Moč kadrovske avtomatizacije pri racionalizaciji kadrovskih procesov

V današnjem hitrem tempu se oddelki za človeške vire (HR) soočajo z izzivom upravljanja množice nalog ob zagotavljanju natančnosti, učinkovitosti in skladnosti. Vendar pa je pojav avtomatizacije kadrovskih procesov spremenil način delovanja kadrovskih strokovnjakov. Z izkoriščanjem moči tehnologije in inteligentne programske opreme avtomatizacija kadrovskih procesov poenostavi delovne tokove, zmanjša napake, izboljša točnost podatkov in na koncu izboljša splošno izkušnjo zaposlenih.

V tem blogu se bomo poglobili v različne vidike avtomatizacije kadrovskih procesov, raziskali njene prednosti, tehnologije, pridobivanje podatkov, optimizacijo procesov, skladnost, varnost in implementacijo. Raziščimo, kako lahko avtomatizacija kadrovskih procesov preoblikuje kadrovske oddelke in sprosti njihov polni potencial.

Kaj je HR avtomatizacija?

Avtomatizacija HR, znana tudi kot avtomatizacija HR procesov, se nanaša na uporabo tehnologije in programske opreme za racionalizacijo in avtomatizacijo različnih nalog in delovnih tokov HR. Vključuje uporabo inteligentne programske opreme in naprednih tehnologij za avtomatizacijo ponavljajočih se in dolgotrajnih HR procesov, s čimer se zmanjša ročno posredovanje, izboljša učinkovitost in poveča splošna operativna učinkovitost HR.

Kadrovska avtomatizacija zajema širok spekter dejavnosti znotraj kadrovske domene, vključno z zaposlovanjem in organizacijska socializacija, upravljanje podatkov o zaposlenih, administracija ugodnosti, upravljanje uspešnosti, usposabljanje in razvoj, spremljanje delovnega časa in prisotnosti, obdelava plačilnih list, upravljanje skladnosti in procesi izključitve. Z avtomatizacijo teh procesov se lahko kadrovski strokovnjaki osredotočijo na bolj strateške pobude in naloge visoke vrednosti, ki zahtevajo človeško strokovno znanje, kot je pridobivanje talentov, angažiranost zaposlenih in organizacijski razvoj.

Prednosti kadrovske avtomatizacije

Prihranki časa in stroškov

Avtomatizacija HR odpravlja ročna in ponavljajoča se opravila ter zmanjšuje čas in trud, potreben za administrativne procese. To kadrovskim strokovnjakom omogoča, da se osredotočijo na strateške pobude in naloge z dodano vrednostjo, kar na koncu poveča produktivnost in učinkovitost. Poleg tega avtomatizacija zmanjša operativne stroške z zmanjšanjem potrebe po obsežnem ročnem delu in racionalizacijo procesov.

Povečana učinkovitost in natančnost

Avtomatizacija odpravlja tveganje človeške napake, povezano z ročnim vnosom in obdelavo podatkov. Z avtomatizacijo kadrovskih nalog, kot so vnos podatkov, upravljanje dokumentov in obdelava plač, lahko organizacije dosežejo višje stopnje natančnosti in doslednosti. To vodi do izboljšane celovitosti podatkov in zmanjša verjetnost težav s skladnostjo ali neskladij v evidencah zaposlenih.

Izboljšana izkušnja zaposlenih

HR avtomatizacija opolnomoči zaposlene s samopostrežnimi zmogljivostmi. Prek samopostrežnih portalov za zaposlene lahko posamezniki dostopajo do svojih osebnih podatkov in jih posodabljajo, zahtevajo dopust, si ogledajo plačilne liste in se vpišejo v programe ugodnosti. Ta samopostrežna funkcionalnost izboljšuje udobje, odzivnost in preglednost ter omogoča zaposlenim, da prevzamejo odgovornost za svoje potrebe, povezane s kadri.

Poenostavljeno zaposlovanje in uvajanje

Avtomatizacija poenostavlja in pospešuje postopke zaposlovanja in vključevanja. Sistemi za sledenje kandidatom avtomatizirajo objave delovnih mest, preverjanje življenjepisov in komunikacijo s kandidati, kar kadrovskim ekipam omogoča učinkovito upravljanje velikih količin prijav. Poleg tega avtomatizirani poteki dela vodijo nove zaposlene skozi potrebno dokumentacijo, gradivo za usposabljanje in usmerjanje, kar zagotavlja gladko in dosledno izkušnjo vključevanja.

Odločanje na podlagi podatkov

HR avtomatizacija zagotavlja organizacijam dostop do podatkov in analitike v realnem času. S centralizacijo kadrovskih informacij in avtomatizacijo zbiranja podatkov, poročanja in analize lahko organizacije pridobijo dragocen vpogled v trende delovne sile, meritve uspešnosti in zavzetost zaposlenih. Ti vpogledi, ki temeljijo na podatkih, omogočajo sprejemanje odločitev na podlagi informacij, kar kadrovskim strokovnjakom omogoča proaktivno reševanje izzivov in optimizacijo kadrovskih strategij.

Upravljanje skladnosti

Avtomatizacija HR pomaga organizacijam zagotoviti skladnost z delovno zakonodajo, industrijskimi predpisi in zahtevami glede zasebnosti podatkov. Sistemi za avtomatizacijo lahko sledijo in uveljavljajo naloge, povezane s skladnostjo, kot je upravljanje evidenc zaposlenih, sledenje certifikatom in licencam ter ustvarjanje zakonsko zahtevanih poročil. To zmanjša tveganje neskladnosti, se izogne ​​kaznim in zagotavlja varno kadrovsko okolje, ki ga je mogoče preverjati.

Optimizacija poteka dela in sodelovanje

HR avtomatizacija omogoča racionalizacijo delovnih tokov HR in spodbuja sodelovanje med člani HR ekipe. Avtomatizirani delovni tokovi zagotavljajo dosledne procese in odpravljajo ozka grla, kar kadrovskim strokovnjakom omogoča učinkovitejše in uspešnejše delo. Funkcije sodelovanja, kot so skupni repozitoriji dokumentov in sistemi za upravljanje opravil, omogočajo brezhibno komunikacijo in usklajevanje znotraj oddelka za človeške vire.

‌Nanoneti spletni OCR in OCR API imajo veliko zanimivih primeri uporabe tkapa bi lahko optimizirala vašo poslovno uspešnost, prihranila stroške in spodbudila rast. Ugotovite kako se lahko primeri uporabe Nanonets nanašajo na vaš izdelek.

Razširljivost in prilagodljivost

Sistemi za avtomatizacijo se lahko enostavno povečajo, ko organizacija raste ali se spreminja. Ne glede na to, ali gre za širitev delovne sile, izvajanje novih kadrovskih politik ali integracijo z drugimi poslovnimi sistemi, kadrovska avtomatizacija ponuja prožnost za prilagajanje in prilagajanje razvijajočim se potrebam. Ta razširljivost zagotavlja, da kadrovski procesi lahko učinkovito podpirajo organizacijsko rast in spremembe kadrovskih zahtev.

Tehnologije, ki spodbujajo avtomatizacijo kadrovskih procesov

Razčlenjevanje in ekstrakcija dokumenta

Razčlenjevanje dokumentov igra ključno vlogo pri avtomatizaciji kadrovskih procesov. Inteligentna programska oprema, ki jo poganjajo algoritmi strojnega učenja in obdelava naravnega jezika (NLP), natančno izloči ustrezne podatke iz različnih kadrovskih dokumentov, kot so življenjepisi, prijave in pogodbe. To odpravlja ročni vnos podatkov, pospešuje obdelavo dokumentov in zagotavlja točnost podatkov.

Integracija podatkov in delovni tokovi po meri

Programska oprema za avtomatizacijo kadrovskih procesov se nemoteno integrira z obstoječimi kadrovskimi sistemi ali bazami podatkov, kar omogoča sinhronizacijo podatkov v realnem času. Ta integracija centralizira in združuje kadrovske informacije ter zagotavlja en sam vir resnice za kadrovske strokovnjake. Poteke dela po meri je mogoče ustvariti tako, da se uskladijo s posebnimi kadrovskimi praksami organizacije, optimizirajo procese, kot so vključevanje zaposlenih, upravljanje uspešnosti, upravljanje dopustov in sledenje skladnosti.

Umetna inteligenca (AI) in strojno učenje (ML)

Tehnologiji AI in ML omogočata inteligentnim sistemom avtomatizacije izvajanje kompleksnih nalog. Klepetalni roboti, ki jih poganja umetna inteligenca, zagotavljajo prilagojeno kadrovsko podporo in pomagajo pri poizvedbah zaposlenih, medtem ko algoritmi ML analizirajo ogromne količine kadrovskih podatkov za prepoznavanje vzorcev, napovedovanje rezultatov in optimizacijo kadrovskih strategij. Te tehnologije izboljšujejo odločanje, upravljanje talentov in zavzetost zaposlenih.

Računalništvo v oblaku in programska oprema kot storitev (SaaS)

Rešitve za avtomatizacijo HR v oblaku izkoriščajo moč računalništva v oblaku in modelov SaaS. Te tehnologije ponujajo razširljivost, dostopnost in stroškovno učinkovitost. Platforme v oblaku omogočajo kadrovskim strokovnjakom dostop do kadrovskih sistemov in podatkov od koder koli, kar zaposlenim olajša delo na daljavo in samopostrežno funkcionalnost.

Aplikacijski vmesniki za programiranje (API-ji)

API-ji omogočajo brezhibno integracijo med različnimi HR sistemi in orodji. S povezovanjem programske opreme za avtomatizacijo HR z obstoječimi sistemi HR, kot so HRIS, sistemi za obračun plač ali platforme za upravljanje talentov, API-ji olajšajo sinhronizacijo podatkov v realnem času in odpravijo potrebo po ročnem vnosu ali podvajanju podatkov.

---

Avtomatizirajte poteke dela za razčlenjevanje svojega življenjepisa. Zgradite po meri razčlenjevalnik življenjepisov z Nanoneti.

7 HR procesov, ki potrebujejo avtomatizacijo

Avtomatizacija igra ključno vlogo pri racionalizaciji HR procesov, zmanjšanju ročnega napora in izboljšanju operativne učinkovitosti. Preprosto povedano, kadrovska avtomatizacija je prihodnost dela. Tukaj je sedem kadrovskih procesov, ki imajo veliko koristi od avtomatizacije:

1. Zaposlovanje in sledenje kandidatom: Zaposlovanje in sledenje kandidatom vključujeta različne zamudne naloge, kot so objave prostih delovnih mest, pregledovanje življenjepisov, načrtovanje razgovorov in komunikacija s kandidati. Avtomatizacija poenostavi te procese z uporabo sistemov za sledenje kandidatom (ATS), ki samodejno razčlenjujejo življenjepise, preverjajo kandidate na podlagi vnaprej določenih meril, načrtujejo razgovore in pošiljajo avtomatska obvestila kandidatom. To kadrovskim strokovnjakom prihrani dragoceni čas in zagotovi gladek in učinkovit postopek zaposlovanja.
2. Dokumentacija o vkrcanju in zaposleni: Postopek vključevanja zahteva obsežno dokumentacijo, vključno z zbiranjem informacij o zaposlenih, upravljanjem pogodb ter razdeljevanjem priročnikov in politik za zaposlene. Avtomatizacija poenostavlja ta proces z zagotavljanjem elektronskih obrazcev in samopostrežnih portalov, kjer lahko zaposleni predložijo potrebne dokumente in informacije. Avtomatizirani delovni tokovi lahko vodijo novozaposlene skozi proces vključevanja in zagotovijo, da so vsi zahtevani dokumenti izpolnjeni in podpisani pravočasno.
3. Upravljanje delovnega časa in prisotnosti: Avtomatizacija upravljanja delovnega časa in prisotnosti odpravlja potrebo po ročnem spremljanju časa, zmanjšuje napake in zagotavlja natančno vodenje evidenc. Sistemi časovnih ur in mobilne aplikacije omogočajo zaposlenim, da beležijo svoj delovni čas in elektronsko zahtevajo prosti čas. Avtomatizirani sistemi izračunajo skupne delovne ure, spremljajo nadure in se integrirajo s sistemi obračuna plač za brezhibno obdelavo obračuna plač.
4. Upravljanje uspešnosti in ocene: Upravljanje uspešnosti vključuje postavljanje ciljev, izvajanje pregledov uspešnosti in zagotavljanje povratnih informacij zaposlenim. Avtomatizacija poenostavlja ta proces z zagotavljanjem digitalnih orodij za upravljanje zmogljivosti. Ta orodja olajšajo ustvarjanje in sledenje ciljev uspešnosti, avtomatizirajo cikle pregleda in ustvarjajo poročila o oceni uspešnosti. Avtomatizacija zagotavlja doslednost, preglednost in objektivno ocenjevanje uspešnosti zaposlenih.
5. Administracija ugodnosti: Upravljanje prejemkov zaposlenih, kot so zdravstveno zavarovanje, pokojninski načrti in politike dopusta, je lahko zapleteno in dolgotrajno. Sistemi za avtomatizacijo HR poenostavljajo administracijo ugodnosti z zagotavljanjem samopostrežnih portalov, kjer se lahko zaposleni vpišejo in upravljajo svoje ugodnosti. Ti sistemi avtomatizirajo izračune ugodnosti, sledijo bilancam dopusta in ustvarjajo poročila, kar zmanjša upravno breme in zagotovi natančno upravljanje ugodnosti.
6. Usposabljanje in razvoj: Avtomatizacija izboljša procese usposabljanja in razvoja z zagotavljanjem sistemov za upravljanje učenja (LMS), ki omogočajo ustvarjanje, izvajanje in sledenje programom usposabljanja. Platforme LMS avtomatizirajo vpis v tečaje, spremljajo napredek zaposlenih in ustvarjajo poročila o usposabljanju. Avtomatizacija zagotavlja, da imajo zaposleni dostop do ustreznih gradiv za usposabljanje, poenostavi administracijo usposabljanja ter izboljša veščine in kompetence zaposlenih.
7. Postopki odhoda in izstopa: Ko zaposleni zapustijo organizacijo, je treba opraviti različne naloge, kot so zbiranje lastnine podjetja, prekinitev dostopa do sistema in opravljanje izstopnih intervjujev. Avtomatizacija poenostavi postopek izstopa z zagotavljanjem standardiziranih kontrolnih seznamov in delovnih tokov. Zagotavlja, da so vse potrebne naloge opravljene pravočasno, olajša prenos znanja in omogoča učinkovite izstopne razgovore za zbiranje povratnih informacij.

Nanoneti in kadrovska avtomatizacija

Programska oprema Nanonets OCR je lahko dragoceno orodje za kadrovske procese, saj avtomatizira pridobivanje in obdelavo podatkov iz različnih kadrovskih dokumentov. Tehnologija OCR (Optical Character Recognition) programski opremi omogoča prepoznavanje in pretvorbo besedila iz skeniranih ali digitalnih dokumentov v strojno berljivo obliko. Tukaj je opisano, kako lahko programska oprema Nanonets OCR podpira kadrovske procese:

• Nadaljuj razčlenjevanje: Programska oprema Nanonets OCR lahko razčleniti življenjepise za pridobivanje ključnih informacij, kot so kontaktni podatki, delovne izkušnje, izobrazba, veščine in certifikati. To avtomatizira postopek pregledovanja in pridobivanja ustreznih podatkov iz življenjepisov, kar kadrovskim strokovnjakom olajša prepoznavanje kvalificiranih kandidatov in njihovo prilagajanje zahtevam delovnega mesta.
• Obdelava prijavnice: Kadrovski oddelki pogosto prejmejo številne obrazce za prošnje za delovna mesta, pripravništva ali programe usposabljanja. Programska oprema Nanonets OCR lahko avtomatizira pridobivanje podatkov iz teh obrazcev, kot so osebni podatki, zgodovina zaposlitve in izobrazbene kvalifikacije. S tem odpade ročni vnos podatkov, zmanjša se število napak in pospeši obdelava vlog.
• Zaposleni na krovu: Med postopkom vključevanja morajo novi zaposleni izpolniti številne obrazce, vključno z davčnimi obrazci, zavarovalnimi obrazci in pogodbami o zaupnosti. Programska oprema Nanonets OCR lahko iz teh obrazcev izvleče ustrezne informacije in napolni kadrovski sistem ali bazo podatkov zaposlenih, s čimer prihrani čas in zmanjša število napak pri vnosu podatkov.
• Vodenje evidence zaposlenih: Kadrovske službe morajo redno upravljati in posodabljati evidence zaposlenih. Programska oprema Nanonets OCR lahko pomaga pri digitalizaciji in organiziranju evidenc zaposlenih ter pridobivanju podatkov iz dokumentov, kot so osebne izkaznice, pogodbe o zaposlitvi in ​​ocene uspešnosti. To zagotavlja natančno vodenje evidenc in omogoča enostaven dostop do informacij o zaposlenih, kadar je to potrebno.
• Dokumentacija o skladnosti: Skladnost z različnimi predpisi in politikami je bistvena za kadrovske oddelke. Programska oprema Nanonets OCR lahko pomaga avtomatizirati obdelavo dokumentov, povezanih s skladnostjo, kot so obrazci I-9, obrazci za preverjanje preteklosti in potrdila. Lahko izvleče ustrezne podatke in pomaga pri zagotavljanju, da so vsi zahtevani dokumenti izpolnjeni natančno in pravočasno.

Z uporabo programske opreme Nanonets OCR v kadrovskih procesih lahko organizacije zmanjšajo ročni napor, izboljšajo točnost podatkov, pospešijo obdelavo dokumentov in povečajo splošno učinkovitost. To kadrovskim strokovnjakom omogoča, da se bolj osredotočijo na strateške pobude, razvoj zaposlenih in zagotavljanje pozitivne izkušnje zaposlenih.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• EVM Finance. Poenoten vmesnik za decentralizirane finance. Dostopite tukaj.
• Quantum Media Group. IR/PR ojačan. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Podatkovna inteligenca Web3. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/hr-automation/