Smo se prenajedli programske opreme?

Minilo je malo več kot desetletje, odkar je Marc Andreesen postal slaven izjavil, da programska oprema žre svet. Imel je prav. Zdaj smo v novi fazi: Kamorkoli pogledamo, je zmogljiva programska oprema in smo zaužili it brez velikega upoštevanja dolgoročnih učinkov. Tako zelo, da se danes soočamo z ironičnim vprašanjem: Smo se prenajedli? 

Naši krožniki so zagotovo polni vseh vrst aplikacij, ki si jih lahko zamislite, in vse so tako mamljive. Ali veste, za koliko aplikacij ste se prijavili? Morda na desetine ali celo na stotine? Povprečno število nameščenih aplikacij na stranko Okta se je povečalo za 22 % zadnja 4 leta. Vodje oddelkov za IT, s katerimi se pogovarjam, se pogosto šalijo, da imajo njihova podjetja več aplikacij SaaS kot zaposlenih.

Ta lahko biti problem in ti shouldnt skrbi za to. Organizacije, ki pustijo, da njihovi apetiti nenadzorovano rastejo, se soočajo s tremi glavnimi tveganji:

• stroški: Ko je delo na daljavo postalo standard, smo videli, da je programska oprema postala drugi največji odhodek za mnoga podjetja. vendar do 25 % aplikacij SaaS in licence ostanejo neuporabljene. Če sta dva največja stroška vašega podjetja ljudje in tehnologija, zapravite kup denarja za enega od vaših največjih stroškov.
• Tveganja skladnosti: Če želite prodajati programsko opremo v oblaku ali shranjevati podatke strank v oblaku, morate postati ali ostati skladni s standardi SOC2, ISO 27001 ali celo SOX. Na svoje podjetje in njegove podatke pomislite kot na grad. Revizorjem morate dokazati, da je dobro zaščiten. Vsako aplikacijo si zdaj predstavljajte kot okno, vrata, most ali vstopno točko v vaš grad. Več kot je aplikacij, več nadzora boste prejeli od revizorjev.
• Operativna učinkovitost: Razlika med dobrim kuharjem in kuharjem svetovnega razreda je v tem, kako vodijo svoje osebje, da se ukvarja z vsemi sestavinami, ki so pri roki. Vaša ekipa zagotovo ne sodeluje dobro, ko uporablja več vrst iste aplikacije, kot so Monday, Jira, Asana ali ClickUp. Tudi notranja prijava za podporo eksponentno raste s številom uporabljenih aplikacij.

Kljub temu (in da metaforo o hrani potisnemo še korak dlje), veliko aplikacij, ki jih vaše podjetje dejansko uporablja so sestavine za izdelavo odličnega izdelka. Navsezadnje je zgraditi tehnološko podjetje zapleteno. In za učinkovito izvedbo potrebujete prave komponente in orodja. Vendar pa je trik, kako jih izkoristiti – da postanete Michelinova restavracija programske opreme s tremi zvezdicami – razmišljati o tem, kako mojstrsko upravljati vso svojo programsko opremo. 

Eden od načinov za doseganje tega, sprostitev celotnega potenciala vašega podjetja s pomočjo tehnologije, je spremeniti prioritete informacijske tehnologije, varnosti in nabave — ekipe, ki na splošno skrbijo za delovanje programske opreme. Namesto da jih prisilite, da popravljajo težave (npr. reševanje IT vstopnic), jim pomagajte ustvariti infrastrukturo, ki zaposlenim omogoča, da sami upravljajo programsko opremo in postanejo samoupravno delovno silo.

O aplikacijaocalypse. Ali pač …?

Toda najprej: kako smo prišli sem, do današnjega dne, ko podjetja živijo na SaaS in živijo skozi to, kar v šali imenujem aplikacijaokalipsa? Kaj so vzroki za našo odvisnost od programske opreme?

Boljši uporabniški vmesnik sodobne programske opreme je ločil tradicionalno programsko opremo podjetij

Zaposleni uporabljajo vse več specializiranih aplikacij za uspeh pri delu. mi uporabljali za uporabo Microsoftovih izdelkov za skoraj vse. Zdaj uporabljamo Airtable namesto Excela, Notion namesto Worda, Pitch namesto PowerPointa. Če povzamemo nekaj številk za tem, kar mnogi od nas vidimo v vsakdanjem življenju: Več kot 42 % Oktinih strank Office365 namesto samo Microsoft Teams uporabljajo tudi Zoom, 26 % jih uporablja tudi Box, čeprav imajo OneDrive.

Posamezniki uporabljajo več aplikacij zaradi preproste in brezplačne uporabe

Tradicionalno so se izdelki podjetja prodajali od zgoraj navzdol: CIO se je odločil kupiti Salesforce ali Microsoft Office in postala sta privzeta za celotno podjetje. Toda startupi, kot sta Slack in Dropbox popularizirana rast od spodaj navzgor, in danes, 67 % podjetij razvijalcev (npr. Datadog ali AWS) imajo brezplačen načrt ali preizkus. Ni nam treba več vzpostaviti klica s prodajalci ali prositi IT za dovoljenje – mi preprosto se prijavite za brezplačno različico orodja.

Na kratko: aplikacije so tukaj, tam, povsod. Ampak smo pretiravali? Ali dejansko uporabljamo preveč aplikacij? Mislim, da ne. Nasprotno, programska oprema nam lahko da superzmožnosti za hitrejši razvoj poslovanja. 

Obravnavajte tehnologijo kot poslovno gonilo

Pomislite na svoj avto. Zahteva 30,000 deli ustvariti samo en avto. Toda namesto da bi zmanjšali število delov, so proizvajalci avtomobilov namesto tega razvili najučinkovitejšo metodo za sestavljanje avtomobila. Inovacija je izhajala iz tega, kako so združili različne dele. Na primer, Toyotin proizvodni sistem, imenovan tudi »vitka proizvodnja«, je za Toyoto postal osrednji konkurenčni diferenciator. Eno načelo je bilo zmanjšati količino odpadkov in nenehno izboljševati poslovanje s hitrim dvigovanjem težav na površje. Agilni razvoj programske opreme in metodologija »lean startup« sta bila navdihnjena s Toyotinim sistemom »zgradi, izmeri, nauči se«. 

Podobno kot pri Toyoti bi morala podjetja razmišljajo o tem, kako spremeniti svoja načela delovanja glede programske opreme in jih spremenite v konkurenčni diferenciator. Tradicionalni pristopi k upravljanju tehnologije ne zadoščajo. Podjetja pogosto mislijo, da je centralizacija rešitev, vendar v tem primeru ni tako. Enostavno je preveč aplikacij, s katerimi se je treba boriti, poleg drugih dejavnikov, kot sta varnost in skladnost.

Centralizirano upravljanje programske opreme je sovražnik

Leta 1944 Centralna obveščevalna agencija objavil vodnik o tem, kako sabotirati svoje delovno mesto. Točka št. 1 je bila, da nikoli ne izbiramo bližnjic in vedno skozi centraliziran »kanal«. Pomislite, kdaj ste nazadnje potrebovali dostop do aplikacije ali dovoljenje. Morali ste iti skozi kanal, ki ga je ustvarila vstopnica IT, in obstali ste v čakanju. Kaj pa zadnjič, ko ste morali kupiti nov kos programske opreme? Lahko traja 2 do 3 mesece dokler ne pridobite vseh potrebnih odobritev za nakup aplikacije. 

Tukaj je razlog, zakaj centralizacija ne deluje in zakaj lahko pristopi k njenemu odpravljanju zgrešijo cilj.

Centralizacija ustvarja ozka grla

Več kot polovico vseh aplikacij nabavijo in upravljajo strokovnjaki za posamezna področja v različnih skupinah – mnogi izmed njih samo želijo pridobiti njihova orodja in se lotiti dela. Vendar morajo oddelki, kot so IT, varnost ali javna naročila, pomagati pri večini teh zahtev. Glede na to, kar vidimo, je med 40 % in 60 % vseh zahtevkov za IT povezanih s težavami pri dostopu do programske opreme, katerih rešitev v povprečju traja približno 19 ur. Zaposleni obtičijo v čakanju, skrbniki pa so obremenjeni z napornim delom, kot je ustvarjanje računa. Stroški upravljanja se povečajo z vsako dodatno aplikacijo. 

Centralizacija vodi do puščajočih veder

Podjetja tudi centralizirajo nadzor, da ublažijo stroškovna, skladna ali varnostna tveganja. Logika je zdrava, saj zaposleni ne bi smeli samo kupiti podvojene programske opreme ali prejeti pretiranih skrbniških dovoljenj. Vendar pa pregledovanje na stotine aplikacij in tisoče računov ni mogoče razširiti s centraliziranim pristopom - ustvarja puščajoče vedra, kjer zaposleni še vedno prejemajo in ohranjajo nepotreben dostop do aplikacij, ne da bi kdo vedel. na primer 25 % ali več programske opreme ostane neuporabljen v večini podjetij. Ali pa je Segmentova varnostna ekipa lani to pokazala 60 % od svojih 669 skrbniških vlog niso bili aktivno uporabljeni.

Večje število zaposlenih ni rešitev

Operativne ekipe pogosto ugovarjajo, da niso tako dobro financirane kot drugi oddelki, zaradi česar se premikajo počasneje, kot si dejansko želijo. Zakaj torej ne bi nenehno povečevali števila skrbnikov s številom aplikacij, ki jih uporabljamo? Vendar je problem ravno v tem vprašanju in ob predpostavki, da je problem mogoče rešiti le s centralizacijo pomoči in nadzora. To je rešitev, ki se ne spreminja.

Centralizacija administracije programske opreme je čudna stvar. Poskuša olajšati stvari, vendar nekako poslabša stvari za vse, saj se število aplikacij povečuje. Torej, kako si lahko na novo zamislimo vloge ekip ki skrbijo za delovanje programske opreme – namreč IT, varnost in nabava?

Naj bo skladna pot lahka pot

Priznajmo si: zaposleni bodo skoraj vedno ubrali najlažjo pot do vrednosti. Če vaš pristop k upravljanju programske opreme ostane centraliziran z veliko ozkimi grli, se bodo zaposleni še naprej trudili zaobiti vaše pravilnike, tako da bodo počeli stvari, kot je skrivaj kupovanje programske opreme. To je začaran krog. Da bi številni posamezniki ravnali odgovorno — in da bi spremenili razmerje med IT/varnostjo/nabavo in ostalo organizacijo — skladna pot mora postati najbolj priročna pot. 

Samoupravljanje je nov pristop k upravljanju programske opreme

S to kompleksnostjo se lahko spoprimemo le, če vrnemo nadzor in odgovornost zaposlenim in njihovim ekipam. Namesto da bi ljudem dajali hrano, jih učite kuhati, ne da bi se opekli. V bistvu je cilj najti način, kjer so spodbude usklajene tako, da zaposleni, ki delujejo na najbolj stroškovno učinkovit in varen način, tudi najhitreje rešijo svoje težave. 

Ko gre za nakup hrane in bencina – in celo prijavo na let – smo že pripravljeni narediti sam, zakaj torej ne bi z upravljanjem programske opreme podjetja? Namesto da IT prosijo za podporo (ali delajo prek »kanalov«, kot je CIA opisala v svojem vodniku za sabotažo na delovnem mestu), bi lahko IT zaposlenim omogočil, da si hitro in odgovorno pomagajo sami. Namesto da bi bili centralizirana izvršilna veja, varnost, javna naročila in IT morajo postati notranja platforma podjetja ki zaposlenim omogoča pravo infrastrukturo.

Avtomatizacija je odlična, vendar zahteva centralizirano podporo, ki se ne prilagaja več sto aplikacijam.

Sprejetje procesa in strukture za samoupravljanje je pomemben problem, ki ga je treba rešiti, ker neposredno vpliva na rezultat. Organizacije, ki se ne osredotočijo na razvoj svoje sistemske centralizirane namestitve v samopostrežno, tvegajo, da bodo zapravile ogromne količine denarja za neuporabljeno programsko opremo, zapravile naslednjo revizijo skladnosti in povzročile neučinkovito delovanje celotne organizacije. Je prednost vodenja da spremenite način delovanja vaše organizacije, tako da lahko sprosti svoj polni potencial s strateško uporabo aplikacij tretjih oseb, namesto da bi jih te preobremenile.

Vprašanje, ki bi si ga morala zastaviti podjetja, je kako kodirati samopostrežbo na čim več mestihe. Na primer:

• Ko IT ustvari potek dela glede tega, kdo mora odobriti katero aplikacijo, lahko zaposleni zahtevajo aplikacije, dovoljenja, interna orodja ali celo vire razvijalcev brez pomoči IT. 
• Če nabava zgradi sistem okoli tega, kdo mora odobriti vrsto nakupa programske opreme, lahko zaposleni nadaljujejo in uporabljajo ta samopostrežni sistem. 
• Če varnost izvaja način za odobritev dostopa do občutljivih aplikacij ali dovoljenj samo za določeno časovno okno, jim ne bo treba ves čas centralno pregledovati dostopa.

V svoje cilje vključite samoupravljanje

Vsi ti primeri kažejo, kako vloga delovnih skupin programske opreme se lahko spremenijo: Namesto reševanja zahtevkov za podporo ali opozoril se lahko osredotočijo na kodiranje sistema na pravi način in usmerjajo celotno organizacijo na tej poti. Poleg tega je drug pristop za spreminjanje upravljanja tehnologije prek samoupravne delovne sile spodbujajte vse vodje svojih ekip v vaši organizaciji do vključijo samopostrežbo v svoje OKR or V2MOM proces. 

Na primer, IT ima običajno cilj zmanjšati zahteve glede števila zaposlenih z avtomatizacijo. Avtomatizacija je odlična, vendar zahteva centralizirano podporo, ki se ne prilagaja več sto aplikacijam. Namesto tega bi lahko IT poskušal zmanjšati zahteve po operativnem številu zaposlenih s samopostrežbo. Ali pa IT včasih doda cilj v zvezi s skrajšanjem časa, ki je potreben za odgovor na vstopnice. Tudi ta cilj je postavljen ob predpostavki, da mora biti pomoč centralizirana. Namesto tega poskusite dodati cilj, da zmanjšate odstotek zahtev, ki ne zahtevajo prvega dotika IT-ja.

Up do 25 % aplikacij SaaS in licence ostanejo neuporabljene. Če sta dva največja stroška vašega podjetja ljudje in tehnologija, zapravite kup denarja za enega od vaših največjih stroškov.

Samoupravljanje se lahko začne tudi z a majhna vaja za zmanjšanje porabe SaaS. Centralno upravljanje na stotine prodajalcev je nemogoče, vendar bi morda delovalo, če bi naredili nekaj tako preprostega, kot je pošiljanje vsakemu uporabniku Outreach.io ali Smartsheet e-pošte z razlago, da poskušate prihraniti pri porabi programske opreme. Zahtevajte 👍, če programske opreme ne uporabljajo več, da lahko ponovno zahtevate licenco.

Ali, prosite vse svoje skrbnike za pomoč pri zmanjšanju prekomerne porabe. Ustvarite skupno preglednico programskih aplikacij in letnih stroškov, nato pa jih prosite, naj čim bolj zmanjšajo stroške z odstranitvijo licenc ali popolnim preklicem aplikacij. Če želite to narediti kot ekipni izziv in uskladiti spodbude, ponudite nagrado za vsako neuporabljeno ali odvečno aplikacijo, ki jo izbrišejo, in denarno spodbudo za najboljše tri skrbnike, ki najbolj zmanjšajo porabo SaaS. Ta pristop vam daje prvi vpogled v to, kaj pomeni imeti samoupravno delovno silo.

Smo že polni?

Gradnja tehnološkega podjetja je zapletena – še posebej danes. Namesto da bi obžalovali vsa orodja, ki jih uporabljamo, bi boljša raba energije morda ustvarila učinkovit način za upravljanje vaših orodij in njihovih osnovnih procesov. Opolnomočenje vaših ekip in zaposlenih prek samoupravljanja lahko postane konkurenčno razlikovanje. Ne le, da se bodo zaposleni počutili kot sestavni del procesa in bodo zato imeli delež v njegovem uspehu, ampak bodo tisti v IT, varnosti in nabavi postali resnični omogočevalci namesto razreševalci vstopnic ali opozoril. 

Torej, da, morda imamo pred sabo samopostrežni bife SaaS, ki ga lahko pojeste, vendar imamo orodja in znanje, da zadovoljimo svoj apetit in poskrbimo, da bodo vse te izbire delovale v našo korist. Potrebna je le moč volje, da spremenimo svoj odnos s programsko opremo.

Objavljeno 27. septembra 2022