V digitalni dobi se podjetja za vzdrževanje natančnih finančnih evidenc in zagotavljanje nemotenega poslovanja zanašajo na učinkovite procese upravljanja stroškov. Vendar pa je en izziv, s katerim se organizacije pogosto srečujejo, prisotnost podvojenih potrdil. Ti dvojniki lahko povzročijo napake pri izračunih povračil, pomisleke glede skladnosti in neučinkovito uporabo virov.
V tej objavi v spletnem dnevniku se bomo poglobili v svet odkrivanja podvojenih potrdil s programsko opremo OCR ter raziskali njene prednosti in najboljše prakse.
Kaj so podvojeni računi?
Podvojeni računi se nanašajo na več kopij ali predložitev istega potrdila s strani zaposlenega ali posameznika, ki zahteva povračilo svojih stroškov. Podvojena potrdila imajo lahko več posledic v postopku povračila stroškov.
Kako to vpliva na povračilo stroškov?
Natančnost povračila
Podvojeni računi lahko povzročijo netočnosti pri izračunih povračila stroškov. Če je predloženih več izvodov istega potrdila, lahko pride do preplačila ali dvojnega povračila za isti strošek.
Preprečevanje goljufij
Podvojeni računi so lahko znak za morebitne goljufive dejavnosti. Posamezniki lahko namenoma večkrat predložijo podvojena potrdila, da zahtevajo povračilo za isti strošek. Organizacije bi morale imeti vzpostavljene trdne politike in sisteme upravljanja stroškov za odkrivanje in preprečevanje goljufivih poskusov povračil.
Skladnost s pravilnikom
Podvojeni računi lahko kršijo politike povračila stroškov in smernice, ki jih je določila organizacija. Politike pogosto zahtevajo, da zaposleni predložijo originalne račune in prepovedujejo povračilo že zahtevanih ali povrnjenih stroškov. Podvojeni računi lahko povzročijo neskladnost, kar vodi v zmedo in dodatno administrativno delo za odpravo situacije.
Zamude pri odobritvi
Če so predloženi dvojniki potrdil, lahko pride do zamud pri postopku odobritve povračila. Pregledovalci in odobritelji morajo porabiti več časa za prepoznavanje in razreševanje dvojnikov, kar lahko upočasni celoten delovni tok povračil.
Revizija in vodenje evidenc
Podvojeni računi lahko povzročijo izzive med notranjimi revizijami ali finančnimi pregledi. Od organizacij se pričakuje, da vodijo natančne evidence o stroških, podvojeni stroški pa lahko otežijo zagotavljanje zanesljive dokumentacije.
Kako preprečiti podvajanje potrdil?
- Jasne politike povračila: Vzpostavite jasne smernice, ki opisujejo predložitev originalnih potrdil, prepoved podvojenih povračil in posledice za kršitve pravilnika.
- Potrditev potrdila: Izvedite mehanizme za potrjevanje prejemkov na točki oddaje. To lahko vključuje samodejna preverjanja za prepoznavanje morebitnih dvojnikov ali označevanje potrdil, ki so že bila obdelana.
- Sledenje prejemu in usklajevanje: Vzdržujte centraliziran sistem za sledenje in usklajevanje prejemkov. To zagotavlja, da se podvojeni računi odkrijejo in razrešijo, preden pride do povračila.
- Tehnološke rešitve: Raziščite uporabo programske opreme ali aplikacij za upravljanje stroškov, ki nudijo funkcije za skeniranje računov, preverjanje veljavnosti in samodejno odkrivanje dvojnikov.
Želite izboljšati svoj postopek odkrivanja dvojnikov? Izkoristite rešitve Nanonets, ki jih poganja AI.
Poštena napaka ali dvojno potapljanje?
Podvojitev potrdila je lahko nedolžna in je preprosto napaka pri nalaganju. Napake se dogajajo in ni neobičajno, da posamezniki med postopkom povračila stroškov pomotoma predložijo podvojene račune.
Zaposleni lahko zaradi spregleda ali zmede nenamerno naložijo isto potrdilo več kot enkrat. Morda se ne zavedajo, da so potrdilo že oddali, in ga pomotoma znova naložijo, kar povzroči dvojnike.
Do podvajanja potrdila lahko pride tudi, če so v dokumentaciji majhne razlike. Na primer, če posameznik prejme fizično in elektronsko kopijo potrdila o prejemu, lahko nenamerno naloži obe različici, kar povzroči podvojene vnose.
S priznavanjem, da lahko pride do nedolžnega podvajanja prejemkov, lahko organizacije spodbujajo kulturo zaupanja in razumevanja, hkrati pa sprejemajo ukrepe za izboljšanje procesov in zmanjšanje napak v prihodnosti.
Kako izboljšati zaznavanje dvojnikov?
Razjasnitev in izobraževanje
Okrepite ustrezen postopek za oddajo potrdil in poudarite morebitne posebne smernice, da preprečite prihodnje napake. Po potrebi ponudite dodatno usposabljanje ali vire za izboljšanje razumevanja in ozaveščenosti.
Rektifikacija
Prosite zaposlenega, naj prepozna in označi podvojene vnose za odstranitev ali popravek. Delajo lahko v sodelovanju z ustreznim oddelkom ali posameznikom, odgovornim za upravljanje povračil stroškov.
Izboljšave sistema
Ocenite sistem ali programsko opremo za upravljanje stroškov, da ugotovite katera koli področja, kjer je mogoče izboljšati uporabniško izkušnjo ali jasnost, da zmanjšate pojav nedolžnega podvajanja računov. Razmislite o implementaciji funkcij, ki zagotavljajo takojšnje povratne informacije o uspešnih nalaganjih ali poudarjajo morebitne dvojnike.
Kako prepoznati podvojene račune?
Nanonets je ponudnik programske opreme OCR, ki ponuja napredne zmogljivosti za prepoznavanje podvojenih računov. Tukaj je opisano, kako lahko Nanonets pomaga pri odkrivanju podvojenih računov:
- Ekstrakcija podatkov s tehnologijo OCR: Nanoneti uporablja tehnologijo OCR za pridobivanje ključnih podatkov iz potrdil, vključno z imeni prodajalcev, datumi, zneski in drugimi ustreznimi informacijami. To samodejno pridobivanje podatkov zagotavlja natančno in dosledno pridobivanje informacij iz računov, kar je bistveno za odkrivanje dvojnikov.
- Ujemanje besedilne vsebine: Nanonets primerja izvlečeno besedilo iz različnih potrdil, da prepozna morebitne dvojnike. Z analizo besedilne vsebine lahko Nanonets zazna podobnosti ali natančna ujemanja med potrdili, tudi če imajo različne postavitve ali formate. To pomaga označiti morebitne podvojene račune za nadaljnjo preiskavo.
- Prepoznavanje slik in vizualna analiza: Nanonets uporablja tehnike prepoznavanja slik in vizualne analize za prepoznavanje vizualnih podobnosti med računi. S primerjavo vizualnih značilnosti in struktur slik potrdil lahko Nanonets zazna dvojnike na podlagi vizualnih vzorcev ali podobnosti.
- Prilagodljiva pravila in algoritmi: Nanonets omogoča uporabnikom, da definirajo in prilagodijo pravila in algoritme za odkrivanje dvojnikov na podlagi posebnih meril. Ta prilagodljivost omogoča organizacijam, da vzpostavijo prilagojene postopke identifikacije dvojnikov, ki so v skladu z njihovimi edinstvenimi zahtevami.
- Validacija in povratne informacije v realnem času: Nanoneti lahko zagotovijo validacijo v realnem času med postopkom predložitve potrdila. Ko uporabniki naložijo potrdila, jih lahko Nanonets primerja z obstoječimi zapisi ali zbirko podatkov predhodno obdelanih potrdil. Uporabnike lahko nemudoma opozori, če so zaznani morebitni dvojniki, in prepreči predložitev podvojenih potrdil na vstopni točki.
- Poročanje in analitika: Nanonets ustvarja poročila in analitiko o podvojenih potrdilih, ki zagotavljajo vpogled v pojavljanje in vzorce podvojenih računov. Te informacije pomagajo organizacijam razumeti trende, prepoznati področja za izboljšanje procesov in sprejeti proaktivne ukrepe za zmanjšanje podvojenih predložitev.
- Zmogljivosti integracije: Nanonets ponuja integracijske zmogljivosti z obstoječimi sistemi ali poteki dela, kar omogoča brezhibno vključitev njegove funkcije za odkrivanje dvojnikov v postopke upravljanja stroškov ali povračil v organizacijah.
Z uporabo tehnologije OCR Nanonets in naprednih funkcij za zaznavanje dvojnikov lahko organizacije povečajo natančnost in učinkovitost prepoznavanja dvojnikov računov. Prilagodljiva pravila Nanonetov, preverjanje v realnem času in zmožnosti poročanja zagotavljajo celovito rešitev za poenostavitev postopka identifikacije podvojenih potrdil.
Označite podvojene račune in razlike v podrobnostih naročilnice/potrdila ter preprečite goljufije.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- PlatoESG. Avtomobili/EV, Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
- BlockOffsets. Posodobitev okoljskega offset lastništva. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- : je
- :ne
- :kje
- $GOR
- a
- natančnost
- natančna
- dejavnosti
- Dodatne
- upravno
- napredno
- spet
- starost
- Z AI napajanjem
- Opozorite
- algoritmi
- uskladiti
- Dovoli
- omogoča
- že
- Prav tako
- med
- zneski
- an
- Analiza
- analitika
- analiziranje
- in
- kaj
- aplikacije
- primerno
- odobritev
- SE
- območja
- AS
- At
- Poskusi
- revizije
- Avtomatizirano
- zavest
- temeljijo
- BE
- bilo
- pred
- Prednosti
- BEST
- najboljše prakse
- med
- Blog
- tako
- podjetja
- by
- Izračuni
- CAN
- Zmogljivosti
- centralizirano
- izziv
- izzivi
- lastnosti
- Pregledi
- trdijo
- trdil,
- jasnost
- jasno
- sodelovanje
- COM
- primerjate
- primerjavo
- skladnost
- celovito
- Skrbi
- zmeda
- Posledice
- Razmislite
- dosledno
- vsebina
- ustvarjajo
- Merila
- Kultura
- prilagodljiv
- prilagodite
- datum
- Baze podatkov
- Termini
- opredeliti
- zamude
- potopite
- Oddelek
- Podrobnosti
- odkrivanje
- Zaznali
- Odkrivanje
- drugačen
- težko
- digitalni
- digitalni dobi
- potapljanje
- Dokumentacija
- ne
- podvojila
- podvojitev
- navzdol
- 2
- dvojnikov
- med
- učinkovitosti
- učinkovite
- Electronic
- Zaposlen
- Zaposleni
- zaposluje
- omogoča
- okrepi
- okrepljeno
- zagotovitev
- zagotavlja
- Vpis
- Napaka
- napake
- bistvena
- vzpostaviti
- Tudi
- obstoječih
- Pričakuje
- Stroški
- izkušnje
- Raziskovati
- dodatna
- ekstrakt
- Lastnosti
- povratne informacije
- finančna
- prilagodljivost
- za
- Spodbujati
- goljufija
- goljufiva
- iz
- funkcionalnost
- nadalje
- Prihodnost
- ustvarja
- Smernice
- se zgodi
- Imajo
- pomoč
- Pomaga
- tukaj
- Označite
- Kako
- Vendar
- HTTPS
- Identifikacija
- identificirati
- identifikacijo
- if
- slika
- Prepoznavanje slike
- slike
- Takojšen
- vpliv
- izvajati
- izvajanja
- posledice
- izboljšanje
- Izboljšanje
- in
- vključujejo
- Vključno
- individualna
- posamezniki
- neučinkovit
- Podatki
- nedolžna
- vpogledi
- primer
- integracija
- namerno
- notranji
- v
- preiskava
- IT
- ITS
- Ključne
- vodi
- vodi
- Vzvod
- vzvod
- vzdrževati
- Znamka
- upravljanje
- upravljanje
- ujemanje
- Maj ..
- ukrepe
- Mehanizmi
- morda
- napaka
- napake
- več
- več
- morajo
- Imena
- potrebno
- OCR
- Programska oprema OCR
- of
- ponudba
- Ponudbe
- pogosto
- on
- enkrat
- ONE
- operacije
- optimizacijo
- or
- Organizacija
- organizacije
- izvirno
- Ostalo
- oris
- Splošni
- Nadzor
- vzorci
- fizično
- Kraj
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- Točka
- politike
- politika
- Prispevek
- potencial
- vaje
- Prisotnost
- preprečiti
- preprečevanje
- prej
- Proaktivna
- postopek
- Postopek
- Predelano
- Procesi
- prepoved
- pravilno
- zagotavljajo
- Ponudnik
- zagotavljanje
- v realnem času
- uresničitev
- prejemki
- prejme
- Priznanje
- sprava
- sprave
- evidence
- Rdeča
- zmanjša
- pomembno
- zanesljiv
- zanašajo
- odstranitev
- Poročanje
- Poročila
- zahteva
- Zahteve
- rešiti
- reševanje
- viri
- odgovorna
- povzroči
- rezultat
- Mnenja
- robusten
- pravila
- s
- Enako
- skeniranje
- brezšivne
- iskanju
- nastavite
- več
- shouldnt
- podobnosti
- preprosto
- Razmere
- počasi
- nemoteno
- Software
- Rešitev
- rešitve
- specifična
- preživeti
- Koraki
- racionalizacijo
- predložitev
- Stališča
- predloži
- predložen
- uspešno
- sistem
- sistemi
- prilagojene
- Bodite
- ob
- tehnike
- Tehnologija
- kot
- da
- O
- Prihodnost
- svet
- njihove
- Njih
- Tukaj.
- te
- jih
- ta
- čas
- krat
- do
- Sledenje
- usposabljanje
- Trends
- Zaupajte
- Občasni
- razumeli
- razumevanje
- edinstven
- Unsplash
- uporaba
- uporabnik
- Uporabniška izkušnja
- Uporabniki
- POTRDI
- potrjevanje
- Ve
- Prodajalec
- različice
- Kršitve
- we
- kdaj
- ki
- medtem
- bo
- z
- delo
- potek dela
- delovnih tokov
- svet
- Vaša rutina za
- zefirnet