы использовать для выполнения других важных обязанностей. Не говоря уже о том, что это по-прежнему не исключает потенциальных человеческих ошибок при обработке документов.
Программное обеспечение для управления документами — это больше, чем просто база данных ваших документов. Его многочисленные инструменты и функции упрощают обработку и управление всеми вашими файлами и записями всего за несколько кликов. Вы также можете использовать его для отслеживания и поиска файлов по слову или фразе в документе. А за счет интеграции с другими приложениями вы сможете легко импортировать и экспортировать извлеченные данные из документа и тем самым избежать ручного ввода данных в процессе.
Важно отметить, что DMS отличается от системы управления контентом. Система управления контентом или CMS используется для создания и публикации вашего контента в Интернете. Он не обязательно управляет вашими файлами и документами. Таким образом, наличие как DMS, так и CMS может пригодиться вашему бизнесу. Некоторый примеры программного обеспечения CMS могут легко интегрироваться с DMS, поэтому обязательно проверьте их.
Повышает доступность
С ростом удаленной работы и гибридных рабочих мест ваши сотрудники должны иметь доступ ко всем необходимым файлам в любое время и в любом месте. Хотя оцифровка ваших документов упрощает обмен и отправку файлов с одного устройства на другое, вам все равно необходимо программное обеспечение для управления документами, чтобы упростить поиск и извлечение документов. Он автоматизирует поиск, отслеживание и извлечение файлов с использованием ключевых слов и других характеристик. Всего за несколько кликов вы можете получить любой документ без необходимости идти в офис.
Программное обеспечение для управления документами централизует все ваши документы на единой платформе, к которой вы можете получить доступ с любого устройства, например компьютера, смартфона или планшета. Более того, он позволяет переходить с одного устройства на другое, не теряя важных изменений в документе или самой базе данных. Это делает поиск и получение еще более удобным. PDF-файлы и другие типы документов, когда вы находитесь в пути. В зависимости от реализованного решения доступ к этим файлам можно получить онлайн или оффлайн.
Способствует сотрудничеству
Делая документы более доступными, системы управления документами также могут улучшить сотрудничество внутри вашей организации и с вашими клиентами. Поскольку DMS централизует все ваши файлы на одной платформе, команды из других отделов могут работать вместе над изменением определенных документов, составлением записей и организацией баз данных. Это также гарантирует, что у вашей компании будет единый источник достоверной информации. Это означает, что все работают с одним и тем же набором информации и данных, независимо от того, когда и где они их получили.
Некоторые функции системы управления документами также включают автоматизацию рабочих процессов утверждения для ускорения обработки документов. Это означает, что вам не нужно беспокоиться об отправке документа необходимым заинтересованным сторонам для получения их подписей или одобрения. Сам документ будет автоматически пересылать документ по мере прохождения процесса. Он может даже уведомить получателя о предстоящем утверждении документа, чтобы избежать задержек.
Повышает безопасность данных
Инвестиции в систему управления документами также являются одним из способов защиты ваших бизнес-данных. Различные типы систем управления документами предлагают надежные функции безопасности для предотвращения несанкционированного доступа к вашим документам. Сюда входят такие функции, как контроль разрешений, шифрование данных, инструменты отслеживания и мониторинга и многое другое.
Не следует упускать из виду важность управления документами для обеспечения безопасности данных. Неправильное обращение с вашими файлами может привести к потере и взлому данных. А это, в свою очередь, может повлиять на общую безопасность вашего бизнеса, ваших клиентов и партнеров.
Некоторые DMS также имеют функцию автоматического резервного копирования и восстановления документов, которая гарантирует, что вы никогда не потеряете ценные данные в вашей компании. Это позволяет вам восстановить поврежденные, удаленные или потерянные файлы всего за несколько кликов.
Сократите расходы
На первый взгляд физическая система хранения документов кажется более дешевой, чем инвестиции в систему управления документами. Но затраты, возникающие в результате потенциального неправильного управления, повреждения или потери документов, в целом будут гораздо выше. Не говоря уже о том, что это заставит вас потратить драгоценное время на воссоздание или восстановление потерянного или поврежденного файла. Таким образом, DMS считается отличной инвестицией для вашего бизнеса, поскольку она оптимизирует ваш процесс с минимальными затратами.
DMS также может помочь вам сократить расходы на канцелярские товары, такие как бумага, чернила и почтовые расходы. Кроме того, вам не придется беспокоиться о месте для хранения, поскольку все ваши файлы можно хранить в электронном виде. Следовательно, вам не понадобятся дорогие стальные шкафы для документов, внешний склад или хранилище для ваших документов.
Если вы работаете со счетами и квитанциями или беспокоитесь о проверке личности, проверьте Nanonets. онлайн-распознавание текста or Экстрактор текста PDF для извлечения текста из PDF-документов бесплатно. Нажмите ниже, чтобы узнать больше о Нанонет Решение для автоматизации предприятий.
Выбор подходящего программного обеспечения
С ростом цифровой трансформации пришло время инвестировать в систему управления документами для вашего бизнеса. DMS делает больше, чем просто оцифровывает ваши файлы. Он также предоставляет вам инструменты и функции для оптимизации управления документами в вашей организации. Его многочисленные преимущества делают его важным инструментом для вашей компании, если вы хотите оставаться актуальными и конкурентоспособными на рынке.
Тем не менее, выбирая лучшая программа для работы с документами для вашего бизнеса требует глубокого понимания того, что нужно вашей компании и какой тип DMS для нее подходит. Поэтому обязательно изучите свои варианты и опробуйте их на себе.
Нанонеты онлайн OCR и OCR API есть много интересного случаи использования tЭто может оптимизировать производительность вашего бизнеса, сократить расходы и ускорить рост. Узнать как примеры использования Nanonets могут быть применены к вашему продукту.
- AI
- ИИ и машинное обучение
- ай искусство
- генератор искусств ай
- искусственный интеллект
- искусственный интеллект
- сертификация искусственного интеллекта
- искусственный интеллект в банковском деле
- робот с искусственным интеллектом
- роботы с искусственным интеллектом
- программное обеспечение искусственного интеллекта
- блокчейн
- конференция по блокчейну
- Coingenius
- разговорный искусственный интеллект
- криптоконференция ИИ
- дал-и
- глубокое обучение
- документ ИИ
- Автоматизация документов
- google ai
- обучение с помощью машины
- Платон
- Платон Ай
- Платон Интеллектуальные данные
- Платон игра
- ПлатонДанные
- платогейминг
- масштаб ай
- синтаксис
- зефирнет
