Obsežen vodnik za razčlenjevalnike e-pošte

Over osemdeset odstotkov malih in srednje velikih podjetij uporablja e-poštno trženje, da pritegne nove stranke in obdrži tiste, ki jih že imajo.

E-pošta je bistvena sestavina sodobnega poslovanja. E-poštna sporočila pogosto vsebujejo kontaktne podatke strank, potrditve naročil strank, zahteve za plačilo dobavitelja, zahteve potencialnih strank in podobne ključne poslovne podatke.

Razčlenjevalci e-pošte lahko pomagajo organizacijam izvleči in izkoristiti vse podatke, ujete v njihovih e-poštnih sporočilih in prilogah.

Kaj je razčlenjevalnik e-pošte?

Razčlenjevalnik e-pošte je orodje, ki se uporablja za zbiranje informacij iz dohodnih e-poštnih sporočil. Podatke je mogoče izvleči iz glave in vsebine e-pošte z uporabo API-ja za razčlenjevanje pošte. Poleg tega lahko izvleče podatke neposredno iz e-poštnih prilog, kot so datoteke PDF, datoteke CSV, slike in druge vrste dokumentov.

Razčlenjevalnike e-pošte je mogoče programirati za pridobivanje določenih podatkovnih polj iz novih sporočil. Uporabnik lahko spremeni nestrukturirane e-poštne podatke v strukturirane podatke, ki jih je priročno vnesti v programsko opremo CRM ali ERP. Razčlenjevanje elektronske pošte tako odpravi nepotreben ročni vnos podatkov.

Je razčlenjevanje e-pošte podobno spletnemu strganju?

Razčlenjevanje e-pošte je podobno spletnemu strganju. Medtem ko spletna strgala na splošno zbirajo podatke s spletnih mest HTML, razčlenjevalniki e-pošte izvlečejo podatke le iz glav, teles in prilog e-pošte.

Programska oprema za razčlenjevanje e-pošte išče določene fraze in ključne besede v e-pošti.

Razčlenjevalci e-pošte lahko neposredno pridobijo e-poštna sporočila za vašo mapo »Prejeto«. Namesto tega nudijo tudi namenski e-poštni ID, na katerega se lahko samodejno posredujejo vsa vaša e-poštna sporočila.

Orodje za razčlenjevanje e-pošte bo nato samodejno prepoznalo in ekstrahiralo podatkovna polja iz e-poštnih sporočil na podlagi pravil za razčlenjevanje, ki jih nastavi uporabnik. Večina razčlenjevalnikov e-pošte uporabnikom omogoča nastavitev pravil za razčlenjevanje po meri v preprostem uporabniškem vmesniku brez kode.

Zakaj je razčlenjevanje e-pošte pomembno?

Programska oprema za razčlenjevanje e-pošte pomaga izboljšati produktivnost podjetij, ki dnevno prejemajo in analizirajo e-pošto. Zaposleni se lahko zdaj osredotočijo na naloge večje vrednosti. Namesto brskanja po več e-poštnih sporočilih, da bi izluščili majhne koščke informacij enega za drugim.

Samodejno razčlenjevanje e-pošte je veliko natančnejše od ročnega vnosa podatkov in ga je mogoče uporabiti za nastavitev delovnih tokov. Na primer, pravila za razčlenjevanje je mogoče nastaviti za označevanje podatkovnih polj z nizko zanesljivostjo razčlenjevanja – ki jih je mogoče poslati v ročni pregled.

Razčlenjevanje e-pošte lahko tako odpravi ročni vnos podatkov in zagotovi minimalen ročni pregled.

Prednosti razčlenjevanja e-pošte

Razčlenjevanje e-poštnih sporočil ponuja znatne prednosti podjetjem vseh velikosti in sektorjev. Tukaj je nekaj izmed njih:

Prihranite čas in denar

Kot že omenjeno, lahko razčlenjevalniki e-pošte odpravijo veliko potratnega ročnega dela. To pomaga osebju, da se osredotoči na druge naloge visoke vrednosti, ki lahko neposredno vplivajo na dobiček podjetja.

Razčlenjevanje e-pošte lahko tudi zmanjša zamude, saj zagotovi, da se podatki skoraj takoj pošljejo nadaljnjim poslovnim aplikacijam.

Avtomatizacija delovnih tokov

Razčlenjevalci e-pošte samodejno poberejo podatkovna polja, ki vas zanimajo iz e-poštnih sporočil. Ekstrahirane podatke je nato mogoče spremeniti v kateri koli želeni format. In končno, podatke je mogoče uvoziti v katero koli programsko opremo na nižji stopnji, kot je CRM, ERP ali računovodska programska oprema.

Celoten postopek je mogoče nastaviti kot samodejni potek dela brez dotika.

Izboljšanje kakovosti dela

Ko je manj truda namenjenega ročnim operacijam, se število napak pri vnosu podatkov dramatično zmanjša. Predstavljajte si, da pregledujete na stotine e-poštnih sporočil, da bi pridobili informacije – to je le veliko podatkov, ki jih je treba upravljati ročno!

Natančnost je zagotovljena pri uporabi razčlenjevalnika e-pošte za avtomatsko ekstrakcijo podatkov. Razčlenjevanje e-pošte je mogoče preprosto prilagoditi, ne da bi pri tem ogrozili kakovost in natančnost pridobivanja podatkov.

Priljubljeni primeri uporabe razčlenjevanja e-pošte

Praktično vsako e-pošto je mogoče razčleniti in izluščiti dragocene podatke. Poslovni dokumenti in posodobitve transakcij so pogosto poslani po e-pošti in vsebujejo pomembne podatke.

Tukaj je nekaj priljubljenih primerov uporabe razčlenjevanja e-pošte:

Zahtevki za nakup, naročilnice, računi, bančni izpiski in drugi dokumenti so pogosto poslani po e-pošti kot priloge. Z razčlenjevalniki e-pošte lahko samodejno razvrstite/kategorizirate vsako e-pošto ali prilogo in jo pošljete ustreznemu razčlenjevalniku v nadaljnjo obdelavo.

Predstavljajte si, da prejmete naročilnico po e-pošti in samodejno izdate račun stranki! Ali samodejno pridobivanje podatkov iz priloženih potrdil o plačilu in vnašanje v vašo računovodsko programsko opremo.

Vodenje in obogatitev

Podjetja imajo potencialne stranke pogosto stik z njimi po e-pošti. Ta e-poštna sporočila vsebujejo kontaktne podatke potencialne stranke in druge informacije, pomembne za prodajne in marketinške ekipe. Razčlenjevalnik e-pošte lahko samodejno izvleče informacije o potencialnih strankah in posodobi podatke v sistemu CRM, kot sta Salesforce ali Hubspot.

Tržne ekipe lahko nato ciljno usmerijo te potencialne stranke z ustreznim dosegom. Ali pa lahko prodajne ekipe dodatno kvalificirajo takšne potencialne stranke tako, da pošljejo ponudbo ali skočijo na klic.

Avtomatizacija procesa e-trgovine

Vsak nakup v e-trgovini sproži niz e-poštnih sporočil s podatki o naročilu, računih in posodobitvah.

API-ji za razčlenjevanje e-pošte lahko spletnim mestom za e-trgovino pomagajo optimizirati izpolnjevanje naročil, pošiljanje in spremljanje strank.

Kako avtomatizirati razčlenjevanje e-pošte z Nanoneti

Tukaj so koraki za nastavitev samodejnega poteka dela za razčlenjevanje e-pošte z Nanonets:

Ustvari račun

Prijava za začetek uporabe Nanonetov.

Zgradite razčlenjevalnik e-pošte po meri

Naložite nekaj vzorčnih datotek in označite polja, ki jih želite ekstrahirati. Umetna inteligenca se bo naučila prepoznati vaša področja zanimanja na podlagi primerov, ki jih pokažete – več kot je, tem bolje.

Posnetki zaslona e-poštnih sporočil bodo v redu. Preizkusite ekstraktor po meri z novimi datotekami, da vidite, kako deluje.

Upoštevajte, da Nanonets ponuja že pripravljene ekstraktorje za običajne vrste dokumentov, ki lahko pridejo kot priloge, vključno z računi, naročilnicami, potrdili in drugim.

Določite vir(e)

Če so e-poštna sporočila vaš primarni vir, nastavite naslov za prejemanje Nanonets in samodejno posredujte vsa pomembna e-poštna sporočila na ta e-poštni ID.

Nastavite lahko tudi samodejni uvoz datotek iz shrambe v oblaku, baz podatkov ali se povežete prek API-ja.

Nastavite potek dela

Ustvarite celoten potek dela tako, da povežete vir z izvlečkom podatkov po meri, ki ste ga zgradili. Določite lahko tudi pravila razčlenjevanja za obdelavo ekstrahiranih podatkov v ustrezno izhodno obliko.

Na koncu določite destinacijo, kamor želite izvoziti izboljšane podatke. Podatke lahko izvozite neposredno v programsko opremo CRM ali ERP prek API-ja Nanonets.