Obsežen vodnik za avtomatizacijo nabave

Ste naveličani ročnega vnašanja zahtevkov, ustvarjanje naročilnic, in sledenje računom? Ste naveličani zanašanja na starejše delovno intenzivne metode za obvladovanje težav s skladnostjo? Si želite, da bi obstajal način, kako narediti vaše nabavne procese učinkovitejše?

Če je tako, boste morali vedeti vse o avtomatizaciji nabav – zmogljivem orodju, ki vam lahko pomaga pri učinkovitem upravljanju nabavnega procesa. V tem članku bomo demistificirali proces avtomatizacije javnih naročil in razpravljali o številnih izzivih (in prednostih), nastajajočih trendih in najboljših praksah, povezanih z njim.

Kaj je avtomatizacija nabave?

Avtomatizacija nabave je uporaba tehnologije za poenostavitev pridobivanja blaga in storitev. To je način za avtomatizacijo ročnih opravil v celotnem postopek nabave, zaradi česar je učinkovitejši in stroškovno učinkovitejši. Avtomatizacija tega procesa ima lahko različne oblike, od samodejnih e-poštnih opomnikov do uporabe algoritmov umetne inteligence (AI).

Z izkoriščanjem naprednih tehnologij, kot so umetna inteligenca, strojno učenje, avtomatizacija robotskih procesov (RPA), obdelava naravnega jezika (NLP) in veriga blokov, lahko podjetja avtomatizirajo različne procese nabave. Ti procesi lahko vključujejo obdelavo naročil, urnike plačil, izbiro in ocenjevanje prodajalcev, upravljanje dokumentov, napovedovanje povpraševanja, usklajevanje računov in avtomatizacija dobavne verige.

---

Želite avtomatizirati svoje ročne procese AP? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Načrtujte predstavitev

Prednosti avtomatizacije nabave

Zmanjšani stroški

Avtomatizacija lahko skrajša čas, potreben za obdelavo naročil, ustvarjanje zahtevkov za nakup in številna druga opravila. Kar pomeni, da boste porabili manj denarja za plače in druge vire.

Izboljšana učinkovitost

Ko imate manj ljudi, ki delajo na vsaki nalogi, je manj napak, ki jih povzroči človeška presoja. To pomeni, da bo tudi vaše podjetje lahko naredilo več v krajšem času!

Izboljšana natančnost

Z manj napakami, ki jih naredijo ljudje, ki niso usposobljeni strokovnjaki, je manj prostora za napake, ko gre za zagotavljanje, da je vse opravljeno pravilno, preden nadaljujete s čim drugim, ki je posebej povezan s postopki nabave v sami organizaciji.

Povečana agilnost

Avtomatizacija nabave je kot imeti dodaten par rok za pomoč organizacijam pri prilagajanju spremembam na trgu in poslovnim potrebam. Skrb za ponavljajoče se nabavne naloge sprosti dragoceni čas in vire, tako da se lahko podjetja osredotočijo na izgradnjo boljših odnosov z dobavitelji, ustvarjanje inovativnih idej in sprejemanje strateških odločitev.

Odločanje na podlagi podatkov

Ko podjetja uporabljajo avtomatizacijo javnih naročil, dobijo dostop do nekaterih zmogljivih orodij za analizo podatkov. To vključuje stvari, kot je analiza porabe, ki vam pomaga razumeti, koliko denarja porabite za različne stvari, in meritve uspešnosti, ki vam lahko povedo, kako dobro delujejo vaši postopki javnega naročanja. Vendar to še ni vse – vključena je tudi napovedna analitika, kar pomeni, da lahko uporabite podatke za napovedovanje, kaj se lahko zgodi v prihodnosti. Z vsemi temi informacijami lahko podjetja sprejemajo boljše odločitve o tem, kako porabiti svoj denar, ter prepoznajo priložnosti in tveganja, ki jih sicer morda ne bi opazila. Ko gre za javna naročila, je uporaba podatkov za spodbujanje odločanja vsekakor prava pot!

Izboljšana skladnost

Ko podjetja uporabljajo avtomatizacijo v svojih postopkih javnega naročanja, lahko zagotovijo, da upoštevajo vsa pravila in predpise, ki veljajo zanje. To vključuje stvari, kot so politike javnih naročil, etični standardi in zahteve glede trajnosti. Z avtomatizacijo opravil, povezanih s skladnostjo, lahko podjetja zmanjšajo tveganje, da bi zaradi neupoštevanja pravil zašla v težave. To bi lahko pomenilo izogibanje kaznim ali globam, ki so lahko zelo drage.

Kaj je postopek avtomatizacije nabave?

Začetek avtomatiziranega naročanja je preprostejši, kot si mislite. Sam postopek je mogoče razdeliti na nekaj ključnih korakov:

Zbiranje podatkov

Začnite z zbiranjem podatkov, kot so podrobnosti o izdelku in dobavitelju, zgodovina naročil, status računa in drugo. Zbiranje teh informacij vam bo pomagalo bolje razumeti vaše organizacijske potrebe in cilje.

Stopite korak nazaj in ocenite, kako učinkovit je vaš trenutni proces, kje so sporne točke in kakšna avtomatizacija bi pomagala spremeniti stvari.

Optimizacija nabave

Ko imate vse potrebne podatke, je čas, da optimizirate svoj proces. Uporabite algoritme za analizo zbranih podatkov in prepoznavanje potencialnih prihrankov stroškov, zastarelih izdelkov, tveganja prevelike porabe in priložnosti za standardizacijo.

Avtomatizacija nabave

Uporabite tehnološka orodja za avtomatizacijo postopka nabave, vključno s samodejnimi naročili, izbiro prodajalca, upravljanjem pogodb in več. To izboljša vašo sposobnost sledenja in upravljanja pogodb, hkrati pa zmanjša stroške v obliki časa obdelave in upravnih stroškov.

Na voljo je vrsta različnih rešitev – od osnovnih rešitev do celovitih rešitev na ravni podjetja – zato je pomembno, da raziščete, kaj je na voljo, in poiščete tisto, kar ustreza vaši organizaciji.

Izvedljivost in podpis zainteresiranih strani

Pridobite predstavo o stroških implementacije, da boste vedeli, kaj vas čaka, ko se boste preselili. Prepričajte se, da so vsi, ki sodelujejo v procesu odločanja, vključeni, preden se zavežete, da zagotovite, da so vsi na isti strani in bodo podprli prehod s papirja na digital.

Razvijte načrt

Ko so opravljene vse predhodne zadeve, je čas, da razvijete načrt za izvedbo, ki upošteva usposabljanje zaposlenih, varnost podatkov in druge potrebne korake, preden začnete delovati z avtomatiziranimi sistemi nabave.

Spremljanje in poročanje

Nazadnje spremljajte meritve uspešnosti, kot so časovnice dostave, vidnost porabe in uspešnost dobavitelja v daljšem časovnem obdobju, da zagotovite, da so cilji izpolnjeni in da so vse težave hitro prepoznane in obravnavane.

Izzivi avtomatizacije nabave

Ko gre za avtomatizirano naročanje, je treba upoštevati nekaj izzivov. Čeprav se postopek na papirju morda sliši preprost, je v praksi lahko zapleten. Tukaj je razčlenitev nekaterih ovir, s katerimi se lahko srečate:

Upravljanje sprememb

Prehod na avtomatizirane rešitve javnega naročanja zahteva sodelovanje zainteresiranih strani in osebja v celotni organizaciji. To je lahko težko, saj je pogosto nekaj odpora do sprememb in sprejemanje nove tehnologije zahteva čas.

Stroški

Avtomatizacija zahteva vnaprejšnjo naložbo v smislu časa in denarja, zaradi česar je lahko prehod za nekatere organizacije zastrašujoč. Pri izbiri avtomatizirane rešitve, ki najbolje ustreza potrebam vaše organizacije, je ključnega pomena natančno ocenjevanje možnosti in razumevanje povezanih stroškov.

Integracija podatkov

Rešitve za avtomatizacijo nabave so uspešne samo, če se integrirajo z obstoječimi sistemi in bazami podatkov, da zagotovijo celovit pregled podatkov o dobaviteljih, cenah izdelkov, naročilnicah itd. Vsaka možna rešitev, ki jo izberete, mora na primer imeti možnost komunikacije z vašimi finančnimi sistem za zagotavljanje podrobne zgodovine transakcij za boljše procese odločanja v organizaciji.

---

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Načrtujte predstavitev

Najboljše prakse za avtomatizacijo nabave

Ocenite svoje potrebe

Preden se začnete ukvarjati s tehnologijo, je pomembno oceniti, kaj točno poskušate doseči z avtomatizacijo nabave. Želite boljši vpogled v podatke o porabi? Ali želite izboljšati uspešnost dobavitelja z analitiko in vpogledi? Ali obstajajo kakšne neučinkovitosti v trenutnih procesih, ki bi jih lahko odpravili z novimi orodji ali sistemi? Ko imate jasno sliko o tem, kaj je treba izboljšati, je čas za drugi korak!

Sodelujte s strokovnjaki

Ena najpomembnejših stvari, ki jih lahko naredite, je, da vključite strokovnjake, ki imajo strokovno znanje na področju avtomatizacije javnih naročil. Lahko vas bodo vodili skozi postopek, vam pomagali načrtovati izzive in prepoznati morebitne pasti. Posvetovanje s strokovnjakom lahko močno izboljša hitrost in zanesljivost vašega prehoda.

Izberite pravo tehnologijo za svoje podjetje – in vztrajajte pri njej!

Ko izbirate, katera programska oprema za avtomatizacijo javnih naročil je smiselna za vašo organizacijo, upoštevajte dejavnike, kot so stroškovna učinkovitost v primerjavi s preprostostjo uporabe skozi čas; razširljivost tako samih programskih rešitev kot tudi njihova sposobnost znotraj večjih organizacij. Ali se dobro integrirajo z drugimi obstoječimi sistemi, ki se že uporabljajo v poslovnem okolju, kot so platforme ERP. Prav tako je pomembno, da si ne ogledate samo enega prodajalca, ampak raje raziščete več možnosti, preden sprejmete kakršno koli odločitev o procesu avtomatizacije nabave.

Razvijte načrt

Pred uvedbo kakršnega koli novega programskega sistema ali spremembe postopka – še posebej tako zapletenega, kot je avtomatizacija nabave – je pametno ustvariti jasen načrt, kako bodo stvari delovale, ko bo vse zaživelo. To bi moralo vključevati časovnice za vsak korak skupaj s posebnimi meritvami, s katerimi se lahko meri uspeh pozneje. Na primer, pričakujemo, da bo ta nova politika povečala našo prodajo za 20 % v šestih mesecih.

Pogosti primeri uporabe avtomatizacije nabave

Inventory Management

To je ena najosnovnejših uporab avtomatizacije nabave, saj vam omogoča sledenje ravni zalog in zagotavljanje, da vam ne zmanjka izdelkov ali zalog, preden jih potrebujete.

Upravljanje dobavitelja

Ta funkcija omogoča podjetjem, da spremljajo vse svoje prodajalce na enem mestu, kar olajša redno delo z njimi in zagotovi, da vsa plačila potekajo nemoteno ob koncu vsakega meseca (ali leta).

Upravljanje pogodb

Funkcije upravljanja pogodb omogočajo podjetjem, da sklenejo pogodbe s svojimi dobavitelji, da zagotovijo dosledno izpolnjevanje standardov nadzora kakovosti skozi čas. To pomaga preprečiti morebitne težave, ki bi se pojavile na poti zaradi slabega delovanja obeh strani med projektom ali druge vrste dogovora med dvema stranema.

Upravljanje odnosov z dobavitelji

Rešitve za upravljanje odnosov z dobavitelji lahko spremenijo igro za organizacije, ki sodelujejo z dobavitelji. Poenostavljajo proces upravljanja odnosov z dobavitelji z avtomatiziranjem nalog, kot je sledenje uspešnosti dobaviteljev, ohranjanje stika z njimi in sodelovanje pri doseganju skupnih ciljev.

Nastajajoči trendi v avtomatizaciji nabave

Čeprav avtomatizacija nabave že spreminja igro v nabavnem procesu, bo le še boljša. Tukaj je nekaj nastajajočih trendov pri avtomatizaciji javnih naročil:

Umetna inteligenca in strojno učenje

Rešitve za avtomatizacijo, ki jih poganja AI, postajajo vse bolj priljubljene in lahko hitro in natančno analizirajo podatke za hitrejše sprejemanje boljših odločitev. Ne samo to, strojno učenje omogoča, da ta orodja sčasoma postanejo natančnejša in učinkovitejša, ko zberejo več podatkov.

Blockchain tehnologija

Tehnologija veriženja blokov se uporablja v postopku nabave za zagotavljanje nespremenljive knjige, ki beleži vsak korak nakupnega procesa. To pomaga zagotoviti večjo preglednost, natančnost in prihranke pri stroških – in se lahko uporablja za podporo skladnosti s predpisi.

Digitalizacija dokumentov

Digitalizacija dokumentov je bila omogočena s tehnologijami v oblaku, kot je OCR (optično prepoznavanje znakov). Ta tehnologija omogoča pretvorbo skeniranih dokumentov v digitalne datoteke, kar omogoča hitrejše obdelave dokumentov. Poleg tega, namesto da bi imeli papirologijo raztreseno vsepovsod, so varno shranjeni v enem samem sistemu.

Obeta teh nastajajočih trendov – in nenehnega razvoja trenutnih procesov – kaže, da bo avtomatizacija nabave tu, da ostane kot transformativna sila v poslovnih operacijah.

Kako lahko Nanonets pomaga pri avtomatizaciji nabave?

Nanonetsova platforma, ki jo poganja umetna inteligenca, lahko pomaga pri postopkih avtomatizacije nabave z avtomatiziranjem nalog za zajemanje podatkov in ekstrakcijo dokumentov. Platforma lahko na primer izvleče podatke iz računov, naročilnic in drugih dokumentov, povezanih z javnimi naročili, in te podatke samodejno vnese v sisteme javnih naročil ali poteke dela. Ta avtomatizacija zmanjša tveganje za napake, poveča hitrost obdelave in omogoča zaposlenim, da se osredotočijo na naloge z večjo dodano vrednostjo.

Poleg tega Nanonets zagotavlja sistem z intuitivnim uporabniškim vmesnikom in poteki dela po meri za racionalizacijo vaše avtomatizacije procesov.

Načrtujte predstavitev

zaključek

Skratka, prihodnost avtomatizacije javnih naročil je tukaj. Z njim prihaja edinstven niz priložnosti in izzivov. Toda tisti, ki sprejmejo njegovo moč, bodo izkoristili večjo učinkovitost, večjo natančnost in prihranke pri stroških. Z upoštevanjem tukaj opisanih najboljših praks lahko organizacije poenostavijo svoje postopke naročanja in postanejo bolj konkurenčen na svetovnem trgu.

Z Nanoneti lahko podjetja izkoristijo najnovejšo tehnologijo strojnega učenja in umetne inteligence za avtomatizacijo svojih nabavnih procesov za izboljšanje natančnosti, zmanjšanje stroškov in učinkovitejšo uporabo svoje delovne sile.

Torej, ne bojte se potopiti. Čas je, da začnete avtomatizirati svoj postopek nabave in popeljete svoje podjetje na višjo raven.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoAiStream. Podatkovna inteligenca Web3. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• Kovanje prihodnosti z Adryenn Ashley. Dostopite tukaj.
• Kupujte in prodajajte delnice podjetij pred IPO s PREIPO®. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/