Kako lahko avtomatizacija robotskih procesov pri upravljanju e-pošte vpliva na učitelje

Robotska avtomatizacija procesov (RPA) ljudem omogoča, da prenehajo opravljati določene vrste ponavljajočih se nalog, ki se pogosto izvajajo ročno. Ker zdaj toliko posameznikov porabi dragoceni čas za upravljanje e-poštnih sporočil, ni presenetljivo, da so preučili, kako bi lahko RPA pomagal njihovim nabiralnikom. Tu je nekaj primerov, kako bi lahko izboljšal delovanje v izobraževalnem sektorju in pridnim učiteljem pomagal sprostiti svoj čas.

Zmanjševanje opravil tipkanja

Nekatera orodja RPA lahko obravnavajo dohodna in odhodna e-poštna sporočila, še preden jih učitelji vidijo. Odpravlja velik del napornega dela, ki pogosto obsega toliko njihovih običajnih delovnikov.

Takšne rešitve običajno ocenijo vsebino e-pošte kot prvi korak. Nato bodo ustvarili oceno zaupanja za to, kar piše v e-pošti. Če ima sistem RPA visoko stopnjo zaupanja, pošlje odgovor brez vnosa učiteljev ali kogar koli drugega, ki sodeluje pri upravljanju e-pošte. Izobraževalci se vključijo le, ko ima orodje RPA malo zaupanja v vsebino e-pošte in potrebuje vodstvo.

Takšne nastavitve so še posebej uporabne, ko starši pošiljajo e-poštna sporočila, na katera je enostavno odgovoriti. Vzgojitelj lahko nastavi posebne predloge za uporabo orodja RPA. Nato morajo vnesti podrobnejše odgovore le, če je vsebina e-pošte bolj zapletena.

Razmislite o primeru, ko učenci pošiljajo domače naloge po e-pošti. Izobraževalec lahko uporabi RPA, da potrdi prejem dela ali označi, da je učenec pozabil vključiti potrebno prilogo.

RPA je dragocen tudi v obdobjih, kot je začetek šolskega leta, ko mora učitelj morda poslati pozdravno e-pošto na desetine novih učencev in njihovih staršev. Učitelji morajo korespondenci še vedno dodati osebne note, lahko pa odstranijo ali zmanjšajo del e-poštne vsebine, ki mora biti v vsakem sporočilu.

"RPA lahko pošlje odgovore po e-pošti brez kakršnega koli vnosa učiteljev." 

Prihranite čas med bistvenimi dolžnostmi

Številna delovna mesta učiteljev vsebujejo tako elemente ponavljanja kot individualizacije. Načrtovanje lekcije je odličen primer. Učitelji običajno sledijo posebnim okvirom, da zagotovijo, da vsebina lekcije ustreza državnim ali nacionalnim standardom. Vendar pa bodo tudi prilagodili načrte za vsakega študenta, glede na njegove prednosti in potrebe.

Na Škotskem je mestni svet Aberdeena kot prvi v državi uporabil RPA za ustvarjanje učnih načrtov. Ta aplikacija RPA je povzročila pozitivne spremembe kar je enakovredno zaposlitvi 14 dodatnih učiteljev ker je prihranil toliko časa.

Nekateri učni načrti celo vključujejo učenje učencev o pošiljanju e-pošte. Ta vsebina je še posebej koristna za mlajše učence ali ljudi, ki se učijo angleščino kot drugi jezik.

E-poštna sporočila so za marsikoga sestavni del vsakdana, vendar se jih je moral vsakdo kdaj naučiti pošiljati. Predstavljajte si rešitev RPA, ki bi učiteljem lahko pomagala pri hitrejšem ustvarjanju učnih načrtov in nato distribuciji tematskih vsebin neposredno v nabiralnike učencev.

"Aplikacija RPA, ki se uporablja na Škotskem, je prihranila toliko časa, da je zagotovila enako zaposlitev 14 novih izobraževalcev." 

Zagotavljanje, da si učitelji ogledajo e-pošto po prednostni ravni

E-pošta je priročna komunikacijska metoda, ki pa lahko hitro postane preobremenjena. To je zato, ker ima večina ljudi svoj nabiralnik nastavljen tako, da prejme vsa e-poštna sporočila, ko prispejo. vendar najboljša praksa za upravljanje elektronske pošte je določiti prednost, kako in kdaj obravnavate sporočila. Skoraj zagotovo boste ugotovili, da nekateri potrebujejo takojšnjo pozornost, drugi pa sploh ne potrebujejo odgovorov.

RPA lahko deluje v ozadju za določanje prednosti e-poštnih sporočil. Nekateri sistemi se sčasoma naučijo, katera e-poštna sporočila so bolj ali manj pomembna. Ljudje lahko tudi prilagodijo nastavitve, tako da vidijo e-poštna sporočila v paketih ob vnaprej nastavljenih časih. Tako uporabniki ne bodo prekinjeni, ko prispe novo sporočilo.

Nekateri sistemi RPA se tudi naučijo prepoznati določene ključne besede. To lahko vključuje "bolan otrok", "pozno domačo nalogo" ali "zamujeno nalogo". Vse to so zadeve, ki bi morda zahtevale hitro pozornost učitelja.

Številni učitelji so se v zadnjih nekaj letih soočali z izjemnimi izzivi, nekateri pa so zdaj se ukvarja z izgorelostjo kot rezultat. Ena težava je, da morajo pogosto porabiti toliko svojega časa za stvari, ki niso poučevanje. RPA lahko reši to težavo, zlasti kar zadeva upravljanje e-pošte.

"Nekateri sistemi RPA lahko dajo prednost e-poštnim sporočilom in učenju skozi čas, ki je bolj ali manj pomembno." 

Izboljšanje časov in postopkov obdelave

Mnogi izobraževalni sistemi uporabljajo vsebino elektronske pošte kot sistem zgodnjega opozarjanja. Določene fraze lahko na primer nakazujejo ogroženega študenta ali študenta s skrajnimi pogledi, ki bi lahko spravil v nevarnost sebe ali druge.

V Združenem kraljestvu je Ministrstvo za izobraževanje uvedlo orodje RPA, znano kot Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data – ali ARNOLD. Pred uporabo ARNOLD-a so delavci obdelali približno 120,000 elektronskih sporočil javnosti vsako leto z ročnim vnosom podatkov v sistem. To je vzelo veliko časa, saj je moral nekdo prebrati sporočilo in ga razumeti v kontekstu, nato pa ga kategorizirati, preden je prišlo do prave osebe.

Zdaj ARNOLD pregleda vsako e-pošto, jo razvrsti glede na stopnjo tveganja in izvede zahtevane vnose podatkov v sistem izobraževalnega oddelka. Orodje RPA pregleda na stotine spremenljivk, povezanih z vsakim e-poštnim sporočilom, da se odloči, kako ga razvrstiti. Ta nastavitev je odpravila ročni vnos podatkov, povezanih z dohodno e-pošto.

Člani osebja pravijo, da jim je ta sprememba pomagala, da se osredotočijo na zagotavljanje storitev in ne na administracijo. Prav tako jim olajša odkrivanje e-poštnih sporočil, ki zahtevajo najhitreje ukrepanje, na primer tista o ogroženih učencih ali šolah, ki niso uspešne.

Robotska avtomatizacija procesov poenostavi upravljanje e-pošte

Današnji učitelji se ne morejo izogniti pisanju in odgovarjanju na e-pošto. Vendar, kot kažejo ti primeri, bi jim robotsko orodje za avtomatizacijo procesov lahko pomagalo prihraniti čas in se vključiti v bolj koristno in relevantno delo.

Nekateri odločevalci ministrstva za izobraževanje oklevajo narediti stvari drugače, zlasti če novi procesi zahtevajo finančna sredstva. To pomeni, da bodo učitelji morda morali posebej govoriti o tem, koliko časa in energije trenutno porabijo za pisanje e-poštnih sporočil in kako bi RPA spremenil igro, saj bi jim omogočil, da več časa posvetijo temu, kar delajo najbolje.