Optimizacija poslovnih procesov – vodnik 2022

Vodenje podjetja ni lahka naloga.

Veliko stvari je treba narediti pravočasno. Toda ali so? Nekateri da, drugi pa ne.

Kako zagotovite, da so vse vaše naloge opravljene pred rokom?

S sledenjem an optimiziran proces. Ko pomanjšate, je podjetje rezultat tega, kako vsi poslovni procesi delujejo skupaj. Če so vsi procesi učinkoviti, je vse v redu. Če so vaši procesi neučinkoviti, v bistvu zapravljate čas in trud zaposlenih.

Da bi kar najbolje izkoristili poslovne procese, morajo vodje razmišljati o: optimizacija poslovnih procesov.

Kako začeti z njim? Kako izbrati najboljši tehnološki sklad za izvajanje ustreznih strategij BPO? Vse skupaj si bomo ogledali v spodnjem blogu.

---

Kaj je poslovni proces?

Poslovni proces je zaporedje korakov, dejavnosti in nalog, ki jih podjetje izvaja, da proizvede izdelek ali zagotovi storitev.

Vrste poslovnih procesov

Poslovni procesi so razdeljeni na tri glavne vrste: operativni, upravljavski in podporni.

Operativni procesi so neposredno povezani z dobavo izdelka ali storitve. To vključuje stvari, kot so prodaja, pošiljanje naročil in odgovarjanje na zahteve za podporo strankam.

Procesi upravljanja vključujejo zagotavljanje, da vaši zaposleni pravilno opravljajo svoje delo (in ne le zapravljajo svojega časa). To vključuje stvari, kot so ocene uspešnosti, vodenje tečajev usposabljanja in ustvarjanje novih delovnih mest v podjetju.

Uporaba okvira za upravljanje poslovnih procesov poveča stopnjo uspešnosti projekta za 70%.

Podporni procesi zagotoviti bistvene storitve za samo podjetje (v nasprotju s svojimi strankami). Lahko so karkoli, od kadrovske dokumentacije pa vse do spremljanja paketov ugodnosti zaposlenih in evidence plač.

Ko ustvarjate novo ali spremenjeno strategijo za svojo organizacijo, je bistveno razumeti, kako vsak element toka vpliva na druge funkcije in oddelke v vašem podjetju.

Na primer, če delate na nadgradnji poteka dela enega oddelka, a zanemarjate vpliv, ki ga bo imel na drug oddelek – kot so storitve IT –, lahko na koncu naletite na nerešljivo težavo.

---

Več kot 500+ podjetij zaupa Nanonetom za avtomatizacijo več kot 30 milijonov+ dokumentov letno.

Začnite brezplačno preskusno različico or načrtujte klic da vidite, kako lahko avtomatizirate svoje poslovne procese v manj kot 30 minutah.

---

Kaj je optimizacija poslovnih procesov?

Optimizacija poslovnih procesov (BPO) je strategija za preoblikovanje vašega podjetja v bolj učinkovito, uspešno in donosno.

Vključuje prepoznavanje procesov, ki so osrednjega pomena za vaše podjetje, in njihovo izboljšanje za doseganje boljše učinkovitosti in uspešnosti. Na ta način lahko privede do boljših storitev za stranke in bolj konkurenčnih cen – vse to je tisto, zaradi česar želijo stranke čez čas več poslovati z vami.

---

Zakaj potrebujete optimizacijo poslovnih procesov?

Zakaj optimizacija poslovnih procesov? Odgovor se zdi preprost.

Konkurenca je huda. Vaši konkurenti se trudijo narediti vse, da bi postali boljši, in tako bi morali tudi vi. Optimizacija poslovnih procesov nudi številne prednosti, ki vam lahko pomagajo, da se samozavestno spopadate s konkurenco.

Povečati učinkovitost

Optimizacija poslovnih procesov vam lahko pomaga zmanjšati količino odpadkov, izboljšati kakovost in povečati zmogljivost.

Zmanjšajte stroške

Ko so vaši procesi optimizirani, svoje naloge dokončate s čim manj viri. To zmanjša stroške proizvodnje, distribucije, podpore in administracije z optimizacijo procesov vam lahko pomaga povečati donosnost brez zvišanja cen ali znižanja standardov kakovosti.

Zmanjšajte napake

Optimizacija procesov metode, kot sta lean ali six sigma, poskušajo narediti vaše procese brez napak z zamenjavo ročnega truda z inteligentno avtomatizacijo ali drugimi ukrepi.

Povečajte zmogljivost

Optimizacija vaših procesov lahko poveča učinkovitost zaposlenih. Optimizacija poslovnih procesov lahko prepozna ozka grla poslovnega procesa in skuša zmanjšati zapravljanje virov na drugih delih procesa. Npr. Namesto da za razvrščanje dokumentov uporabljate zaposlene, lahko za kategorizacijo dokumentov uporabite sisteme za upravljanje dokumentov.

Povečajte donosnost

To je samoumevno. Optimizacija procesov vam lahko pomaga minimizirati stroške in hkrati izboljšati ravni proizvodnje, s čimer bodo vaši poslovni procesi bolj donosni.

---

Integrirajte platformo Nanonets BPM s 5000+ programsko opremo. Avtomatizirajte ročne poslovne procese v manj kot 30 minutah in prihranite 90 % časa in 80 % stroškov. Začnite brezplačno preskusno različico or zahtevajte povratni klic.

---

Prednosti optimizacije poslovnih procesov

Optimizacija poslovnih procesov (BPO) poenostavi vaše poslovne procese z izboljšanjem sprejemanja sodobne tehnologije za odpravo ozkih grl. Oglejmo si prednosti, ki jih prinaša uporaba strategij BPO v vaši organizaciji.

Zmanjšajte tveganja in goljufije

Izboljšanje vaših procesov zmanjša tveganje napak, tveganje goljufij in kršitev predpisov. Poleg tega, če imate manj napak, lahko svoje vire usmerite na področja, kjer so najbolj potrebna.

Izboljšajte sposobnost reševanja problemov

Dobre sposobnosti reševanja problemov so ključnega pomena za uspeh. Z učinkovito optimizacijo poslovnih procesov lahko podjetje Med procesom optimizacije lahko odkrijete tudi nove načine za hitrejše in učinkovitejše reševanje problemov, kar bo vodilo do še boljših rezultatov.

Npr. Namesto da račune plačujete enkrat mesečno po kategorizaciji, analizi in odobritvi, lahko uporabite platformo za samodejno obdelavo računov za nalaganje, obdelavo, kategorizacijo, odobritev in plačilo računov.

Izboljšajte skladnost

Skladnost je eden najpomembnejših vidikov podjetja. Neupoštevanje predpisov lahko privede do visokih glob in drugih kazni, ki lahko resno vplivajo na vaš rezultat. Vendar skladnost ni vedno enostavna ali poceni.

Na primer, če ste zavarovalnica, morate zagotoviti, da ima proces vključevanja vaše stranke ustrezne KYC in postopke za preverjanje dokumentov. Za to lahko namesto ročnih procesov uporabite avtomatizirano platformo za vkrcanje za vzdrževanje dnevnikov vseh dokumentov, shranjevanje informacij v varno shrambo in šifriranje dohodnih informacij, da preprečite uhajanje podatkov.

Posodobite procese

Podedovana podjetja uporabljajo stare postopke, ki morda niso najboljši. Toda samo zato, ker "deluje", ne pomeni, da bi ga morali še naprej spremljati. Optimizacija poslovnih procesov lahko prepozna takšne procese in jih posodobi za boljše delovanje.

---

Preklopite na Nanonets, preprosto programsko opremo za upravljanje poslovnih procesov brez kode, ki omogoča avtomatizacijo vašega procesa v 15 minutah.

---

5 korakov za optimizacijo poslovnih procesov

Sledite tem petim korakom, da začnete z optimizacijo procesov v svojem podjetju:

Prepoznajte/načrtajte

Preden lahko optimizirate svoj proces, morate vedeti, kaj je proces in kako deluje. To vključuje identifikacijo njegovih stopenj, korakov in mejnikov ter materialov (ali informacij), vključenih na vsaki lokaciji. Več podrobnosti kot imate o vsaki stopnji, lažje boste pozneje naredili spremembe za izboljšanje učinkovitosti ali zmanjšanje stroškov.

Ko prepoznate postopek, ga začrtajte na papirju in identificirajte morebitna ozka grla ali druga področja, ki bi jih lahko izboljšali. S tem lahko vidite, ali obstajajo področja, kjer je opravljenega preveč dela ali premalo.

Premisli

Drugi korak pri optimizaciji procesa je premislek. To vključuje dvom o razlogih za vaše trenutne procese in nato spreminjanje na podlagi tega razmišljanja. Na primer, recimo, da trenutno uporabljate določeno metodo, ker je bila to standardna praksa v drugem podjetju ali ker ste vedno tako počeli. V tem primeru je to primer napačne miselnosti.

Če vodite podjetje, sprejemate na stotine odločitev o dodeljevanju virov in dejavnostih, na katere se osredotočiti. Vaš cilj bi moral biti izboljšanje učinkovitosti s sprejemanjem boljših odločitev – in eden od načinov za to je optimizacija procesa.

Analizirajte

Naslednji korak je analiza procesa. V tej fazi morate natančno določiti, za katere aktivnosti gre, kdo jih bo izvajal in kako se izvajajo. Prav tako morate identificirati ključne kazalnike uspešnosti, ki kažejo, kdaj je bil proces uspešno zaključen. Ko umestite svoje trenutne operacije in dejavnosti, lahko začnete iskati načine za njihovo izboljšanje.

Avtomatizirajte

Uporabite sistem upravljanja poslovnih procesov za avtomatizacijo procesov, ki bi bili sicer preveč zapleteni za ročno upravljanje. (Vendar se lahko še vedno odločite, da nekatere od teh procesov upravljate ročno.) Na primer, če imate več zaposlenih, ki morajo odobriti poročila o stroških, preden jih pošljete v obdelavo, ustvarite potek dela za odobritev, v katerem je potrebna odobritev vsakega zaposlenega preden nadaljujete s postopkom. Vse se zgodi samodejno in se lahko spremlja od začetka do konca.

monitor

Spremljanje je bistveni del optimizacije procesa. Spremljanje poteka med postopkom, tako da ne gre le za obdukcijo tega, kar se je zgodilo. Namesto tega vam omogoča sprotno spremljanje in spreminjanje, kar je lahko zelo koristno pri preprečevanju ponovnega ponavljanja napak. Če vaša ekipa pozorno spremlja svoje poteke dela, bi morala biti sposobna opaziti morebitne težave, preden postanejo težave za vaše podjetje ali stranke.

---

Kaj vas ovira pri avtomatizaciji poslovnih procesov? Preklopite na Nanonets in uživajte v preglednih cenah, uporabniškem vmesniku, ki je preprost za uporabo, in podpori 24×7.

Začnite brezplačno preskusno različico or pogovorite se z našo ekipo.

---

Nanonet za optimizacijo poslovnih procesov

Nanonets je Programska oprema za avtomatizacijo poteka dela, ki temelji na AI z vgrajeno programsko opremo OCR. Nanoneti lahko v 15 minutah avtomatizirajo vse ročne procese s poteki dela brez kode, ki temeljijo na pravilih.

Z več kot 5000+ integracijami, vmesnikom, ki je enostaven za uporabo, in vnaprej usposobljenimi modeli vam olajša digitalizacijo ročnih procesov. Nanonets zagotavlja podporo strankam 24 × 7, brezplačno preskusno različico in popolno pomoč pri selitvi za vse stranke.

[Vgrajeni vsebina]

Nanonets lahko uporabite za:

• Obdelava računa
• Ekstrakcija podatkov iz datotek PDF, slik ali ročno napisanih dokumentov
• Avtomatizacija plačljivih računov
• Avtomatizacija delovnega toka
• Samodejno plačevanje računov
• Postopki odobritve
• Inteligentna avtomatizacija

In več. Vsak ročni postopek, ki sledi nizu pravil, lahko avtomatizirate z Nanonets.

Kaj vas ovira pri avtomatizaciji poslovnih procesov?

Preklopite na Nanonets in uživajte v preglednih cenah, uporabniškem vmesniku, ki je preprost za uporabo, in podpori 24×7.

Začnite brezplačno preskusno različico or pogovorite se z našo ekipo.

---

Kako izbrati popolno programsko opremo za optimizacijo procesov?

Programska oprema za optimizacijo poslovnih procesov je vse večji trend v digitalnem marketingu. To je način za avtomatizacijo postopka izboljšanja spletnih mest strank in ciljnih strani, vključno s tem, kako jih strukturirate in kakšno vsebino uporabljate. Programska oprema za optimizacijo pomaga podjetjem doseči ciljno publiko z manj truda in nižjimi stroški, kot bi sicer bilo mogoče z avtomatizacijo tega procesa.

Določite svoje potrebe

Preden izberete pravo programsko opremo za svoje podjetje, morate razumeti svoje cilje. Ali ga boste na primer uporabljali za namene poročanja? Ali želite prepoznati priložnosti na podlagi zgodovinskih podatkov? Ali pa želite imeti možnost spreminjanja v realnem času na podlagi podatkov v živo? Ko to ugotovite, razmislite, koliko podatkov je mogoče obdelati v danem trenutku in koliko časa traja, da programska oprema ustvari poročila.

Nazadnje pomislite, kako pomembna je prijaznost do uporabnika za vsak kos programske opreme. Nekatera orodja so lažja od drugih in ponujajo več funkcij, če uporabniku niso tako prijazna. Bolj enostavna orodja lahko na primer zahtevajo več korakov ali ročno posredovanje, druga pa uporabnikom omogočajo dostop do preprostega spletnega vmesnika, ne da bi potrebovali napredne tehnične sposobnosti.      

Ustvarite ožji izbor rešitev za optimizacijo

Ožji izbor ponudnikov programske opreme je dober začetek. Najdete jih lahko tako, da iščete po spletu ali vprašate svoje vrstnike. Ko si ogledujete njihova spletna mesta, poiščite naslednje:

• Seznam funkcij in prednosti, ki bodo zadovoljile vaše potrebe po optimizaciji
• Informacije o cenah
• Možnosti licenciranja, vključno z rešitvami v oblaku (če je na voljo)
• Možnosti podpore strankam

Razumejte čas in proračun, potreben za izvedbo

Preden začnete iskati popolno programsko opremo za optimizacijo, morate razumeti, koliko časa in proračuna bo potrebno za implementacijo programske opreme. To pomeni, da razmislite o tem, koliko časa bo trajalo, da se vaše osebje seznani z novim sistemom, in kako dolgo, preden boste videli oprijemljive rezultate njihovega dela.

Pomembno je tudi razmisliti o tem, ali so z implementacijo rešitve za optimizacijo povezani dodatni stroški. Nekatera podjetja lahko na primer potrebujejo namenski strežnik, ker imajo velik promet in zapletene algoritme, ki jih izvajajo vsak dan.

Določite pravega prodajalca

Dober prodajalec ponuja brezplačno preskusno različico in vzpostavljen model podpore, ki strankam pomaga pri uspehu. Prav tako je ključnega pomena, da razumete, koliko bo stala uporaba programske opreme, pa tudi, kakšni so načrti za prihodnje izdelke in ali obstajajo načrti za nadgradnje. To lahko storite tako, da se pogovorite z referencami strank ali preverite ocene na spletnih mestih tretjih oseb, kot so G2 Crowd, Capterra ali TrustRadius, ki zagotavljajo podrobne informacije o izdelkih in storitvah prodajalcev.

Programska oprema za optimizacijo je lahko močno orodje.

Programska oprema za optimizacijo je najučinkovitejša za spletna mesta, ki že dobro delujejo. Pomaga vam lahko izboljšati vašo obstoječo strategijo SEO z zagotavljanjem podatkov in vpogledov v to, kako ljudje najdejo vaše spletno mesto in kje so možne izboljšave. Lahko je močno orodje v vašem arzenalu digitalnega trženja, vendar ima nekaj omejitev. Programska oprema za optimizacijo ni nujno najboljša izbira za vsa spletna mesta, saj je lahko za nekatera podjetja preveč zapletena ali draga. Za uspešno izvedbo optimizacije na vaši spletni strani bo potreben tudi čas in trud.

Navsezadnje morate sprejeti najboljšo odločitev za svoje podjetje. Če ste novo podjetje, je morda težko vedeti, kakšna programska oprema vam najbolj ustreza. Vendar pa je nujno, da raziščete in izveste več o tem, kako lahko posamezno orodje za optimizacijo koristi vašemu podjetju, preden sprejmete dokončne odločitve.

---

Uporabite že pripravljene predloge in avtomatizirajte svoje poslovne procese v 15 minutah.

Začnite brezplačno preskusno različico or Brezplačno se posvetujte z našo strokovno ekipo.

---

zaključek

Če želite voditi uspešno in donosno podjetje, morate razumeti in dati prednost stalnim izboljšavam. Če želite uvesti izboljšavo procesa, morate oceniti svojo trenutno uspešnost, identificirati ozka grla in odkriti njihove vzroke. Nato sodelujte s svojimi ekipami, da neposredno obravnavate izzive in ocenite rezultate.

Z rednim analiziranjem učinkovitosti svojih procesov boste lahko odpravili ovire na poti do uspeha in opolnomočili svoje ljudi, da bodo dosegli višje rezultate.

---

FAQ

Kako izboljšati svoje poslovne procese?

Racionalizacija splošne učinkovitosti obstoječega procesa vključuje njegovo prepoznavanje in izboljšanje. Z drugimi besedami, vzamete postopek in se domislite boljšega pristopa za njegovo dokončanje.

Vaše podjetje se verjetno zanaša na številne postopke, kot je spremljanje naročilnic in vsakodnevno odobravanje zahtevkov za potovanja. Vsak je bistvenega pomena za zdravje in delovanje vašega podjetja.

Če pa niso posodobljeni ali izvedeni ročno, lahko takšni postopki postanejo neučinkoviti, stanejo denar in izgubljajo čas.

Za izboljšanje procesov je potrebnih naslednjih sedem stopenj:

• Izberite postopek za izboljšanje in oris trenutnega postopka
• Poiščite ozka grla in potencialna področja za izboljšave
• Narišite postavitev potencialnega novega procesa
• Testiranje in revizija procesa
• Izvajajte in spremljajte nov proces

---

Uuporabite programsko opremo Nanonets BPM za odpravo ročnih procesov. S preprostim prehodom prihranite 90 % časa in 90 % stroškov.

---