Kako prepoznati in preprečiti goljufije prodajalcev

Looking for an AI-based AP Automation solution? Check out Nanonets za večjo natančnost, večjo prilagodljivost in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi sistemi, sistemi ERP & več!

Načrtujte predstavitev

---

Vodenje podjetja vključuje soočanje z velikim številom tveganj. Tveganje goljufij lahko nastane zaradi sodelovanja s tretjimi osebami, kot so prodajalci ali celo zaposleni. Eno takšnih razmahnjenih goljufij, povezanih z postopek plačilnih obveznosti gre za goljufijo prodajalca.

Do goljufij prodajalcev lahko pride iz enega ali več virov na zelo prefinjen način. Če se ne odkrije, lahko podjetja resno stane. Preberite, če želite izvedeti več o goljufijah prodajalcev, njihovih kategorijah in načinih za njihovo odkrivanje in preprečevanje.

Kazalo

What is Vendor Fraud

Goljufije prodajalcev se nanašajo na zlorabe, ki jih prodajalec, več prodajalcev ali uslužbenec lahko zagreši za osebno korist na obveznosti do dobaviteljev (AP) podjetja.

Preprosto povedano, gre za vrsto prevare, ki vključuje ponarejanje podatkov o računu prodajalca ali prejemnika v AP za preusmeritev plačil. Goljufije pri plačilih lahko storijo:

• En ali več zaposlenih
• Eden ali več prodajalcev
• Sodelovanje med prodajalcem(-i) in zaposlenim(-i)
• Zunanji subjekt, ki spremeni podatke o plačilu prodajalca, nikomur neznan

Včasih lahko sama zapletenost oteži odkrivanje goljufij prodajalcev in naredi podjetja ranljiva za velike izgube.

Who Does it Impact

Običajno lahko goljufije prodajalcev zelo resno prizadenejo mala in srednje velika podjetja. Takšne organizacije so izpostavljene večjemu tveganju, saj običajno nimajo močnega nadzora ali kontrolnih točk, ki bi lahko sledile in natančno določile takšne goljufije.

Poleg tega so manjše organizacije, ki imajo manjše ekipe zaposlenih, odvisne od minimalnega števila osebja za obravnavo več AP funkcije. Tako lahko en zaposleni, ki je zadolžen za prejemanje računov in avtorizacijo plačil, pride v skušnjavo, da bi manipuliral z evidencami, kar lahko povzroči znatno škodo financam in verodostojnosti podjetja.

To ne pomeni, da večje organizacije niso ogrožene. Toda s svojimi sredstvi, zmožnostmi in sorazmerno večjim osebjem bodo verjetno uvedli robusten nadzor nad tveganjem, ki lahko zmanjša pojav goljufij prodajalcev.

Manjše organizacije so bolj dovzetne za goljufije prodajalcev, če nimajo sredstev in zmogljivosti za izvajanje procesov in kontrol sledenja. Brez njih je težko preprečiti ali omiliti različne kategorije goljufij, ki se lahko zgodijo v njihovem oddelku AP.

Kategorije goljufij prodajalcev

Goljufije prodajalcev se lahko zelo razlikujejo glede na način, na katerega so izvedene. Lahko ga kategoriziramo, kot je podrobno opisano spodaj:

• Goljufije pri zaračunavanju: nanaša se na plačilne manipulacije, ki jih zaposleni izvajajo na 2 načina. Vključuje lahko lažnega prodajalca ali podvojena plačila z uporabo računa dejanskega prodajalca.
• Fiktivni prodajalec – Zaposleni, ki ima ustrezen nadzor in dostop, vzpostavi lažni račun prodajalca ali navidezno podjetje, ga registrira kot prodajalca in izvaja redna plačila na ta račun.
• Podvojena plačila – Zaposleni uporablja pristen prodajalčev račun, manipulira z evidenco plačil in sproži dvojna plačila na dobaviteljevem računu. Dodatno plačilo se nato nakaže na račun zaposlenega.
• Preverite manipulacijo: Ta vrsta goljufije vključuje uslužbenca, ki se ukvarja s ponarejanjem ali spreminjanjem podatkov na prodajalčevem čeku, da preusmeri plačila na osebni bančni račun.
• Sprejemanje podkupnin: Ta vrsta goljufije, ki je posledica dogovora med prodajalcem in zaposlenim, vključuje prejemanje osebnih nakazil od prodajalca v zameno za dodatne ugodnosti ali prodajo.
• Presežek zaračunavanja: Ko prodajalec podjetju zaračuna presežne količine/cene od prvotno dogovorjenih, se to imenuje previsoko zaračunavanje. Tovrstno prakso lahko izvaja sam ali v dogovoru z zaposlenim.
• Določitev cen: Ta vrsta goljufije se zgodi, ko dva prodajalca sodelujeta pri določanju cen, ki so višje od običajnih. Kupec/podjetje je nato prisiljen plačati višje cene ne glede na prodajalca. Zaposleni lahko služijo kot notranji vir za prodajalce, da pridobijo občutljive informacije o proračunih.
• Prirejanje ponudb: Običajen način goljufije je običajno sodelovanje med 2 ali več prodajalci in zaposlenimi, da se pridobi pogodba o javnem naročilu v korist najboljšega ponudnika. Zaposleni bo za spodbujanje in pomoč pri goljufiji prejel ustrezno nadomestilo.
• Kibernetska goljufija: Primere goljufij prodajalcev, ki jih je verjetno najtežje odkriti, izvajajo neznane, nepooblaščene osebe, ki niso povezane niti s podjetjem niti s prodajalcem. Tukaj lahko zunanji subjekti manipulirajo z obstoječim računom prodajalca in preusmerijo plačila na svoje račune. Celotna transakcija poteka elektronsko, kar še otežuje odkrivanje in preprečevanje za podjetja.

Odkrivanje in preprečevanje goljufij prodajalcev

Odkrivanje in preprečevanje goljufij prodajalcev ni preprosto, a izvedljivo. Ko ugotovite ključna področja, na katerih primanjkuje nadzora, lahko z izvajanjem močnejšega nadzora in ukrepov veliko pripomorete k preprečevanju primerov goljufij prodajalcev. Oglejmo si različne načine, na katere je mogoče nadzor izvajati v organizaciji za preprečevanje goljufij prodajalcev.

Nadzor prodajalca

Ker večina primerov goljufij prodajalcev vključuje prodajalce, lahko upoštevanje določenih previdnostnih ukrepov vse od izbire do plačil potencialno zmanjša njihovo pojavnost. Tukaj je nekaj možnih kontrolnikov:

• Po skrbnem pregledu v postopkih vpisa prodajalca. Pozornost je treba usmeriti na preverjanje podrobnosti prodajalca, kot so poštni naslovi, vključno s poštnimi predali, kontaktne številke, davčne identifikacijske številke prodajalca, kontaktne osebe in bančni računi.
• Vzdrževanje centralizirane podatkovne baze prodajalcev z nastavljenimi nastavitvami. Ločen seznam prodajalcev z visokim tveganjem lahko pomaga pri sprožitvi dodatnih odobritev za obračunska plačila.
• Izvajanje pregleda prodajalcev prek zunanje revizije/vira ali zaposlenega zunaj oddelka prodajalcev za nepristransko oceno.
• Preverjanje, ali se prodajalčev naslov ali druge informacije ne ujemajo s podatki nobenega zaposlenega ali so podobni obstoječemu prodajalcu.
• Občasno preverjanje glavnih datotek dobavitelja, da se zagotovi, da je obseg zaračunavanja realen in da ni nedoslednosti.

Ukrepi za zaposlene

Čeprav se imenuje goljufija prodajalca, je večina goljufij pogosto orkestrirana s pomočjo notranjih oseb. Nekateri ključni ukrepi za preverjanje vpletenosti zaposlenih v takšne goljufije so:

• Izvajanje temeljitih preverjanj preteklosti pri zaposlovanju novih zaposlenih ali agencij (kdaj zunanje izvajanje obveznosti)
• Hranite finančne podatke zaupne in jih omejite na zaposlene na višjih ravneh
• Večje organizacije lahko ločijo naloge zaposlenih na različnih ravneh za boljši notranji nadzor. torej
• Oseba, ki je zadolžena za vnos podatkov o prodajalcih, mora biti drugačna od tistih, ki prodajalce potrjujejo, saj lahko to prepreči ustvarjanje lažnih prodajalcev
• Različno osebje bi moralo skrbeti za prejemanje blaga ali storitev, obdelavo plačil računov in avtorizacijo odobritev plačil.
• Manjša podjetja lahko rotirajo dolžnosti zaposlenih v prodajalcu/AP/nabavni oddelek ali privabiti menedžerje za spremljanje pomembnih nalog, ki lahko odpravijo možnosti načrtovanja goljufije.

Uporaba metod ujemanja računov

Ujemanje faktur je eden od učinkovitih načinov, ki ga lahko uporabljajo majhne in velike organizacije za preprečevanje pogostega pojava goljufij prodajalcev.

Ujemanje faktur je postopek, ki ga uporabljajo podjetja za preverjanje računov prodajalcev z drugimi ustreznimi dokumenti, kot je npr naročila (PO), potrdila o prejemu blaga, preglednice in celo proti pogodbam.

Ti obvezni pregledi lahko pomagajo preveriti pristnost računov prodajalca, preden so odobreni za plačilo. Ujemanje fakture/PO se lahko izvede na različne načine.

• Dvosmerno ujemanje – Izvede se tako, da se račun uskladi z originalno naročilnico (PO). Ta postopek preverja, ali se blago ali storitve, navedene na računu, ujemajo s tistimi, ki jih je naročila organizacija.
• Trosmerno ujemanje – Ta postopek vključuje dvojno preverjanje računa. Račun se najprej uskladi z naročila in nato do prevzema blaga. Pomaga preveriti, ali se blago/storitve, navedene na računu, ujemajo z naročilnico in so bile tudi pravilno dostavljene.
• Štiristransko ujemanje – Najbolj dodelan postopek usklajevanja zahteva preverjanje računa s tremi drugimi dokumenti, in sicer z naročilnico, potrdilom o prejemu blaga in potrdilom o kontroli. Ta postopek zagotavlja, da so blago/storitve, omenjene na računu, prejete v skladu z naročilnico in so bile tudi pregledane, da se preveri, ali so točne.
• Ujemanje brez naročilnice ali pogodbe – V primerih, ko podjetja ne uporabljajo več dokumentov, se prodajalčev račun primerja s pogodbeno pogodbo, da se preveri, ali navedena cena in storitve ne odstopajo od same pogodbe.

Uporaba tehnik podatkovnega rudarjenja

Podatkovno rudarjenje je sodobna tehnika za analizo ogromnih količin podatkov in odkrivanje vzorcev, ki pomagajo pri poslovni analizi in sprejemanju odločitev. Ta tehnika je zelo natančna pri odkrivanju goljufij in jo je mogoče uporabiti za ublažitev primerov goljufij prodajalcev.

Z analizo trendov lahko podatkovno rudarjenje odkrije anomalije, ki lahko kažejo na goljufivo dejavnost. Organizacije lahko uporabljajo tehnike podatkovnega rudarjenja za preverjanje specifičnih vzorcev, ki vključujejo:

• Plačila, ki odstopajo od običajnega postopka, majhne nedoslednosti v dolarjih in zneski, ki so maksimirani do omejitve odobritve
• Podvojena plačila na isti datum istemu prodajalcu ali skupno število plačil, ki presega pogodbeno pogodbo
• Plačila izven delovnega časa
• Odstopanja v informacijah o prodajalcu, kot so razlike v naslovih za dostavo in plačila, uporaba istega naročila na računih, nezaporedne številke računov itd.

Drugi organizacijski ukrepi

Poleg večjih ukrepov lahko podjetja izvajajo druge ustrezne ukrepe za obvladovanje goljufij prodajalcev. Nekateri izmed primernih so:

• Vzpostavitev dežurne telefonske linije za goljufije – vzpostavitev anonimne telefonske linije za pomoč lahko pomaga zaposlenim prijaviti nepravilnosti, ne da bi skrbeli za posledice. Ustvarja ozračje budnosti in lahko pomaga organizaciji hitro uvesti korektivne ukrepe.
• Zaostrite notranje kontrole – Organizacija mora zagotoviti, da so kontrolni postopki vzpostavljeni in da so vsi od vodstva do začetnikov seznanjeni z njimi. Izobraževanje in obveščanje zaposlenih o goljufijah prodajalcev jim lahko pomaga, da se bolje zavedajo tveganj in posledic. Izvajanje rednih ocen tveganja lahko zagotovi vpogled v vrzeli, ki jih je treba odpraviti, da bi ublažili goljufije prodajalcev.
• Dvostopenjske odobritve – Tako odobritve prodajalcev kot odobritve plačil morajo potekati skozi večplastni postopek odobritve. To lahko zagotovi, da podjetje dobi zakonite prodajalce in da so plačila pod boljšim nadzorom z več kot enim zaposlenim, ki nadzira postopek.

zaključek

Goljufije prodajalcev lahko močno škodijo organizaciji in jo drago stanejo. Preprečevanje goljufij prodajalcev zahteva pravilno načrtovanje, pregledovanje in posodabljanje politik podjetja v rednih intervalih. Preventivne ukrepe je treba izvajati na več ravneh, da bi ublažili goljufije in zaščitili organizacije pred hudimi izgubami v prihodnosti.