Oddelek podjetja za plačljive obveznosti (AP) ima zelo pomembno odgovornost, da izsledi, kaj podjetje dolguje dobaviteljem in prodajalcem, ter preveri, ali so plačila tem nasprotnim strankam odobrena in opravljena. Brez oddelka AP bi podjetje težko izsledilo vse račune, ki jih prejme od svojih dobaviteljev, in zagotovilo, da so te obveznosti izpolnjene. Te kratkoročne obveznosti, ki jih ima podjetje, so obveznosti do dobaviteljev in so pomembna obveznost, ki jo mora podjetje upoštevati.
Kaj so obveznosti do plačila?
Obveznost do plačila je preprosto trenutni dolg podjetja do prodajalca ali dobavitelja. Na splošno mora oddelek AP poravnati obveznosti v približno 30 dneh. Skupni znesek obveznosti do dobaviteljev je prikazan v bilanci stanja podjetja v razdelku za kratkoročne obveznosti.
Obveznost do plačila predstavlja dolgovani znesek; ne gre za transakcijo, ki je že bila plačana v gotovini. Gre za denar, ki ga podjetje dolguje za nakup, ki ga je podjetje opravilo na kredit.
Obveznost do plačila ni računa. Račun je papirni ali digitalni dokument, ki podjetju zaračuna nakup blaga ali storitev, ki jih je opravilo. Obveznosti do plačila so dolgovani znesek. Obveznost do dobaviteljev prav tako ni terjatev, ki je znesek, ki ga podjetje dolguje za svoje blago ali storitve, ki jih je prodalo drugim podjetjem pod kreditnimi pogoji.
Kaj je oddelek za obveznosti?
Ker so obveznosti do dobaviteljev tako pomembne za uspeh in zdravje podjetja, bo večina podjetij imela namenski oddelek AP. Primarna naloga ekipe za računovodstvo je zagotoviti, da so vsi dolgovi, ki jih ima podjetje, pravilno evidentirani in plačani.
Če oddelek AP ne izpolni te funkcije plačljivih računov, dobavitelji in prodajalci ne bodo plačani. V tej situaciji bodo nastali slabi odnosi med podjetjem in njegovimi dobavitelji, kar bi lahko vplivalo na sposobnost podjetja za nabavo potrebnega blaga in storitev v prihodnosti.
Poleg zagotavljanja, da vsi prejmejo plačilo pravočasno, so oddelki AP zadolženi tudi za zagotavljanje, da ne pride do nobenih računovodskih napak. Paziti mora na goljufije, se poskušati izogniti napakam in uskladiti ugotovljena neskladja.
Druga naloga, ki jo imajo oddelki AP, je, da pridobite popuste za predčasna plačila na račune. Številni dobavitelji ponujajo takšne popuste, če so plačila opravljena pred datumom zapadlosti na računu, tako da lahko oddelek za računovodstvo pomaga zmanjšati režijske stroške v podjetju, kar je seveda stalna skrb vsakega podjetja.
Vloge znotraj oddelka AP
Obstaja veliko odgovornosti oddelka za obveznosti, te dolžnosti pa so razdeljene med več zaposlenih v plačljivem oddelku. Malo podjetje ima lahko le referenta za plačevanje računov. Večje podjetje ima lahko naslednje delavce v oddelku za obveznosti:
- Koordinator plačljivih računov
- Račun upravitelju plačil
- Upravitelj plačilnih obveznosti
- Specialist za obračune
- Računovodski asistent
Zelo veliko podjetje bi lahko imelo tudi računovodjo, ki je odgovoren za celoten oddelek AP. Natančne naloge, dodeljene vsaki vlogi v oddelku za plačevanje računov, se razlikujejo glede na podjetje in velikost operacije.
Potek dela v oddelkih AP
V vsakem oddelku AP obstaja potek dela, ki opisuje pot od začetka do konca nabave storitev in blaga ter nato obdelavo računov, povezanih s takimi nakupi, in zagotavljanje, da vsi prejmejo plačilo pravočasno. Ta postopek po korakih je lahko digitalen ali ročni, pri čemer je digitalna oblika lažja in manj zamudna metoda. V obeh primerih bo potek dela za skupino za plačevanje računov na splošno sledil naslednjemu orisu:
#1) Zajemite račun. Račun, fizično ali elektronsko, je treba vnesti v programsko opremo za načrtovanje virov podjetja (ERP). Kot že omenjeno, bi to lahko naredil človek ali digitalni delavec.
#2) Odobritev. Ko je račun ustrezno katalogiziran, ga je treba potrditi. Tudi ta korak je lahko ročni ali avtomatiziran.
#3) Dovoljenje za plačilo. Plačilo za račun mora biti na tej točki avtorizirano. Odgovornost oddelka za računovodstvo je, da pridobi to dovoljenje od ustrezne stranke v podjetju.
#4) Prenos. Ko je plačilo avtorizirano, ga je treba poslati in preveriti. Čeprav je v nekaterih primerih še vedno mogoče uporabiti fizična plačilna sredstva, kot sta ček ali gotovina, digitalna plačila postajajo vse bolj priljubljena, zlasti tista, ki se lahko integrirajo z AP programska oprema.
Pomembno je, da oddelek za plačevanje pozorno spremlja proces poteka dela od konca do konca. Če se ta funkcija obračunavanja obveznosti ne izvaja pravilno, lahko pride do napak, ki bodo dodatno obremenile ekipo AP.
Funkcije oddelkov AP
Obstaja več pomembnih obveznosti oddelka za plačevanje računov, ki jih morajo ekipe AP vestno opravljati. Na splošno sodijo v eno od naslednjih kategorij:
#1) Uskladite računovodske izkaze. Oddelki AP morajo preprečiti lažne bremenitve in popraviti morebitna nesorazmerja, ki se pokažejo na bančnih izpiskih ali drugih finančnih dokumentih.
#2) Rešite težave s podatki o računih. Skupina za računovodstvo mora ugotoviti morebitna neskladja v podatkih, ki so prikazani na računu, in podatke hitro popraviti.
#3) Obdelajte račune. Računi, ki jih podjetje prejme od svojih dobaviteljev mora obdelati oddelek za računovodstvo tako da so lahko plačani pravočasno.
#4) Plačila računov. Pomembna funkcija plačilnih obveznosti je plačilo na računu.
#5) Interna plačila. Poleg plačevanja računov mora oddelek za plačevanje upravljati tudi interna plačila za stvari, kot so pisarniški material in stroški poštnine.
#6) Shranite račune in jih povežite. Računi morajo biti usklajeni z njihovimi naročili. Prav tako jih je treba shraniti fizično ali elektronsko, pri čemer je slednja metoda najučinkovitejša metoda za raziskovanje in iskanje.
#7) Ohranite dobre odnose s prodajalci. Ohranjanje odnosa med prodajalcem in podjetjem je pomembna naloga oddelkov AP. Če so računi plačani pravočasno in so informacije hitro razčiščene in shranjene, je večja verjetnost, da bodo prihodnje transakcije potekale brez težav.
Organiziranje skupine za računovodstvo
Bolje kot je organiziran plačljivi oddelek, bolj dragocen bo za podjetje. S pravilno organizacijo bo tudi potek dela učinkovitejši. Tukaj je nekaj nasvetov za strukturiranje oddelka AP na najbolj iznajdljiv način:
#1) Vse dokumentirajte. Prepričajte se, da ima vsak nakup podjetja naročilnico (PO), da se lahko ustvari zapis. Voditi je treba tudi dnevnik davčnih številk.
#2) Shranite zapise za enostavno iskanje. Dokumente z datumskimi žigi je treba hraniti na enem mestu, ki je lahko dostopno.
#3) Dvakrat preverite. Naj različni člani skupine AP preverijo drug drugega, da preprečijo goljufije in napake.
#4) Redno usklajujte račune. Po možnosti vsak dan preverite, ali se računi ujemajo z naročilnicami. Vodite register morebitnih neskladij in njihovih rešitev.
#5) Uporabljajte digitalna plačila. Današnje elektronske oblike plačila, vključno z avtomatsko klirinško hišo (ACH), so učinkovite in enostavne. Pogosto ne stanejo več kot papirna plačila in jih je lažje spremljati.
#6) Avtomatizirajte ekipo AP. Poleg plačil je mogoče digitalizirati številne funkcije plačljivih računov. To ima številne prednosti, vključno z izogibanjem napakam pri vnosu podatkov.
Kako lahko avtomatizacija koristi oddelkom AP
Ekipe za obračun obveznosti, ki nadgradijo na današnjo najnovejšo programsko opremo, bodo izkoristile nešteto prednosti. Starejši, ročni papirnati način izvajanja funkcij plačljivih računov je dolgotrajen in delovno intenziven. Oddelki AP, ki preidejo na popolno avtomatizacijo z napredno programsko opremo, bodo lahko račune obdelali hitreje z manj napakami in netočnostmi. In ker najboljši današnji programi AP so opremljeni z umetno inteligenco (AI), je za številne naloge potreben le malo človeškega vložka.
Na primer, današnja napredna programska oprema AP lahko bere e-pošto, skenira račune in samodejno zajema pomembne podrobnosti iz teh dokumentov. Obvestila v realnem času se lahko pošljejo članom ekipe AP, ko je potrebna večja pozornost. Ker ta sistem deluje na avtopilotu, je potrebno manj človeškega truda zaposlenih.
AP programska oprema lahko vključuje tudi pravila za potek dela. Na primer, program lahko pošlje račun ustreznemu oddelku v odobritev. Kontrole plačil je mogoče vključiti za plačevanje računov in te kontrole je mogoče urejati z različnimi dejavniki, kot je znesek plačila. Plačilo se lahko samodejno bremeni z bančnega računa podjetja. Umetna inteligenca te naloge opravlja povsem sama. In s strojnim učenjem se lahko AI uči iz izkušenj.
Vse, kar program počne, se beleži v knjigi in ta zapis lahko poljubno pregledujemo. Še enkrat, ker to revizijsko sled samodejno ustvari programska oprema, je potrebno manj človeškega dela.
Programsko opremo, zasnovano za oddelke AP, je mogoče integrirati tudi z drugimi digitalnimi računovodskimi orodji, s čimer ustvarite celosten popolnoma elektronski računovodski sistem, ki omogoča lažje in manj zamudne funkcije za zaposlene.
Rekapitulacija
Vsako podjetje, ki želi uspeti, potrebuje produktiven AP oddelek s pravo opremo. Oddelki za plačevanje računov, ki se zanašajo na zastarelo papirno tehnologijo, tvegajo, da jih bodo njihovi konkurenti zaostali. Današnja sofisticirana digitalna orodja plačljivim oddelkom zagotavljajo številne prednosti, med katerimi je manj človeškega truda in hitrejši čas obdelave.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
- PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :ima
- : je
- :ne
- $GOR
- 30
- a
- sposobnost
- Sposobna
- O meni
- dostopen
- Račun
- računovodstvo
- računi
- obveznosti do dobaviteljev
- ah
- napredno
- Prednosti
- vplivajo
- po
- spet
- AI
- vsi
- že
- Prav tako
- Čeprav
- med
- znesek
- an
- in
- kaj
- se prikaže
- primerno
- odobritev
- odobren
- SE
- umetni
- Umetna inteligenca
- AS
- dodeljena
- povezan
- At
- pričakuje
- pozornosti
- Revizija
- pooblaščeni
- Avtomatizirano
- samodejno
- Avtomatizacija
- izogniti
- Slab
- Ravnovesje
- Bilanca stanja
- Banka
- Bančni račun
- Osnova
- BE
- ker
- bilo
- pred
- zadaj
- koristi
- Prednosti
- poleg tega
- BEST
- Boljše
- poslovni
- podjetja
- by
- CAN
- zajemanje
- primeru
- primeri
- Denar
- kategorije
- naboj
- Stroški
- preveriti
- pojasnjeno
- Obračun
- tesno
- kako
- Podjetja
- podjetje
- Podjetja
- tekmovalci
- Skrb
- Nadzor
- popravi
- pravilno
- strošek
- stroški
- bi
- nasprotne stranke
- Tečaj
- ustvaril
- Ustvarjanje
- kredit
- Trenutna
- vsak dan
- datum
- Datum
- Dnevi
- Dolg
- namenjen
- dostavo
- Oddelek
- oddelki
- opisuje
- zasnovan
- Podrobnosti
- drugačen
- težko
- digitalni
- Digitalna plačila
- digitalizirano
- popusti
- deljeno
- dokument
- Dokumenti
- ne
- tem
- opravljeno
- podvojila
- navzdol
- 2
- vsak
- Zgodnje
- lažje
- enostavno
- lahka
- učinkovite
- prizadevanje
- bodisi
- Electronic
- elektronsko
- e-pošta
- pojavljajo
- Zaposleni
- konec koncev
- zagotovitev
- zagotoviti
- vneseno
- Podjetje
- Celotna
- oprema
- ERP
- napake
- zlasti
- Tudi vsak
- vsi
- Primer
- izvršitve
- izkušnje
- oči
- dejavniki
- Padec
- Moda
- hitreje
- manj
- finančna
- po
- za
- format
- Obrazci
- je pokazala,
- goljufija
- iz
- polno
- funkcija
- funkcije
- Prihodnost
- pridobivanje
- splošno
- pridobivanje
- dogaja
- dobro
- blago
- Imajo
- Zdravje
- pomoč
- tukaj
- celosten
- Hiša
- HTTPS
- človeškega
- ID
- identificirati
- if
- Pomembno
- in
- Vključno
- neskladja
- vključi
- Vključena
- nastali
- Podatki
- vhod
- primer
- integrirati
- Intelligence
- notranji
- v
- računa
- računi
- IT
- ITS
- sam
- Potovanje
- Imejte
- hranijo
- dela
- velika
- večja
- Zadnji
- UČITE
- učenje
- vsaj
- Ledger
- levo
- manj
- obveznosti
- kot
- Verjeten
- malo
- kraj aktivnosti
- prijavi
- stroj
- strojno učenje
- je
- Znamka
- IZDELA
- Izdelava
- upravljanje
- Navodilo
- več
- Stave
- ujema
- Maj ..
- člani
- omenjeno
- pol
- Metoda
- Metode
- napake
- Denar
- monitor
- več
- učinkovitejše
- Najbolj
- več
- morajo
- nešteto
- potrebno
- potrebna
- potrebe
- št
- Obvestila
- številke
- Obveznost
- obveznice
- pridobi
- of
- ponudba
- ponujanje
- Office
- Častnik
- pogosto
- starejši
- on
- enkrat
- ONE
- v teku
- samo
- Delovanje
- or
- Da
- naročila
- Organizacija
- Organizirano
- Ostalo
- ven
- oris
- plačana
- Papir
- na papirju
- zabava
- Plačajte
- plačilna
- Plačilo
- Načini plačila
- Plačila
- opravljeno
- izvajati
- opravlja
- Dovoljenje
- fizično
- Fizično
- načrtovanje
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- PO
- Točka
- Priljubljenost
- PoS
- preprečiti
- primarni
- Težave
- postopek
- Postopek
- Predelano
- obravnavati
- nabavo
- produktivno
- Program
- programi
- pravilno
- pravilno
- zagotavljajo
- nakup
- naročila
- nakupi
- dal
- hitro
- Preberi
- v realnem času
- žeti
- Rekapitulacija
- terjatev
- prejme
- zapis
- Zabeležena
- evidence
- zmanjša
- Registracija
- redno
- Odnosi
- Razmerje
- zanašajo
- predstavlja
- obvezna
- Raziskave
- vir
- iznajdljiva
- odgovornosti
- Odgovornost
- iskanje
- Pravica
- Tveganje
- vloga
- pravila
- Run
- skeniranje
- Oddelek
- poslan
- Storitve
- več
- stanja
- kratkoročno
- shouldnt
- Prikaži
- preprosto
- Razmere
- Velikosti
- majhna
- mala podjetja
- So
- Software
- prodaja
- SOLVE
- nekaj
- prefinjeno
- gledano
- Izjave
- Korak
- Še vedno
- trgovina
- shranjeni
- Struktura
- uspeh
- uspeh
- taka
- dobavitelj
- dobavitelji
- oprema
- Preverite
- Preklop
- sistem
- Naloga
- Naloge
- davek
- skupina
- Člani ekipe
- Skupine
- Tehnologija
- nagiba
- Pogoji
- kot
- da
- O
- Prihodnost
- informacije
- njihove
- Njih
- POTEM
- Tukaj.
- te
- jih
- stvari
- ta
- tisti,
- čas
- zamudno
- pravočasno
- krat
- nasveti
- do
- današnje
- tudi
- orodja
- Skupaj za plačilo
- Sledenje
- sledenje
- Sledenje
- Pot
- transakcija
- Transakcije
- poskusite
- razumevanje
- Unsplash
- nadgradnja
- uporaba
- Rabljeni
- dragocene
- različnih
- razlikujejo
- Prodajalec
- prodajalci
- preverjeno
- preverjanje
- preverjanje
- zelo
- želi
- način..
- Dobro
- Kaj
- kdaj
- ki
- WHO
- bo
- z
- v
- brez
- delavec
- delavci
- potek dela
- bi
- zefirnet