V vseh sektorjih organizacije vztrajno objavljajo vedno več vsebin na spletu.
To je postalo še bolj opazno po pandemiji, ko se je svetovna skupnost preusmerila na splet, da bi premagala fizične omejitve, ki so jim jih naložile blokade.
Spletna mesta se uporabljajo za prodajo izdelkov in storitev strankam, za objavo in skupno rabo prodajnih in tržnih materialov ter – od malih podjetij do državnih vlad – kot primarni kanal komuniciranja s člani splošne javnosti.
Širjenje digitalnih vsebin predstavlja nov sklop izzivov. Finančna podjetja morajo na primer izpolniti vrsto obveznosti glede skladnosti, da lahko uporabljajo digitalne kanale (vključno s spletnimi mesti) za oglaševanje strankam. Drugje bodo organizacije morda morale voditi evidenco vsebine svojih spletnih mest za namene reševanja sporov, drugi pa bodo morda želeli ohraniti spletne strani zgolj zaradi njihovega kulturnega ali zgodovinskega pomena, kot javno evidenco ali kot referenčno točko za prihodnje tržne akcije .
Arhiviranje spletnega mesta je edini način za ohranitev vsebine spletnega mesta v obliki, ki omogoča ponoven ogled takšne, kot je bila v določenem trenutku. Je edino sredstvo za ustvarjanje in vzdrževanje stabilne, časovno žigosane, preverljivo pristne in neodvisne različice spletne vsebine. Ker so arhivi neodvisni, so popolnoma ločeni od prvotne arhitekture spletnega mesta in bodo vključevali le elemente, ki so bili v času arhiviranja aktivni, kar bo ustvarilo ponovitev, ki bo čim bližje izvirni obliki.
Obstaja veliko razlogov, zakaj bi morala organizacija arhivirati svoje spletno mesto, vendar mora v vseh primerih zagotoviti, da so njihovi arhivi popolni, varni in pravno dopustni.
V tem priročniku si ogledamo nekaj posebnih izzivov v zvezi z arhiviranjem spletnih mest v treh različnih sektorjih – finančnih storitvah, javnem sektorju in blagovnih znamkah.
Vloga arhiviranja spletnih strani
Arhiviranje spletnih strani omogoča podjetjem v finančnem, javnem in maloprodajnem sektorju shranjevanje nespremenljivih zapisov svojih spletnih strani. To pomaga zagotoviti naslednje:
1. Skladnost
Regulirana podjetja in podjetja po vsem svetu morajo beležiti in hraniti vso elektronsko komunikacijo v skladu s pravili MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (ZDA), ASIC (AU) in FINRA (ZDA). MiFID II na primer navaja, da morajo biti posnete elektronske komunikacije:
• Dokončati – Organizacija se mora zavedati vseh vrst elektronskih komunikacij, ki se uporabljajo in kdo jih uporablja. Poleg tega morajo imeti vzpostavljen sistem in postopke, namenjene zajemanju in hranjenju vseh zapisov o teh komunikacijah.
• Natančno – Organizacija mora biti popolnoma prepričana v vsebino in metapodatke posnetih elektronskih komunikacij, ki lahko pokažejo točne datume in ure, ko se je karkoli zgodilo.
• Visokokakovostni – Organizacija mora biti sposobna reproducirati zapise elektronskih komunikacij v čim bližji njihovi »izvirni obliki«.
Povodec se globalno zateguje. Od novembra 2022 dalje
tržno pravilo SEC razširili definicijo, kaj predstavlja „oglas“, tako da vključuje vsebino spletnega mesta, ki jo je treba zdaj zajeti in arhivirati v celoti. Medtem je avstralska komisija za vrednostne papirje in naložbe (ASIC) začela od zavarovalnic zahtevati zapise o preteklih obljubah cen na spletnih mestih in
kaznovanje tistih, ki jih ne morejo zagotoviti.
2. Pravna dopustnost
Od podjetij bi se lahko zahtevalo, da predložijo overjene dokaze o elektronskih podatkih na sodišču. Iz evidence mora biti razvidno, da so bili podatki shranjeni v obliki, ki je nespremenljiva, in kdaj so bili arhivirani. Te zahteve so zajete v naslednjih pravilih in predpisih:
• Zvezna pravila o dokazih (pravilo 901) – zahteva po potrditvi ali identifikaciji dokaznega predmeta.
• Kodeks ravnanja o dokazni teži in pravni dopustnosti elektronskih informacij (BS 10008:2014) – zagotavljanje verodostojnosti in celovitosti elektronskih informacij.
• Pravilo SEC 17a-4 – ki zahteva, da podjetja arhivirajo elektronsko poslovno komunikacijo v neprepisljivem in neizbrisljivem (WORM) formatu.
• Zahteve za eDiscovery – arhiviranje podatkov spletnega mesta za namene reševanja sporov in e-odkrivanja lahko pomaga zagotoviti, da so zapisi neovrgljivi in da so resnična reprodukcija takratne vsebine.
3. Zaščita intelektualne lastnine in sredstev blagovne znamke
Blagovne znamke imajo jasno spodbudo, da vodijo dolgoročno evidenco svojih dejavnosti za informiranje prihodnjih kampanj. Ker pa se na spletu pojavlja več poslovnih dejavnosti, bodo nenehno ustvarjali in objavljali velike količine digitalne vsebine s hitrostjo, ki ji je težko slediti. Arhiviranje spletnih strani se lahko izvaja redno, z neomejenim prostorom za shranjevanje v oblaku in možnostjo arhiviranja velikih naborov podatkov pa lahko zagotovi, da se ne izgubi nič dragocenega.
4. Ohranjanje zapisov kulturnega in zgodovinskega pomena
Organizacije javnega sektorja in arhivarji lahko zahtevajo ohranitev kulturno pomembne vsebine spletnega mesta za takojšen dostop do zgodovinskih javnih podatkov. Arhiviranje spletnih strani je idealna rešitev za ohranitev teh velikih količin podatkov in shranjevanje v nespremenljivem formatu datoteke WORM.
Komu koristi arhiviranje spletnih strani?
Finančne storitve
Industrija finančnih storitev je pod stalnim pritiskom, da sprejme nove spletne kanale, če želi slediti razvijajočemu se digitalnemu okolju. Vendar mora biti pri tem njihova uporaba teh kanalov uravnotežena s strogimi predpisi o skladnosti, kot so SEC, ASIC, FINRA in drugi.
Vsaka rešitev mora biti sposobna dokazati skladnost s takšnimi predpisi ter morebitnimi zahtevami glede suverenosti podatkov in GDPR.
Javni sektor
Številni nacionalni arhivi, knjižnice, vlade in univerze zdaj arhivirajo podatke spletnih strani, da ohranijo vse zapise kulturnega in zgodovinskega pomena. To je predvsem posledica zakonodaje, kot je npr
Zakon o javnih evidencah Združenega kraljestva iz leta 1958 in v zadnjem času,
Zakon o svobodi obveščanja iz leta 2000.
Ker javni sektor izvaja več dejavnosti na spletu, organizacije iščejo načine za razvoj svojih določb o arhiviranju spletnih mest, da bi izkoristile prednosti novih tehnologij, kot so:
-
Oblak – Omogoča učinkovito in prilagodljivo shranjevanje velikih podatkovnih nizov.
-
Indeksiranje in iskanje – Da so podatki uporabni za raziskovalce, javne uslužbence, študente in člane javnosti (vključno z javnimi portali, kot je npr.
Državni arhiv Združenega kraljestva). -
Posodobitev s tradicionalne oblike datoteke ARC na standard ISO
Format datoteke WARC, ki lahko pomaga pri shranjevanju rojenih digitalnih ali digitaliziranih gradiv.
Blagovne znamke
Blagovne znamke FMCG ustvarjajo vse več spletnih vsebin poleg tradicionalnih sredstev blagovnih znamk. To vsebino je mogoče zlahka spremeniti, poškodovati ali izgubiti brez načrtovanja in predvidevanja.
Vodenje evidence spletne dejavnosti blagovne znamke in komunikacije s strankami lahko pomaga ...
-
Informirajte prihodnjo usmeritev blagovne znamke (s spremljanjem uspešnosti)
-
Navdihnite prihodnje kampanje
-
Zagotovite, da se hranijo pravno dopustne evidence vseh komunikacij za primere reševanja sporov.
Kako arhivirate spletno stran?
Ko gre za dejansko arhiviranje vsebine vašega spletnega mesta, obstaja več načinov za to. Možna so brezplačna spletna orodja, kot je Wayback Machine, vendar zahtevajo, da uporabniki ročno shranijo vsako stran posebej. To preprosto ni izvedljivo za večino podjetij glede na pogostost, s katero je treba izvajati zajemanje, da bi zadovoljili regulatorje; in sicer vsakič, ko pride do spremembe.
Medtem ko se nekatera podjetja za namene vodenja evidenc zanašajo na varnostne kopije sistema za upravljanje vsebin (CMS), obstaja nekaj večjih razlik med varnostno kopijo in arhivom.
-
Digitalni podpisi in metapodatki: Najpomembneje je, da podatki, vzeti iz varnostne kopije CMS, ne bodo imeli digitalnega podpisa in zato ne bodo verodostojni ali sprejemljivi na sodišču. Poleg tega varnostne kopije CMS pravnim ekipam ne omogočajo preprostega izvoza zapisa z vsemi njegovimi ključnimi metapodatki.
-
Iskanje po celotnem besedilu: varnostne kopije CMS ne bodo zagotavljale funkcije iskanja po celotnem besedilu. Revizorji lahko zahtevajo informacije takoj in takoj – pri ročnem zajemanju vašega spletnega mesta lahko množica zajetih podatkov oteži hitro iskanje določenih podatkov.
-
Skladno shranjevanje podatkov: Za regulirane panoge s posebnimi pravili vodenja evidenc (kot so javni sektor in finančne storitve) varnostna kopija CMS ne izpolnjuje zahtev.
Druga možnost je, da avtomatizirana storitev arhiviranja spletnega mesta podjetjem omogoča, da vodijo popolno evidenco vsebine svojega spletnega mesta, hkrati pa razbremeni ročno breme in zagotovi pravno sprejemljivost.
Pretehtajte svoje možnosti
Ko se digitalno okolje širi, temu sledi tudi raven regulacije. Organizacije, kot sta SEC in ASIC, so pred kratkim izvedle pomembne spremembe, ki odražajo našo vse večjo odvisnost od spletnih platform in to, kako enostavno se lahko izgubijo dragocene informacije, glede na to, koliko le-teh srečujemo vsak dan.
Arhiviranje spletnih strani izpolnjuje toliko funkcij za toliko različnih vrst organizacij, da je postalo temeljna zahteva za vse večji delež sodobnih podjetij. Ne glede na to, ali izpolnjujete zakonodajne organe, ohranjate kopičenje digitalnega izhoda vaše blagovne znamke ali ohranjate informacije kulturnega in zgodovinskega pomena, velja za industrije od javnega sektorja do finančnih storitev, maloprodajnih blagovnih znamk in mnogih vmes.
Ker so se zahteve po arhiviranju povečale, so nekatere funkcije postale nepogrešljive, ki jih skoraj vedno zagotavljajo tretji proizvajalci skladnosti. Samodejni zajem spletnega mesta omogoča podjetjem, da preiščejo celotno spletno mesto v rednih, vnaprej nastavljenih intervalih in vsakič zajamejo natančno različico spletnega mesta, kakršno je obstajalo na tej točki. Iskanje po celotnem besedilu dodatno zmanjša ročno obremenitev na obvladljivo raven, če bi bila določena stran zahtevana za namene sodnih sporov. Medtem, če ti podatki niso shranjeni v zakonsko sprejemljivi obliki, je celoten postopek brez vrednosti, vsaj z vidika skladnosti.
Preden začnete s postopkom arhiviranja, je pomembno razumeti cilj, ki stoji za njim, in ali ima vaša ekipa orodja za to sama. Šele takrat boste začeli ugotavljati pravilen pristop z vidika virov in kdo je opremljen, da vam pomaga doseči te cilje. In če so vaši cilji pravne obveznosti, vam svetujemo, da ste previdni pri
vse bolj brutalno regulativno ozračje.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- vir: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- sposobnost
- Sposobna
- dostop
- akumulacija
- natančna
- Doseči
- Zakon
- dejavnost
- dejansko
- Poleg tega
- sprejme
- Prednost
- Oglaševanje
- proti
- vsi
- omogoča
- vedno
- zneski
- in
- pristop
- Lok
- Arhitektura
- Arhiv
- okoli
- ASIC
- Sredstva
- revizorjev
- avstralski
- Avstralska komisija za vrednostne papirje in naložbe
- Avtentična
- overjena
- Pristnost
- Avtomatizirano
- backup
- varnostne kopije
- Osnova
- postanejo
- postane
- zadaj
- Prednosti
- med
- blagovne znamke
- blagovne znamke
- obremenitev
- poslovni
- podjetja
- Kampanje
- zajemanje
- ujame
- Zajemanje
- primeri
- nekatere
- izzivi
- spremenite
- Channel
- kanali
- jasno
- stranke
- Zapri
- Cloud
- Cloud Storage
- Cms
- Koda
- Komisija
- Komunikacija
- Communications
- skupnost
- Podjetja
- dokončanje
- popolnoma
- skladnost
- Prepričani
- stalna
- vsebina
- poškodovan
- bi
- Sodišče
- zajeti
- Ustvarjanje
- ključnega pomena
- kulturne
- stranka
- vsak dan
- datum
- nabori podatkov
- shranjevanje podatkov
- Termini
- zahteve
- izkazati
- zasnovan
- razlike
- drugačen
- težko
- digitalni
- Digitalne vsebine
- digitalizirano
- smer
- Spor
- Reševanje sporov
- tem
- dont
- vozi
- vsak
- enostavno
- učinkovite
- Electronic
- elementi
- drugje
- zagotovitev
- zagotoviti
- Celotna
- celota
- opremljena
- EU
- Tudi
- dokazi
- razvijajo
- razvija
- razširiti
- ekspanziven
- izvoz
- FCA
- izvedljivo
- Feature
- Lastnosti
- file
- finančna
- finančne storitve
- konec
- Finextra
- podjetja
- prilagodljiv
- po
- obrazec
- format
- brezplačno
- frekvenca
- iz
- Izpolnite
- polno
- v celoti
- funkcije
- temeljna
- nadalje
- Prihodnost
- GDPR
- splošno
- Splošna javnost
- dana
- Globalno
- Globalno
- Cilji
- Vlade
- Pridelovanje
- vodi
- ročaj
- pomoč
- Pomaga
- zgodovinski
- Kako
- Vendar
- HTTPS
- idealen
- identifikacijo
- nespremenljiv
- Pomembno
- in
- Spodbuda
- vključujejo
- Vključno
- povečal
- narašča
- vedno
- Neodvisni
- Posamezno
- industrij
- Industrija
- Podatki
- primer
- instant
- zavarovanje
- celovitost
- naložbe
- IP
- ISO
- IT
- ponovitev
- Imejte
- Pokrajina
- velika
- zakon
- Pravne informacije
- Zakonodaja
- Lets
- Stopnja
- knjižnice
- omejitve
- Litigation
- v živo
- lockdown
- dolgoročna
- Poglej
- si
- stroj
- je
- velika
- Večina
- Znamka
- upravljanje
- Navodilo
- ročno
- več
- Trženje
- materiali
- Matter
- pomeni
- Medtem
- Srečati
- člani
- metapodatki
- morda
- sodobna
- Trenutek
- spremljanje
- več
- Najbolj
- in sicer
- nacionalni
- Nimate
- potrebe
- Novo
- Nove tehnologije
- november
- Cilj
- Cilji
- obveznice
- na spletu
- spletne platforme
- možnosti
- Da
- Organizacija
- organizacije
- izvirno
- drugi
- Premagajte
- zlasti
- performance
- perspektiva
- fizično
- Kraj
- načrtovanje
- Platforme
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- Točka
- mogoče
- post-pandemija
- potencial
- praksa
- darila
- tlak
- Cena
- primarni
- Postopek
- Procesi
- Izdelki
- ugledni
- Obljublja
- zaščita
- zagotavljajo
- če
- javnega
- objavijo
- Založništvo
- namene
- hitro
- območje
- Razlogi
- Pred kratkim
- zapis
- vodenje evidence
- Zabeležena
- evidence
- zmanjšuje
- odražajo
- redni
- urejeno
- Uredba
- predpisi
- Regulatorji
- regulatorni
- odvisnost
- reprodukcija
- zahteva
- zahteva
- obvezna
- zahteva
- Zahteve
- zahteva
- raziskovalci
- Resolucija
- vir
- Trgovina na drobno
- ohranitev
- Reuters
- vloga
- Pravilo
- pravila
- prodaja
- Shrani
- Iskalnik
- SEC
- sektor
- Sektorji
- zavarovanje
- Vrednostni papirji
- prodaja
- Storitev
- Storitve
- nastavite
- Kompleti
- več
- Delite s prijatelji, znanci, družino in partnerji :-)
- shouldnt
- strani
- Podpisi
- Pomen
- pomemben
- preprosto
- spletna stran
- majhna
- mala podjetja
- So
- Rešitev
- nekaj
- suverenost
- specifična
- hitrost
- stabilna
- standardna
- Začetek
- Država
- Države
- shranjevanje
- trgovina
- shranjeni
- Študenti
- taka
- Suit
- sistem
- Bodite
- skupina
- Skupine
- Tehnologije
- O
- njihove
- sami
- zato
- tretjih oseb
- 3
- skozi
- zategovanje
- čas
- krat
- do
- orodja
- sledenje
- tradicionalna
- Res
- Vrste
- Uk
- nespremenljiv
- pod
- razumeli
- Univerze
- neomejeno
- Nadgradnja
- us
- uporaba
- Uporabniki
- dragocene
- vrednost
- prodajalci
- različica
- načini
- web
- Spletna stran
- spletne strani
- teža
- Kaj
- ali
- ki
- medtem
- WHO
- bo
- brez
- po vsem svetu
- črv
- Vi
- Vaša rutina za
- zefirnet